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15\09\2016

Emissor de CT-e: 7 dicas para escolher o melhor software

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Instituído pelo Ajuste Sinief 09/07, de 25 de outubro de 2007, o Conhecimento de Transporte Eletrônico (ou CT-e) é um documento versátil, que busca substituir um grande conjunto de documentos fiscais utilizados por empresas de transporte de carga. Ele pode ser emitido e armazenado em meios eletrônicos, dando mais segurança às atividades do setor e auxiliando a execução de serviços de transporte.

A escolha da ferramenta utilizada para a emissão do CT-e deve ser feita com cuidado. Empresas devem verificar as características do software, avaliar a sua capacidade de armazenar registros com segurança e a sua integração com ferramentas de terceiros.

Além disso, o software escolhido deve ser facilmente integrado à cadeia interna da empresa, podendo recuperar dados de outros arquivos e, caso seja executado na nuvem, tornando rotinas mais ágeis e móveis.

Quer saber mais sobre o software emissor de Conhecimento de Transporte Eletrônico e quais fatores levar em consideração ao escolher um? Então leia este post.

Como o Conhecimento de Transporte Eletrônico funciona

A emissão do CT-e permite a documentação, em meios eletrônicos, do serviço de transporte de cargas. Ele possui validade jurídica garantida pela assinatura digital do emissor e a autorização de uso, que é fornecida pela entidade responsável pela administração tributária do domicílio do contribuinte.

O CT-e pode ser utilizado para substituir os seguintes documentos fiscais:

  • Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;
  • Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;
  • Conhecimento Aéreo, modelo 10;
  • Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27;
  • Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;
  • Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, caso seja utilizada para transporte de cargas.

As principais vantagens do Conhecimento de Transporte Eletrônico

Por ser utilizado em vários modais, o CT-e é um documento versátil e pode atender a vários setores. Ele elimina o uso de vários papeis, diminui a quantidade de erros e agiliza processos. Vale destacar, também, que as rotinas de emissão de documentos se tornam mais fluidas, tendo em vista que dados poderão ser importados de bancos de dados já existentes.

Com o auxílio de um bom software emissor de CT-es, a empresa passa a ter uma capacidade maior de atender aos seus clientes. Rotinas que às vezes podem envolver vários profissionais ou com a consulta a vários bancos de dados são simplificadas. Dessa forma, o número de erros ou a quantidade de vezes que uma atividade é realizada diminui continuamente.

Por meio da integração a nuvem, a segurança dos usuários passa a ser maior. As rotinas de gestão de dados são otimizadas e, com atualizações sendo distribuídas com prazos menores, a adequação a novos padrões de mercado é feita com mais facilidade.

A importância do certificado digital para a emissão do CT-e

Todo software de emissão de CT-e deve utilizar um certificado digital. Esse documento é expedido por certificadoras digitais, que trabalham de acordo com um conjunto de normas técnicas desenvolvidas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).

Em geral, os certificados digitais usados para a emissão de CT-es possuem validade de até 3 anos. O seu armazenamento pode ser feito por meio de:

  • um token (unidade flash que é conectada via USB ao computador);
  • um cartão, que é lido por meio de uma leitora especial);
  • um armazenamento feito diretamente no computador.

Cada certificado digital possui um conjunto de informações sobre o seu emissor, como o nome da empresa, endereço e CNPJ. Assim, é possível validar a integridade de um documento facilmente.

O que considerar ao escolher um software emissor de Conhecimento de Transporte Eletrônico

Para que a empresa possa escolher uma boa ferramenta para a emissão de um CT-e, um conjunto de fatores deve ser avaliado. Informações sobre a forma como os dados são armazenados e a possibilidade de integração com outras ferramentas, por exemplo, podem ser fundamentais para o sucesso da implementação da ferramenta.

Além disso, podemos destacar características de um bom software emissor de Conhecimento de Transporte Eletrônico:

Possibilidade de emissão de CT-es com base no XML da Nota Fiscal Eletrônica

Um bom software emissor de CT-es deve ser capaz de emitir rapidamente um documento a partir da importação do XML da Nota Fiscal eletrônica. Dessa forma, a empresa terá processos com mais agilidade e índices de erro menores.

Funções para cadastro de veículos, motoristas, fornecedores e clientes

A possibilidade de cadastrar veículos, fornecedores, clientes e motoristas diretamente no software de emissão de CTe-s é outra forma de agilizar a rotina de uma empresa. Além disso, a cadeia operacional se torna mais organizada, uma vez que os processos ocorrerão com maior agilidade.

Sistema que permite o acesso rápido a CT-es emitidos anteriormente

A busca por dados antigos em ambientes corporativos pode ser uma rotina que acaba demandando o deslocamento de um funcionário por longos períodos. No entanto, ao migrar o armazenamento de informações para um meio digital, a empresa pode acessar um CT-e rapidamente, facilitando a verificação de informações e tornando rotinas mais simples.

Ferramenta de armazenamento de dados segura

A forma como os dados são armazenados deve ser uma preocupação constante de qualquer empresa que dependa de uma infraestrutura de TI para a execução de suas atividades. Nesse sentido, o software de emissão de CT-es escolhido deve ter ferramentas que permitam o armazenamento seguro de informações. Dessa forma, ainda que a infraestrutura de TI da empresa seja comprometida, a empresa será capaz de manter os seus registros isolados.

Integração com iXML

Ao se integrar com o iXML, o software de emissão de CT-es dá mais produtividade para cada colaborador que vai utilizar a ferramenta. A emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico será mais ágil, uma vez que dados serão preenchidos automaticamente, sem informações incorretas.

Cadastro de múltiplas empresas e usuários

Junto com o suporte a arquivos XML e iXML, a possibilidade de criação de um banco de dados internos com informações de empresas, parceiros comerciais e usuários é outro fator que pode agilizar a emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico. Dessa forma, a verificação de informações poderá ser feita com mais eficácia, sendo os registros catalogados de acordo com o parceiro comercial e o usuário.

Integração com a nuvem

A computação na nuvem auxilia empresas a terem custos reduzidos, operações com maior mobilidade e ferramentas mais escaláveis. Ao ser integrado a um ambiente de cloud, o software emissor de Conhecimento de Transporte Eletrônico não só passa a incorporar tais características mas também permite a flexibilização de rotinas e um ganho de produtividade geral.

Caso a ferramenta seja executada diretamente na nuvem, os ganhos também afetarão a segurança do usuário. Atualizações podem ser distribuídas com mais agilidade e, com isso, sistemas terão um ganho de desempenho e confiabilidade contínuo.

E você, o que leva em consideração ao escolher uma ferramenta para a sua empresa? O que levaria em conta para eleger o melhor software de Conhecimento de Transporte Eletrônico para o seu negócio? Deixe um comentário contando para nós!

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13\09\2016

E-commerce mobile: como garantir segurança nos dispositivos móveis?

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Com a recente popularização dos dispositivos móveis entre a população brasileira — no país, ¾ da população acima de 10 anos faz uso de celulares, de acordo com dados do IBGE —, tornaram-se cada vez mais comuns os pagamentos e compras realizados via celulares e tablets.

Não à toa, o mercado de e-commerce mobile cresce 300% mais rápido do que o de e-commerce no Brasil! E a expectativa é que, até 2030, o e-commerce mobile substitua completamente os pagamentos realizados em dinheiro vivo ou via cartões de crédito e débito.

Apesar disso, a principal barreira para a adoção da tecnologia de e-commerce mobile entre os brasileiros ainda é a preocupação com a segurança de informações pessoais, transações bancárias, possibilidades de fraude e vazamentos de dados confidenciais. Parece exagero, mas não é: só no ano passado, os bancos registraram um prejuízo de R$ 1,8 bilhão em fraudes eletrônicas, segundo levantamento da ACI Worldwide.

Se você quer saber como proteger o seu e-commerce mobile de ataques e invasões, esse post é para você! A seguir, vamos explicar como você pode garantir a segurança nos dispositivos móveis dos seus clientes, adotando algumas práticas e ferramentas simples no seu e-commerce. Boa leitura!

Tecnologias de segurança para e-commerce mobile

Certificações digitais

Nós já comentamos sobre a importância do certificado digital Secure Sockets Layer (SLL) para qualquer loja virtual que preze por segurança e credibilidade. Embora seu uso não seja obrigatório, o certificado SLL é um protocolo padrão de segurança que confirma a identidade da sua empresa e, além disso, é um dos requisitos para que você disponibilize a opção de pagamento via cartão de crédito no seu e-commerce.

Em poucas palavras, o certificado SSL garante que todas as informações fornecidas pelos clientes ao seu e-commerce sejam criptografadas, evitando ataques ou interceptação de terceiros. A comprovação de que uma loja virtual possui certificação SLL aparece no cadeado exibido no navegador, na barra de endereços com cor diferente e ainda no rodapé da página.

A boa notícia é que a certificação digital também pode ser aplicada nos ambientes mobile, por meio de soluções que permitem gerenciar e utilizar certificados digitais a partir de celulares e tablets.

Um exemplo disso é o Valid Credentials, aplicativo disponível para os sistemas iOS e Android, que proporciona a assinatura digital em documentos eletrônicos e traz diversas funcionalidades, como exibição de alertas, proteção avançada com senhas (PIN) e possibilidade de emissão do certificado no próprio dispositivo móvel do cliente, por exemplo.

QR Code

Você com certeza já deve ter visto um QR Code no verso de uma revista, em peças publicitárias ou até mesmo em cartões de visita!

O QR Code (do inglês, Quick Response Code) é um código de barras 2D que pode ser decodificado com facilidade pela maioria dos celulares com câmera fotográfica. A imagem pode ser convertida em um trecho de texto, um link, um número de celular, um e-mail e uma localização georreferenciada, para citar algumas opções.

Como são fáceis de produzir e decodificar — sem falar que são totalmente gratuitos —, os QR Codes são soluções de simples usabilidade e muito populares entre os consumidores.

Um código bem escrito pode levar um dispositivo móvel diretamente, e com segurança, a um website específico, ajudando a direcionar o tráfego em um e-commerce, por exemplo. Também já existem no mercado soluções que permitem o pagamento móvel e seguro a partir do QR Code.

Outras aplicações comuns do QR Code em e-commerce mobile são:

  • marketing: é possível usar o QR Code para oferecer cupons de ofertas especiais limitadas a clientes que já realizaram uma compra;
  • engajamento: os códigos podem direcionar clientes para as redes sociais do seu negócio, otimizando o engajamento. Entenda que, se o cliente utiliza o QR Code, ele é mais propenso a se envolver com tecnologias e mídias sociais. Uma possibilidade é criar páginas de destino com o QR Code para capturar informações, como e-mails, criando uma base de dados de clientes;
  • agilidade nas transações: com o QR Code, é possível enviar o cliente para a página de um produto ou mesmo para a página de pagamento do PayPal, agilizando as transações no seu e-commerce.

Tokens

De modo geral, Token — ou Token One Time Password (OTP), como são conhecidos — refere-se a um dispositivo (parecido com um chaveiro!) que garante a segurança do usuário ao gerar uma senha temporária de proteção com apenas um clique. Porque a tecnologia permite a autenticação do usuário e a utilização de certificados digitais, seu uso é muito comum em instituições financeiras, especialmente na segurança de transações por caixa eletrônico, e-commerce e telefone.

Atualmente, no entanto, já existem tokens de verificação de transações que rodam a partir de dispositivos móveis, dispensando a necessidade do token físico ou a autenticação com base em SMS. Alguns tokens modernos conseguem inclusive identificar ataques man-in-the-middle (MITM) — ou seja, a interceptação da comunicação por terceiros —, verificando a operação e garantindo uma transação mais segura.

Mas como aplicar isso no e-commerce mobile? O sistema de “tokenização” consiste em utilizar um token em vez de um número de cartão bancário (PAN), substituindo dados sensíveis e limitando os danos caso a transação seja comprometida. Se bem aplicada, em larga escala, a “tokenização” torna as fraudes financeiras impraticáveis.

Alguns sistemas de segurança com “tokenização” inteligente exigem que o cliente digite um número a cada compra realizada — o detalhe é que esse token muda a cada transação, então mesmo que um dispositivo móvel esteja infectado por vírus, é impossível que um hacker realize qualquer alteração sem o acesso ao número do token.

Outra aplicação comum da “tokenização” é na segurança das compras em um clique, eliminando a comunicação dos dados do cartão entre a operadora e o seu e-commerce. Por meio de uma conta cartão e um token, gerados na 1ª transação, a loja virtual só deverá lidar com o número de token associado à conta nas transações futuras, garantindo assim a segurança dos dados dos clientes.

E aí, gostou do post? Já utiliza alguma dessas alternativas de segurança no seu e-commerce? Então deixe o seu comentário abaixo!

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09\09\2016

eSocial: 6 dicas para tornar a empregada doméstica legal

eSocial: 6 dicas para tornar a empregada doméstica legal

Recentemente, a legislação referente aos direitos trabalhistas destinados ao emprego doméstico foi alterada. Por muito tempo, empregador e empregado doméstico mantiveram uma relação trabalhista informal, seja pela burocracia, pelo desconhecimento ou mesmo pela falta de uma norma específica que pudesse enquadrar este tipo de atividade.

Contudo, desde o dia 1º de outubro de 2015, o Módulo do Empregador Doméstico, inserido no portal eSocial, passou a funcionar. Nele, é possível consultar todas as informações referentes à relação trabalhista entre empregado e empregador doméstico, além de todos os direitos e obrigações. Além disso, o sistema também é responsável por emitir a guia unificada de recolhimentos de encargos trabalhistas referentes ao emprego doméstico.

De forma geral, o eSocial possibilita o recolhimento unificado dos tributos e do FGTS para os empregadores domésticos, por meio do Módulo do Empregador Doméstico, que, desde 2015, tem o seu recolhimento obrigatório.

Com a instituição do Simples Doméstico, o recolhimento fica destinado ao:

Trabalhador

  • 8% a 11% de Contribuição Previdenciária;
  • Imposto sobre a Renda da Pessoa Física — caso incida.

Empregador

  • 8% de contribuição patronal previdenciária;
  • 0,8% de seguro contra acidentes de trabalho;
  • 8% de FGTS;
  • 3,2% de indenização compensatória, que representa a multa de FGTS.

Mas muitas dúvidas surgem sobre o emprego doméstico, o que pode gerar problemas a empregadores e empregados, caso as informações repassadas não estejam corretas ou mesmo não sejam enviadas. Pensando nisto, elaboramos este post com algumas dicas para tornar a empregada doméstica legal. Continue acompanhando!

Mas o que é o eSocial?

O eSocial é um projeto do Governo Federal que disponibiliza, por meio de um sistema de escrituração digital, a geração das obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias referentes ao trabalho doméstico.

O sistema do eSocial permite que todas as informações do vínculo empregatício entre empregador e empregado doméstico sejam unificadas, como FGTS, INSS, multa por demissão sem justa causa, acidente de trabalho, cadastramento, folha de pagamento e demais informações.

No eSocial, é gerado o Documento de Arrecadação Social (DAE), que permite o recolhimento e a emissão de uma guia unificada. O sistema é um progresso da legislação referente a essa atividade, permitindo que empregadores domésticos cadastrem e insiram informações dos seus empregados no site e, assim, possam recolher os impostos devidos conforme a legislação vigente.

E qual a função do eSocial para o empregador doméstico?

O eSocial é uma facilidade online para o empregador doméstico e que permite unificar as obrigações e simplificar as informações prestadas. O endereço eletrônico para acesso e adesão é o www.esocial.gov.br.

Desde 2015, o uso do eSocial é obrigatório para todos os empregadores e empregados domésticos. Além disso, é por meio do eSocial que é realizado o recolhimento do FGTS e também onde é gerado a DAE e os demais tributos devidos pelo empregador doméstico.

Mas como acessar o sistema e realizar o cadastro de forma eficiente? Confira nossas dicas para não cometer erros e outros problemas que possam gerar dores de cabeça. Fique de olho!

1. Escolha a forma de acesso

Para empregadores domésticos que desejam cadastrar os seus colaboradores domésticos, é preciso acessar o portal do eSocial e fornecer as informações da relação trabalhista.

No caso de empregadores que já mantinham cadastro no antigo portal do eSocial, é preciso recadastrar os trabalhadores domésticos, uma vez que o novo portal não efetuou a transferência.

O acesso ao portal ocorre apenas com a utilização do CPF do empregador, não sendo possível utilizar o CEI para o cadastramento.

O acesso pode ocorrer de duas formas:

  • Certificado Eletrônico, emitido no padrão ICP-Brasil e;
  • Código de acesso, mediante identificação (todo empregador que já mantinha acesso no antigo portal deverá gerar um novo código de acesso e realizar um novo cadastramento).

2. Tenha todos os dados do empregado doméstico em mãos

Ao acessar o portal eSocial, o empregador deverá ter em mãos para o cadastramento do empregado:

  • Nome;
  • Número do CPF;
  • Data de nascimento;
  • Número do NIS — NIT/PIS/PASEP;
  • Nacionalidade;
  • Raça/cor;
  • Escolaridade.

No próximo passo, será preciso informar:

  • Data em que o trabalhador doméstico foi admitido;
  • Data de entrada no FGTS;
  • Número do telefone;
  • E-mail para contato;
  • CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social) com número, série e Unidade Federativa.

3. Fique atento: sem o CPF e o NIS do empregado doméstico, não é possível cadastrá-lo no eSocial

Tanto as informações do número de CPF quanto do NIS são obrigatórias para o cadastro no eSocial. Em caso de falta de informações, o trabalhador poderá obtê-las de dois modos:

4. Fique atento à data de vencimento da guia única de recolhimento mensal

Mensalmente, o empregador deverá emitir, no portal do eSocial, a guia unificada com todos os recolhimentos. Essa guia deverá ser quitada até o dia 7 de cada mês. Caso esse dia não seja de expediente bancário, o recolhimento deverá ser realizado no dia útil posterior ao vencimento.

5. Saiba que as verbas rescisórias são calculadas diretamente pelo eSocial

O empregador deverá informar a data do desligamento ocorrido a partir de 01/11/2015. Ao informar este dado, a guia rescisória será gerada, referente aos recolhimentos devidos sobre a remuneração do mês anterior e do mês de rescisão. No caso do trabalhador ter direito ao saque, serão emitidos dois DAE:

  • A primeira guia recolherá os 8% do FGTS e os 3,2% relativos à indenização compensatória pela perda do emprego;
  • A segunda guia é referente ao aviso prévio trabalhado, que será até o dia de desligamento do empregado.

6. Atente-se aos prazos

Empregadores precisam ficar atentos aos prazos das verbas rescisórios dos trabalhadores domésticos, como:

Aviso-prévio trabalhado:

O empregador terá o prazo de um dia útil após o término do prazo de aviso-prévio trabalhado para realizar o pagamento. Caso o empregador marque a homologação dentro deste prazo, o valor poderá ser quitado no ato da homologação.

Aviso-prévio indenizado:

Neste caso o empregador terá 10 dias ininterruptos após comunicar a demissão para quitar as verbas rescisórias. E assim como no aviso-prévio indenizado, caso ocorra homologação da demissão, poderá ser feita durante a homologação.

Nosso post foi útil? Esclareceu todas as dúvidas? Não deixe de comentar nos campos abaixo. Aguardamos a sua participação!

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16\08\2016

Nova forma de fiscalização do CFC: quais são as mudanças?

Nova forma de fiscalização da CFC: quais são as mudanças?

Com o avanço da tecnologia, o Conselho Federal de Contabilidade (CFC) também está se modernizando, para tornar os sistemas de suas atividades mais informatizados e efetivos. A nova forma de fiscalização da CFC tem como objetivo substituir os procedimentos de fiscalização que ainda são realizados de forma presencial nos escritórios de contabilidade por um sistema digital, mais moderno e eficiente.

Quer saber qual é a nova forma de fiscalização da CFC e se manter informado sobre todos os detalhes? Continue lendo o artigo!

Mudanças na fiscalização

Ao longo do ano de 2016 as empresas vão passar a trabalhar com um sistema totalmente integrado entre o CFC e todos os Conselhos Regionais de Contabilidade (CRC’s) de todos os estados da Federação. Assim, é possível dar mais transparência a todos os processos e integrar a tecnologia na área da contabilidade.

Com essa nova ferramenta, conhecida como fiscalização eletrônica ou e-fiscalização, todos os processos e procedimentos de um sistema de um escritório de contabilidade podem se tornar muito mais ágeis, ampliando o alcance das organizações ligadas à contabilidade.

Como será a implementação da nova forma de fiscalização do CFC?

A implementação do novo sistema irá ocorrer gradativamente: o profissional ou o escritório de contabilidade irá receber um e-mail com todos os detalhes sobre o novo procedimento de fiscalização. Nesse e-mail, irá juntamente com um link direto para o sistema informatizado, que deverá ser acessado e totalmente preenchido com as informações solicitadas pelo programa. O prazo para o cumprimento dessa obrigação será de dez dias.

Em setembro de 2016 irá começar o envio dos arquivos pelas empresas que tenham um faturamento acima de R$ 78 milhões.

Após essa primeira fase, os fiscais dos CRCs (Conselhos Regionais de Contabilidade) irão fazer a verificação de todos os dados cadastrados, solicitando ao profissional ou escritório de contabilidade a apresentação dos documentos comprobatórios para o conselho, que fará o agendamento da fiscalização e atestar a veracidade de todas as informações.

Todos os documentos devem ser apresentados digitalmente, de preferência em formato PDF. Essa solicitação também deve ser atendida em um prazo de até 10 dias. Os escritórios de contabilidade e profissionais podem ser fiscalizados a cada três dias, de acordo com as próprias normas de acordo com o Manual de Fiscalização do Sistema CFC/ CRCs.

Toda essa fiscalização é online, mas, dependendo do caso e de um possível desencontro das informações, poderá haver a visita presencial do fiscal do Conselho Regional de Contabilidade, quando a situação exigir (especialmente no caso de contradições entre informações e documentos ou suspeita de fraudes).

Quais são os documentos exigidos?

Através da nova forma de fiscalização da CFC, os documentos que devem ser enviados para averiguar a veracidade das informações, serão os seguintes:

– Alterações Contratuais do escritório;

– Contrato de Prestação de Serviços Contábeis;

– Decore;

– Demonstrações Contábeis;

– Escrituração Contábil;

– Perfil do executor de serviços fisco/contábeis;

– Perícia e Auditoria.

A fiscalização eletrônica é uma ferramenta moderna que tem como objetivo evoluir a maneira pela qual as fiscalizações são realizadas, possibilitando que os Conselhos Regionais de Contabilidade possam atuar de maneira mais eficiente. Assim, os CRCs poderão para cumprir o seu papel de maneira mais efetiva, defendendo os interesses do conselho e da sociedade.

Por esta razão, os escritórios e profissionais da área de contabilidade precisam atender à nova forma de fiscalização da CFC. Se você já recebeu o e-mail do CRC, acesse o link indicado no e-mail, logo depois o sistema de serviços com a sua senha, dê a sua concordância e providencie todos os documentos necessários dentro do prazo estipulado.

Assim, você se mantem dentro da lei e seu negócio não irá sofrer qualquer tipo de multa ou penalidades pelo Conselho Regional de Contabilidade no seu estado.

Vantagens da fiscalização eletrônica

A fiscalização eletrônica é muito vantajosa para os escritórios de contabilidade, empresas especializadas e profissionais autônomos. Veja os benefícios da nova forma de fiscalização da CFC:

1 – Fiscalização totalmente online

Com a nova forma de fiscalização da CFC, todos os procedimentos são realizados através da internet, começando pelo email que é recebido pelo escritório ou pelo profissional autônomo.

Assim, os trabalhos no local não serão interrompidos nem sofrerão com qualquer tipo de atraso ou parada nos trabalhos, para que os fiscais do conselho sejam atendidos e os profissionais não precisem interromper o seu trabalho para mostrar toda a documentação solicitada.

2 – Maior Comodidade

Os profissionais e escritórios que forem fiscalizados podem atender à solicitação e fazer a E-Fiscalização no momento que for mais adequado para os profissionais da contabilidade, desde que os prazos estabelecidos sejam respeitados e seguidos à risca.

3 – Não é necessário dispor de nenhum espaço físico

Para atender a nova forma de fiscalização da CFC, os escritórios e profissionais não precisam atender aos fiscais no local físico onde o estabelecimento funciona ou onde o trabalho autônomo é realizado, a menos que hajam discrepâncias nos dados enviados ao novo sistema da E-Fiscalização e a fiscalização necessite ser presencial.

4 – Agilidade no atendimento

Com um sistema totalmente online e informatizado, a fiscalização é realizada de maneira ágil e efetiva, já que os documentos são enviados via internet e torna todo o processo mais rápido, tornando a fiscalização mais ágil e efetiva.

5 – Redução de custos

Como não há a necessidade de deslocar os fiscais dos Conselhos Regionais de Contabilidade para os escritórios de contabilidade, o custo para a realização da fiscalização é bem menor.

6 – Análise Ampla de Documentos

Como os documentos a serem enviados já são pré-determinados, isso possibilita uma análise de documentos muito mais criteriosa por parte dos fiscais, com o objetivo de evitar fraudes e golpes no sistema contábil das empresas.

7 – Objetividade na fiscalização

Com a E-Fiscalização, o trabalho de fiscalização de documentos é bem mais objetivo e é realizado de acordo com as resoluções e normas do Conselho Federal de Contabilidade.

E você, conseguiu compreender como irá funcionar a nova forma de fiscalização da CFC? Se ainda tiver ficado alguma dúvida sobre o assunto, deixe a sua opinião nos comentários!

 

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09\08\2016

Como não ter dor de cabeça com a certificação digital?

Como não ter dor de cabeça com a certificação digital?

Se você é gestor de escritório contábil e tem dúvidas do que é o Certificado Digital, para que ele serve, continue a ler este artigo. Responderemos estas e outras dúvidas sobre o assunto para que você entenda a importância dessa ferramenta que vai te ajudar a economizar tempo, diminuir custos e aumentar a produtividade do seu escritório ao aderir ao certificado digital.

O que é um certificado digital?

O certificado digital é um documento imprescindível para quem atua na área contábil. Ele é uma identidade virtual, ou seja, permite a identificação segura do autor de uma mensagem ou transação eletrônica com validade jurídica feita através da Web.

O certificado digital contém os dados de seu titular e as informações enviadas são criptografadas (informações em forma de códigos onde somente quem tem a “chave” poderá decifrar este código e ler as informações nela contida), evitando que pessoas indesejadas tenham acesso ao conteúdo.

Esta tecnologia reforça os mecanismos de segurança para transações online.  Como o comércio online (e-commerce) tem crescido de forma constante os certificados digitais têm ganhado um espaço cada vez maior, trazendo segurança, ganho de tempo e comodidade.

Quem pode ter um certificado digital?

O certificado digital pode ser adquirido tanto por pessoas físicas quanto por pessoas jurídicas.

De acordo com o Comitê Gestor do Simples Nacional, a partir de 7 de julho de 2016 empresas que emitem Nota Fiscal eletrônica e tem mais de 4 funcionários deverão adquirir o certificado digital.

Para que serve?

O certificado digital é útil quando é necessário identificar e validar a identidade de um usuário, como em transações bancárias e envio de informações ao fisco.

A grande vantagem é a eliminação de processos burocráticos ou a possibilidade de resolver tudo pela web, sem sair de casa e se dirigir a um órgão público ou cartório.

Nas empresas e em escritórios contábeis é necessário haver um certificado digital para o envio de informações ao fisco como o Sped (Sistema Público de Escrituração Digital), GIA (Gerenciamento de Identidades e Acessos) entre outros.

Sem contar na facilidade de obter documentos junto á Receita Federal.

Obrigatoriedade

  • Toda empresa ou segmento econômico que emite nota fiscal eletrônica (NF-e);
  • Qualquer estabelecimento que emite cupom fiscal eletrônico;
  • Toda pessoa jurídica que transmite o Sped;
  • Para apresentação de declarações junto á Receita Federal Brasileira
  • Empresas com mais de 8 funcionários (mesmo que seja optante pelo regime Simples Nacional)

É a assinatura eletrônica (através do certificado digital) que confirma a veracidade dos documentos e declarações. Todas as empresas que emitem nota fiscal eletrônica (NF-e) são obrigadas a ter o certificado digital.

Como obter?

O primeiro passo é escolher uma autoridade certificadora (AC). A autoridade certificadora segue as normas e diretrizes do órgão que administra e rege a Certificação Digital no Brasil que é o o ITI – Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.

Os certificados digitais mais populares são o e-CNPJ e o e-CPF. Como o próprio nome diz, esses certificados nada mais são do que a versão eletrônica de seu CPF (pessoa física) e CNPJ (pessoa jurídica).

e-CPF

Através do certificado digital do e-CPF, você pode simplificar o processo de recolhimento do FGTS, realizar serviços cartoriais pela internet e até obter cópias de declarações do imposto de renda.

e-CNPJ

Com o e-CNPJ você poderá emitir notas fiscais eletrônicas, realizar transações bancárias em meios eletrônicos e assinar documentos digitais com validade jurídica.

Outros certificados digitais

Existem outros certificados como:

  • e-Social – usado para acessar a Conectividade Social – Canal de relacionamento entre empresas e a previdência Social;
  • NF-e – indicado para empresas precisam emitir e assinar notas fiscais eletrônicas.

Cuidados

As informações enviadas através do certificado digital são assinadas através da certificação digital. Essa assinatura é criptografada. Ou seja, a assinatura é indecifrável. O que faz a criptografia da assinatura é a chave privada. Essa chave em conjunto com uma chave pública usa o sistema de criptografia assimétrica (somente quem tem a chave privada e a chave pública podem ter conhecimento do conteúdo do documento enviado).

Senha – é necessário criar uma senha para proteger a chave privada. Ela deve permanecer sempre segura.

Formulação da senha – Para formular a senha que irá proteger a chave privada, utilize uma senha longa, mesclando letras minúsculas, letras maiúsculas, símbolos e números, pois existem programas que foram feitos especialmente para desvendar senhas e roubar os dados protegidos por essa senha.

Não utilizar como senha: datas de aniversários ou nomes de familiares, telefones e endereços. Deve evitar o uso de dados pessoais ou qualquer elemento relacionado à própria pessoa.

Recomenda-se memorizar a senha ao invés de anotá-la.

Computador compartilhado – Se as chaves criptografadas (sistema assimétrico) forem geradas em um computador onde diversos usuários têm acesso, saiba que não é recomendável que o armazenamento da chave privada esteja no disco rígido, pois assim qualquer usuário poderá ter acesso.

O melhor a ser feito é armazenar em um smart card (cartão de memória) ou token (dispositivo eletrônico gerador de senhas).

Tome cuidado com os vírus de computador, eles podem danificar a chave privada.

Token ou Smart Card – se a chave privada estiver armazenada em token ou smart card, tome cuidado onde elas serão guardadas. É prudente mantê-las fisicamente seguras, de preferência em locais de acesso restrito.

Se for necessário deixar o computador ligado, proteja a tela com protetor de tela com senha.

O não uso da senha deixará o acesso às chaves desprotegidas. Assim, qualquer usuário não autorizado terá acesso a este software e conseqüentemente à chave privada e poderá efetuar transações em nome do titular.

Sendo assim, contas bancárias poderão ser movimentas e contratos assinados como se fossem o titular, e isso poderá gerar transtornos para a empresa ou titular da chave privada.

Vale lembrar que o certificado digital é a “identidade” da pessoa no mundo virtual. Sendo assim, é necessário tomar cuidado para evitar que outra pessoa possa agir seu nome e fechar negócios, contratos ou realizar transações bancárias em nome do titular do certificado.

É importante ressaltar que o número de fraudes aumentou principalmente no que diz respeito às transações eletrônicas.

E ai, suas dúvidas sobre o certificado digital foram sanadas? Compartilhe conosco!  Curta nossa página no Facebook.

 

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