Obrigatoriedade do eSocial: saiba o que muda nos próximos meses

A obrigatoriedade do eSocial, desde janeiro de 2018, vem se estendendo para todas as empresas brasileiras, órgãos públicos e até organizações internacionais. Por isso, sua expansão o levou a ser conhecido também como eSocial empresas.

Trata-se do sistema em que as empresas repassam para o governo todos os dados sobre seus trabalhadores. Portanto, seu uso é obrigatório, e seu funcionamento acontece a partir da plataforma online, disponibilizada no respectivo portal.

Assim, ele ganha uma nova dimensão, já que não se trata mais de um programa de regularização de trabalhadores domésticos, como era quando foi implementado.

Para garantir a plena adaptação das empresas, no final do ano passado, o governo anunciou importantes mudanças no calendário de adesão obrigatória. Portanto, prossiga a leitura para saber em detalhes de que forma essas mudanças podem afetar o seu negócio!

Cronograma e etapas de implantação do sistema

Em novembro de 2018, foi publicada a Resolução CDES nº 05, na qual foram estipulados novos prazos para adesão definitiva e irrevogável ao programa. De acordo com suas determinações, a obrigatoriedade do eSocial deverá ser concluída até janeiro de 2020.

Veja o cronograma atual:

1º Grupo — empresas que, em 2016, faturaram acima de R$ 78 milhões.

• eventos relativos à Saúde e Segurança do Trabalho (SST) — julho/2019.

2º Grupo — não optantes do Simples Nacional que, em 2016, faturaram até R$ 78 milhões.

• eventos relativos à Saúde e Segurança do Trabalho (SST) — janeiro/2020.

3º Grupo — optantes do Simples Nacional, produtor rural pessoa física, entidades sem fins lucrativos e empregadores pessoa física, exceto doméstico.

• eventos periódicos — 10/07/2019, com envio de dados a partir do dia 1º;
• substituição da Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social para Contribuições Previdenciárias — outubro/2019;
• substituição da Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social — outubro/2019;
• eventos relativos à Saúde e Segurança do Trabalho (SST) — julho/2020.

4º Grupo — entidades públicas e organizações estrangeiras.

• envio de tabelas — janeiro/2020;
• eventos não periódicos — ainda sem data;
• eventos periódicos — ainda sem data;
• substituição da Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social para Contribuições Previdenciárias — ainda sem data;
• substituição da Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social — a ser conhecida por circular da Caixa Econômica Federal;
• eventos relativos à Saúde e Segurança do Trabalho (SST) — janeiro/2021.

O que vai mudar com a sua implantação

Você deve ter percebido que as novas datas são uma nova prorrogação de prazos anteriormente estipulados, certo?

Essa foi uma decisão do governo federal, amparada pelas mais de 13 mil empresas que já estão usando o programa. Diante das dificuldades relatadas, as autoridades entenderam que seria melhor ir mais devagar.

O envio de dados sobre saúde e segurança do trabalhador, por exemplo, é um procedimento totalmente novo. Não por acaso, todos os grupos tiveram seus prazos ampliados para se ajustarem às novas regras sobre SST.

Já o envio de eventos periódicos, não periódicos e de tabelas, por já estar em prática há algum tempo, só teve sua obrigatoriedade prorrogada para os grupos 3 e 4.

De qualquer forma, sua empresa deverá se preparar para atender a todas as exigências governamentais. O eSocial será o único canal pelo qual empregadores enviarão as seguintes obrigações:

• Guia da Previdência Social — GPS;
• Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social — GFIP;
• Guia de Recolhimento do FGTS — GRF;
• Folha de pagamento;
• Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais — DCTF;
• Carteira de Trabalho e Previdência Social — CTPS;
• Relação Anual de Informações Sociais — RAIS;
• Comunicação de Acidente de Trabalho — CAT;
• Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte — DIRF;
• Comunicação de Dispensa — CD;
• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados usado para controle de admissões e demissões sob o regime da CLT — CAGED;
• Quadro de Horário de Trabalho — QHT;
• Perfil Profissiográfico Previdenciário — PPP;
• Manual Normativo de Arquivos Digitais — MANAD;
• Livro de Registro de Empregados.

Vantagens do uso do eSocial para as empresas

Diversas obrigações que antes eram enviadas cada uma por um meio diferente agora podem ser facilmente cumpridas. Essa é, sem dúvida, a principal vantagem que o eSocial traz consigo. Agora, uma plataforma unificada é o meio pelo qual sua empresa deverá ficar em dia com os seus encargos trabalhistas.

Portanto, haverá menos trabalho e processos, o que por si só já é extremamente positivo. Lembre-se, ainda, das obrigações acessórias, como o envio de dados para o CAGED e RAIS, que antes demandavam um grande esforço e tempo para serem cumpridas. Igual a elas, outras passarão a ter suas rotinas centralizadas no eSocial.

Outra vantagem é a dispensa de softwares e outros procedimentos complexos. Toda a plataforma está online.

Contudo, é importante ficar atento, já que toda empresa que tenha acima de 3 empregados contratados via CLT precisa de certificado digital para validar seus eventos.

Vantagens do uso do eSocial para os funcionários

Não só as empresas e governo ganham com a redução de processos e complexidade no trato das obrigações e encargos trabalhistas. O próprio trabalhador é beneficiário direto da nova ferramenta, uma vez que mais agilidade aumenta a garantia de respeito aos seus direitos.

As relações de trabalho ganham em transparência, em função da digitalização de processos que antes não eram passíveis de serem acompanhados pelo empregado. Agora, tudo pode ser facilmente acessado pelo trabalhador, pelos sites da Previdência ou Caixa Econômica.

Quais são os sistemas que ele está substituindo

Exceto os eventos ligados à SST, que não tinham um similar antes do eSocial, todas as obrigações acessórias listadas anteriormente serão substituídas. Sendo assim, quanto antes sua empresa aderir, melhor.

Para as que ainda não estão online, uma alternativa é utilizar a versão de Produção Restrita. Nela, você terá as funções do eSocial em uma plataforma de testes, ou seja, sem as possíveis sanções em caso de erros no repasse de dados.

Garanta o mais rápido possível o ajuste à plataforma, fique em dia com suas obrigações.

Está interessado no assunto e quer saber mais? Acesse o artigo em que alertamentos sobre a obrigatoriedade de certificado digital no eSocial!