VALID Certificadora
17\04\2018

Gestão financeira terceirizada: quais são as melhores práticas?

A terceirização do setor financeiro é adotada por muitas empresas que precisam ampliar o foco em atividades estratégicas, flexibilizar rotinas e reduzir custos. Esse serviço dá ao empreendimento a chave para otimizar as suas operações e ganhar competitividade, além de aumentar a qualidade dos serviços prestados pelos profissionais da área.

Porém, você sabe quais são as melhores estratégias para alcançar mais resultados ao investir em um serviço de gestão financeira terceirizada? Continue a leitura e descubra!

Contar com uma equipe alinhada com o perfil do negócio

Um dos pontos-chave para contratar um serviço terceirizado é buscar uma empresa que esteja alinhada com o perfil do seu negócio. Toda companhia tem suas características próprias. E, nesse cenário, escolher uma que saiba lidar com as suas necessidades será fundamental para obter o máximo de retorno sob o investimento.

Ao investir em uma gestão financeira terceirizada, avalie quais são as prioridades da prestadora do serviço. Identifique, por meio de certificados de qualidade e principais clientes, quais são as metodologias e padrões de trabalho em que a companhia apresenta maior conhecimento.

Dessa forma, você poderá garantir que os profissionais conseguirão adaptar-se rapidamente ao seu ambiente de trabalho.

Utilizar a tecnologia a seu favor

A tecnologia pode ter um papel de destaque em muitos serviços. Na gestão financeira terceirizada, ela abre portas para que a companhia possa manter as suas políticas tributárias com qualidade e segurança. Assim, o negócio evita riscos e mantém as suas informações restritas aos ambientes corretos.

Diante do uso, cada vez mais comum, de documentos em meios digitais, algumas estratégias devem ser tomadas para evitar que a contratação de um time de profissionais terceirizados possa colocar as políticas de gestão de documentos em risco.

Políticas de controle de acesso e monitoramento de recursos são apenas duas escolhas que o negócio pode fazer para gerar mais qualidade e confiabilidade aos processos corporativos. Além disso, a empresa pode investir em certificados digitais e assinaturas digitais.

Essas soluções trazem mais confiabilidade para os documentos corporativos (como notas fiscais e contratos eletrônicos) e os sistemas de comunicação interna. Protegidas por algoritmos modernos de criptografia, elas conseguem evitar ataques e tornam mais simples a detecção de fraudes.

Dessa forma, a companhia garante que os seus serviços continuarão a ser executados sem vulnerabilidades.

Manter atividades estratégicas internamente

Quando o negócio contrata uma equipe de gestão financeira terceirizada, uma série de processos passará a ser de responsabilidade da empresa contratada e, para muitos gestores, isso representa um risco de segurança.

Se a companhia contar com informações ou atividades estratégicas que não podem ser conhecidas por terceiros, uma boa escolha é mantê-las restritas aos times internos.

Fazendo essa escolha, o negócio pode manter os profissionais internos focados nas atividades estratégicas, e os terceirizados, em processos financeiros secundários.

Como consequência, a empresa terá mais foco nas rotinas que estão diretamente ligadas as suas receitas e, assim, aumentará a sua competitividade.

Ter um bom SLA

O SLA (Service Level Agreement, ou Acordo de Nível de Serviço, em português) é um documento que registra todas as normas, multas e metas de um serviço que é prestado por uma empresa. Justamente por isso, a sua formulação é um ponto-chave para garantir que a companhia terá um bom retorno sob o seu investimento na gestão financeira terceirizada.

Trabalhe para que o contrato de prestação de serviços seja claro e objetivo. Ele deve detalhar todas as metas de performance, multas por não cumprimento de demandas, prazos e outros fatores que influenciem na relação comercial.

Também é importante que ele tenha registrado a maneira e o intervalo de criação de relatórios de qualidade. Os relatórios precisam ser estruturados para que o gestor tenha uma visão abrangente sobre a qualidade dos serviços prestados e, assim, possa identificar se tudo está ocorrendo conforme o esperado.

É importante que o Acordo de Nível de Serviço seja conhecido por todos. Elabore a sua estruturação ao lado do prestador de serviços, busque pontos em comum e faça reavaliações dos termos. Dessa forma, você garantirá que o SLA sempre corresponderá às necessidades do negócio.

Planejar inicialmente tudo o que será terceirizado (e como esses processos ocorrerão)

O planejamento é crucial para que o negócio possa fazer a contratação de um serviço. Na área financeira, a sua importância é ainda maior, uma vez que essa é uma área crítica para as empresas.

Antes de escolher a companhia que será contratada, faça uma avaliação completa sobre as atividades do setor. Identifique pontos que precisam de melhorias, as necessidades de cada time, gargalos operacionais e outros fatores que estejam impactando negativamente nos resultados da empresa. Também faça uma avaliação sobre quais são os processos que devem ser mantidos.

A partir desses dados, você conseguirá identificar quais são as melhores rotinas a serem terceirizadas. A empresa também conseguirá definir uma rotina de migração para a nova forma de trabalho com menos problemas, uma vez que o negócio terá um mapeamento completo sobre as suas rotinas.

Assim, o retorno sobre o investimento é obtido rapidamente, uma vez que erros e riscos são evitados facilmente.

A busca por uma companhia também será otimizada. Sabendo de que tipo de serviço precisa, quais são as melhores metodologias e os pontos fracos da área, a empresa pode buscar um serviço de gestão financeira que esteja totalmente alinhado com as suas necessidades. Assim, o impacto positivo das atividades será muito maior.

A gestão financeira terceirizada pode trazer vários benefícios para as empresas. Custos são reduzidos, o negócio passa a focar mais nas suas atividades estratégicas e, consequentemente, a companhia consegue alcançar mais performance em médio e longo prazo.

Os processos fiscais passam a ser executados com um maior alinhamento com os padrões do mercado. Além disso, a empresa pode criar uma estrutura organizacional mais inteligente para o setor, reduzindo o número de conflitos, agilizando rotinas e melhorando o trabalho dos membros do time. Dessa forma, toda a companhia terá serviços mais inteligentes e competitivos.

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