Empreendedorismo

Transformação digital: como ser um escritório contábil extraordinário

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Transformação digital: como ser um escritório contábil extraordinário

A tecnologia tem ajudado na execução das tarefas de todo tipo de negócio, e os escritórios de contabilidade não ficam de fora. Inclusive, esse segmento tem sido pioneiro em aproveitar as mudanças e novidades disponíveis no mercado.

É preciso ter bastante cuidado com todo o processo de atendimento ao consumidor e suas necessidades. Afinal, erros custam caro a quem utiliza os serviços e podem abalar a reputação do seu escritório.

Deseja conhecer as melhores ferramentas contábeis e encantar a todos os seus clientes? Leia este post e saiba mais sobre o assunto!

O papel da digitalização na transformação digital

Uma das principais mudanças da transformação digital na contabilidade consiste na digitalização de documentos. Se antes eles eram estritamente físicos, atualmente assumem a versão digital com cada vez mais frequência.

Porém, mais do que isso, outros processos também têm se tornado digitais. Graças às ferramentas de comunicação e de integração, um escritório contábil pode realizar diversas tarefas de maneira total ou parcialmente digital.

Isso é importante porque economiza tempo e dinheiro, diminui os erros e melhora a produtividade. Com a automação de tarefas diversas, é mais fácil não apenas cumprir com as obrigações exigidas por lei, mas também melhorar o atendimento ao seu público.

O impacto no atendimento ao cliente

A transformação digital gera um impacto direto no atendimento ao consumidor. A ideia de ter um contador nos fundos do negócio afogado em papéis ficou para trás, e hoje é cada vez mais possível que a empresa conte com uma equipe capacitada, seja ela própria ou terceirizada.

Além disso, o escritório também consegue elaborar declarações de maneira mais fácil, resolver pendências com menos dificuldade e, principalmente, se comunicar de maneira mais adequada com quem busca seus serviços.

Tudo isso faz com que o atendimento tenha mais qualidade, o que gera um fator muito poderoso: o encantamento do cliente, que não apenas fica satisfeito, mas tem suas expectativas completamente superadas.

Isso gera uma imagem muito positiva a respeito do escritório contábil, melhorando a sua reputação e fazendo com que ele se torne uma opção extraordinária para o público de diversos segmentos.

As principais tendências tecnológicas

Para que essa transformação possa ser realizada com sucesso, algumas ferramentas são indispensáveis.

Um certificado digital, por exemplo, serve para garantir a confiabilidade de informações, confirmando a sua origem — o que é especialmente importante em um ambiente que poderia estar suscetível a fraudes, como é o caso do ambiente virtual.

Diante das transformações digitais, há certificados digitais do tipo A3, para e-mail, para o site do escritório e muito mais.

Porém, muito além dos recursos indispensáveis, há as tendências tecnológicas que se fortalecem conforme a transformação vai ganhando mais espaço. Nessa perspectiva, algumas tendências são:

Uso de documentos digitais

Como dito anteriormente, o uso de documentos digitais é especialmente importante para o escritório contábil que deseje se integrar à transformação digital. A boa notícia é que os órgãos de fiscalização, como a Receita Federal e a Secretaria de Fazenda, também têm se adaptado a essa necessidade.

Com isso, é permitido armazenar digitalmente muitos documentos ligados à contabilidade de uma empresa, além de realizar declarações e obrigações acessórias com esses dados. O gerenciamento de notas fiscais, por exemplo, fica muito mais fácil se são emitidas notas fiscais eletrônicas (NF-e).

Ao final, tudo fica mais simples e com menos chances de erros, além de consumir menos recursos tanto por parte do escritório quanto, principalmente, por parte do cliente.

Esse tipo de documento vem ganhando tanto espaço que as mudanças na legislação surgem para contemplar essas transformações. A criação do Bloco K, por exemplo, que exige um grande volume de informações sobre produção, estoque e vendas, tem como objetivo aproveitar a capacidade de processamento digital para diminuir as chances de sonegações.

Desburocratização de processos

Por falar em facilidade, uma das grandes tendências tecnológicas consiste justamente na desburocratização de processos, pois atualmente muitos deles são feitos online. Se essa mudança também ocorrer de maneira bem estruturada no escritório contábil, ele será capaz de trabalhar com a assinatura digital de documentos, assim como a administração na nuvem dos dados relevantes para seus clientes.

Isso é uma grande vantagem, pois gera economia de tempo. Em vez de perder horas preciosas com resolução de problemas contábeis, as firmas podem agir junto à transformação digital deixando todos seus processos mais práticos e convenientes para seus consumidores.

Atendimento online

O atendimento é uma das etapas que podem se tornar online para descomplicar a vida de todos. A partir do uso de ferramentas de comunicação, o escritório consegue sanar dúvidas dos clientes mais facilmente, assim como receber dados relevantes para a elaboração de declarações.

Comunicadores instantâneos, videoconferências e chat online são apenas algumas das possibilidades que ajudam a tornar a comunicação mais transparente e eficiente, o que também melhora a percepção em relação ao escritório.

Uso de sistemas de gestão

Outra grande tendência da transformação digital é o uso de sistemas de gestão, em especial os voltados exclusivamente para a contabilidade. Antes, as declarações eram feitas manualmente ou, no mínimo, de maneira totalmente descentralizada.

Os clientes mal podiam acompanhar todo o processo e a realização de conferências e correções demandava tempo, o que poderia comprometer a entrega. Com isso, era comum que negócios sofressem com punições do Fisco devido a irregularidades.

Com o uso de sistemas de gestão, por outro lado, isso mudou. Ele permite um gerenciamento de dados que é totalmente centralizado, estruturado e que pode até mesmo ser acompanhado pelos clientes, no caso de plataformas online. Tudo isso colabora para resultados finais mais satisfatórios, levando a uma atuação muito mais adequada por parte do escritório contábil e a uma maior satisfação dos consumidores.

A transformação digital é um processo cada vez mais forte em diversos setores, inclusive e especialmente o contábil. Ele melhora o atendimento e usa principalmente a digitalização para se adaptar às novas necessidades diárias dos contadores. Com o uso das ferramentas e tendências tecnológicas, portanto, o escritório contábil pode assumir uma imagem moderna, facilitar seu dia a dia e a vida de seus contadores, colaboradores e seu público.

Além de tudo, a transformação digital também tem a ver com vantagens competitivas. Aproveite para ler nosso conteúdo que explica por que a inteligência fiscal é cada dia mais importante para as empresas.

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