Nos últimos anos, vem crescendo a preocupação em preservar os dados da empresa e manter suas informações em segurança. A cada dia surgem novas ameaças virtuais e ataques cibernéticos mais poderosos. Por isso, as organizações precisam ficar atentas para não comprometer seus elementos corporativos e mantê-los seguros.
Para ajudar, levantamos as 7 melhores práticas que devem ser adotadas a fim de resguardar as informações sigilosas de grandes empresas.
1. Ofereça acesso limitado a sistemas
Algumas empresas não mantêm um controle de acesso às informações por usuário. E quando gestores permitem que os colaboradores visualizem todo e qualquer dado da organização, acabam deixando margem para vulnerabilidades indesejadas.
Não é incomum encontrar funcionários que fazem cópias indevidas de documentos confidenciais para usá-los em outra companhia ou mesmo contra a própria empresa em momento oportuno. Para que isso não ocorra, é fundamental que cada usuário tenha acesso limitado aos dados da empresa.
2. Tenha backup automático
À medida que a tecnologia avança, a sofisticação de ataques cibernéticos aumenta. Por isso, a melhor solução é investir em equipamentos de TI que evitem invasões no sistema corporativo.
Por muito tempo, documentos em papel fizeram parte do acervo das empresas, que eram obrigadas a dispor de grandes espaços para mantê-los armazenados em arquivos físicos e ficheiros.
No entanto, os impressos já não fazem parte de uma gestão eficiente: o que for essencial deve ser escaneado. Ao manter os dados no formato digital, padrões e processos ficam mais rápidos, transparentes e seguros.
Com a implementação do Sistema Público de Escrituração Digital – SPED, uma série de obrigações agora são transmitidas e armazenadas de forma eletrônica. É fundamental que a empresa mantenha um backup automáticos de todos arquivos importantes, e assegurar que cópias sejam guardadas em um lugar diferente do de origem.
Assim, a utilização de softwares em nuvem contribui para proteger informações sigilosas e ainda armazená-las, permitindo seu acesso de qualquer lugar e a qualquer hora — basta ter conexão com a internet, login e senha de permissão.
3. Automatize o fluxo de troca de informações
Reduzir custos, otimizar processos e utilizar da melhor forma os recursos disponíveis são ações que fazem parte do planejamento estratégico de toda empresa. Porém, para alcançar tais objetivos, é fundamental adotar ferramentas e métodos que automatizem tais rotinas e melhorem a produtividade.
O empreendedor precisa avaliar quais atividades podem ser substituídas por inovações tecnológicas, de forma a otimizar ao máximo o potencial produtivo.
Ao investir em softwares de gestão, todas as informações ficam concentradas em uma única base, o que facilita a comunicação e a troca de dados entre todos os envolvidos nos processos.
Ao evitar o compartilhamento de documentos ou mensagens por meio de dispositivos removíveis ou e-mail, por exemplo, a empresa assegura que apenas quem tem autorização acesse os arquivos, evitando que pessoas mal-intencionadas vejam as informações sigilosas.
4. Invista em criptografia e Certificados Digitais
Diariamente, centenas de empresas passam por situações de invasões de hackers aos seus sistemas, acessando informações confidenciais e importantes à companhia. Contudo, ao adotar a criptografia e os Certificados Digitais, os dados estarão seguros — mesmo que tenham sido interceptados, uma vez que foram codificados.
A criptografia torna as mensagens ilegíveis, pois conta com uma tecnologia de ponta que substitui os dados por um código complexo, permitindo apenas ao usuário da chave abrir o documento digital.
E para aumentar a efetividade, o uso do Certificado Digital é outro grande aliado à proteção nas empresas. O titular é identificado por meio da sua assinatura digital, garantindo a autenticidade, integridade, confidencialidade e não repúdio das informações no ambiente virtual. Além disso, essa ferramenta facilita o controle do tráfego de dados.
5. Promova treinamentos de segurança
É fundamental que o gestor ofereça capacitação adequada quanto ao uso correto das novas tecnologias, criando protocolos para envio e sigilo de informações. De nada adianta investir em softwares e equipamentos de proteção se a empresa não disponibiliza uma política de treinamentos periódicos para os funcionários sobre normas de segurança.
Também é preciso que fiquem claras as normas da empresa sobre a utilização de dispositivos de armazenamento, como HD e pendrive, além de serviços de hospedagem em nuvem.
O treinamento deve ser constante e incluir bons hábitos de aplicação das novas ferramentas digitais, garantindo que todos tenham consciência da importância de se atualizarem.
6. Utilize um software de gestão integrada
A implementação de um software de gestão integrada não permite apenas reduzir perdas e melhorar a produtividade, mas também ajuda a organizar todo o fluxo de informações e de atividades da empresa.
Se antes os departamentos mantinham pouca ou nenhuma comunicação entre si, com esse novo recurso é possível interligar módulos para cada área, fazer o gerenciamento e análise dos dados de todos os setores.
O empreendedor passa a contar com todas as informações referentes ao ciclo de funcionamento do seu negócio. Alguns exemplos:
- vendas;
- gestão financeira;
- planejamento;
- recursos humanos;
- controle de estoque;
- contabilidade;
- controle de produção.
Um sistema pode automatizar o máximo de processos e reduzir a burocracia, proporcionando maior segurança e qualidade de vida aos funcionários.
7. Fique atento à temporalidade
Existem inúmeros documentos que devem ser mantidos por toda a vida no acervo da empresa, como é o caso de contrato social, financiamento, empréstimos, entre outros. Porém, existem arquivos que têm um período mínimo de guarda — a exemplo das notas fiscais, que seguem a legislação tributária e devem ser armazenados pelo prazo de 5 anos.
Não é tão simples manter tais documentos físicos dentro de uma empresa, porque isso exige cuidados, bastante espaço e colaboradores responsáveis.
Mas, para facilitar todo esse processo, a temporalidade de documentos foi simplificada no meio digital. Usando a digitalização documental é possível fazer um acervo eletrônico dos arquivos e geri-los com eficiência e segurança.
E mais: com um sistema de gestão documental, a empresa pode categorizar, organizar e armazenar arquivos, além de restringir o acesso à documentação apenas a pessoas autorizadas.
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