Decisiva para os resultados e para a saúde financeira de um negócio, a contabilidade fiscal — ou tributária — estabelece diretrizes para escolha de regime tributário, apuração de impostos, cumprimento de obrigações acessórias e ações voltadas e extrair o melhor desses processos e das possibilidades legais.
É aí que vemos porque é uma área tão importante em qualquer empresa e porque sua gestão precisa ser eficiente. Decisões ou critérios equivocados podem literalmente tirar dinheiro de dentro da organização em gastos desnecessários.
Por isso, vamos dar agora nove conselhos para que você potencialize o seu gerenciamento das questões fiscais. Confira!
Não julgue um regime tributário apenas pela alíquotas
Obviamente, os impostos a serem pagos e os percentuais das incidências devem receber muita atenção e normalmente saltam aos olhos de gestores e profissionais contabilistas. Mas formas de tributação possuem diversas outras imposições também importantes e impactantes.
Créditos
Atente às possíveis obtenções de créditos de cada imposto proporcionadas nos regimes de tributação.
Dependendo da atividade empresarial, pode ser mais rentável pagar uma alíquota maior por ter mais possibilidades de receber créditos e assim poder reduzir o montante a ser pago.
Burocracia
As tributações definem também as declarações fiscais acessórias a serem entregues pelas organizações. Quando a diferença em tributos for pequena, aqui pode estar o fator definitivo — porque arcar com uma burocracia diferente e maior pode gerar custos fixos mensais elevados.
Reveja o enquadramento tributário constantemente
Escolher a forma de tributação não encerra o assunto. É necessário estar atento a mudanças nas leis e a uma possível alteração por conta de movimentação interna.
Apenas a cada começo de ano é possível mudar de regime, mas as simulações podem ser constantes. Faça isso com as informações dos últimos três meses ou com a projeção dos próximos três e utilize variáveis reais que podem ser aplicadas a cada caso.
Por exemplo, na hipótese de o negócio passar a não atuar mais em atividade empresarial impeditiva à adoção de tributações mais rentáveis, essa troca de regime deve ser imediatamente planejada para o ano seguinte.
Garanta exatidão e elaboração correta em notas fiscais
Ao errar preenchimento de documentos fiscais ou cálculos deles, dois são os principais riscos: pagar impostos a mais desnecessários ou ser multado.
No primeiro caso, se ultrapassa o orçamento projetado para o gasto com tributos e a empresa perde dinheiro. No segundo, além da perda de recursos pela multa pode haver despesa com processos relacionados a movimentação de produtos e questões fiscais.
Atente-se à agenda tributária
Qualquer atraso ou não cumprimento de obrigação do regime tributário no qual uma organização é enquadrada gera custos evitáveis e desorganização na gestão da contabilidade fiscal.
Além do não atendimento aos prazos estabelecidos, pagar impostos após seus vencimentos resulta em multas e juros sobre os valores deles e recálculos. E a omissão ou atraso em declarações gera penalidades financeiras pesadas e processos feitos fora do que se organizou no gerenciamento interno.
Conheça as particularidades do ICMS
Esse tributo é legislado e fiscalizado totalmente pelos estados e Distrito Federal. Então, temos 27 conjuntos de diretrizes e alíquotas do ICMS.
Portanto, é necessário — sempre que há uma operação interestadual — saber qual é o percentual interno da outra unidade federativa, verificar a diferença de alíquota e constatar os créditos a serem dados ou recebidos.
Mas também é preciso estar a par dos critérios do próprio estado e à agenda tributária da Secretaria da Fazenda local.
Tenha boa organização de documentos fiscais e arquivos
Para apurar tributos, elaborar declarações e até mesmo localizar transações, é imprescindível que se tenha as notas fiscais e seus XMLs armazenados e organizados. Aliás, a legislação exige que as empresas guardarem os arquivos por cinco anos.
Desorganizações e perdas de informações podem dificultar apurações e transmissões. Para evitar isso, além de tê-las organizadas, utilize diretórios de armazenamento e dados em nuvem com backup constante.
Adquira uma solução de automação de processos
Na área fiscal, além de recebimento e envio de documentos fiscais e arquivos, há elaboração e transmissão de obrigações acessórias. E todos esses processos geram uma agenda de pagamentos e envios e fluxos e projeções de valores.
Para gerenciar todas essas questões e ainda realizar emissões e transmissões mais facilmente e de forma integrada, contar com um software abrangente é a melhor solução. Pois o que se investe para a aquisição e para a manutenção dele economiza-se em uma gestão da contabilidade fiscal que evita penalidades, agiliza procedimentos e reduz mão de obra.
Tenha diretrizes internas estabelecidas para a contabilidade fiscal
Possuir rotinas para proceder em cada caso pode salvar o negócio de omissões, atrasos e perdas de documentos. E essa prática pode ser até mesmo documentada.
Por exemplo, quando todos os processos são automatizados e integrados, uma rotina pode ser o rastreamento de arquivos e notas fiscais a serem recebidos, a organização deles em diretório consultável e atualização de backup na nuvem. E existem vários programas que fazem isso automaticamente.
Outra medida pode ser a de fazer o fechamento mensal em no máximo dois dias após o encerramento do mês anterior e pagar os impostos em até três dias depois disso. Assim, a equipe está preparada para agir sempre e já sabe o que e quando fazer.
Identifique possíveis benefícios fiscais
Tais benefícios não têm a ver com obtenção de créditos e menos ainda significam a mesma coisa. Essas possibilidades são geralmente redução da carga tributária em troca de ações empresariais — pesquisas na área de atuação, investimento em determinado ponto da atividade e contratação de pessoas de grupo específico da população.
Aproveitar esses benefícios não são uma forma apenas de pagar menos impostos. Ao mesmo que tempo que ocorre uma desoneração no negócio se investe em forma de crescer atingindo mais fatia de mercado, ampliando competências ou contando com mais pessoas para mão de obra.
Apenas honrar o pagamento de impostos e prestar atenção às declarações não fazem uma boa gestão da contabilidade fiscal. É preciso manter atualização de critérios e possibilidades e buscar sempre exatidão, agilização e integração de processos. Assim, é possível constatar economia em custos e mão de obra e evitar penalidades — o que é bom para saúde financeira e andamento empresariais.
Você já faz o gerenciamento atentando aos pontos que colocamos? Está tendo dificuldades na área fiscal ou tem outras dúvidas? Compartilhe sua experiência ou esclareça dúvidas nos comentários.