VALID Certificadora
16\08\2018

eSocial: entenda todas as normas e mudanças recentes

O eSocial é uma das principais ferramentas de recolhimento de tributos trabalhistas do governo. E desde o dia 1º de outubro de 2015, entrou no ar o Módulo do Empregador Doméstico. Nele, é possível consultar as informações referentes à relação trabalhista entre empregador e empregado doméstico, além de todos os direitos e obrigações.

O sistema também é responsável por emitir a guia unificada de recolhimentos de encargos trabalhistas, referentes ao trabalho prestado durante o mês. Assim, a solução traz mais agilidade para o pagamento de tributos trabalhistas e, dessa forma, reduz o número de fraudes ou erros na hora do empregador recolher os impostos da área, garantindo a manutenção de uma empregada doméstica legal.

Por muito tempo, empregador e empregado doméstico mantiveram uma relação trabalhista informal, seja pela burocracia, pelo desconhecimento ou mesmo pela falta de uma norma específica que pudesse enquadrar esse tipo de atividade. Mas, essa é uma realidade do passado. Recentemente, foi alterada a legislação referente aos direitos trabalhistas destinados ao emprego doméstico, trazendo mais segurança para o trabalhador e o seu patrão.

De forma geral, o eSocial possibilita o recolhimento unificado dos tributos e do FGTS para os empregadores domésticos, por meio do Módulo do Empregador Doméstico, que tem o seu recolhimento obrigatório desde 2015. São eles:

Trabalhador

  • 8% a 11% de Contribuição Previdenciária;
  • Imposto sobre a Renda da Pessoa Física — caso incida.

Empregador

  • 8% de contribuição patronal previdenciária;
  • 0,8% de seguro contra acidentes de trabalho;
  • 8% de FGTS;
  • 3,2% de indenização compensatória, que representa a multa de FGTS.

Porém, muitas dúvidas surgem sobre o trabalho doméstico e em outras categorias, o que pode gerar problemas a empregadores e empregados, caso as informações repassadas não estejam corretas ou não sejam enviadas.

Pensando nisso, elaboramos este post com algumas dicas para ajudá-lo a tornar a empregada doméstica legal. Continue acompanhando!

Mas o que é o eSocial?

O eSocial (também conhecido como Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas) é um projeto do Governo Federal que, através de um sistema de escrituração digital, disponibiliza a geração das obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias referentes às relações de trabalho. Ele foi criado a partir da regulamentação da Emenda Constitucional n° 72/2013, para trazer menos burocracia para empregadores.

O sistema do eSocial permite que todas as informações do vínculo empregatício sejam unificadas, como FGTS, INSS, multa por demissão sem justa causa, acidente de trabalho, cadastramento, folha de pagamento e demais dados.

No eSocial, é gerado o Documento de Arrecadação eSocial (DAE), que permite o recolhimento e a emissão de uma guia unificada. O sistema é um progresso da legislação referente a essa atividade, permitindo que empregadores domésticos cadastrem e insiram informações dos seus empregados no site e, assim, possam recolher os impostos devidos.

E qual é a função do eSocial para que o empregador mantenha uma empregada doméstica legal?

O eSocial é uma facilidade online para o empregador, que permite unificar as obrigações e simplificar as informações prestadas. O endereço eletrônico para acesso e adesão é o www.esocial.gov.br.

Desde 2015, seu uso é obrigatório para todos os empregadores e empregados domésticos. Além disso, por meio do eSocial é realizado o recolhimento do FGTS e também gerado o DAE e os demais tributos devidos pelo empregador. Em outras palavras, o eSocial funciona como uma plataforma centralizada para a gestão de encargos e tributos trabalhistas de várias categorias.

Mas, como acessar o sistema e realizar o cadastro de forma eficiente? Confira nossas dicas para não cometer erros e evitar problemas que possam gerar dores de cabeça. Fique de olho!

1. Escolha a forma de acesso

Para empregadores que desejam cadastrar os seus colaboradores domésticos, é preciso acessar o portal do eSocial e fornecer as informações da relação trabalhista.

Os empregadores que já mantinham cadastro no antigo portal do eSocial devem recadastrar os trabalhadores domésticos, uma vez que o novo portal não efetuou a transferência.

O acesso ao portal ocorre apenas com a utilização do CPF do empregador, não sendo possível utilizar o CEI para o cadastramento.

O acesso pode ocorrer de duas formas:

  • Certificado Eletrônico, emitido no padrão ICP-Brasil;
  • código de acesso, mediante identificação (todo empregador que já mantinha acesso no antigo portal deverá gerar um novo código de acesso e realizar um novo cadastramento).

2. Tenha todos os dados do empregado doméstico em mãos

Ao acessar o portal eSocial, o empregador deverá ter em mãos para o cadastramento do empregado:

  • nome;
  • número do CPF;
  • data de nascimento;
  • número do NIS — NIT/PIS/PASEP;
  • nacionalidade;
  • raça/cor;
  • escolaridade.

No próximo passo, será preciso informar:

  • a data em que o trabalhador doméstico foi admitido;
  • o número do telefone do empregador;
  • um e-mail para contato;
  • a CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social) do trabalhador com número, série e Unidade Federativa.

3. Fique atento: sem o CPF e o NIS do empregado doméstico, não é possível cadastrá-lo no eSocial

Tanto as informações do número de CPF quanto do NIS são obrigatórias para o cadastro no eSocial. Em caso de falta de informações, é possível obtê-las de dois modos:

4. Fique atento à data de vencimento da guia única de recolhimento mensal

Mensalmente, o empregador deverá emitir no portal do eSocial a guia unificada com todos os recolhimentos. Essa guia deverá ser quitada até o dia 7 de cada mês. Caso esse dia não seja de expediente bancário, o recolhimento deverá ser realizado no dia útil posterior ao vencimento.

Fique sempre atento a essa data. Emita a guia com antecedência e, se possível, faça o agendamento do pagamento pelo internet banking do seu banco. Evitando atrasos, você não terá gastos maiores com o recolhimento do tributo, como juros e multas.

5. Saiba que as verbas rescisórias são calculadas diretamente pelo eSocial

O empregador deverá informar a data do desligamento ocorrido a partir de 1º/11/2015. Ao informar esse dado, a guia rescisória será gerada, referente aos recolhimentos devidos sobre a remuneração do mês anterior e do mês de rescisão. No caso do trabalhador ter direito ao saque, serão emitidos dois DAE:

  • a primeira guia recolherá os 8% do FGTS e os 3,2% relativos à indenização compensatória pela perda do emprego;
  • a segunda guia é referente ao aviso prévio trabalhado, que será até o dia de desligamento do empregado.

6. Atente aos prazos

Empregadores precisam ficar atentos aos prazos das verbas rescisórios dos trabalhadores domésticos, tais como:

Aviso-prévio trabalhado

O empregador terá o prazo de um dia útil após o término do prazo de aviso-prévio trabalhado para realizar o pagamento. Caso o empregador marque a homologação dentro desse prazo, o valor poderá ser quitado no ato da homologação.

Aviso-prévio indenizado

Nesse caso, o empregador terá 10 dias ininterruptos após comunicar a demissão para quitar as verbas rescisórias. E assim como no aviso-prévio indenizado, caso ocorra homologação da demissão, ela poderá ser feita durante a homologação.

Como facilitar o uso do eSocial?

Dentro do ambiente doméstico, o uso do eSocial pode ser um pouco mais difícil. Normalmente, o empregador não é um especialista em questões burocráticas e, mesmo assim, precisa lidar com esses pontos.

Com isso, toda a tarefa pode ficar um pouco mais difícil e demorada. Dependendo do caso, a empresa não terá os recursos técnicos necessários para executar todas as rotinas administrativas com a qualidade necessária. Consequentemente, aumentam as chances de erros e irregularidades, resultando em multas e prejuízos para ambos os lados.

Para que isso não aconteça, algumas dicas fazem toda a diferença. Aproveite para verificar quais práticas podem ser otimizadas e, assim, diminuir as chances de algo dar errado. Confira abaixo!

Contrate um profissional de contabilidade

É muito comum que as pessoas contratem contadores para diversas tarefas, sendo a declaração de Imposto de Renda a mais frequente. Entre os não isentos e entre quem não faz a declaração simplificada, é ainda mais relevante a ajuda de um profissional desse tipo. Ele possui o conhecimento técnico para evitar erros simples e, ao mesmo tempo, dá ao empregador a chance de focar em atividades mais importantes para o seu dia a dia.

Da mesma forma que utilizamos contadores para o envio da declaração de Imposto de Renda, algo parecido pode ser feito com o eSocial. Há duas questões principais: esse sistema não é totalmente intuitivo e essa é uma obrigação muito recente.

As duas coisas tornam mais difícil o seu uso correto. E lembre-se que, em caso de erros, os custos aumentam rapidamente. Logo, o apoio de um contador pode ser fundamental: um profissional da área de contabilidade tem todos os conhecimentos necessários para cumprir com as obrigações relacionadas a essa declaração, evitando erros comuns.

A ajuda dele, portanto, é necessária para manter tudo em dia e totalmente regularizado, evitando multas e possíveis punições pela não adequação ao que é exigido por lei. O ideal é contratar um profissional especializado e experiente, capaz de cumprir todos os requisitos da forma certa.

Se possível, verifique com outros clientes como é o perfil do profissional que você deseja contratar. Além disso, verifique se ele possui certificados de qualidade e está em dia com as suas obrigações com o órgão regulamentador da profissão.

Guarde todos os comprovantes de pagamento

O DAE está entre os documentos mais importantes gerados pelo eSocial. Ele funciona como uma espécie de recibo, garantindo que o empregador quitou os valores referentes ao trabalho da empregada doméstica conforme manda a lei. Assim, transtornos jurídicos são evitados e o empregador terá a garantia de que todos os pagamentos foram feitos corretamente.

Para o trabalhador, ele é utilizado para dar entrada no seguro-desemprego, acessar o FGTS e solicitar outros direitos. Sem ele, é quase como se não houvesse regularização da situação empregatícia. Em outras palavras, o DAE é a porta de acesso do trabalhador aos seus direitos trabalhistas.

O caso é que erros no eSocial impedem a impressão de uma segunda via que corresponda totalmente à versão original. Com isso, perder esse comprovante pode trazer dores de cabeça, irregularidades e dificuldades para todas as partes.

Para evitar esse cenário, você deve guardar todos os comprovantes de pagamento em um local protegido. Faça cópias de segurança e garanta que cada uma fique armazenada em um servidor diferente. Se possível, armazene cópias digitalmente, evitando que problemas graves (como incêndios, extravio ou apenas danos físicos) comprometam a integridade de seus comprovantes.

Mande também uma das cópias para o empregado, assim não há nenhum risco de que essa informação seja perdida. Além disso, essa prática dá ao trabalhador a segurança de que os seus direitos estarão garantidos caso o contrato de trabalho seja encerrado.

Fique atento às mudanças na lei

Embora o eSocial já esteja em funcionamento parcial graças a esse módulo, ele ainda não foi implantado totalmente. Segundo a Receita Federal, o novo prazo para a conclusão de tal transformação é junho de 2018.

Porém, até que tudo comece a funcionar de maneira definitiva, muitas transformações podem acontecer. Devido à busca constante por processos melhores e mais alinhados, é muito provável que ainda sejam anunciadas mudanças nesse tema até que tudo esteja devidamente implantado. Não prestar atenção nisso pode fazer com que você utilize o módulo incorretamente.

As mudanças podem surgir a qualquer momento. Sendo assim, é necessário ficar de olho na lei, a fim de identificar com precisão o que precisa ser feito de maneira diferente.

A partir de 2018, por exemplo, uma série de mudanças será feita na plataforma a partir da Lei Complementar nº 155/2016. Ela afetará grande parte dos usuários do eSocial, como empresas inseridas no Simples Nacional e Microempreendedores Individuais (MEIs). Novos limites de faturamento serão impostos, assim como serão feitas modificações na emissão de tributos.

As medidas foram aprovadas pelo Comitê Gestor do Simples Nacional e publicadas em duas resoluções: a CGSN nºs 136 e 137, ambas publicadas no Diário Oficial da União. Confira abaixo como todas as mudanças afetam o seu negócio!

Resolução CGSN nº 136

A Resolução CGSN nº 136 implementa novos limites de recolhimento de ICMS e ISS no Simples Nacional para o ano-calendário de 2018. Eles serão compostos pelos seguintes valores:

  • R$ 1.800.000,00 para o Acre, o Amapá e Roraima;
  • R$ 3.600.000,00 para todos os outros estados e o Distrito Federal.

O limite anual de faturamento para empresas que optam pelo Simples Nacional também será modificado. A partir de 2018, a cifra máxima será de R$ 4.800.000,00.

Os limites acima descritos serão considerados apenas para fins de recolhimento de ICMS e ISS. Caso a empresa supere esses valores, o gestor deverá buscar recolher os impostos devidos diretamente aos órgãos fiscais do Estado, Distrito Federal ou Município.

Resolução CGSN nº 137

A Resolução CGSN nº 137 é mais abrangente do que a Resolução CGSN nº 136. Da necessidade do uso de Certificados Digitais às atividades inseridas no MEI, separamos as novidades mais importantes para você. Confira!

Certificados digitais serão obrigatórios para mais pessoas

A partir de julho de 2018, empresas de pequeno porte e microempresas com empregados deverão utilizar certificados digitais para cumprir as obrigações da GFIP e do eSocial. Contudo, companhias com apenas um empregado e que façam uso da modalidade online continuarão com o uso do código de acesso.

Novas nomenclaturas para as ocupações que fazem parte do regime de Microempreendedor Individual (MEI)

O CGSN também determinou que todas as ocupações do MEI passem a ter o termo “independente” no final de sua descrição.

Observe as mudanças nas ocupações que podem fazer parte do MEI

Também foram inseridas novas ocupações no regime, que são:

  • apicultor(a) independente;
  • cerqueiro(a) independente;
  • locador(a) de bicicletas, independente;
  • locador(a) de material e equipamento esportivo, independente;
  • locador(a) de motocicleta, sem condutor, independente;
  • locador(a) de vídeo games, independente;
  • viveirista independente;
  • prestador(a) de serviços de colheita, sob contrato de empreitada, independente;
  • prestador(a) de serviços de poda, sob contrato de empreitada, independente;
  • prestador(a) de serviços de preparação de terrenos, sob contrato de empreitada, independente;
  • prestador(a) de serviços de roçagem, destocamento, lavração, gradagem e sulcamento, sob contrato de empreitada, independente;
  • prestador(a) de serviços de semeadura, sob contrato de empreitada, independente.

Além disso, a partir de 2018, quem atua como arquivista de documentos, contador ou técnico contábil e personal trainer não poderá ser mais MEI. Tais profissionais devem solicitar o seu desquadramento no Portal do Simples Nacional.

Entre as outras mudanças, também destacamos:

  • guincheiros independentes terão incidência simultânea de ICMS e ISS a partir de 2018;
  • as declarações retificadoras que possuam como objetivos a redução de débitos não serão consideradas quando existir parcelamento deferido para o mesmo período;
  • todos os débitos do ISS ou do ICMS que não forem lançados no Sistema Único de Fiscalização e Contencioso do Simples Nacional (Sefisc), em qualquer uma das hipóteses autorizadas pelo CGSN (de acordo com o artigo 129 da Resolução CGSN nº 94/2011), serão inseridos na dívida ativa estadual, distrital ou municipal conforme a localização da empresa.

Novamente, contar com um profissional de contabilidade é bastante útil. Como ele está sempre atualizado, é provável que consiga absorver as transformações sem dificuldades e manter a regularização.

Fique atento às condições especiais

É necessário dar ainda mais atenção às questões “especiais” ligadas ao pagamento dos direitos do trabalhador doméstico. Por exemplo, as férias e o 13° salário são situações que precisam ser observadas com cuidado.

O 13°, por exemplo, pode ser quitado em duas parcelas ou de uma só vez. Nesse último caso, fique atento ao prazo-limite para o pagamento — normalmente, é o começo de dezembro.

As férias devem ser informadas adequadamente no sistema. Caso sejam fracionadas, o empregador precisa calcular o tempo trabalhado no mês.

Inclusive, essa é outra questão que merece atenção. No caso de faltas ou licenças, o salário deve ser proporcional aos dias trabalhados. De maneira semelhante, horas extras precisam estar dentro do limite permitido e também devem ser remuneradas.

Caso você tenha um contador, é necessário transmitir todos esses dados para ele, para que ele possa definir corretamente qual é a base de cálculo. Evitar erros no pagamento de férias, décimo terceiro ou horas extras livram o empregador de prejuízos como o pagamento de multas trabalhistas.

Fique atento à base de cálculo

Como já falamos anteriormente, estar em dia com os tributos trabalhistas é um ponto-chave para evitar problemas fiscais e legais. Além de um bom controle sobre os seus comprovantes e datas de pagamento, você também pode utilizar o eSocial para verificar quais são os tributos devidos.

Hoje, além de plataforma de pagamentos, o eSocial também funciona como um mecanismo para apurar quais são os tributos devidos pelo empregador. Mas, que fique claro: ele não possui funções como o controle de ponto e tampouco pode ser considerado um sistema de folha de pagamento completo.

Questões como horas extras e descontos não podem ser adicionadas a esse sistema, já que não dizem respeito ao pagamento de impostos. A mudança acontece na base de cálculo, dada pela renda mensal.

Se você não informar corretamente ao contador ou não fizer os cálculos por conta própria, o valor mensal estará incorreto e os tributos também. Por isso, tenha atenção para garantir que o montante seja estabelecido de acordo com as condições do período trabalhado: mantenha um bom controle sobre as horas trabalhadas, horários de entrada e saída, além das horas extras trabalhadas.

Busque novas informações sobre o assunto

Mesmo quando você conta com um profissional de contabilidade, é muito importante buscar cada vez mais informações sobre o tema. Isso ajuda a reconhecer a importância desse sistema e, acima de tudo, a entender melhor como ele funciona.

Para muitos, ele é uma verdadeira sopa de letrinhas e, embora tenha sido feito para desburocratizar a operação, trouxe algumas dificuldades pontuais. Porém, quanto mais acostumado o empregador estiver a esse ambiente, mais fácil será sua utilização.

Portanto, acompanhe notícias sobre o eSocial e busque conteúdos que ajudem no cumprimento de todas as obrigações. Além disso, converse com o contador para que você tenha total compreensão da solução.

Isso ajuda, inclusive, a garantir a fiscalização sobre todos os processos, de modo que você tenha certeza de que está pagando o tanto que deveria.

Para garantir a empregada doméstica legal, é fundamental utilizar o eSocial de maneira adequada. Para facilitar, vale ter a ajuda de um contador, além de executar boas práticas que trazem segurança e regularidade!

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VALID Certificadora
15\08\2018

Descubra os benefícios do uso de certificado digital para órgãos públicos

A identificação digital é uma tecnologia que está rapidamente se espalhando em todos os setores do Brasil e do Mundo. O certificado digital para órgãos públicos é uma das ferramentas que não só está acelerando toda a produtividade dessas entidades públicas, como também aumentando a qualidade de seus serviços.

Essa inovação consiste em um instrumento cuja finalidade é dar autenticidade e confiabilidade nas assinaturas digitais, permitindo a digitalização de documentos com a mesma validade jurídica do físico, realizar transações bancárias online, entre outras aplicabilidades.

A implementação da tecnologia no ramo público garante benefícios tanto para os cidadãos quanto para os órgãos do governo, sejam eles municipais, estaduais ou federais.

Se você quer saber como os certificados digitais são utilizados nessa área, acompanhe a leitura deste artigo. Aqui, você saberá como eles funcionam e, após, listamos e explicamos 5 situações em que a tecnologia é utilizada na prática! Confira!

Como funciona o certificado digital para órgãos públicos

Em qualquer órgão público, a implementação de uma tecnologia deve ser estudada pelas autoridades da entidade e passar por um processo com diversas etapas. Trata-se de um procedimento necessário. Afinal, o orçamento público deve ser gasto com bens úteis para os cidadãos.

As funcionalidades desses certificados são as mesmas dos serviços privados. As principais são:

  • garantir validade jurídica para documentos digitalizados;
  • realizar transações pela internet;
  • assinar digitalmente contratos;
  • enviar declarações;
  • entre outros.

Os órgãos públicos estão cada vez mais adotando os certificados. Por exemplo, no ano de 2017, o Instituto Nacional da Tecnologia da Informação (ITI), órgão responsável pela edição das normas sobre o tema, negociou a aquisição de cerca de 700 mil desses bens para o governo.

O número de certificados ativos no setor público já ultrapassou 8 milhões, os quais realizam centenas de milhões de transações nos sistemas públicos. Isso é devido ao fato de que esses bens garantem inúmeros benefícios aos órgãos em que são utilizados:

  • segurança nas operações pela internet;
  • economia de gastos com impressões, armazenamento e envios;
  • maximização da agilidade com redução da burocracia;
  • aumento da produtividade e qualidade do serviço.

Quais são alguns exemplos do uso do certificado digital nessa área

Você deve estar se perguntando onde são utilizados todos esses certificados. Como eles têm diferentes utilidades, vários órgãos diferentes os implementam em sua rotina. Confira, a seguir, 5 principais exemplos de uso dessa tecnologia.

1. Receita Federal Brasileira

Com a adoção da tecnologia, a Receita Federal criou o Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC). Esse é um portal de comunicação online entre o contribuinte e o órgão. Ele pode ser acessado tanto por pessoas físicas quanto jurídicas, desde que possuam um certificado digital.

A lista de serviços oferecidos pelo e-CAC é excessivamente robusta. Confira alguns exemplos das operações disponibilizadas:

  • inscrição, alteração e consulta de matrícula do Cadastro Específico do INSS (CEI);
  • consultar situação ou quadro de sócios de um CNPJ;
  • consultar informações de um CPF;
  • verificar situação fiscal do contribuinte, seja pessoa física ou jurídica;
  • obter 2ª vias de autos e notificações para declarações fiscais;
  • acompanhar o andamento de requerimentos;
  • consultar processos digitais no órgão;
  • entre outras inúmeras funcionalidades.

Escrituração dos livros fiscais

Com o advento do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), obter um certificado digital se tornou obrigatório para várias empresas. Esse sistema consiste no envio dos documentos fiscais e contábeis à Receita Federal de forma completamente eletrônica.

Para o Fisco, o certificado não só torna a fiscalização mais prática e eficaz, permite a redução da sonegação fiscal, aumenta a arrecadação pelos contribuintes, como também gera economia, segurança e desburocratização dos procedimentos fiscais.

O seu surgimento não deve ser visto como um entrave às companhias. Os certificados também geram inúmeros benefícios para as empresas que a implementam.

2. Tribunais de Justiça

A partir da data de 17 de dezembro de 2013, o Conselho Nacional de Justiça (CNJ) aprovou a obrigatoriedade do Processo Judicial Eletrônico (PJe) nos tribunais de todo o território nacional.

Esse sistema torna o peticionamento — envio de documentos em um processo — completamente virtual. A sua origem se deu em virtude da morosidade dos processos brasileiros. A finalidade principal do PJ-e é tornar a prestação jurisdicional mais transparente, ágil, prática e econômica.

Os certificados digitais são o elemento-chave para conquistar esse objetivo, pois eles garantem a validade jurídica dos atos e das assinaturas dos juízes, advogados e servidores. Portanto, é fundamental que eles detenham esse bem.

O peticionamento eletrônico está sendo utilizado em mais de 3.321 órgãos julgadores, como varas, turmas recursais e tribunais. Visto que os custos de implantação da tecnologia e da aquisição dos certificados é econômico, esse número se eleva a cada dia.

3. CONTRAN

O Conselho Nacional de Trânsito (CONTRAN) publicou a Resolução n.º 712 em outubro de 2017. Essa norma entra em vigor em maio de 2018 e permite que a transferência de documentos relativos à propriedade de veículos seja feita eletronicamente.

Os interessados deverão solicitar um Certificado Eletrônico de Registro de Veículo (CRV-e) e, após, adquirir uma Autorização Eletrônica Para Transferência de Propriedade de Veículo (ATPV-e).

A novidade propicia economia e desburocratização do procedimento. Essas vantagens são conseguidas com a assinatura digital, a qual é validada pelo certificado digital.

4. Cartório Digital

Cartórios digitais já são realidade em nosso país. Com o avanço da tecnologia, as montanhas de papéis, as pastas, os carimbos, entre outros documentos comuns de um cartório, são substituídos por simples servidores e computadores contendo todos os arquivos necessários.

Graças à segurança oferecida pelos certificados digitais, os tabeliães e seus escreventes ou auxiliares poderão assinar certidões, registros e demais documentos com a mesma validade jurídica que as suas versões físicas.

Não há razões para recusar a implementação dessa tecnologia. Ela é capaz não somente de maximizar a produtividade dos colaboradores da entidade, como também minimizar os custos com papéis, tintas, impressoras e reduzir drasticamente a burocracia envolvida.

5. Prefeituras

Os certificados digitais têm inúmeras aplicabilidades para as prefeituras do Brasil. Essas funcionalidades variam desde a facilidade na emissão de documentos e na realização de declarações até a participação em programas do governo.

Acesso ao Siconfi

Prefeitos que desejam acessar o sistema da Secretaria do Tesouro Nacional (STN) para consultar declarações, verificar consórcios, entre outros atos similares, deverão fazê-lo por meio do certificado digital.

Uma das funcionalidades do certificado é permitir a identificação do seu usuário. Dessa forma, tem-se a certeza de que o indivíduo que está acessando essas informações é a pessoa legítima para fazê-lo.

Cartão Reforma

O Ministério das Cidades trouxe uma grande novidade para os municípios brasileiros. A partir deste ano, as prefeituras que desejarem participar de um programa chamado Cartão Reforma, que beneficia a compra de materiais de construção, deverão adquirir um certificado digital de pessoa jurídica.

A exigência visa garantir a segurança das informações, das operações e das transações executadas. Elas serão interligadas ao sistema da Receita Federal para assegurar que tudo está sendo cumprido conforme a lei.

O certificado digital para órgãos públicos é acessível, econômico e vantajoso. Porém, o seu impacto vai além de apenas uma vantagem para a entidade. Uma boa prestação dos serviços públicos influencia na qualidade de vida de todos os cidadãos brasileiros. Por essa razão, os certificados digitais emergem-se como componentes fundamentais para o bem-estar social e o desenvolvimento do nosso país.

Se você deseja aproveitar todos os benefícios dessa tecnologia, entre em contato conosco e modernize a sua entidade!

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VALID Certificadora
08\08\2018

O prazo para entrega da DCTF-Web é adiado para 15 de setembro

A Valid Certificadora, empresa do Grupo Valid S.A, especializada em Certificação Digital, alerta que a obrigatoriedade do eSocial de entregar a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos – DCTF-Web -, foi adiada para 15 de setembro pela Receita Federal.

Vale lembrar que o eSocial, por se tratar de um Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, em um ambiente que faz parte do SPED – Sistema de Escrituração Pública Digital, precisa obrigatoriamente que todas as informações e transmissões sejam feitos com uso de Certificado Digital ICP-Brasil.

A primeira fase do eSocial abrange as entidades empresariais com faturamento acima de R$78 milhões no ano-calendário de 2016 e começa a valer a partir da competência de agosto de 2018, conforme a Instrução Normativa RFB nº 1.819, de 2018, publicada em 30 de julho no Diário Oficial da União.

Márcio Nunes, diretor geral da Valid Certificadora, comenta que as empresas precisam estar atentas para acessar o sistema de transmissão eletrônica, pois é necessário ter um certificado digital A1 ou A3 emitido por uma autoridade certificadora credenciada pela ICP-Brasil. “A certificação digital assegura a transmissão dos arquivos com total segurança, além de garantir a autoria, a autenticidade, a integridade e a validade jurídica dos documentos eletrônicos”, ressalta.

A Receita Federal está realizando esta implantação de maneira gradual para que seja possível monitorar a evolução de cada fase, fazendo os ajustes necessários para gerar o mínimo impacto para os contribuintes e trabalhadores.

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VALID Certificadora
02\08\2018

Inovação no Direito: qual é a importância e por onde começar?

Os tempos atuais trazem temas como inovação, que atinge campo profissional. É nesse sentido surgiu a inovação no Direito, que deve ser compreendida como ferramenta para o advogado aperfeiçoar a sua atuação e oferecer serviços mais qualificados para seus clientes, obtendo mais sucesso no mercado de trabalho.

No entanto, pensar em inovação como uma obrigação pode ser um erro grave. É preciso que ela apareça em função de uma demanda profissional para resolver problemas e otimizar processos.

Dessa forma, é preciso conhecer as soluções possíveis para, então, após uma avaliação racional da sua realidade, escolher aquela ou aquelas que mais podem ajudar.

Quer algumas dicas para começar? Então, acompanhe o texto!

Comece promovendo a cultura da inovação no ambiente de trabalho

Para a inovação existir, é preciso que novos padrões sejam colocados em vigor. Para tanto, procure ter um plano capaz de fazer com que a mudança seja natural na sua organização jurídica. Uma cultura de inovação precisa ser consequência de um ambiente propício para o surgimento de lideranças e no qual exista uma gestão de mudanças.

É natural que o profissional sinta-se confortável mantendo procedimentos com os quais está acostumado. Contudo, é fato que a evolução depende de um olhar mais apurado em relação aos recursos disponíveis.

Cabe à gestão promover a cultura da inovação entre a equipe. Valorizando iniciativas, propondo soluções. Isso pode ser construído com o tempo. É necessário avaliar o modus operandi para então alinhar as ferramentas às rotinas.

Opte pelo armazenamento de informações na nuvem

A Cloud Computing é um importante primeiro passo para inovar. Você provavelmente já faz uso dela no seu dia a dia, ao usar aplicativos como o Google Drive para armazenar arquivos usando o seu celular.

No contexto profissional, a tecnologia em nuvem dá ao advogado a possibilidade de simplificar o trabalho com documentos. Arquivos digitalizados também oferecem menor risco de extravio e podem ser facilmente localizados, dando à advocacia condições para atuar de maneira mais organizada e eficiente.

Um diferencial da Cloud Computing é que, com ela, você pode armazenar informações sem precisar investir em hardwares, garantindo economia para a empresa. Além disso, o acesso remoto e imediato também representa outra vantagem, pois permite que o advogado confira os documentos necessários usando somente o seu celular, onde quer que esteja.

Utilize o certificado digital para facilitar a validação de documentos

O certificado digital é uma solução moderna que funciona como uma assinatura. Ela tem validade jurídica, o que garante proteção total às operações que acontecem em meio eletrônico. Dessa forma, é possível que tanto pessoas quanto empresas consigam assinar documentos usando somente um computador e o acesso à internet, sem precisarem fazer deslocamentos para se identificar.

Na prática, o uso do certificado digital permite um ganho de tempo significativo para profissionais do Direito — em especial, os que convivem com o trânsito intenso nas grandes cidades. Ao recorrer a essa solução, é possível viabilizar uma série de procedimentos em meio digital em questão de minutos. Isso dá a você muito mais tempo para se dedicar a outras atividades e dá aos clientes uma noção exata da agilidade que a sua equipe oferece.

Precisa de tempo para desenvolver uma atuação mais estratégica em relação aos objetivos dos clientes? Então, o certificado digital é a sua solução.

Invista na automação jurídica

Pense nas inúmeras tarefas que servem como suporte para subsidiar os serviços jurídicos de um escritório. São atividades como a elaboração de relatórios, o acompanhamento de processos, entre outras. Elas são importantes mas, se pensarmos criteriosamente, para o advogado que procura ser mais relevante para seus clientes, chegamos à conclusão de que não devem consumir mais tempo do que o necessário.

É nesse sentido que a automação jurídica pode ajudar. Ela representa a automatização desse tipo de atividade, com o propósito de tornar a rotina mais eficiente e trazer ganho de tempo para os profissionais. A automação envolve todos os processos do escritório, visando otimizar as atividades de uma maneira geral.

Aposte em formas alternativas para melhorar o seu atendimento

A área do Direito não precisa ficar alheia às mudanças que a tecnologia tem trazido. Até porque você mesmo já deve estar inserido em algumas delas. Quer um exemplo? O WhatsApp. Se você tem o aplicativo instalado no seu smartphone, por que não considerar seu uso profissionalmente? Soluções assim precisam ser assimiladas também no contexto profissional.

A ideia é expandir os canais de atendimento para dar ao cliente a certeza de que você está disponível. Se o seu escritório trabalha exclusivamente com telefones, e-mails e, pior, se costuma perder horas em reuniões, saiba que criar canais é algo que o seu concorrente certamente está fazendo.

Outras opções como os “chatbots” e canais em redes sociais também são válidas para trazer inovação à sua atividade profissional. Mas lembre-se de ter cuidado: não misture o pessoal com o profissional para usar essas ferramentas.

Pense também na segurança da informação

É preciso ter um cuidado especial com a segurança dos dados. Afinal, além dos interesses do escritório, cabe a você também proteger os interesses de seus clientes e o roubo de dados pode colocar tudo isso a perder. Nesse sentido, a inovação também é uma aliada na luta contra hackers e erros de diferentes tipos.

Procure softwares jurídicos que tenham protocolos de segurança bem definidos, além de estabelecer políticas para reduzir os riscos de ataques. Isso diz respeito a definir formas de agir nos computadores e documentos do escritório, evitando o download de arquivos suspeitos e o acesso de dados via redes suspeitas.

É possível investir na obtenção de um certificado HTTPS, capaz de oferecer segurança real aos dados que são transmitidos. Considere também investir em uma assessoria de TI relacionada à segurança da informação.

Invista em um software jurídico mais adequado aos seus interesses

É preciso ter foco nas funcionalidades de cada solução para, em função delas, ter acesso às ferramentas realmente capazes de fazer sua advocacia inovar. Isso exige tempo e atenção a detalhes na comparação entre as opções que o mercado apresenta.

Verifique as funcionalidades, os módulos e as propostas comerciais apresentadas pelas empresas concorrentes e avalie-os em função das suas maiores necessidades. O que faz com que o seu negócio precise de uma ferramenta dessas? Ganho de tempo, cumprimento de prazos, maior produtividade? Defina seus objetivos com clareza e saiba quais são as funcionalidades essenciais que você espera encontrar em um software jurídico.

Enfim, essas foram nossas dicas. Entendendo que a inovação é um processo que pode sim fazer a diferença no seu trabalho, basta identificar suas maiores necessidades e recorrer às soluções mais pertinentes.

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VALID Certificadora
25\07\2018

5 cuidados que o titular do e-CPF deve ter com o documento

A tecnologia vem revolucionando o mundo dos negócios. Contratos são fechados entre empresas de diferentes países de forma eletrônica, reuniões são realizadas remotamente, documentos são assinados digitalmente, enfim, as inovações tecnológicas tornaram as transações entre pessoas físicas e/ou jurídicas mais fáceis, rápidas e seguras.

No entanto, a preocupação com a segurança das informações vem crescendo. O número de ataques cibernéticos, crimes e fraudes aumentou de maneira exponencial. E isso só revela o quanto é importante investir em ferramentas que possam trazer maior proteção às informações que transitam na internet, de modo a evitar que pessoas mal-intencionadas tenham acesso aos dados para utilizá-los indevidamente.

O uso do e-CPF torna-se necessário quando falamos em segurança das informações no ambiente virtual. Mas o que é isso? E quais cuidados devem ser tomados pelo titular ao usar esse documento? Continue a leitura e saiba mais!

O que é e-CPF?

É uma versão eletrônica do CPF, que possibilita identificar o titular e conhecer ao certo quem assina digitalmente as mensagens e documentos eletrônicos.

Mais do que verificar com a máxima segurança o usuário da ferramenta, o e-CPF garante autenticidade, integridade, confiabilidade e não repúdio nas transações realizadas no ambiente virtual.

Vale destacar que o formato digital do CPF tem validade perante a lei, o que significa que é possível, além de realizar operações eletrônicas, transmitir demonstrativos para a Receita Federal e efetuar outros tipos de serviços pela internet em nome de uma empresa, caso o titular esteja representando a Pessoa Jurídica.

Para que serve o e-CPF?

São várias as aplicações, como:

  • assinar contratos digitalmente;
  • enviar a declaração do Imposto de Renda via Internet;
  • cadastrar procurações e acompanhar processos tributários eletronicamente.

O e-CPF é um tipo de Certificado Digital que utiliza a criptografia para transformar determinada informação em um texto ou mensagem ilegível para aqueles que não têm permissão de vê-la.

Ao utilizar esse tipo de segurança, o emissor envia um texto codificado que será acessado apenas se o receptor tiver a chave para decifrar a mensagem.

5 cuidados que o titular do e-CPF deve ter com o documento

Esse formato de assinatura digital contém informações como a chave do titular, nome e endereço de e-mail, prazo de validade do certificado, nome da Autoridade Certificadora que emitiu o documento, além da rubrica da pessoa física (no caso e-CPF) e/ou assinatura da empresa (no caso do e-CNPJ) e o número de série.

Por conter dados tão importantes, o titular do e-CPF deve ter muito cuidado ao utilizá-lo. Fique atento às nossas dicas:

1. Cuidado ao utilizar senhas em computadores compartilhados

Você não compartilha seu RG ou seu CPF com qualquer pessoa, certo? Pois bem, o e-CPF tem a mesma particularidade. É por meio dele que se garante a identidade do emissor e a autoria do que é processado e/ou enviado.

Independentemente da forma como o Certificado Digital está instalado — computador, token ou smart card — é importante ter cuidados especiais ao utilizar tanto o e-CPF quanto o e-CNPJ.

Por exemplo, é comum que advogados e magistrados tenham mais de um Certificado Digital para compartilhar entre outros advogados do escritório ou com estagiários e assistentes administrativos. Nesse caso, o ideal é elaborar uma procuração eletrônica. Ela dará uma série de responsabilidades ao representante, como:

  • assinar documentos;
  • fechar acordos;
  • fazer contratações.

Isso significa que apenas os serviços especificados na procuração podem ser executados. Vale destacar que os Certificados Digitais são intransferíveis e devem ser utilizados unicamente pelos titulares.

É possível utilizar o certificado digital em computadores compartilhados, no entanto, as senhas devem ser mantidas em sigilo e não serem transferidas a terceiros.

Já no caso dos certificados A1 (instalados em computadores), recomenda-se que não sejam utilizados em equipamentos compartilhados, já que a senha fica armazenada na máquina e pode ser utilizada posteriormente de forma indevida.

2. Elabore uma senha forte

Quem não se preocupa em criar uma senha forte para autenticar operações na internet coloca em risco informações pessoais e a própria segurança.

A tecnologia evolui e, com ela, novas técnicas de ataques cibernéticos também acompanham todo o processo, e isso significa que pessoas mal-intencionadas também têm se aprimorado. Por exemplo, o chamado phishing — e-mails enviados como se fossem de bancos ou da área de suporte de algum site, mas que instalam um componente no computador e roubam os dados.

Então, nossa dica é investir na criação de um código forte para proteger seus dados. Evite:

  • palavras facilmente identificáveis que tenham relação com a própria personalidade ou características físicas;
  • palavras simples;
  • nome do titular invertido;
  • datas de nascimento;
  • placas de carro;
  • CPF, telefones, entre outros números comuns.

Para formular uma senha ideal, faça combinações de letras maiúsculas, minúsculas, números, caracteres e símbolos.

3. Procure uma empresa com credibilidade no mercado

As Autoridades Certificadoras (AC) são entidades responsáveis por emitir os Certificados Digitais. Tanto pessoas jurídicas quanto pessoas físicas podem usar o documento para desburocratizar uma série de procedimentos de rotina (como assinar documentos e enviar mensagens), fazendo uso do espaço virtual com autenticidade e sigilo.

Para obtê-lo, é fundamental recorrer às Autoridades Certificadoras credenciadas pela ICP-Brasil. Essas entidades têm por objetivo garantir a emissão do certificado de forma correta, sem referenciar inequivocamente uma pessoa ou organização.

Para assegurar a legitimidade do processo, as empresas verificam toda a documentação física dos requerentes antes de emitir o certificado.

É importante destacar que as ACs são fiscalizadas periodicamente, submetendo-se a processos de auditoria.

4. Fique atento ao prazo de renovação do certificado

A renovação é o processo em que o titular requisita um novo certificado. Em geral, o período de validade de um documento digital varia de 1 a 3 anos, de acordo com critérios adotados pela ICP-Brasil, que é o órgão que define as regras de certificação no país.

Caso o certificado expire ou seja revogado, todas as suas funcionalidades deixam de ter legalidade jurídica, o que inviabiliza a assinatura digital de documentos e mensagens.

Por isso, é aconselhável ficar atento ao prazo de validade do Certificado Digital e requisitar a renovação antes mesmo de a vigência acabar.

5. Opte por um certificado que atenda às suas necessidades

Embora existam tipos específicos de certificados disponíveis no mercado, é indispensável que a pessoa física e/ou jurídica fique atenta às funcionalidades do documento digital.

Certos certificados são utilizados exclusivamente por pessoas jurídicas para o envio de obrigações acessórias, conforme é o caso do e-CNPJ. Outros, como o e-NFe, são utilizados apenas para o envio de notas fiscais. O e-CPF, por sua vez, pode ser utilizado pelo seu titular para acesso ao e-CAC, transmissão de declaração de Imposto de Renda, entre outros.

É fundamental conhecer cada tipo de Certificado Digital e suas particularidades, para que os objetivos da empresa ou da pessoa física sejam atingidos.

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