Obrigações acessórias das microempresas: veja quais são e como cumpri-las

Micro e pequenas empresas têm uma carga tributária a ser carregada que não é leve. E, como se isso não bastasse, precisam ainda transmitir uma série de obrigações acessórias, que muitas vezes são declarações com a função de apenas validar apurações tributárias com o envio de informações relativas a elas.

E o atendimento correto e dentro dos prazos a essa carga burocrática é tão importante quanto para a de tributos, pois ela têm o mesmo potencial de gerar multas e transtornos para os negócios que os impostos não pagos.

Então, para facilitar o seu trabalho, vamos abordar as declarações às quais as pequenas empresas devem ficar atentas. Acompanhe:

Declarações abrangidas pelo e-Social

A partir de janeiro de 2017, todas as empresas terão algumas obrigações acessórias substituídas pelo e-Social, que deverá ser enviado mensalmente até cada dia 7. Por enquanto, elas ainda são individuais e feitas em diferentes formatos.

SEFIP

O Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social deve ser usado para enviar mensalmente todas as informações da folha da pagamento, inclusive admissões, demissões e férias. Após o envio, são emitidas as guias do Fundo de Garantia e da Previdência.

O prazo para transmissão é sempre o dia 7 de cada mês, mas é inconcebível não cumpri-la o mais rápido possível pela necessidade da elaboração da folha e pelos demais prazos a serem cumpridos e dependentes do SEFIP.

CAGED

O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados também tem periodicidade mensal, com o mesmo prazo do SEFIP. As organizações devem enviá-lo pelo Portal do CAGED na internet, enquanto o e-Social não é utilizado. O relatório possui informações de demissões e admissões feitas no mês anterior.

RAIS

A Relação Anual de Informações Socioeconômicas tem a periodicidade de entrega já no nome, com vencimento sempre no mês de março. A entrega é via software da declaração para preenchimento ou importação de dados e transmissão. Entre os dados enviados constam previdenciários, do Fundo de Garantia, da folha de pagamentos e outros provenientes de ocorrências trabalhistas.

DIRF

Como a RAIS, a Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte também é de entrega anual por programa próprio da sigla — sempre até o último dia útil do mês de fevereiro. As informações solicitadas são todas da folha de pagamentos do ano anterior, especialmente os dados de imposto retido em pagamentos.

Além dessas obrigações acessórias, o e-Social contemplará todos os demais processos pontuais previstos e imprevistos, como admissão, demissão, Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT) e livros de registro de empregados. E em todo procedimento será necessário possuir certificação digital para conclusão.

Obrigações acessórias compreendidas pelo Sped

O Sistema Público de Escrituração Digital integra as declarações fiscais e contábeis dos negócios enquadrados em Lucro Real e Presumido. Em ambos os regimes, as ferramentas são iguais e substituem uma série de processos manuais que eram necessários anteriormente.

ECF

A Escrituração Contábil Fiscal tem como objetivo informar ao Fisco todos os dados influentes nos cálculos do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL) do exercício anterior. Justamente pelas informações envolvidas, a entrega é de periodicidade anual. Até o momento, o prazo é o dia 29 de julho de cada ano.

Apurações da ECF

As alíquotas de IRPJ e CSLL são de 15% e 9% respectivamente para ambos os regimes tributários. No Lucro Presumido são aplicadas sobre a presunção que a lei prevê para a atividade, que pode ir de 1,6% a 32%. E no Real são calculadas sobre a liquidez restante após o pagamento de todas as despesas e demais impostos.

EFD

Já a Escrituração Fiscal Digital compreende apenas a movimentação fiscal de cada mês, que deve ser entregue sempre nos mês seguinte. Nela, os dados de pagamentos, apurações, créditos e demais ocorrências do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) precisam ser informados.

IPI e ICMS

O IPI apurado varia entre empresas, pois diferentes produtos têm distintas alíquotas, além das diversas isenções e reduções de percentual existentes. E o ICMS não é menos relativo, pois cada estado tem uma porcentagem interna de pagamento e deduções específicas dela própria e de créditos utilizáveis em algumas mercadorias — além do funcionamento normal da relação valor devido-créditos.

EFD Contribuições

Essa declaração é muita parecida com a anterior, porém diz respeito a 2 contribuições tributárias: a do Programa de Integração Social (PIS) e a da Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins).

PIS e Cofins

No Lucro Presumido, as alíquotas são de 0,65% para o PIS e 3% para a Cofins — sem possibilidades de abatimento das apurações com créditos. Essas possibilidades existem no Real, enquadramento no qual os percentuais são de 1,65% e 7,6% respectivamente.

ECD

A Escrituração Contábil Digital é o envio de todos os livros e demonstrativos da contabilidade ao Fisco anualmente, também por programa específico do Sped. Por enquanto, o próximo prazo é o dia 31 de maio de 2017, mas pode haver alteração na data limite — o que vem ocorrendo frequentemente com essa declaração.

Os envios do Sped substituem a elaboração, a entrega e a autenticação manuais de outras ferramentas que eram necessárias anteriormente. E como no e-Social, todas elas necessitam certificado digital para transmissão.

Obrigações acessórias do Simples Nacional

Assim como as apurações tributárias, as declarações dos optantes pelo Simples Nacionais são simplificadas.

Defis

A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (Defis) é o único envio federal que os negócios enquadrados precisam cumprir — até o dia 31 de maio. A transmissão é feita no próprio site do Simples.

A Defis solicita informações sobre aquisições, sócios, capital, número de funcionários e demais aspectos empresariais. Quando o preenchimento é completo, os faturamentos e impostos apurados e pagos são integrados à declaração automaticamente para entrega online dela.

Escriturações fiscal e contábil

Já os livros fiscais e suas diretrizes dependem da Secretaria da Fazenda do estado onde está a empresa. Porém, é possível aderir voluntariamente à EFD e à ECF. E o mesmo ocorre com a ECD, que também não é obrigatória para optantes pelo Simples. Caso o negócio não deseje entregá-la, tem de emitir a escrituração contábil manualmente e entregá-la a uma Junta Comercial para que seja autenticada.

Depois de tudo que abordamos, fica claro como manter a agenda tributária controlada, e até ter uma interna adequada à empresa, é fundamental para que qualquer organização não tenha que arcar com multas pesadas, juros e procedimentos adicionais para ficar em dia com o Fisco.

E enquanto existem muitas obrigações acessórias e impostos, há alterações legislativas constantemente, e os órgãos fazendários não dão margem para erros.

E a burocracia não para por aqui. Por isso, temos mais conteúdo sobre tributos, contabilidade e declarações. Assine a nossa newsletter e receba-os em seu e-mail.