As autoridades fiscais brasileiras implementaram o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), que visa substituir gradualmente as cópias em papel das faturas e dos registros fiscais por arquivos eletrônicos. O Sped pode ser definido como um instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e legalização dos registros e documentos que fazem parte da contabilidade comercial e fiscal das empresas, através de um único fluxo informatizado de dados.

Composto por três pilares (Nota Fiscal Eletrônica, Escrituração Fiscal Digital e Escrituração Contábil Fiscal), a implementação do Sped requer ajustes no relacionamento com as autoridades fiscais, clientes, fornecedores e, principalmente, sobre os processos operacionais internos, o que exige uma ação integrada de diferentes áreas (impostos, contabilidade, tecnologia da informação, suprimentos, produção, comercial e outros).

No post de hoje você vai ficar por dentro da obrigação ECF, um dos pilares do Sped.

1. O que é Escrituração Contábil Fiscal?

A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) é um relatório fiscal obrigatório para as empresas estabelecidas no país. As empresas devem informar à Receita Federal todas as operações referentes a créditos, débitos e taxas de câmbio que tenham impacto sobre a base de cálculo e sobre o montante a pagar da Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).

A ECF nasceu da necessidade de adequação das novas normas contábeis, estabelecidas com base em regras internacionais e regras fiscais e tributárias do Brasil. Em linhas gerais, na ECF são demonstradas de forma detalhada as informações que antes eram prestadas pelo DIPJ, pelo Lalur (Livro de Apuração do Lucro Real) e pelo Fcont (Controle Fiscal Contábil de Transição).

2. Qual é o objetivo da ECF?

Sendo uma obrigação acessória, o objetivo da ECF é interligar as obrigações contábeis e fiscais referentes à apuração do DIPJ e da CSLL de forma que o acesso da Receita Federal às informações seja agilizado e a fiscalização ocorra de maneira mais eficiente, com o cruzamento de informações através da auditoria eletrônica dos dados.

3. Qual a importância do uso do certificado digital para a obrigação ECF?

Um certificado digital é um documento eletrônico que identifica de forma inequívoca uma pessoa jurídica ou física em suas transações pela internet. Com esse tipo de documento, a sua empresa garante a segurança e a privacidade em toda transação eletrônica referente à Escrituração Contábil Fiscal. A certificação digital veio substituir a assinatura manuscrita por um equivalente muito mais seguro e conveniente para as empresas.

O certificado digital atribui à empresa:

• Autenticidade em termos de autoria.
• Segurança de sigilo e controle das informações.
• Validade jurídica.

A obrigação ECF assinada digitalmente com o certificado digital tem validade jurídica e substitui o papel. Para as empresas, a certificação representa maior segurança no encaminhamento da sua documentação para a Receita Federal e a transparência e eficiência dessas transações.

4. Quais são os blocos da ECF?

O arquivo digital é formado por blocos de dados complexos. Cada bloco possui registro de abertura, registro de dados, registro de encerramento:

• Bloco 0: abertura e identificação.
• Bloco C: informações recuperadas da ECD (Escrituração Contábil Digital).
• Bloco L: informações recuperadas da ECF anterior e cálculo fiscal dos dados recuperados da ECF.
• Bloco J: plano de contas e mapeamento.

5. Qual a diferença entre ECF e DIPJ?

A ECF foi implantada com o intuito de substituir a DIPJ, a partir do ano-calendário de 2014. A ECF exige do contribuinte número maior de dados, se comparada à DIPJ. Ela é composta por 14 módulos, o que torna essa obrigação bem mais extensa e trabalhosa que a DIPJ.

6. Como é feita a recuperação de dados da ECD?

Existe uma série de dados a serem informados na ECF e que serão importados diretamente da ECD, no entanto esses dados devem estar validados e assinados. Por isso é de grande importância que a ECD seja feita de maneira correta, pois os dados serão utilizados na ECF.

7. Que empresas estão obrigadas a entregar a ECF?

As seguintes entidades jurídicas são obrigadas a apresentar o relatório Sped ECF à Receita Federal:

• Entidades jurídicas optantes pelos regimes tributários do lucro presumido, lucro real.
• Entidades imunes ou isentas.

Não são obrigadas a apresentar o relatório Sped ECF à Receita Federal:

• Empresas de direito público, sociedades de economia mista e fundações públicas.
• Pessoas jurídicas inativas.
• Entidades jurídicas que não foram obrigadas a apresentar o Sped EFD (Escrituração Fiscal Digital) no ano civil correspondente.
• As entidades jurídicas optantes pelo Simples Nacional.

8. Prazo de entrega e multas

A ECF passou a ser obrigatória para o ano-calendário de 2014. O prazo para a próxima entrega é setembro de 2016. Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a ECF deverá ser entregue pelas pessoas jurídicas extintas, cingidas, fusionadas e incorporadas até o último dia útil do mês subsequente ao evento.

Essa obrigatoriedade jurídica não se aplica à incorporadora, nos casos em que as pessoas jurídicas (incorporadora e incorporada) estejam sob o mesmo controle societário desde o mesmo ano-calendário anterior ao do evento. No caso de tais eventos terem ocorrido entre janeiro e agosto do ano-calendário, o prazo para a entrega da ECF será até o último dia do mês de setembro do ano referido, ou seja, no mesmo prazo da ECF para situações normais relativas ao ano-calendário anterior.

Nas entregas fora do prazo ou com informações incorretas, incompletas ou omitidas, o contribuinte incorrerá em multa prevista por lei. A multa é equivalente a 0,25% por mês-calendário ou fração do lucro líquido antes do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido, no período a que se refere a apuração, limitada a 10% relativamente às pessoas jurídicas que deixarem de apresentar ou apresentarem em atraso a ECF, ou 3%, não inferior a R$ 100,00 do valor omitido, inexato ou incorreto.

9. Para gerar a ECF é necessário um sistema contábil informatizado?

Devido à complexidade das informações exigidas pela ECF, é de grande importância que a empresa jurídica possua um sistema contábil ou um software de gestão adequado ao que exige o manual da ECF. O sistema deve garantir que as informações sejam geradas de maneira correta e as informações do IRPJ e do CSLL sejam transmitidas da forma exigida pela Receita Federal.

E você? Quer mais informações fiscais importantes para a sua empresa? Que tal ficar por dentro dasnovidades do ICMS para 2016?