Contabilidade

Compliance: saiba o que é e como implementar

Compliance: saiba o que é e como implementar

Em qualquer lugar do mundo, empresas precisam seguir regras e normas específicas. Essa padronização quanto à atuação garante a segurança dos clientes, do mercado, do meio ambiente e de todos os afetados pela atuação do negócio.

Basicamente, isso está ligado ao fato de que todo empreendimento, ao operar no mercado, oferece riscos. Ao seguir as regras previamente definidas, diminuem as chances de acontecer algo prejudicial. Ao mesmo tempo, muitas empresas encontram dificuldades em garantir que tudo fique alinhado.

Diante da crise de 1929, surgiu o compliance, uma estratégia que pode ajudar os negócios a cumprirem com as obrigações mais facilmente. Por isso, veja a seguir do que se trata essa possibilidade e saiba como implementá-la.

O que é compliance?

Compliance diz respeito à atuação da empresa de maneira a conseguir a mais completa adequação com normas reguladoras e leis. Além disso, leva em consideração o regimento interno do negócio na hora de executar tarefas.

De uma maneira geral, ela poderia ser definida como o total atendimento a regras específicas. Contudo, é mais do que uma questão burocrática. Ela é aplicada de maneira estratégica visando à segurança do empreendimento ao garantir a conformidade com regras e regulamentações.

Uma contabilidade em compliance, por exemplo, está de acordo com as regras de atuação do Conselho Federal de Contabilidade.

Um RH no mesmo cenário garante que todos os direitos dos trabalhadores previstos na CLT sejam cumpridos.

Na parte fiscal, o setor que está em compliance emite as notas fiscais necessárias, possui um certificado digital para essa emissão e assim por diante.

Quais são as vantagens do compliance?

Além da segurança, que está diretamente relacionada a esse processo, um programa de disciplinas e regulamentações também ajuda o negócio a ser mais transparente em todos os sentidos. Fica mais fácil conferir processos e mantê-los sob controle, além de garantir que eles sigam políticas estritas e necessárias para seu bom funcionamento.

Isso colabora, por exemplo, para a imagem do empreendimento. Mostrando-se comprometido com leis e regulamentações, o negócio passa a ter uma imagem mais confiável. Inclusive, isso se deve ao fato de que há menos chances de a empresa estar envolvida em algum tipo de esquema fraudulento, escândalo ou problemas com a fiscalização.

Estar de acordo com o que é obrigatório para a atuação da empresa também colabora para reduzir os custos. Além de diminuir os gastos com erros e perda de qualidade, essa é uma ação que evita multas e sanções.

No geral, também colabora para a produtividade e alta eficiência do negócio. Por apresentar diretrizes bem definidas, o processo garante que todos saibam bem o que deve ser feito e a forma como cada ocupação deve ser realizada.

De quebra, estar de acordo com essa tática favorece e facilita a conquista de certificações, como aquelas do tipo ISO. Como essas certificações exigem atuações bastante específicas, o compliance garante o controle adequado de atuação.

Como implementá-lo na empresa?

Como a organização só tem a ganhar com um processo do tipo, é fundamental conhecer as etapas para implementá-lo. Ao mesmo tempo, esse desenvolvimento tem que ser bastante estruturado, porque qualquer erro pode trazer problemas para o negócio.

Para fazer a implantação corretamente, confira os seguintes passos:

Contrate profissionais especializados

Compliance ainda é um tema relativamente novo para a realidade empresarial, então é comum que haja uma escassez de profissionais. Todavia, esse é um processo muito estratégico e determinante para o sucesso, então é importante não medir esforços na busca de profissionais capacitados.

É mais comum encontrar advogados que desempenhem essa função, mas também dá para procurar gestores e outros profissionais que tenham conhecimentos específicos sobre a área. Além de tudo, a liderança também é uma qualidade que deve ser procurada.

Mapeie os processos

É impossível reconhecer o que deve ser executado sem saber, antes, o que e como é feito atualmente. Para resolver essa questão, o mapeamento de processos é a estratégia adequada.

A partir da identificação de quais são as etapas e tarefas desenvolvidas e qual é a influência que ocorre entre elas, dá para compreender a realidade do empreendimento e que tipo de mudanças devem ser feitas.

Conheça as normas e leis

Depois de construir o mapa de processos, a próxima etapa consiste em compreender quais são as normas e leis aplicáveis à sua organização. O mapeamento ajuda justamente nesse sentido, de modo a identificar o que se adapta à realidade do negócio.

Esse tipo de abordagem não pode deixar nenhuma regra de fora, já que apenas um erro faz com que a empresa não esteja mais em compliance.

Elabore o regimento interno

Na sequência, é necessário compreender quais são os objetivos do empreendimento, seus valores e as estratégias utilizadas. Isso precisa ser cruzado com as normas e leis que devem ser aplicadas.

No caso da regularidade fiscal e tributária, por exemplo, é exigido que a empresa apure os tributos adequadamente. Para que isso tenha a ver com a estratégia daquela corporação que estiver focada na automação, pode-se determinar o uso de documentos digitais para todo o processo.

A partir disso, portanto, faça um regimento interno que atenda às necessidades externas e às características do negócio ao mesmo tempo.

Comunique e realize auditorias internas

Uma vez que o regimento esteja finalizado, deverá ser comunicado a todos os colaboradores e responsáveis por ações dentro da empresa. Uma comunicação clara vai garantir o atendimento a todos os pontos, permitindo a melhoria dos resultados de forma geral.

Porém, isso não é o suficiente. Para garantir que a empresa esteja verdadeiramente em compliance, os profissionais dessa área precisam satisfazer auditorias internas. Elas serão responsáveis por identificar falhas de maneira precisa, para que a organização permaneça naquele estado favorável.

Estar em compliance significa que a empresa é hábil ao atender a normas, disciplinas, leis e regulamentações, de maneira bastante alinhada com estratégias e objetivos. Para tanto, é necessário não apenas ter profissionais capacitados, mas mapear processos e elaborar um regimento interno. As auditorias internas, por sua vez, garantem os resultados de sucesso e que tudo seja abraçado como previsto.

 

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