Segundo o Decreto 76.900/75, todos os inscritos no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ), mesmo que não possuam nenhum empregado são obrigados a entrega a RAIS – Relação Anual de Informações Sociais.

Essa obrigação tem por objetivo informar dados essenciais à gestão governamental do setor do trabalho e averiguar as condições trabalhistas no Brasil, suprindo a necessidade de controle dessas atividades, além de disponibilizar informações sobre o mercado de trabalho brasileiro às entidades governamentais responsáveis.

Tais informações são indispensáveis como insumo para estudos estatísticos, bem como para direcionar a legislação trabalhista, além de controlar os registros do FGTS e dos trabalhadores que possuem direito ao abono salarial do PIS/PASEP.

Estão obrigados a declarar a RAIS as seguintes pessoas:

• todos os empregadores, conforme determina a legislação trabalhista em vigor;
• todos os inscritos no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ), mesmo que não possuam nenhum empregado. No caso de não possuir empregados ou estar com suas atividades paralisadas no decorrer do ano-base, a pessoa jurídica está obrigada a declarar a RAIS Negativa;
• empresas individuais, mesmo as que não possuírem empregados, aplicando-se as regras descritas no primeiro item;
• as pessoas jurídicas de direito privado, inclusive aquelas empresas públicas que estão domiciliadas no Brasil, possuindo ou não registro perante as Juntas Comerciais, Ministério da Fazenda, Secretaria de Finanças ou da Fazenda dos governos estaduais e nos cartórios de registro de pessoa jurídica;
• cartórios extrajudiciais;
• consórcios de empresas;
• empregadores pessoas físicas nas áreas urbanas, autônomos e profissionais liberais, que mantiverem empregados no decorrer do ano-base;
• todos os órgãos da administração direta e indireta dos governos federal, estadual ou municipal, incluindo-se as fundações;
• condomínios e sociedades civis;
• empregadores rurais pessoas físicas que mantiverem empregados no decorrer do ano-base;
• quaisquer filiais, sucursais, agências, representações ou qualquer outra forma de entidade vinculada às pessoas jurídicas domiciliadas no exterior.

O prazo para transmissão da RAIS em 2016, referente ao ano-base 2015, tem início no dia 19 de janeiro de 2016 e termina no dia 18 de março de 2016, conforme estabelecido pela Portaria nº. 269, de 29 de dezembro de 2015.

As empresas que não cumprirem com o prazo estão sujeitas a uma multa a ser cobrada a partir de R$425,64, acrescidos de R$106,40 por bimestre de atraso, a contar da data de entrega da RAIS respectiva ou da lavratura do auto de infração, o que ocorrer primeiro.

É importante saber, no entanto, que o pagamento da penalidade não isenta o empregador de ter que enviar o arquivo, ainda que fora do prazo.

Para assegurar a autenticidade das informações declaradas, bem como garantir a segurança, confiabilidade e integridade dos dados constantes da RAIS, o uso do Certificado Digital padrão ICP-Brasil é necessário para empresas e órgãos da administração pública que possuírem 11 ou mais empregados.

Para adquirir um certificado digital é simples. Basta acessar o site de uma das empresas credenciadas para emitir certificados digitais ICP-Brasil, como é o caso da VALID Certificadora (www.validcertificadora.com.br). Os preços variam a partir de R$ 139,00 (e-CPF) para Pessoa Física e de R$ 214,00 (e-CNPJ) para Pessoa Jurídica.

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