Com a sofisticação dos recursos eletrônicos, tornou-se cada vez mais comum (e necessário) transferir para ambiente online alguns procedimentos que antes só aconteciam presencialmente, envolvendo considerável burocracia.
É evidente que, por meio de recursos eletrônicos, as ações podem ser realizadas com maior agilidade. Entretanto, para que esses procedimentos aconteçam de maneira mais segura e eficaz, é preciso garantir a proteção de dados, além da autenticidade por parte dos envolvidos. Foi por isso que surgiu a certificação digital.
Sendo assim, confira neste artigo como ela funciona, quais são os tipos de certificados e de que maneira eles podem ser úteis para cada situação.
Quais transações precisam de certificado digital?
Quando alguém vai pessoalmente fazer alguma solicitação na prefeitura de sua cidade, na Receita Federal, entre outros, é necessária a apresentação de documentos como o CPF, por exemplo. Da mesma maneira, sempre que alguém precisa se comunicar com órgãos oficiais em meio eletrônico, é preciso garantir sua identidade.
O certificado digital identifica a pessoa em diferentes tipos de situações em que é preciso assinar documentos para fazer transações comerciais, como na emissão de notas fiscais, por exemplo.
Em resumo, são situações em que a pessoa precisa confirmar a sua identidade, assinando digitalmente algum documento.
O certificado digital
O certificado digital é um documento eletrônico que serve justamente para comprovar a identidade de uma pessoa em ambiente online, sendo desenvolvido com o objetivo de garantir a segurança de transações que ocorrem em meio digital.
Além de pessoas, ele contempla também empresas e até mesmo sites. Em função disso, existem diferentes tipos de certificados, capazes de atender a diferentes tipos de necessidades.
Por esse motivo, é importante saber diferenciar cada um deles, bem como conhecer seus usos mais comuns para tomar a melhor decisão sobre o tipo de certificado digital a ser utilizado por você como pessoa física ou pela empresa que representa.
Quais são os tipos de certificado digital?
Existem três tipos. São eles o e-CNPJ, o e-CPF e a NF-e. Cada um deles possui uma finalidade diferente ao substituir a assinatura não digital.
O e-CNPJ, por exemplo, permite que uma pessoa responsável assine em nome da empresa. Dessa forma, ele possibilita o envio de informações trabalhistas e facilita a comunicação da companhia com os órgãos responsáveis, tais como o INSS e a Receita Federal, de maneira prática e segura.
Já o e-CPF permite uma série de ações à pessoa física, como assinatura de contratos, procurações e o envio de informações aos órgãos oficiais, entre outros.
Destes, o mais comercial, digamos assim, é o certificado digital responsável pela emissão de notas fiscais, o NF-e. Esse é certamente o mais procurado entre os três, justamente por oferecer esse benefício para as empresas.
Vamos conhecer mais detalhadamente cada um deles.
O certificado digital e-CNPJ
Como visto anteriormente, o e-CNPJ é a versão eletrônica do CNPJ. Com ele, é possível executar ações em ambiente digital com a garantia de autenticidade e integridade das transações da pessoa jurídica.
Dessa forma, é possível realizar ações como:
- Fazer procurações em ambiente digital;
- Acessar o site da Receita Federal e resolver questões pendentes diretamente no sistema;
- Ter acesso a serviços exclusivos oferecidos por empresas que trabalham com o certificado digital.
É importante ressaltar que, legalmente, a pessoa responsável pelo e-CNPJ poderá ser somente a pessoa responsável pelo CNPJ da empresa cadastrado junto à Receita Federal. Trata-se de um documento que reúne todas as informações presentes no CNPJ, mas em formato eletrônico, portanto, ele só deve ser utilizado por quem já é o representante legal de cada empresa.
O certificado e-CPF
Já o certificado e-CPF nada mais é do que a versão eletrônica do CPF. Com ele, é possível comprovar a identidade de alguém em ambiente online. É o documento que garante a autenticidade das transações eletrônicas para pessoas físicas por meio da criptografia de dados.
Ele permite a realização de ações como:
- Assinar contratos;
- Fazer procurações eletrônicas;
- Acessar o site da Receita Federal e resolver questões pendentes diretamente no sistema;
- Ter acesso a serviços exclusivos oferecidos por empresas que trabalham com o certificado digital;
- Ter acesso a áreas exclusivas de sites que exigem a certificação digital.
O certificado NF-e
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um recibo que documenta uma transação efetuada e serve para o recolhimento de impostos pelo governo. Transmitida pela internet, ela foi criada para substituir a antiga nota fiscal, a partir do projeto do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).
O certificado NF-e é o documento eletrônico destinado à pessoa jurídica que permite a emissão de notas fiscais eletrônicas — aliás, seu uso contempla exclusivamente a emissão desse tipo de nota.
Além de garantir que os dados emitidos são verdadeiros, esse certificado digital permite o acompanhamento das notas fiscais emitidas em tempo real.
Tipos de mídias existentes
Todos esses certificados podem ser encontrados em dois tipos diferentes de formatos, o A1 e o A3. Confira como funciona cada um deles:
A1: é o certificado digital sem dispositivo. Ele se apresenta como um software que pode ser instalado no computador. É um arquivo eletrônico que roda direto no sistema operacional.
Possui validade de um ano, mas pode ser renovado com facilidade.
A3: já o certificado de tipo A3 é armazenado em um dispositivo criptográfico e pode ser usado como um cartão com um chip ou em formato de token, que pode ser inserido na porta USB do computador, oferecendo uma segurança física.
Costuma ter validade de até três anos.
Vantagens dos certificados digitais
Com o certificado digital, é possível não apenas garantir a autenticidade de quem assina os documentos, mas também proteger dados que são constantemente trocados em ambiente online e, por isso, ficam sujeitos a roubos ou diferentes tipos de violações.
Dessa forma, tanto pessoas físicas quanto jurídicas podem realizar transações em ambiente online com maior segurança, tendo condições de viabilizar solicitações, compras ou até mesmo o cumprimento de obrigações legais de maneira mais eficiente junto a empresas ou órgãos superiores.
