Contabilidade

A obrigatoriedade de envio de declarações e demonstrativos com certificado digital

A obrigatoriedade de envio de declarações e demonstrativos com certificado digital

A certificação digital é um procedimento que garante a autenticidade de documentos e declarações feitas por meios virtuais, por meio de “assinaturas” eletrônicas. Cada vez mais, ela vem sendo utilizada pelas organizações, independentemente de seu porte ou segmento. Além da segurança proporcionada por esse dispositivo, o que por si só incentiva sua adoção tanto por pessoas físicas quanto por jurídicas, a legislação brasileira tem obrigado as empresas a enviar as declarações e demonstrativos com o uso de certificado digital, o que torna a aderência à ferramenta uma exigência também sob o ponto de vista legal.

Desde 2010, a apresentação de declarações à Receita Federal brasileira por intermédio de assinatura digital já é obrigatória para todas as pessoas jurídicas, com exceção daquelas que são optantes do regime Simples Nacional. Para as empresas que utilizam esse modelo, a exigência começou a ser imposta em 2015 e gradativamente ampliada de acordo com o número de empregados vinculados à organização, até ser condição exigida para as organizações que possuem mais de três trabalhadores em seu quadro funcional.

Nesse contexto, é necessário que os empresários conheçam o que a legislação determina a respeito e busquem se adequar às exigências apresentadas. Mais que isso, que aproveitem o momento para usufruir das muitas vantagens de utilização de certificados digitais e todos os recursos tecnológicos correspondentes.

Vamos falar, neste post, sobre a obrigatoriedade de transmissão das declarações por meio de certificados digitais, descrevendo as alterações que passaram a valer no início de 2017. Adicionalmente, vamos tratar sobre as regras para envio dos documentos — além das penalizações para quem desobedecê-las — e quais as recomendações técnicas para que as empresas cumpram suas obrigações dentro do que exige a lei, agregando todos os benefícios de segurança e confiabilidade das informações.

A obrigatoriedade do envio de declarações e demonstrativos com certificado digital

Em outubro de 2009, a Receita Federal do Brasil publicou a Instrução Normativa nº 969, que versava acerca da obrigatoriedade de que diversas declarações apresentadas àquele órgão fossem transmitidas com a utilização de certificados digitais. Na ocasião, o referido diploma legal eximia dessa exigência as empresas que fizessem parte do regime Simples Nacional.

Desde o dia 1º de janeiro de 2017, as empresas optantes do Simples e que possuem mais de 3 (três) empregados também passaram a ser obrigadas ao uso de certificação digital para apresentação das informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias por meio da GFIP — Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social — e do eSocial. Essa obrigação se dá em cumprimento à última etapa do cronograma de expansão da exigência, definido no artigo 72 da resolução nº 94 do Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN), que foi estabelecido em agosto de 2015 e contou com quatro etapas, postas em execução em intervalos predeterminados.

Em dezembro daquele ano, tiveram que se adequar à exigência todas as empresas com mais de 10 (dez) empregados. Em janeiro do ano passado, foi a vez daquelas com mais de 8 (oito). A terceira fase passou a ter validade em julho de 2016 e abarcou as pessoas jurídicas com mais de 5 (cinco) trabalhadores, até chegarmos na derradeira etapa, já descrita, que teve início no primeiro dia de 2017.

De acordo com estimativas do próprio Comitê Gestor, serão afetadas pela medida cerca de 657 mil empresas em todo o país. A partir de agora, essas empresas precisam fazer uso de um certificado digital para poder enviar as informações e atender aos requisitos legais determinados.

Quem precisa enviar a GFIP

A transmissão da guia é obrigatória para todas as pessoas físicas e jurídicas que recolhem Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) ou prestam informações diversas à Previdência Social. Atenção: mesmo sem recolhimento de FGTS, a empresa deve enviar a GFIP, nesse caso chamada de “declaratória”, que contém informações cadastrais e outras de interesse da Previdência. Por fim, até mesmo as empresas inativas precisam enviar a GFIP ao menos uma vez por ano, permitindo assim que seja realizada a atualização cadastral e, por consequência, eliminando a possibilidade de geração de multas ou sanções diversas.

Cuidados na emissão da GFIP

Para evitar erros e, principalmente, o recebimento de multas (veja o item “as penalidades para erros no envio de declarações e demonstrativos com certificado digital”, mais adiante), é importante que o responsável pela produção da GFIP esteja atento a todos os detalhes de sua confecção. Deve haver um cuidado especial no preenchimento das informações relativas aos dados cadastrais da empresa, além dos dados pessoais de cada funcionário.

É importante lembrar, ainda, que os registros informados serão usados para cálculo dos valores a recolher. Assim, os campos referentes a bases salariais e valores de contribuição devem ser preenchidos com redobrada atenção, sob pena de gerar um documento inconsistente e, nesse caso, resultar em multas e juros.

Por fim, a empresa deve manter consigo uma cópia de segurança dos documentos gerados, como forma de comprovação do envio e base para retificação ou apresentação aos órgãos competentes, desde que solicitado.

Forma e prazos de envio de declarações e demonstrativos com certificado digital

A GFIP deve ser gerada por meio do Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP) e é transmitida com o acesso ao portal Conectividade Social (eSocial).

O eSocial

Criado pelo Decreto nº 8.373/2014, trata-se, de forma geral, de uma iniciativa conjunta entre a Caixa Econômica Federal, INSS, Previdência Social, Ministério do Trabalho e Receita Federal, e foi concebido visando consolidar o envio de informações trabalhistas (também chamadas de “obrigações acessórias”) a partir de um único ponto.

Antes do lançamento dessa plataforma integrada — que ocorreu em 2015 —, o empregador tinha que enviar as informações sobre o quadro funcional para vários órgãos do governo, que não ofereciam nenhum padrão entre si. Da mesma forma, havia redundância de informações entregues a diferentes instituições. Não é necessário desenvolver muito o tema para concluir que esse método favorecia a inconsistência dos dados transmitidos, além de provocar maior incidência de erros e mais trabalho para o contribuinte.

O principal objetivo do projeto eSocial é oferecer aos empregados a garantia de cumprimento das leis previdenciárias e trabalhistas. Mais que isso, tornar mais transparente a relação entre empregadores e trabalhadores, eliminando dados redundantes e reduzindo sensivelmente os procedimentos burocráticos. Tudo isso, é claro, contribui para a redução de custos e agilidade do processo.

Prazo para transmissão

É importante lembrar que a GFIP com o uso da certificação digital tem como prazo de envio o dia 7 (sete) do mês seguinte àquele em que a remuneração foi paga, creditada ou tenha se tornado devida ao trabalhador ou, ainda, tenha ocorrido algum outro fato gerador de contribuição à Previdência Social. A GFIP de competência 13 (referente ao 13º salário anual) deve ser transmitida até o dia 31 de janeiro do ano seguinte ao que corresponde. Nos casos em que não haja expediente bancário na data limite para transmissão, a entrega deverá ser antecipada para o dia imediatamente anterior em que exista atendimento da rede bancária.

As penalidades para erros no envio de declarações e demonstrativos com certificado digital

Naturalmente, a legislação prevê penalizações às empresas que porventura deixarem de enviar a GFIP, que enviarem fora do prazo ou mesmo para quem entregar a declaração com erros ou omissões. As multas e sanções estão previstas nas leis nº 8.212/1991 (no que se refere à Previdência Social) e nº 8.036/1990 (em relação ao FGTS).

Multa de 2% até 20%

De forma geral, a multa por atraso corresponde a “2% (dois por cento) ao mês-calendário ou fração, incidentes sobre o montante das contribuições informadas, ainda que integralmente pagas”, até um percentual máximo de 20% (vinte por cento), conforme o inciso II, art. 32-A da lei 8.212/1991. O atraso começa a ser considerado no dia imediatamente seguinte ao término do prazo legal para envio e é contado até a data da efetiva entrega ou, nos casos de não apresentação, até a data de lavratura de auto de infração ou notificação de lançamento. Caso a declaração seja enviada após o prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofício, o valor da multa é reduzido à metade (sobre essa questão, há entendimento de que não cabe multa — leia o item “GFIP retificadora” mais adiante). Se for apresentada depois, mas dentro do prazo determinado na intimação, o valor passa a ser 75% do original.

Valores mínimos

Deve-se destacar, ainda, que o valor mínimo da multa será de R$ 200,00 (para declaração sem fato gerador) ou R$ 500,00 nos demais casos, independentemente da aplicação dos cálculos e descontos referidos acima.

Atraso de mais de uma GFIP

Nos casos em que ocorra a transmissão de mais de uma GFIP em atraso, com chaves diferentes na competência, a base de cálculo corresponde à soma dos montantes das contribuições informadas em todas as GFIP referidas, abrangendo todos os números de inscrição do sujeito passivo. Essa regra não possui efeito para as GFIP com os códigos de recolhimento nº 130, 135, 608 e 650.

Pagamento ou impugnação das penalidades

O contribuinte que tiver sido autuado com multa por atraso no envio da GFIP tem o prazo de 30 (trinta) dias para realizar o pagamento ou submeter pedido de impugnação do crédito tributário. Esse prazo começa a contar a partir da data de ciência do auto de infração e, no caso de pagamento, este deve ser efetuado por meio de DARF, com o código de receita 1107. Caso o pagamento não seja realizado até a data de vencimento, o contribuinte estará impedido de emitir a Certidão Conjunta de Débitos Relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União.

Correção das irregularidades

De acordo com o Manual da GFIP, produzido pela Receita Federal, mesmo após o recolhimento da multa devida pela ausência de envio, é mantido o impedimento para obtenção de Certidão Negativa de Débitos (CND), bem como para emissão de Certificação de Regularidade perante o FGTS. As limitações mencionadas cessam somente com o envio correto da GFIP. Destaca-se que, nos casos de envio sem fato gerador, deve-se transmitir a nova GFIP com a totalidade dos fatos geradores correspondentes, ou seja, aqueles já declarados anteriormente acrescidos dos que haviam sido omitidos — e não somente os que estavam faltando, como se pode supor.

GFIP retificadora

Embora a lei 8.212/91 contenha previsão de multa para atraso no envio da GFIP, a legislação complementar da Previdência Social — como o art. 472 da Instrução Normativa nº 971/2009 — determina que, caso exista “denúncia espontânea” da infração, ou seja, se o contribuinte identificar incorreções no documento e corrigi-lo antes de notificação formal, não haverá cobrança da referida penalização. Assim, o envio de uma GFIP retificadora e com os dados completos é suficiente para regularizar a situação.

Vantagens do uso de certificação digital para as empresas

Para além da obrigação legal de envio de declarações, já ilustrada neste texto, a assinatura eletrônica também é exigida, por força de lei, às empresas que precisam emitir nota fiscal eletrônica (NF-e). No entanto, mais do que o dever de cumprir as normas, as pessoas jurídicas que usam esse recurso angariam para si uma série de benefícios. Confira alguns deles:

Eliminação de papéis

De início, a empresa que passa a usar certificação digital já percebe a redução da quantidade de documentos manuseados em meio físico (papel) e a consequente redução do espaço físico e tempo necessários para sua manutenção e organização. Uma vez que os documentos começam a ser produzidos e distribuídos em meio digital, a circulação de papel na empresa diminui sensivelmente. Quanto mais a empresa utilizar os recursos disponíveis, tanto maior será o impacto desse item.

Segurança das informações

Vivemos em um período em que a informação se tornou o maior ativo das empresas modernas. Nesse sentido, prover meios para garantir a segurança desse patrimônio, bem como a privacidade e confidencialidade dos dados, é uma ação que se mostra essencial. Assim, o uso de certificados digitais auxilia no processo, proporcionando os requisitos de segurança buscados e reduzindo a possibilidade de ocorrência de fraudes de qualquer natureza.

Dentre os benefícios alcançados nesse sentido, podemos destacar: autenticidade (a assinatura digital vincula o titular do certificado ao documento, garantindo essa característica), integridade (qualquer tentativa de falsificação do documento fará com que a assinatura fique inválida) e não repúdio, que diz respeito à impossibilidade de que o autor do documento negue a criação e assinatura, uma vez que seus dados estão vinculados à peça eletrônica.

Reputação da empresa

Em um mercado cada vez mais acirrado, uma boa reputação passa a ser disputada pelas empresas como vantagem competitiva. Também nesse aspecto, a certificação digital pode auxiliar os empresários, na medida em que cresce a credibilidade e confiabilidade das informações sob sua guarda.

Redução da burocracia

As vantagens são ampliadas ainda ao falarmos da diminuição de burocracia, uma vez que os documentos assinados com o uso de certificados digitais possuem validade jurídica, garantida pelo Governo Federal, o que dispensa o reconhecimento de firma em cartórios, por exemplo, além de dar respaldo às operações realizadas.

Economia

Todos os benefícios descritos acima convergem para um único, talvez o mais importante no cenário econômico atual: a redução de custos. Eliminar papéis, melhorar a reputação, diminuir tempo de processos e reduzir burocracia, além de obter mais segurança, são indicadores que, de forma geral, representam economia nos procedimentos e melhor utilização dos recursos da empresa. Com as margens de lucro cada vez mais reduzidas, essa é uma vantagem que não pode ser desprezada pelos gestores que desejam sobreviver à turbulência provocada pelo mercado.

O e-CNPJ para envio de declarações e demonstrativos com certificado digital

Um certificado digital é um arquivo eletrônico, armazenado em meio digital e com informações sobre seu proprietário. Tecnicamente, esse dispositivo liga seu titular a chaves de criptografia, de modo que possa afirmar a identidade da pessoa (física ou jurídica) e garantir a autenticidade das transações assinadas, assim como proporcionar a troca de informações com integridade, confidencialidade e segurança. Em termos gerais, o certificado digital é responsável por identificar um usuário de forma segura perante um sistema de informação.

Tipos de certificado

Existem alguns tipos de certificados digitais, recomendados para cada caso específico. Para utilização por empresas e envio das declarações, o dispositivo indicado é denominado e-CNPJ. Grosso modo, como o próprio nome indica, trata-se de uma “versão eletrônica” do CNPJ, utilizada para garantir a autenticidade e integridade dos procedimentos eletrônicos efetuados por pessoas jurídicas.

O e-CNPJ pode ser do tipo A1, quando é instalado diretamente no computador do titular e apenas pode ser utilizado nesse equipamento. Em geral, é uma solução com custo mais baixo, porém com limitações se comparado ao certificado do tipo A3, oferecido nas versões em token (similar a um pendrive) ou cartão e que, naturalmente, oferece recursos de mobilidade não disponíveis na outra versão. O prazo de validade dos certificados varia, via de regra, de 1 a 3 anos, devendo ser renovados ao final desse período. O eSocial aceita o uso de ambos os tipos de certificado.

É interessante, nesse ponto, destacar a diferença entre um certificado digital e uma senha web. Enquanto o primeiro garante a autenticidade da assinatura inserida em documentos eletrônicos e todos os requisitos inerentes a essa garantia, a senha é apenas uma forma de validar o acesso a sistemas de informação, não oferecendo os recursos de segurança que o certificado apresenta. Essa diferenciação é importante para perceber a dimensão da assinatura digital e o os motivos pelos quais ela é exigida em determinados documentos como forma de promover sua legalidade.

Informações contidas no e-CNPJ

Existem vários atributos que são gravados no certificado digital. Entre os mais importantes, estão as chaves de criptografia (do titular e da autoridade certificadora responsável pela emissão do certificado), o nome e endereço de e-mail do titular, o prazo de validade do dispositivo e seu número de série.

Como adquirir um certificado digital para atendimento às normas

O procedimento para obtenção de um certificado digital é bastante simples. A pessoa jurídica interessada em ter o e-CNPJ deve entrar em contato com uma autoridade certificadora habilitada e devidamente autorizada pela Receita Federal do Brasil, escolher o tipo de certificado desejado e realizar o pedido. Passo seguinte, será necessário agendar uma etapa presencial, para entrega e validação dos documentos, que serão cuidadosamente analisados. Apesar de ser motivo de reclamação por parte de alguns empresários, essa fase é essencial para confirmação da identidade do titular da solicitação e a respectiva segurança na emissão do certificado. Concluída essa etapa, o titular receberá um token ou cartão (nos certificados A3) ou instruções para download e instalação do certificado A1, se for o caso.

Naturalmente, a autoridade certificadora presta toda a assistência e orientação necessárias para a aquisição, instalação e uso da ferramenta, além de suporte sempre que for preciso.

Isso é tudo. Com apenas alguns passos e em pouco tempo, a empresa já estará habilitada para utilizar a certificação digital e cumprir suas obrigações legais com o governo brasileiro. Mais que isso, terá dado um salto qualitativo no que diz respeito a segurança das informações e agilidade em diversos procedimentos cotidianos.

Embora existam questionamentos acerca dos custos envolvidos com a aquisição e utilização de um certificado digital, na verdade esse é um investimento baixo se comparado ao retorno que proporciona em termos de segurança dos dados a das ações realizadas. Quando se trata de informações sigilosas por sua própria natureza, a obrigação passa a ser um benefício para as empresas que farão uso da tecnologia em prol da proteção dos dados sobre os quais possuem responsabilidade. Em função das características apresentadas pela certificação digital, esse volume de informações passa a contar com a garantia jurídica de autenticidade, validade e integridade.

Além das vantagens já mencionadas e relacionadas com a segurança da informação, as empresas que realizam o envio de declarações e demonstrativos com certificado digital ganham com a agilidade dos procedimentos e melhoria dos próprios controles internos. Assim, mais do que receber a obrigação de usar certificados digitais como um ônus, os empresários devem ser conscientizados acerca dos benefícios advindos com a medida, de modo a perceber que o documento eletrônico proporcionará economia de tempo e aumento da segurança.

Para saber mais sobre o assunto, leia também nosso artigo que ajuda a determinar se sua empresa precisa ter certificado digital.

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