Paperless é um conceito de sustentabilidade que significa “sem papel”. Em outras palavras, a ideia é estimular as pessoas e as empresas a adotarem novas tecnologias que reduzam o uso de papéis impressos nas rotinas de trabalho.
A sustentabilidade empresarial é um tema que está no auge, e vale destacar que ela não se resume apenas aos cuidados com o meio ambiente. Mesmo assim, esse é um dos temas mais discutidos quando o assunto é diminuição do uso de papel.
Neste artigo, mostramos por que é importante aplicar esse conceito no dia a dia da sua empresa e os benefícios que ele pode proporcionar ao negócio. Continue lendo!
Por que apostar na estratégia organizacional do paperless?
Um dos principais motivos para adotar esse conceito na sua empresa é a proteção do meio ambiente. A utilização de papéis gera dois tipos de impactos importantes. O primeiro é o desmatamento existente na produção dos materiais utilizados nessa gigantesca indústria.
Em segundo lugar, temos a dificuldade do descarte. Muitos desses materiais são colocados em locais indevidos, dificultando a sua degeneração, bem como o reaproveitamento em processos de reciclagem.
Mas além da preservação ambiental, existem ganhos consideráveis para o próprio negócio. Veja quais são eles nos próximos tópicos!
Redução de custos com impressões
Uma das primeiras vantagens conquistadas com o conceito de paperless é a redução de custos. Ao eliminar ou, pelo menos, reduzir a impressão de papéis na empresa, você proporciona um impacto positivo nas despesas com papéis, tintas de impressora, bem como com armazenamento desses documentos impressos.
Assim, além de contribuir com o meio ambiente, você consegue enxugar os gastos da sua empresa, contribuindo para geração de lucros futuros.
Melhorias na organização
Outro benefício é a melhoria na organização empresarial. Ao evitar a impressão em papéis, você passará a utilizar outros tipos de armazenamento que são mais modernos e geram mais produtividade aos seus colaboradores e à empresa como um todo.
Com a melhoria na organização, os seus departamentos serão otimizados, tornando as rotinas de trabalho mais ágeis, além de proporcionar aos colaboradores mais tempo extra para cuidarem de outras atividades.
Vantagem competitiva
Por fim, o conceito de paperless também está relacionado com ganho de vantagem competitiva. Ao adotá-lo no ambiente empresarial, você passará uma mensagem ao mercado de que sua empresa está preocupada com o meio ambiente e com o futuro das próximas gerações.
Consequentemente, implementará na mente das pessoas a preocupação com a sustentabilidade e com o bem-estar social. Como esses temas estão em alta, é possível que você conquiste novos clientes para o seu negócio.
Quais as melhores práticas para transformar sua empresa em paperless?
Agora que você entendeu o conceito por trás do termo paperless e os benefícios que ele pode trazer, mostraremos quais são as melhores práticas para implementar essa ideia na sua empresa. Confira!
Digitalize documentos
A implementação do paperless passa impreterivelmente pela digitalização de documentos. Apesar de evitar o uso de papéis na sua empresa, é importante entender que ainda será necessário gerar relatórios e outros tipos de elementos impressos no passado.
Para solucionar esse problema, você pode digitalizar os documentos. A iniciativa servirá como política para apresentação de dados e informações da empresa por meio de relatórios e demonstrativos.
Além disso, documentos recebidos pela sua empresa podem ser transformados em meio digital. Por exemplo, uma nota fiscal eletrônica deve ser armazenada em meio digital em vez de impressa para colocar no arquivo.
Obviamente, esse é um processo que pode demandar algum tempo para se concretizar na totalidade. Afinal, ainda podem existir alguns documentos impressos dentro do seu estabelecimento. Nesse caso, você e seus colaboradores devem se esforçar para torná-los digitais e evitar o uso de papéis.
Utilize o armazenamento na nuvem
Digitalização de documentos está relacionada ao armazenamento na nuvem. Esse é um processo cujo objetivo é reduzir o número de arquivos físicos e colocar o máximo de documentos em servidores localizados fora do ambiente empresarial.
O acesso desse ambiente digital é feito por meio de login e senha previamente cadastrados, ou a partir de um certificado digital. Assim, garante total segurança e inviolabilidade aos dados armazenados na nuvem.
Invista em treinamentos para sua equipe
O processo de implementação desse conceito passa por uma mudança de paradigmas de toda a sua equipe. Isso significa que você deve investir em treinamentos para que seus colaboradores entendam a necessidade da vida sem papel, bem como as ações adotadas pela empresa para tornar esse conceito uma realidade.
Além de entender como os sistemas funcionam, é fundamental colocar na mente de cada pessoa que compõe o seu time a importância desse cuidado. Dessa forma, demonstre os benefícios conquistados pela empresa e os que são direcionados à proteção do meio ambiente.
Conte com a Valid Certificadora
Por fim, para ter total segurança nesse processo de digitalização de documentos, você pode contar com uma Autoridade Certificadora como a Valid. Somos uma emissora de certificados digitais e de muitas outras soluções relacionadas a ele. Já atuamos no mercado nacional há alguns anos e somos consideradas uma das maiores do Brasil nesse segmento.
O certificado digital desempenha um papel essencial nesse processo. Por meio dele, você será capaz de proceder assinaturas virtuais — que têm a mesma validade jurídica das físicas — sem precisar imprimir o documento.
Além disso, essa ferramenta é imprescindível para acessar o seu arquivo digital armazenado na nuvem e executar outras ações que não têm tanta relação com esse conceito.
A Valid Certificadora também dispõe de soluções relacionadas ao certificado digital. Por exemplo, modelos específicos para cada finalidade, carimbo do tempo etc. Além disso, trabalhamos com o sistema de validação por videoconferência, o que significa que você não precisa se deslocar até uma sede para realizar esse processo.
Enfim, o paperless é um conceito que veio para ficar. Dificilmente retornaremos a um passado nem tão distante em que a preocupação com a emissão de papéis não existia ou era pouco disseminada. Por isso, é fundamental que você conte com o apoio de empresas que oferecem suporte para a execução desse tipo de processo.
Para iniciar, entre em contato conosco e veja como emitir o seu certificado digital. Dessa forma, você dará o seu primeiro passo para ingressar nesse universo de cuidados com meio ambiente e sustentabilidade.
