O eSocial é um projeto do Governo Federal que surgiu com a finalidade de facilitar e unificar as informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas do empregador aos órgãos fiscalizadores.
O programa, que faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), foi lançado em 2007. Ele requer uma mudança na estrutura da empresa e uma adequação às novas exigências, uma vez que passa a integrar, em uma única base de dados, diversas obrigações que antes eram enviadas individualmente — como RAIS, DIRF, GFIP, SEFIP, CAGED, MANAD, entre outros.
Pensando em ajudar você, levantamos algumas dicas de como coletar os dados para envio do eSocial e, assim, não cair nas garras do Fisco. Fique atento!
1. Organize as informações durante o ano
O sistema eSocial passa a reunir e a centralizar os dados contábeis em uma única base, o que exigirá maior organização das empresas.
Hoje, as informações são transmitidas de forma dispersa, em diferentes prazos e plataformas. Isso reduz a qualidade das declarações e aumenta a incidência de erros, de sonegação e de fraude.
O empreendedor não pode deixar para última hora e deve organizar a documentação internamente. A migração vai exigir um grande esforço para reestruturar as tarefas de todas as pessoas envolvidas, incluindo os profissionais responsáveis pelo envio da folha de pagamento.
2. Utilize um software especializado para o cruzamento das informações
O cumprimento das obrigações legais está diretamente relacionado à qualidade das informações prestadas. Desse modo, somente será possível se o empreendedor ajustar seus processos e adotar uma organização eficiente dos dados.
O eSocial exigirá o envio dos seguintes itens e prazos:
- folha de pagamento: deverá ser transmitida todo dia 7 do mês subsequente;
- admissão, demissão, afastamento, férias, comunicação de acidente de trabalho, avisos prévios: precisarão ser informados imediatamente após o ocorrido;
- alterações no horário e jornada de trabalho: deverão ser comunicados à medida que ocorrerem — e é preciso informar, inclusive, quais trabalhadores são isentos de marcação de ponto;
- alteração de salário: deverá ser informada no dia subsequente.
3. Atenção ao registro dos eventos
Com o novo sistema e a centralização das informações em uma única base de dados, o Fisco tem maior controle sobre todos os fatos ocorridos na relação trabalhista entre a empresa e seus funcionários e, assim, verifica divergências quanto aos eventos prestados.
Isso sugere que, mais do que nunca, é preciso investir em um software que possa integrar todos os relatórios relacionados ao trabalhador, evitando irregularidades, entregas fora do prazo, erros de cálculo e declarações inconsistentes.
4. Faça o armazenamento dos documentos
DIRF, SEFIP, RAIS, CAGED, INSS, FGTS e inúmeras outras obrigações serão transmitidas por meio do eSocial. No entanto, a empresa precisa estar preparada para saber as funcionalidades do programa e, principalmente, conhecer quais informações deverão ser enviadas.
Vale destacar que os dados serão enviados ao sistema em formato XML, seguindo grupos de eventos, como: iniciais, tabelas, não periódicos e periódicos.
Apesar da emissão digital, é preciso que os arquivos sejam armazenados pelo prazo estabelecido pela legislação tributária, que é de 5 anos.
Alguns softwares, além de integrarem os mais diversos setores da empresa, oferecem a geração dos arquivos e o armazenamento das informações em nuvem.
5. Prepare-se para o uso do Certificado Digital
Como eSocial é uma extensão do SPED, sua transmissão será possível apenas por meio do uso de um Certificado Digital, e as empresas precisam estar preparadas para se adequarem a essa nova exigência.
O Certificado Digital é uma ferramenta que permite que uma empresa ou pessoa assine documentos digitalmente, de qualquer lugar do mundo e a qualquer hora, além de realizar operações eletrônicas com segurança, agilidade e, principalmente, validade jurídica.
As empresas precisam se preparar para investir em softwares de tecnologia da informação para não haver problemas no processo de migração e implementação do novo sistema.
Vale destacar que o envio do eSocial exigirá o Certificado Digital em dois momentos: na transmissão e na assinatura de documentos.
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