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Dúvidas sobre o eSocial: confira as 8 mais recorrentes

Dúvidas sobre o eSocial: confira as 8 mais recorrentes

O eSocial é um módulo do Sistema Público de Escrituração Digital — SPED, que passa a substituir diversas outras declarações, como RAIS, CAGED, GFIP e DIRF, além da simplificação das guias de recolhimento, tais como FGTS e GPS.

Com o eSocial, obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias passarão a ser enviadas por meio de uma única plataforma online, padronizando a transmissão, a validação, o armazenamento e a distribuição de todos os dados prestados do empregador em relação aos empregados.

Por isso, a capacitação é fundamental, uma vez que o uso do eSocial dentro das empresas passa a ser multissetorial. As informações que deverão ser transmitidas virão de vários setores, como financeiro, contábil e fiscal.

Além disso, duas importantes obrigações acessórias passarão a vigorar com o eSocial: EFD-REINF e DCTFWEB. Se você está com dúvidas sobre o novo projeto do SPED, acompanhe nosso material e esclareça suas dúvidas sobre o eSocial. Confira!

1. Qual o novo cronograma do eSocial?

De modo a facilitar o processo de adequação às novas exigências, foi estabelecido um novo cronograma de implantação do eSocial, conforme informações abaixo:

  • 1º de janeiro de 2018 para empregadores e contribuintes com faturamento no ano de 2016 acima de R$ 78 milhões;
  • 1º de julho de 2018 para os demais empregadores e contribuintes.

Outra novidades em relação à nova obrigação acessória é referente às informações de saúde e segurança do trabalhador (SST), que passa a ser dispensada nos seis primeiros meses depois da data de início do uso do eSocial.

Vale destacar que ME e EPP (Microempresas e Empresas de Pequeno Porte) optantes pelo Simples Nacional também terão que se enquadrar à nova obrigatoriedade de acordo com o limite de empregados contratados, conforme cronograma:

a) até 31 de dezembro de 2015: para empresas com mais de 10 empregados;

b) a partir de 1º de janeiro de 2016: para empresas com mais de 8  empregados;

c) a partir de 1º de julho de 2016: para empresas com mais de 5  empregados;

d) a partir de 1º de janeiro de 2017: para empresas com mais de 3 empregados.

2. Como acessar o sistema?

A partir do eSocial, o empregador deverá manter escriturada digitalmente a folha de pagamento dos seus empregados, além das obrigações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais, de todo e qualquer vínculo empregatício.

Todo o processo de preenchimento e transmissão passa a ser feito em meio digital, com o uso obrigatório de certificado digital ICP-Brasil: A1 ou A3 (pessoa física e pessoa jurídica).

No caso do Microempreendedor Individual, não é obrigatório adquirir um certificado digital, exceto se optar em emitir NF-e, considerando legislações tributárias estadual e municipal. No caso de acesso sem o uso de certificado digital, poderão utilizar código de acesso.

Mas por onde começar?

O primeiro passo é o cadastramento dos trabalhadores que têm vínculo empregatício ativo com a empresa. Ou seja, não haverá a necessidade de informar os dados de quem já não trabalha na organização.

No caso do modelo de identificação, ele será modificado para evitar cruzamento de diversos registros. No caso das empresas, elas serão identificadas somente pelo CNPJ e os trabalhadores pela dupla CPF e Número de Identificação social (NIS), que pode ser PIS/PASEP ou NIT.

É fundamental que a empresa revise seus processos e as informações cadastrais dos seus colaboradores, evitando inconsistências e problemas futuros.

3. Como cadastrar o trabalhador?

O empregador deverá registrar os seguintes dados do trabalhador no sistema, o que possibilitará a validação:

  • Data de nascimento;
  • Nome do trabalhador;
  • CPF;
  • NIS.

O empregador deverá especificar no ato do preenchimento o turno e o horário de trabalho, a folha de pagamento, o tipo de contrato estabelecido, a função que exerce, um eventual afastamento — seja ele por acidente de trabalho ou fatos relacionados à saúde do trabalhador, com a devida apresentação de atestado —, condições de trabalho e todas as informações que envolvem o vínculo empregatício.

Importante!

A chave do Trabalhador no eSocial é o CPF associado ao NIS. No caso de o empregado já possuir registro no Cadastro do PIS, as informações referentes ao “Nome” e à “Data de Nascimento” serão atualizadas pelo próprio empregador, sem a necessidade do trabalhador se deslocar até uma agência da Caixa Econômica Federal.

Caso o CPF esteja em branco no cadastro do PIS, ele será automaticamente preenchido. No caso de pessoa física (empregadores) que utilizam número de inscrição CEI, o cadastro está disponível apenas no módulo online.

4. Qual o prazo para envio das informações?

Cada fato que ocorrer com o empregado dentro da empresa tem um prazo que deve ser cumprido. Por exemplo, a empresa não poderá admitir/demitir um funcionário e registrar depois. Neste caso, o empregador deverá comunicar a contratação via eSocial até um dia antes, não podendo o trabalhador começar as suas atividades antes do arquivo com as respectivas informações ser transmitido.

Já no caso da folha de pagamento, deverá ser transmitida mensalmente, até o dia 7 do mês subsequente.

5. Qual as especificações do sistema?

O envio das informações por meio do eSocial deverá ser feito por meio de arquivo XML, podendo ser aplicado nos programas do pacote Office, como Excel, Word e PowerPoint.

Logo após o envio das informações, o arquivo será validado, em seguida arquivado e distribuído para as partes: empregador e empregado, o que torna as informações prestadas acessíveis para todos os dois lados, bem como para os órgãos fiscalizadores, como é o caso do Ministério do Trabalho.

6. É necessário o cadastro da lotação?

O empregador é o responsável por informar no eSocial a sua tabela de lotação, preenchendo dados, como departamento, setor, escritório, contratante, entre outras informações referentes ao local onde o empregado exerce suas funções.

No caso do trabalhador que tenha um posto de trabalho externo, a lotação utilizada deve ser o departamento ao qual esteja vinculado — por exemplo, um empregado externo deve ser cadastrado ao departamento de vendas.

7. Como deve ser o registro dos salários?

O pagamento dos salários deverá ser feito, obrigatoriamente, em período não superior a 30 dias. Além disso, é importante que a empresa reveja o processo de apuração de horas extras, uma vez que o pagamento de horas relativas ao período de apuração deve ocorrer junto com a folha do mês vigente.

E o período de férias e banco de horas será alterado?

O direito do trabalhador gozar os 30 dias de férias anuais não será alterado. Para o empregador, deverá, obrigatoriamente, enviar a comunicação prévia do aviso de férias 30 dias antes da data de concessão. Será impossível negociar o pagamento de mais de 10 dias do período.

8. Qual a relação entre o eSocial e a Medicina do Trabalho?

Todos os afastamentos (desde que previstos na Tabela 18 do eSocial) devem ser informados no sistema, não excluindo quaisquer fatos que tenham ocorrido em um ou mais dias. No caso da data a ser informada, deve se referir ao período que iniciou o afastamento do trabalhador.

O empregador deverá ficar atento no ato do preenchimento, uma vez que não poderá haver mais de um motivo de afastamento para o mesmo trabalhador. Ou seja, para cada afastamento deverá haver um evento de alteração de motivo.

Além disso, empresas e instituições que possuem empregados deverão elaborar e implementar o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO), com a finalidade de promover e preservar a saúde e a segurança dos trabalhadores.

Os atestados de saúde ocupacional deverão ser realizados e informados no eSocial nos seguintes casos:

  • Admissional: antes de o trabalhador iniciar suas atividades;
  • Periódico: de acordo com os intervalos previstos pela NR 7;
  • Retorno ao Trabalho: Obrigatoriamente, no primeiro dia da volta do trabalhador ao seu trabalho, cuja ausência se deu em período igual ou superior a 30 dias;
  • Mudança de Função: deverá ser obrigatoriamente informada no caso de mudança de função antes da data do ocorrido;
  • Demissional: deverá ser realizado, obrigatoriamente, no caso do último exame médico ocupacional ter sido realizado há mais de 135 dias (no caso de empresas de grau de risco 1 e 2) ou de 90 dias (para empresas de grau de risco 3 e 4).

O empregador deverá informar, obrigatoriamente, em todos os tipos de exame ocupacional e por meio do registro no eSocial, o evento “atestado de saúde ocupacional S-2280”, com o detalhamento do médico responsável, número do registro (CRM), exames realizados, entre ouros detalhes.

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