Há várias aplicações de certificado digital que podem ser aproveitadas por um negócio, e aproveitar delas é crucial para quem deseja se manter competitivo atualmente. Em suma, esse certificado possibilita que você assine documentos à distância, sendo que a assinatura tem validade jurídica e é reconhecida como verdadeira perante entidades tanto públicas como privadas.
Ao investir nesse item, você conseguirá simplificar a autenticidade e a integridade dos documentos, garantir sigilo e autoria em e-mails, reduzir custos operacionais com impressão, armazenamento de documentos e muito mais.
Para entender melhor sobre a utilidade do certificado digital na prática, leia este material e saiba como ele funciona e as principais aplicações para empreendedores!
Como funciona o certificado digital?
Primeiro, é importante entender melhor como funciona o certificado digital. Ele funciona como uma espécie de carteira de identificação que confirma a sua autoria quando realiza uma assinatura ou efetua alguma ação pela internet.
A forma que o certificado comprova a identidade de alguém é praticamente inviolável, pois são utilizadas duas chaves criptográficas — uma pública e outra privada — que nunca se repetem. A chave privada criptografa (torna ilegível para terceiros) as informações que atestam a identidade do assinante. Já a pública é compartilhada com quem precisa decodificar a criptografia dessas informações.
Por isso, a assinatura apenas é feita com as duas chaves juntas, sendo que a privada é armazenada no dispositivo eletrônico (se o certificado for do tipo A3) ou na memória do computador (se for A1), o que torna a segurança do certificado praticamente inviolável.
Quais são as suas principais aplicações para empreendedores?
Esse instrumento tem uma ampla gama de aplicações graças à forte segurança que é proporcionada pelos certificados digitais. Saiba quais são os mais utilizados por empreendedores a seguir.
Emitir notas fiscais
Emitir notas fiscais eletrônicas (NF-es) é uma das obrigações mais importantes para empreendedores, já que profissionais autônomos, micro, pequenas, médias e grandes empresas devem emiti-las para registrar suas operações, além de comprovar o recolhimento de impostos.
Quando essa obrigação é feita com um certificado digital, você consegue automatizar e torná-la significativamente mais eficiente, rápida e econômica.
Formalizar negócios à distância
Firmar negócios também é uma atividade cotidiana para qualquer empreendedor, mas fazê-la à distância está se tornando cada vez mais comum, pois, assim, não é preciso que as partes se dirijam ou enviem representantes para se encontrar pessoalmente, motoboys para levar contratos, e outras atividades que normalmente levam tempo e exigem muitos recursos.
O certificado digital possibilita que isso seja feito de forma segura e rápida, bem como que a assinatura tenha a mesma validade das feitas a punho e com firmas reconhecidas em cartório.
Assinar contratos ou documentos virtualmente
Além de firmar acordos, outros tipos de contratos e documentos podem ser assinados digitalmente, como atas de reuniões, propostas, laudos médicos, procurações, recibos, acordos comerciais, entre muitos outros.
Isso significa que o empreendedor observará que os benefícios conquistados serão aproveitados por todas as áreas do seu negócio, maximizando a produtividade de todos os colaboradores.
Efetuar transações bancárias
Quando você é empreendedor, deve se acostumar a fazer transações bancárias ou financeiras, já que você poderá fazer dezenas ou centenas diariamente. Com um certificado digital, você garante que todas elas sejam feitas com segurança, assim você pode se concentrar mais nas negociações e aquisições.
Pelo fato de você realizar um grande volume dessas transações diariamente, a eficiência obtida com o certificado digital também otimizará toda a rotina da empresa, permitindo que você e seu pessoal se dediquem às atividades que agregam mais valor ao negócio.
Na prática, o certificado poderá ser usado para realizar diversas transações pela internet, incluindo operações de financiamento.
Declarar o Imposto de Renda
O certificado digital é obrigatório no preenchimento da declaração do Imposto de Renda (IR) para negócios que receberam rendimentos tributáveis sujeitos ao ajuste anual e cujo montante seja acima de R$ 10 milhões. Também estão obrigados aqueles que fizeram pagamentos de rendimentos a pessoas jurídicas, quando têm dedução na declaração que também somam mais de R$ 10 milhões.
No entanto, o certificado facilitará bastante essa declaração, já que reduz os custos e aumenta a segurança das autenticações. O envio dos documentos também é feito eletronicamente, eliminando completamente os gastos com motoboys e impressões.
Acessar plataformas do Governo
O Governo exige o uso de um certificado digital para utilizar vários de seus sistemas ou plataformas online, como e-CAC, e-Social, SIOPS, e-CNH, e-DOC e SPED Fiscal. Esses canais permitem que várias obrigações legais sejam realizadas mais rápida, fácil e econômica, além de que o cumprimento de muitas delas poderá ser automatizado.
Contratar serviços online
A contratação de serviços profissionais não será limitada apenas aos profissionais que são fisicamente próximos da sua empresa. Adotar um certificado digital possibilita que você realize todos os trâmites legais para achar um prestador de serviço, sem precisar se encontrar com ele presencialmente.
Todos os documentos que devem ser apresentados poderão ser validados online e assinados digitalmente, ou seja, tudo poderá ser feito diretamente do estabelecimento da sua empresa.
Por exemplo, com o certificado digital você terá acesso a um amplo rol de serviços, aplicativos, sites, plataformas e outros meios voltados para a contabilidade online. Com esse tipo de serviço, você realizará várias atividades digitalmente, como a emissão de notas fiscais, a realização de declarações e relatórios contábeis, a prestação de contas etc.
No fim, o cumprimento das obrigações fiscais será completamente facilitado, pois você não precisará gastar dinheiro e tempo em uma fila de cartório para realizar os procedimentos legais.
Do ponto de vista do profissional contratado, oferecer o serviço à distância também é mais vantajoso, já ele também não precisará arcar com traslados e encaminhamentos, terá um melhor controle das atividades realizadas, poderá automatizar tarefas, focar na qualidade do atendimento e se concentrar em atividades que agreguem mais valor para seu negócio.
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