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06\06\2017

Gestão de TI: como reduzir custos e otimizar a produtividade?

Gestão de TI: como reduzir custos e otimizar a produtividade?

A presença das soluções de TI no ambiente corporativo nunca foi tão grande. Empresas utilizam a infraestrutura de serviços digitais para:

  • a troca de dados;
  • o armazenamento de registros;
  • a criação de produtos;
  • a comunicação entre profissionais;
  • e a divulgação de serviços.

Nesse cenário, no qual a dependência de ativos de TI é grande, garantir que todos os sistemas funcionem corretamente é fundamental. Diante disso, gestores de TI investem na criação de um conjunto de regras e de políticas que possam tornar o ambiente de trabalho mais eficaz e dinâmico.

As rotinas de governança de TI permitem que o trabalho do setor seja mais econômico, eficaz e com índices de erro reduzidos. Elas incluem — mas não se limitam a — processos de manutenção, de monitoramento de recursos, de otimização de dispositivos e de flexibilização de políticas.

A criação de uma boa política de governança deve levar em consideração a necessidade constante de reduzir custos e manter toda a infraestrutura de TI com alto desempenho. Dessa forma, os objetivos do empreendimento serão alinhados com mais facilidade às rotinas do setor, criando um ambiente de trabalho mais eficaz e com menos erros.

Quer saber como reduzir custos com as rotinas de governança de TI? Então veja algumas dicas neste post.

Governança de TI: por que ela é fundamental para a otimização dos processos?

A tecnologia tem um papel de destaque em várias rotinas administrativas. Plataformas de serviços como as baseadas em cloud computing, sistemas de gestão integrada (conhecidos como ERPs), ferramentas de visualização de dados e serviços de backup são algumas das soluções que foram adotadas por corporações para tornar os seus processos mais eficazes e com custos reduzidos.

Conforme a tecnologia passou a ter um papel maior dentro do ambiente corporativo, empresas tiveram que criar um conjunto de normas capaz de tornar o ambiente de trabalho mais eficaz e com menos falhas. Chamadas de governança de TI, essas regras são definidas pelo gestor de TI de acordo com as necessidades do negócio e o tipo de solução empregada no ambiente corporativo.

No longo prazo, tais medidas tornam os serviços do setor mais transparentes, ampliam o controle dos recursos e a qualidade do serviço prestado aos usuários. Uma governança de TI é eficaz conforme for a sua cobertura. Detalhes como a segurança de usuários, por exemplo, impactam diretamente a confiabilidade dos serviços prestados.

Ferramentas de criptografia, políticas de controle de acesso e monitoramento aumentam o controle sobre a infraestrutura de TI e torna o acesso a informações mais seguro. Além disso, protocolos de segurança são implementados, diminuindo o impacto de tentativas de captura de dados e roubo de registros internos.

Para que a governança de TI seja otimizada continuamente, auditorias podem ser realizadas. Esse trabalho, em geral executado por empresas externas ou serviços de consultoria, consiste em uma avaliação ampla da estrutura do setor. Assim, falhas em rotinas operacionais, vulnerabilidades de segurança e gargalos em diversos processos podem ser eliminados com mais facilidade.

A governança de TI também prevê o uso de boas práticas continuamente. Elas podem ser definidas com todos os outros setores da empresa, de tal forma que possam ser integradas a vários processos operacionais e ainda garantir a melhoria dos equipamentos e serviços que dependem de sistemas digitais.

A política de governança de TI deve estar alinhada com os objetivos do negócio. Por meio de reuniões e da criação de canais de comunicação, o setor poderá colocar as suas estratégias em sintonia com outras áreas do empreendimento, criando projetos de médio e longo prazo que incluam a adoção de ferramentas mais eficazes e com maior capacidade de resposta às demandas do mercado.

Vale destacar, também, que a governança de TI agrega valor à infraestrutura de TI do negócio. Como os objetivos do setor estarão alinhados com os de outras áreas do empreendimento, as soluções e os serviços digitais poderão ser integrados, criando um ambiente com mais inovação e eficiência.

A gestão de ativos também será melhorada. Eles serão otimizados para que possam ter um melhor desempenho, tornando rotinas mais eficazes e profissionais mais produtivos. Além disso, a gestão de riscos vai garantir a confiabilidade dos serviços corporativos, com falhas sendo solucionadas agilmente e erros sendo eliminados continuamente.

Defina metas e objetivos para a equipe de TI

O trabalho sob um regime de métricas faz parte da rotina de vários profissionais. No setor de tecnologia da informação, os indicadores podem ser usados para:

  • o acompanhamento de projetos;
  • a mensuração da viabilidade de um investimento;
  • e a definição do impacto de novos processos dentro do ambiente corporativo.

A longo prazo, elas podem facilitar a criação de um fluxo de otimização contínua, com profissionais sendo avaliados dinamicamente e o rastreamento de falhas sendo executado com mais agilidade.

Nesse cenário, a forma como cada KPI é definido é crucial para o seu sucesso. Gestores devem ter em mente que cada métrica precisa ser moldada de acordo com a capacidade atual dos dispositivos e dos profissionais que atuam na empresa.

Um objetivo muito baixo pode impedir a melhoria da empresa, ao mesmo tempo em que uma métrica excessivamente alta pode criar um ambiente no qual as pessoas trabalham com alto nível de estresse — o que aumenta o número de erros operacionais.

Entre as principais métricas que podem ser utilizadas por empresas de TI, podemos destacar:

Tempo de disponibilidade

Todo arquivo e sistema corporativo só se torna útil quando os profissionais da empresa conseguem obter acesso aos recursos quando for necessário. Nesse sentido, o gestor de TI deve criar métricas que permitam a avaliação da disponibilidade da infraestrutura de serviços digitais.

Servidores, plataformas de cloud computing e sistemas de gestão devem estar disponíveis para acesso sempre que possível e, em caso de falhas, a empresa deve buscar métodos para a correção rápida dos problemas.

Tempo médio de resposta a chamados

Serviços de suporte ao usuário devem atuar continuamente para que o prazo necessário para o atendimento a chamados seja o menor possível. Por meio desse indicador, será possível avaliar o tempo gasto por cada técnico para a resolução de problemas e, assim, criar medidas que possam eliminar gargalos operacionais que impedem a resolução rápida de chamados.

Nesse sentido, novas técnicas de troubleshooting e a criação de sistemas automatizados para troca de senhas são 2 exemplos de medidas que podem impactar positivamente o tempo necessário para o atendimento a cada colaborador.

Satisfação de usuários

Identificar o nível de satisfação dos usuários com os serviços prestados pelo setor de TI auxilia a identificação de falhas em processos e a avaliação de como as medidas tomadas pelos gestores impactam no dia a dia de outros profissionais.

Realizando pesquisas em vários setores, será possível verificar o que pode ser melhorado e quais práticas podem ser replicadas, tornando o ambiente de TI mais eficiente e com menos problemas.

Return on Investment

O ROI (sigla em inglês para retorno sobre o investimento) é uma das principais métricas usadas para a avaliação da viabilidade de investimentos em TI. Ele permite identificar, com maior precisão, o impacto que a adoção de uma nova tecnologia pode ter na empresa.

O cálculo do ROI deve ter como base o tamanho do investimento necessário para a aquisição de uma nova solução ou equipamento de TI. Assim, gestores devem identificar como a ferramenta vai impactar o negócio, com:

  • a redução de custos operacionais;
  • o aumento da produtividade;
  • e a melhoria da qualidade dos serviços.

Outros fatores — como potenciais ganhos de receita e ampliação do grau de inovação do negócio — também devem ser considerados. Juntas, essas variáveis auxiliarão o gestor de TI a identificar a viabilidade de um investimento.

Vale destacar que não há um ROI ideal, que pode ser considerado como referência para todos os projetos. Algumas iniciativas têm um impacto positivo que nem sempre está relacionado diretamente a valores financeiros, de tal forma que o gestor deve ter em mente a maneira tais fatores ao calcular o indicador.

Produtividade

A avaliação da produtividade do setor de TI é fundamental, especialmente em projetos. Nesse sentido, gestores devem mensurar como cada profissional atua e, sempre que gargalos forem encontrados, buscar práticas que podem solucionar os problemas enfrentados por técnicos e analistas. Assim, o trabalho de todos os profissionais será otimizado continuamente.

Erros e falhas de segurança em softwares

Em companhais que atuam com o desenvolvimento de sistemas, a criação de soluções com baixo índice de erros é um fator estratégico. Empreendimentos devem criar rotinas de testes para que falhas sejam encontradas rapidamente, buscando a sua correção por meio de rotinas de desenvolvimento mais integradas.

Nesse sentido, podemos destacar o uso do DevOps e das metodologias ágeis, que tornam o ambiente de trabalho mais integrado e com um número de falhas menor.

Para que qualquer indicador possa ser implementado em conjunto com medidas corretivas de sucesso, o gestor de TI deve criar uma cultura interna com alto grau de compartilhamento de dados, feedbacks constante e a realização de reuniões para que novas práticas sejam divulgadas a todos.

Além disso, as ferramentas disponibilizadas para a execução de todas as rotinas devem estar alinhadas de acordo com as necessidades dos técnicos e analistas, o que resultará em um ambiente com alta produtividade e baixo índice de erros.

Simplifique os processos de TI para melhores resultados

A simplificação de processos de TI é fundamental para que a empresa possa ter um funcionamento mais eficaz e com menos erros. Rotinas devem ser integradas, tarefas repetitivas eliminadas e profissionais devem ter o seu trabalho integrado. Dessa forma, a empresa pode criar um ambiente com mais eficiência e entrega contínua de recursos.

Uma das formas de atingir esse objetivo é por meio da implementação do DevOps. Baseada na metodologia ágil, essa política operacional busca integrar times, tornar processos mais eficazes e criar fluxos de entrega contínua de tarefas. Em projetos de TI, o DevOps torna as atividades de cada profissional mais integrada e com maior grau de automação.

Para que isso seja possível, ferramentas de automação de testes e outras rotinas operacionais são implementadas. Além disso, sistemas de comunicação integrada são utilizados, de tal forma que os profissionais possam atuar em um ambiente com menos conflitos e maior troca de dados.

Biblioteca ITIL

O DevOps também pode ser utilizado junto com documentações como a biblioteca ITIL. Sigla para Information Technology Infrastructure Library (ou biblioteca de infraestrutura de tecnologia da informação, em tradução livre), a ITIL é composta por 5 livros que buscam tornar os serviços do setor de TI mais eficientes e voltados para as necessidades dos usuários.

A biblioteca ITIL foi criada no Reino Unido no final da década de 1980. Ao longo dos anos, ela passou por modificações que buscaram a adaptação do conjunto de boas práticas às rotinas modernas de TI. Versátil, a ITIL a capaz de promover mudanças em todo o ambiente operacional de um empreendimento, com redução de custos, aumento da eficiência de processos e racionalização de atividades.

A ITIL é dividida em um conjunto de livros. Cada um deles possui orientações que podem tornar os processos mais eficazes e com uma gestão mais eficiente. São eles:

Estratégia de serviço

Esse livro é voltado para a compreensão das necessidades do usuários e no redirecionamento dos serviços do setor de TI por meio de estratégias de gestão, administração de recursos e tratamento de solicitações.

Design de serviço

O 2º livro foca na criação de medidas que tornam as estratégias operacionais mais eficientes e com menor índice de falhas. Times serão remodelados, tornando a coordenação de projetos mais simples e dinâmica.

Transição de serviço

O livro envolve medidas que permitem a construção, a validação e a entrega de serviços com maior qualidade. Eles terão uma sintonia maior com os objetivos de outros usuários, sendo planejados com uma documentação mais abrangente e detalhada.

Operação de serviço

Busca tornar as rotinas diárias mais eficazes e com menos falhas. Nesse sentido, o livro buscará auxiliar gestores a compreenderem melhor a forma como a infraestrutura de serviços está organizada e permitir a manutenção de um portfólio operacional com um índice de resposta a incidentes mais amplo. Além disso, o tempo necessário para a resolução de chamados e requisições será reduzido, tornando as atividades mais eficazes.

Melhoria de serviço continuada

O 5º livro é voltado para a identificação e para a implementação de um conjunto de melhorias para os serviços de TI. Nesse sentido, as medidas adotadas podem incluir novas rotinas, ferramentas mais eficazes e criação de um novo padrão de trabalho.

A biblioteca ITIL, junto com o DevOps, pode ser implementada para otimizar um grande conjunto de rotinas do setor de TI. Empresas podem tornar os seus processos mais eficazes, com maior grau de automação e rotinas mais simples. Além disso, projetos podem ser gerenciados com maior eficácia, uma vez que as rotinas possuem maior integração e um fluxo de entrega de tarefas mais fluido.

É importante destacar que ela deve ser adaptada de acordo com as necessidades do negócio. Nesse sentido, gestores de TI devem buscar identificar quais práticas são aplicáveis no ambiente de TI e como elas vão impactar o negócio, tornando as rotinas mais eficaz e aumentado a satisfação dos usuários.

Por que o BYOD pode ser uma boa estratégia para a empresa?

Sigla para Bring Your Own Device (ou traga o seu próprio aparelho, em tradução livre), BYOD é o termo utilizado para se referir a uma política operacional na qual os colaboradores são incentivados a utilizar os próprios dispositivos no ambiente de trabalho. Ela foi criada pela Intel e, desde então, está se expandindo para empresas de vários setores.

O BYOD causa um grande impacto dentro do ambiente operacional do negócio. Rotinas operacionais tornam-se mais eficazes, o nível de produtividade aumenta e os processos são executados com mais velocidade. O nível de satisfação interna também é ampliado, uma vez que profissionais poderão executar as suas atividades em um dispositivo em que eles já estão habituados.

Para empresas que precisam ter acesso a um hardware de ponta com maior frequência, o BYOD torna a atualização da infraestrutura de TI mais simples e econômica. Ao eliminar uma série de processos para a aquisição de dispositivos, direcionando essa tarefa para o colaborador, a troca de celulares, tablets e desktops passa a ser executada em uma frequência maior. Assim, um ambiente com mais integração e inovação pode ser criado, tornando os serviços do negócio mais competitivos. Vale destacar, também, que o BYOD permite a realocação de recursos em projetos críticos, melhorando a gestão financeira da empresa.

Processo de adoção

Apesar de suas vantagens, a adoção do BYOD deve ser feita apenas após um longo planejamento. Gestores precisam ter em mente que, quando mal gerenciada, essa política pode causar problemas de segurança e até mesmo prejuízos para o empreendimento. Diante disso, medidas devem ser tomadas para diminuir o impacto que o BYOD possui para o negócio.

Um dos primeiros passos será a revisão das rotinas de segurança digital e de privacidade corporativa. Colaboradores que optarem por esse modelo de trabalho devem adotar ferramentas de criptografia, impedindo que um eventual roubo do aparelho tenha como efeito colateral a exposição de dados corporativos. As ferramentas de criptografia modernas permitem que o sistema de armazenamento de tablets, celulares e notebooks fique protegido contra tentativas de acesso não autorizado. Assim, projetos e dados internos não serão modificados por terceiros.

VPN

O uso de VPNs (Virtual Private Network ou rede privada virtual, em tradução livre) também pode ser realizado. Assim, pessoas que atuam em regime de home office ou em cargos com maior mobilidade podem manipular registros corporativos sem o risco de alguém capturar dados que são enviados para os sistemas da empresa.

A VPN é uma ferramenta que cria um “túnel” entre 2 dispositivos de rede, permitindo que pessoas possam se comunicar por canais seguros mesmo ao utilizarem conexões de rede públicas.

Para tornar o acesso a dados mais seguro, sistemas de cloud computing podem ser implementados. A computação na nuvem permite que arquivos sejam modificados remotamente e que ferramentas corporativas possam ser acessadas por meio de navegadores. Dessa forma, ainda que um computador esteja com a sua segurança comprometida, o ambiente interno do negócio não será impactado.

A adoção do BYOD em qualquer empresa pressupõe uma ampla revisão das políticas de segurança digital e privacidade do negócio. Gestores de TI devem rever todas as suas regras de acesso a dados e adotar soluções que ampliem o grau de controle da rede e que tornem o uso de dados da empresa mais seguro. Assim, equipamentos pessoais poderão ser usados no ambiente corporativo com maior confiabilidade, sem que eles se tornem uma porta de entrada para ataques virtuais.

Conclusão

A otimização dos processos de gestão de TI é indispensável para que a empresa tenha rotinas eficazes e com baixo custo operacional. Em ambientes nos quais a tecnologia já está presente em várias rotinas, tornar o uso de recursos mais econômico pode ser visto como um fator que garante a competitividade do negócio e que amplia a capacidade de atendimento às demandas do mercado.

Nesse sentido, o gestor de TI deve investir em rotinas que tornam o seu trabalho mais simples, eficiente e integrado. Métricas, indicadores, rotinas de gestão e novos padrões de funcionamento podem ser adotados para que a empresa consiga criar um ambiente de trabalho com menos gargalos operacionais e melhora contínua. Além disso, a empresa pode realizar o investimento em novas ferramentas, criando uma cadeia de serviços mais inovadora e flexível

Hoje, a tecnologia deve ser vista pelas empresas como um investimento estratégico, que permite o alcance de novos mercados e o desenvolvimento de um portfólio de serviços mais inovador e competitivo. Nesse cenário, processos podem ser revistos para que os recursos de TI sejam alinhados com as abordagens de mercado do negócio. Isso permite que medidas sejam tomadas com uma visão estratégica, tornando o setor mais eficiente e integrado a cadeia operacional do empreendimento.

As políticas de governança de TI devem ganhar, cada vez mais, um papel de destaque nos processos de todos os empreendimentos que possem soluções digitais integradas ao seu portfólio de serviços. O que você acha disso? Deixe um comentário e compartilhe a sua opinião conosco.

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