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Um dos maiores desafios de qualquer empreendedor, independentemente do porte e segmento de atuação, é administrar de forma eficiente o próprio negócio, principalmente com uma concorrência cada vez mais acirrada. E na correria do dia a dia, muitos gestores acabam deixando de lado várias práticas simples, mas que podem facilitar muito a rotina empresarial e oferecer um diferencial competitivo, como é o caso da gestão de documentos.

A gestão de documentos consegue tornar os arquivos do empreendimento mais organizados e fáceis de serem encontrados. Além disso, há um ganho de confiabilidade para o empreendimento, que terá registros acessíveis e com alta integridade.

Porém gerar um fluxo de documentos inteligente dentro da empresa pode se tornar bastante complicado quando o empreendedor desconhece certas práticas de gestão ou acredita que elas são desnecessárias. Esses fatores reduzem a capacidade da companhia criar uma rotina de trabalho com alta performance, custo reduzido e potencial para atender às demandas de todos os setores.

Por isso, neste post vamos entender qual a importância de um fluxo de documento mais inteligente e quais os principais passos para chegar à eficiência. Confira abaixo!

Mas o que é gestão de documentos?

A gestão de documentos é um conjunto de práticas que visam facilitar o uso, o armazenamento e a avaliação das informações geradas pela empresa, otimizando processos e tornando as tarefas do dia a dia mais ágeis, eficientes e racionais.

De maneira simplificada, a gestão de documentos é uma estratégia capaz de possibilitar a criação de um ambiente em que todas as informações geradas pela empresa sejam corretamente armazenadas, possibilitando que todos os arquivos sejam mantidos adequadamente organizados e seguros. Dessa forma, o negócio consegue gerar mais integridade para os seus arquivos, além de manter os mesmos mais acessíveis, protegidos contra ataques e livre de erros causados pelo mau armazenamento de informações importantes.

Digitalização de documentos: o primeiro passo para uma gestão inteligente

NF-e, DIPJ, DACON, Dirf, IRPF, ECF-Fiscal, ECD-Contábil, EFD-Contribuições e inúmeras outras exigências obrigaram o empreendedor a rever os processos organizacionais e a investir em ferramentas tecnológicas que possibilitem a emissão e o armazenamento seguro de tais informações.

Desde a implementação do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), muitas mudanças vêm exigindo adequações mais inteligentes e personalizadas, principalmente com a informatização de uma série de obrigações acessórias.

E como o fluxo de documento tende a aumentar a cada ano, fazer uso de um software eficiente é fundamental. E é nesse cenário em que entra a gestão eletrônica de documentos. Graças à ela é possível ter maior controle sobre os dados e informações produzidas por cada setor do negócio, ajudando a classificar e a armazenar adequadamente todos os arquivos do negócio.

Mas o que é digitalização de documentos?

A digitalização de documentos nada mais é que o processo de converter documentos físicos em formato digital. Então, se antes o empreendedor era obrigado a dispor de um espaço da empresa para guardar centenas de caixas contendo arquivos e documentos, com a digitalização tudo é mais fácil

Todos os dados são salvos em pequenos discos (ou na nuvem, caso a companhia opte por essa estratégia). Isso reduzirá drasticamente o espaço necessário para que a empresa mantenha os seus documentos protegidos.

Vale destacar, também, que digitalizando os seus documentos, o negócio torna as suas rotinas de gestão de dados mais simples. A implementação de regras de controle de acesso, a criação de cópias e o monitoramento de quem visualiza ou modifica conteúdos passam a ser feitos com maior precisão e agilidade. Assim, gestores podem focar nos seus processos críticos e na necessidade de atender às demandas de usuários, clientes e parceiros comerciais.

Quais as etapas necessárias para realizar um fluxo de documentos inteligente e digital?

Os benefícios da digitalização incluem a redução do uso de papel e acesso rápido à informação, além de economia de tempo e maior produtividade. Aplicar técnicas modernas para gerenciar eletronicamente os documentos oferece maior segurança e eficiência aos processos do empreendimento.

Além disso, é possível realizar o arquivamento e o gerenciamento da documentação, incluindo a certificação digital dos arquivos, dentro das normas previstas na legislação brasileira. Assim, mesmo mudando a forma como os seus dados são acessados, o gestor pode garantir que todas as rotinas internas estarão alinhadas com os processos de compliance e as normas legais atuais.

No começo pode parecer um pouco complexo, mas no futuro todo o esforço valerá a pena. Vejamos como realizar corretamente a criação de um fluxo de documentos inteligente e digital:

1º passo: preparação dos documentos

Separe todos os documentos que estão aptos para a digitalização. Retire os grampos, faça a higienização ou remova qualquer tipo de objeto que prejudique na hora do escaneamento. Isso é fundamental para tornar a leitura dos mesmos mais simples e prática.

2º passo: faça uma pré-catalogação dos dados

Antes de digitalizar, é possível já separar por data, assunto, cliente ou qualquer outra especificação que facilite a alocação do documento nas devidas pastas eletrônicas. Faça por etapas, sempre verificando se realmente as informações estão sendo transferidas para os devidos arquivos digitais. E se julgar necessário, crie um sistema de nomeação que facilite a busca pelos arquivos

3º passo: salve os dados em um local seguro

Esse é um dos momentos críticos. A empresa deve salvar os documentos digitalizados em um local seguro e de fácil controle. Isso inclui não só a infraestrutura física, mas também os sistemas utilizados para manter dados a salvo.

Após a digitalização, é possível migrar todos os documentos para um software de gestão, possibilitando o arquivamento digital disponível para todos os setores da empresa, de qualquer lugar e a qualquer hora. Assim, profissionais de diferentes áreas conseguirão consultar, em um ambiente centralizado, todos os registros mais importantes para o negócio.

E se necessário, você pode migrar os dados para a nuvem. Em um ambiente de cloud computing, os registros do negócio tornam-se disponíveis para todos os profissionais, independentemente do local em que eles encontrarem-se.

4º passo: defina políticas para manter dados íntegros, seguros e confiáveis

Após salvar os arquivos, o negócio deve garantir que todos os registros continuarão bem protegidos contra falhas, ataques e tentativas de roubo de dados. Para isso, existem três estratégias que podem ser criadas: uma política de controle de acesso, a implementação de processos de backup de dados e a definição de testes de integridade.

Essas três rotinas, juntas, auxiliarão a companhia a impedir que os dados sejam modificados indevidamente, que fiquem indisponíveis após algum problema e que sempre estejam acessíveis com a sua estrutura intacta. Dessa forma, o processo de digitalização de documentos poderá ser incorporado por toda a companhia.

Mas quais as vantagens de digitalizar e armazenar eletronicamente os documentos da empresa?

Como falamos anteriormente, a opção pela criação de um fluxo de documentos inteligente e mais conectado pode trazer uma série de benefícios ao negócio. Alguns deles envolvem a redução do uso de papel e a melhoria dos processos de gestão de dados. Confira abaixo os principais!

1 – Redução de papel e sustentabilidade

O processo de transição do papel para o digital já é uma grande vantagem competitiva, tornando-se uma importante ferramenta de gestão dos negócios.

Com a digitalização e a possibilidade da adoção da Assinatura Digital de Documentos Eletrônicos, há uma redução da quantidade de papel gerada diariamente, o que, consequentemente, resulta em benefícios relacionados à sustentabilidade. A empresa poderá atrair mais clientes por ter processos com menor impacto ambiental. Em outras palavras, uma rotina sustentável traz mais lucros para o empreendimento.

Fica claro que a digitalização de documentos e seu compartilhamento online reduz drasticamente a necessidade de cópias em papel. Com isso se economiza em folhas e material de impressão, e há menor desgaste dos equipamentos. Uma vez que a companhia passe a ter menos gastos com materiais de escritório e as suas impressoras apresentarem uma longa vida útil, o empreendimento terá mais recursos disponíveis para realizar investimentos estratégicos.

Além disso, a simplificação dos processos de gestão dá aos funcionários a possibilidade de focar em atividades urgentes e prioritárias. Todos atuarão com a certeza de que as chances dos arquivos serem extraviados será a menor possível.

Vale destacar também, que custos relacionados ao envio de documentos por meios físicos, assim como a necessidade de possuir um ambiente de grande porte para manter dados em papel cairão continuamente. Com tudo disponível online, a troca de informações entre todos os setores é feita com a máxima segurança. Em outras palavras, todos saem ganhando, inclusive o meio ambiente.

2 – Redução de custos

Otimizar os recursos disponíveis, aumentar a produtividade e reduzir os custos são princípios básicos que fazem parte do “topo” no planejamento de qualquer empresa. Essas estratégias tornam o negócio mais eficaz e com maior capacidade de atender às demandas de clientes e parceiros comerciais.

E nesse cenário, investir na gestão eletrônica do fluxo de documento é uma das soluções de maior impacto. Com a possibilidade de armazenamento em nuvem, os custos com impressão são reduzidos: os documentos só são impressos sob demanda e em menor quantidade.

A nuvem também elimina gastos que o negócio pode ter com a necessidade de armazenar fisicamente folhas de papel. Em um único disco rígido é possível salvar milhões de contratos e informações como comprovantes de transações financeiras e pagamento de contas. Ao mesmo tempo, como os processos de gestão são simplificados, o empreendimento elimina parte dos gastos operacionais existentes.

4 – Maior controle

Com a gestão eletrônica de toda a documentação da empresa, o empreendedor passa a ter controle de todos os processos da organização, desde a emissão de uma nota fiscal até a entrega de uma declaração contábil.

Se antes o gestor tinha que procurar em arquivos isolados e documentos estocados fisicamente para ter acesso a determinada informação, com a digitalização todo o acervo fica disponível com apenas um toque.

Além disso, com o uso da certificação digital é possível criar níveis de acesso aos documentos, tornando-os de acesso restrito, inviabilizando que qualquer um possa acessar, ou pior, furtar determinadas documentações.

5 – Aumento da produtividade

Manter documentos em meios digitais os torna mais acessíveis. A empresa poderá consultar uma informação rapidamente, independentemente do tamanho do seu banco de dados. E, a partir do momento em que o colaborador não precisa mais perder tempo procurando certos documentos ou arquivos em meio físico, a produtividade também aumenta.

Ao gerenciar todos os documentos de forma eletrônica, é preciso ter em mente que todas as informações estarão organizadas e disponíveis de maneira imediata e, melhor, atualizadas constantemente. O tempo de acesso será proporcional ao desempenho dos dispositivos de armazenamento e sempre poderá ser otimizado em busca de mais velocidade e precisão.

6 – Segurança

Um dos pontos principais de qualquer fluxo de gestão de documentos é a segurança dos dados. É fundamental que o negócio consiga impedir que registros ficarão disponíveis para as pessoas erradas.

Ao apostar na documentação digital, o negócio consegue restringir o acesso aos arquivos apenas às pessoas autorizadas com alguns cliques. E também é possível fazer backups automáticos para manter cópias de segurança em diferentes ambientes. Assim, o gestor pode evitar que documentos importantes se percam após uma falha em um dispositivo, problemas de disponibilidade ou uma simples remoção não autorizada de um dado.

7 – Mobilidade

Outra grande possibilidade é a mobilidade. Com o armazenamento eletrônico, é possível contar com a sincronização em diversos dispositivos (celular, smartphone ou tablet), o que deixa o gestor atualizado sobre todas as movimentações realizadas pela empresa.

Bastará uma conexão com a internet para que um profissional possa verificar dados importantes. Isso impede, por exemplo, que a adoção de métodos de trabalho modernos, como os regimes de home office, prejudiquem a produtividade de profissionais e times inteiros: não importa o local, todos sempre terão as suas informações mais importantes disponíveis para uso.

Importância da gestão eletrônica de documentos

A gestão eletrônica de todo o fluxo de documentos da empresa é, sem dúvida, uma solução que garante agilidade nos processos, oferecendo maior segurança no armazenamento e aumentando consideravelmente a produtividade.

Ao contrário de documentos físicos, em que é preciso sempre levar em consideração o espaço disponível para armazenamento, no formato digital é possível criar uma logística personalizada de arquivamento facilita a busca de uma informação. Tudo fácil, ágil e rentável.

Além disso, essa estratégia traz mais competitividade para o negócio, que terá a capacidade de garantir a seus clientes e parceiros comerciais que qualquer dado estará seguro. Políticas de segurança e backup terão a capacidade de tornar o ambiente interno mais dinâmico e inteligente, sem erros ou problemas de gestão. E com a possibilidade de ter mais tempo livre para focar no atendimento a demandas do mercado, a empresa terá níveis de produtividade elevados.

A adoção de uma gestão do fluxo de documentos inteligente faz parte de um grande conjunto de mudanças que tomou o mercado corporativo nos últimos anos. Ela é chamada de transformação digital. Veja como preparar o seu negócio para ela em seis passos!

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A inovação se tornou um requisito essencial para as empresas brasileiras continuarem atuando no mercado. O mesmo aconteceu para todos os empresários e profissionais do ramo contábil.

Foi exatamente por essas questões que surgiu a cultura da inovação na contabilidade. Para aprimorar a eficiência e ampliar sua clientela, uma gestão contábil também deve ser dotada de soluções práticas e eficazes.

Este texto traz dicas importantes sobre como implementar inovações tecnológicas de uma forma inteligente na contabilidade, além de explicar do que se trata a cultura da inovação. Acompanhe!

O que é cultura da inovação na contabilidade?

Primeiramente, entende-se aqui “inovação” por alterações na forma de administrar um estabelecimento, no treinamento de funcionários, nas atualizações tecnológicas e como outras mudanças que intensifiquem a eficiência de toda a produção do setor. A cultura da inovação consiste em trazer novidades de forma contínua e incentivar que todos os envolvidos se adaptem a elas.

De uma forma geral, o mercado está sempre buscando novas tecnologias e aproveitando ao máximo os benefícios oferecidos por elas. Uma empresa pode até apresentar bons resultados anualmente, porém, se ela não se renovar constantemente, acabará se tornando ultrapassada, deixando de garantir seu faturamento com o passar do tempo ou até mesmo falindo.

O ramo da contabilidade possui um grande espaço para inovações não somente no sentido tecnológico, mas também na renovação de conceitos, princípios e na organização de uma forma geral. Tais mudanças são capazes de facilitar consideravelmente o trabalho de todos os contadores e contabilistas.

Quais são as inovações e como elas afetam os resultados?

As possibilidades para inovações são grandes, assim como suas vantagens. O único limite é a criatividade dos interessados. A seguir, confira 5 dicas de como preparar um escritório ou setor contábil para potencializar seus resultados:

1. Implementação de softwares contábeis

Atualmente, a maioria dos escritórios fazem uso de softwares para realizar suas atividades diárias. Porém, alguns deles foram criados especialmente para aumentar a eficiência do trabalho de profissionais contábeis, que possibilitam o compartilhamento de dados de forma instantânea e automatizam processos puramente mecânicos, reduzindo drasticamente a burocracia.

Outra forma na qual a tecnologia pode ser surpreendentemente vantajosa é no uso de ferramentas que proporcionam o armazenamento de arquivos em nuvem.

Tais programas permitem que seus documentos sejam acessados de qualquer lugar; basta ter conexão com a internet que o alcance à informação pode se dar em um notebook, tablet ou até mesmo em um celular. Além disso, todo o espaço físico ocupado por grandes pilhas de papéis será substituído por um simples e compacto servidor eletrônico.

2. Capacitação de funcionários

Uma gestão de pessoas feita de forma inteligente e estruturada é primordial para que o negócio funcione da forma pretendida. Afinal de contas, não basta ter equipamentos modernos, os operadores devem ser capacitados para utilizá-los.

Planeje um treinamento para ensinar o uso das tecnologias implantadas no estabelecimento a todos os seus funcionários. Além disso, sempre mantenha um manual de instruções por perto para esclarecer possíveis dúvidas.

Outra forma de capacitação é por meio de cursos profissionalizantes online. Com o avanço da internet, o ensino a distância se ampliou. Aproveite essas oportunidades para aprimorar seu conhecimento e de seus funcionários.

3. Uso do certificado digital

certificado digital  é a identificação no meio eletrônico de uma pessoa física, jurídica e/ou um equipamento. É utilizado nos sistemas contábeis para garantir o reconhecimento dos assinadores de maneira segura e prática. Com ele, é possível tornar seus atos perfeitamente válidos em toda a administração brasileira.

Essa revolução tecnológica fez desaparecer boa parte da morosidade e das burocracias nos escritórios contábeis. As tarefas rotineiras de uma entidade serão realizadas de forma ágil, prática e até mesmo a distância, se assim o responsável desejar.

4. Aproximação dos clientes

Hoje em dia, o acesso à internet atinge vários (senão todos) os segmentos sociais no Brasil, e ainda assim esse alcance vem crescendo exponencialmente nos últimos anos. Portanto, investir em ferramentas populares de comunicação online faz com que seu nome chegue a mais clientes.

Um domínio que traz artigos e atualizações diárias sobre serviços contábeis é um ótimo instrumento para demonstrar sua competência, já que se informar online é uma tendência atual da sociedade. Além do site, existem outros mecanismos de comunicação bastante efetivos para contatar facilmente seus clientes. Os principais são:

  • Facebook;
  • Instagram;
  • Twitter;
  • WhatsApp;
  • Skype;
  • LinkedIn.

5. Busca diária por inovações

Mudanças drásticas podem assustar as pessoas, pois sempre há dúvida se tais novidades serão positivas para o negócio. Mas é importante que profissionais que queiram prosperar financeira e profissionalmente saiam da zona de conforto.

Mantenha a mente aberta para mudanças e se planeje para sempre atualizar seu ambiente de trabalho. O próprio contador responsável pode reservar dias ou horários para pesquisar sobre inovações e estudar como implementá-las em sua empresa. Novidades sobre atendimento ao cliente, marketing de conteúdo e técnicas de gestão que podem alavancar o faturamento do negócio.

A cultura da inovação na contabilidade deve ser implementada na empresa como uma filosofia de trabalho, pois renovar processos ou serviços apenas uma vez não basta para se destacar no mercado. A busca pela atualização diária e constante multiplicará as vantagens garantidas pelas inovações, permitindo que a companhia se destaque perante seus concorrentes e se torne líder de mercado!

Que tal saber agora como economizar tempo e dinheiro em seu escritório? Não perca tempo e aprenda como reduzir burocracias no escritório de advocacia e contabilidade!

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Vantagem tecnológica: qual é a importância e como garantir?

Qual é o papel da tecnologia na sua empresa? Ao longo dos últimos anos, ferramentas de tecnologia da informação (TI) foram incorporadas, gradativamente, ao ambiente corporativo, auxiliando negócios a alcançarem uma rotina de trabalho mais inteligente e eficaz. Como essa integração tornou-se mais profunda, investir em TI passou a ser essencial para o sucesso das estratégias de uma empresa.

Ter uma rotina de investimentos em TI pode ser o ponto-chave para que a organização consiga gerar vantagem tecnológica frente aos seus concorrentes. Dessa forma, as estratégias de mercado tornam-se mais inteligentes e conectadas às necessidades do consumidor. Ao mesmo tempo, o empreendimento pode reduzir burocracias, eliminar gastos e rastrear, com precisão, aspectos que necessitem de correções.

Para lhe auxiliar a ter uma rotina de investimentos em TI mais eficaz e conectada com os desafios atuais do seu setor, preparamos este post. Nele, listamos dicas para que você adote ferramentas de alto custo-benefício e esclarecemos como a tecnologia pode gerar competitividade para o seu negócio. Confira!

O conceito de vantagem tecnológica nas empresas

Não é de hoje que as ferramentas de TI agregam vantagem tecnológica ao ambiente corporativo. Ferramentas digitais permitem que companhias atuem de maneira estratégica, solucionando problemas com agilidade e reduzindo custos com alta precisão. Além disso, há a possibilidade de manter rotinas mais integradas e automatizadas, aumentando, assim, a produtividade de todos os times internos.

Em outras palavras, se no nosso dia a dia as ferramentas de TI criam uma rotina mais conectada e descomplicada, no ambiente corporativo a tecnologia pode ser fundamental para gerar performance e agilidade.

Desse modo, as chances de o negócio prosperar são continuamente maximizadas. A empresa poderá definir metas ousadas com a certeza de que os seus profissionais conseguirão atingir rapidamente os seus objetivos.

Uma boa política de investimentos em TI melhora a maneira como todo o negócio utiliza os seus recursos operacionais. Gestores poderão distribuir tarefas com maior agilidade e, ao mesmo tempo, profissionais terão mais flexibilidade para executar os processos diários. Além disso, diante da possibilidade de atuar de maneira integrada, os times conseguirão adequar-se aos prazos estabelecidos.

Para quem pretende adotar a tecnologia como forma de otimizar o seu posicionamento no mercado, as ferramentas de TI também desempenham um papel-chave na melhoria das rotinas de análise de dados. Toda a companhia poderá avaliar a performance de seus processos em tempo real, integrando informações de múltiplos canais e mensurando resultados com alta precisão.

Assim, correções são feitas com maior agilidade, impedindo que a empresa tenha um grande número de gargalos operacionais ou um planejamento ineficaz.

Soluções tecnológicas contemplam empresas de todos os portes

Para micro e pequenas empresas, as novas tecnologias auxiliam no alcance de uma posição de destaque no mercado, mesmo em setores dominados por grandes negócios. Ferramentas — como as baseadas na nuvem — são mais baratas e fáceis de serem adotadas. Dessa forma, as companhias conseguem incorporar soluções de alta complexidade sem comprometer o orçamento.

A internet é um instrumento essencial entre os diferentes fatores que proporcionam a eficácia do ambiente de trabalho e geram competitividade para a empresa. Internamente, ela é uma ferramenta que exerce um papel primordial em várias rotinas. Lembre-se que soluções de comunicação, como o e-mail e aplicativos de cloud computing ou Big Data, não são tão funcionais sem uma conexão estável e de alta velocidade.

Da mesma forma, conexões de rede também contribuem para que os times tenham uma rotina eficaz, flexível e com mobilidade. Com o auxílio da rede, os profissionais que estão viajando ou trabalhando em regime home office poderão acessar serviços, por meio da nuvem, e manter contato com as equipes locais para solucionar problemas ou tirar dúvidas.

Não podemos deixar de destacar o papel que a internet possui para a empresa realizar negócios. O e-commerce não para de crescer no Brasil e é uma forma simples e barata de colocar a sua companhia em novos mercados. Com o auxílio de ferramentas modernas, todos os processos de venda são feitos com mais segurança, confiabilidade e transparência.

Nesse sentido, destacamos a importância do certificado digital. Ele trouxe mais integridade e confiabilidade para operações em meios digitais, que agora contam com uma camada adicional de proteção contra fraudes.

Em resumo, as soluções de TI podem contribuir para o negócio ter vantagem tecnológica em variadas frentes. O uso de recursos será otimizado, diminuindo gastos e gerando mais produtividade. Somado isso, com mais flexibilidade e integração, os times conseguem trazer mais inovação para o dia a dia, criando um conjunto de serviços que podem ser convertidos em mais lucros para o negócio.

Os benefícios gerados para o negócio

O emprego da tecnologia no ambiente corporativo pode trazer uma série de benefícios para as empresas. Ele contribui para que negócios consigam otimizar a sua rotina, ter mais agilidade aos prestar serviços e criar um planejamento inteligente.

Dessa forma, a instituição consegue preparar-se melhor para enfrentar os desafios do mercado e ter a competitividade necessária para manter o nível de transações comerciais elevado.

Confira, a seguir, algumas das vantagens do uso da tecnologia no ambiente corporativo!

1. Diferencial competitivo no mercado

A tecnologia pode auxiliar a empresa a compreender melhor o seu posicionamento no mercado e, assim, criar estratégias mais inteligentes. Com o auxílio de softwares, o empreendimento consegue melhorar as suas estratégias e identificar a melhor forma de planejar os seus serviços.

Nesse sentido, a tecnologia ganhou um papel especial ao longo dos últimos anos. O aumento do uso de smartphones e das redes sociais, junto com a chegada da Internet das Coisas no nosso cotidiano, ajudam as empresas a conhecerem melhor o seu público-alvo e, assim, ofertarem serviços personalizados e competitivos.

A análise de dados passou a conter uma quantidade muito maior de informações. Graças a soluções de Big Data e Business Intelligence (BI), gestores podem unificar dados estruturados e não estruturados para criar estratégias eficientes, prever tendências de mercado e compreender qual a melhor decisão a ser tomada quanto aos processos desempenhados.

Ao realizar um investimento, por exemplo, gestores conseguem avaliar, com alta precisão, qual será o impacto causado por novos serviços ou ferramentas dentro do ambiente de trabalho. Ao mesmo tempo, quando o negócio lança um novo produto ou serviço, ele poderá identificar a recepção do consumidor, a partir do processamento de posts públicos em páginas sociais e do número de vendas.

Internamente, o BI pode contribuir para o empreendimento criar uma cadeia operacional mais integrada, inteligente e livre de erros. Uma indústria que possui sensores espalhados pela sua linha de produção, por exemplo, consegue processar todos os dados coletados por tais equipamentos para rastrear gargalos e pontos que necessitam de melhora. Consequentemente, os ajustes internos serão capazes aperfeiçoar a rotina da empresa.

Ferramentas de gestão integrada e de gestão de consumidores — também conhecidas como ERP e CRM, respectivamente — permitem ao empreendimento ter uma melhor rotina em todos os seus setores. O sistema de gestão integrada atua como um hub de dados, permitindo que todos os setores acessem informações estratégicas sempre que for necessário.

Profissionais de marketing, com esse recurso, conseguirão consultar os dados do estoque para identificar quais produtos devem ser priorizados nas campanhas. Já o planejamento pode verificar o histórico de vendas para otimizar a compra de matéria-prima, evitando o desperdício de recursos. Assim, a companhia consegue posicionar-se no mercado com serviços mais adaptados às necessidades de clientes e parceiros comerciais.

O setor de atendimento ao consumidor pode utilizar um CRM para aprimorar o suporte oferecido. Conhecendo o histórico de contato de um determinado cliente, quem atua na área pode escolher a melhor estratégia, melhorando, desse modo, a qualidade do atendimento. Assim, o grau de fidelização aumenta.

certificado digital traz mais confiabilidade para a empresa. Empregando essa solução, procedimentos tributários, de validação de contratos e de vendas de produtos online ficam mais precisos e livres de erros de integridade. Como consequência, a companhia tornará as suas políticas de governança de dados e gestão de TI mais robustas.

2. Redução de custos operacionais

Toda empresa busca reduzir custos. Isso é algo importante, especialmente em um momento de crise econômica, quando companhias precisam selecionar melhor a maneira como direcionam as suas verbas. Nesse cenário, a tecnologia pode ter um papel primordial, criando mecanismos para a instituição eliminar desperdícios e aderir um orçamento mais compacto.

Um exemplo está na computação em nuvem. Essa tecnologia revolucionou a maneira como organizações investem em TI, gerando mais competitividade para que negócios consigam ter uma rotina de alta mobilidade e performance. Assim, há mais flexibilidade, maximizando a capacidade de atender às demandas do mercado.

Quando falamos em redução de gastos, a computação em nuvem pode disponibilizar muitas vantagens. A escalabilidade — capacidade de uma empresa modificar os seus recursos operacionais rapidamente —, por exemplo, é elevada nesse recurso. Bastam alguns cliques para que o gestor consiga modificar a quantidade de serviços contratados.

Em outras palavras, a empresa passará a gastar um valor exatamente coerente aos recursos que forem utilizados em um determinado período. Portanto, não há a necessidade de manter ferramentas não utilizadas e, ao mesmo tempo, o gestor terá uma visão mais ampla sobre os gastos do negócio.

A automação é outro fator impulsionado por ferramentas de TI que também pode contribuir para economia financeira. Como em um ambiente automatizado os erros são menos frequentes, a necessidade de refazer algum processo é reduzida. Dessa forma, a companhia terá um desperdício de matéria-prima e de recursos operacionais cada vez menor.

Isso vale, por exemplo, para processos de logística. Com o auxílio de sensores integrados a sistemas de rastreamento, profissionais saberão, exatamente, em qual ponto da rota de entrega uma mercadoria encontra-se. E o uso deles vai além, pois os profissionais da área poderão levantar dados que, em médio e em longo prazo, auxiliarão a empresa a identificar, precisamente, as suas melhores rotas.

Internamente, uma cadeia operacional mais automatizada também é mais eficaz, já que ela faz com que o negócio produza mais, utilizando o mínimo de recursos possível.

Uma empresa que possui um complexo sistema de ar-condicionado, por exemplo, pode utilizar a Internet das Coisas como forma de reduzir os seus gastos na área. Com sensores de sistemas integrados aos equipamentos de refrigeração, a companhia poderá modificar a intensidade do sistema, automaticamente, de acordo com horários ou com o número de pessoas em um determinado ambiente.

O resultado disso é que o negócio fará um melhor uso dos recursos disponíveis e os gastos com ar-condicionado serão sempre os menores possíveis.

3. Aumento da produtividade e da qualidade

Muitas empresas investem em TI para aumentar o nível de produtividade interno. Uma das vantagens de adotar essa estratégia está no grande número de soluções que podem ser utilizadas, as quais abordam áreas que vão da comunicação à gestão de processos internos.

As ferramentas de comunicação integradas, por exemplo, permitem ao negócio ter um ambiente de trabalho mais interligado e próximo. Com profissionais trocando informações em meios digitais, independentemente do local em que estejam, será mais fácil solucionar problemas ou firmar compromissos.

Uma sala de videoconferência poderá ser criada online para evitar que alguém tenha que se locomover por longas distâncias apenas para apresentar um produto.

Durante projetos ou no suporte ao cliente, uma comunicação integrada também auxilia a empresa a atuar com mais agilidade. Equipes poderão solucionar problemas em prazos menores, atingindo rapidamente as suas metas. Ao mesmo tempo, as soluções encontradas serão mais inovadoras, contribuindo para um elevado ganho de inovação.

A distribuição de tarefas também é beneficiada com o auxílio de ferramentas de TI. Softwares voltados para a gestão de equipes permitem que o gestor acompanhe, em um local centralizado, todas as tarefas feitas. Da mesma forma, será possível distribuir novas rotinas, realizar comunicados e verificar quem está fora do prazo acordado.

Durante grandes projetos ou em ambientes em que a equipe está distribuída por vários locais, conseguir delegar tarefas com qualidade será primordial para que o negócio mantenha-se produtivo. Por isso, com a adoção dessas ferramentas, a empresa pode seguir um fluxo de trabalho de alta performance e qualidade, evitando erros de todos os tipos.

Utilizando o Business Intelligence, a companhia também pode aumentar a sua produtividade. A análise de rotinas internas permite que a empresa encontre gargalos e outros pontos que interferem diretamente no desempenho de seus profissionais. Assim, o gestor poderá fazer mudanças pontuais que auxiliem na criação de processos de trabalho mais fluidos e sem interrupções.

O investimento na Internet das Coisas também gera aumento de produtividade. Se uma empresa conseguir incorporar sensores aos seus processos de entrega, por exemplo, parte das rotinas de rastreamento de produtos será feita automaticamente. Profissionais de logística poderão, portanto, focar os seus recursos em outras tarefas para manter as entregas em dia.

Já a computação em nuvem flexibiliza rotinas e cria um ambiente em que profissionais consigam fazer mais com menos. Ferramentas de cloud storage, por exemplo, tornam a troca de arquivos mais segura e rápida. Bastarão alguns segundos para que um time possa definir quem poderá visualizar, modificar e remover um determinado documento.

Sistemas integrados à nuvem também contribuem para maximizar a performance interna. Como essas soluções serão acessíveis via web, não haverá a necessidade de uma pessoa deslocar-se ao seu local de trabalho para conseguir executar uma determinada tarefa, gerando praticidade e agilidade.

Passos para garantir esse diferencial

Para que a empresa tenha a capacidade de converter os seus investimentos em vantagem tecnológica, algumas medidas devem ser tomadas. Vale apostar em ações que auxiliem o negócio a realizar investimentos inteligentes, eliminando as maiores dificuldades enfrentadas pelos seus profissionais e contribuindo para criar um ambiente de trabalho mais inovador e eficaz.

Confira, a seguir, alguns desses passos!

1. Implemente tecnologias de ponta

Um dos principais pontos de um bom investimento, capaz de criar vantagem tecnológica para uma empresa, é adotar uma ferramenta atualizada. Isso evita que o negócio escolha uma solução de baixa capacidade ou adote um produto com baixo custo-benefício. E, no caso dos softwares, também diminui o número de vulnerabilidades, as quais podem afetar o dia a dia de um profissional.

Manter, apenas, sistemas atualizados no ambiente de trabalho reduz as chances do empreendimento ficar exposto a falhas e a vulnerabilidades de segurança, que prejudicam a rotina e aumentam os problemas enfrentados pelo time de TI.

Interrupções causadas por erros no funcionamento de aplicações são mais frequentes em versões mais antigas e, com a utilização delas, a produtividade é prejudicada. Ao mesmo tempo, a chance de a companhia ter dados expostos a terceiros por meio de ataques é maximizada, uma vez que falhas conhecidas — e em muitos casos já corrigidas via updates — serão mais fáceis de serem exploradas.

O uso de aplicações e soluções de TI modernas também permite que o empreendimento tenha uma atuação mais inovadora. Com ferramentas de ponta, a companhia tem acesso a novos recursos, que ainda não foram totalmente incorporados pela concorrência. Em longo prazo, a instituição poderá definir um processo de trabalho mais inteligente e conectado com as necessidades do mercado.

Ao mesmo tempo, o investimento nas últimas tendências de TI também contribui para a melhora do nível de competitividade do negócio. Basta considerar que soluções de Big Data, de Business Intelligence e a Internet das Coisas foram popularizadas recentemente e já causam um grande impacto no cotidiano de qualquer empreendimento que as utiliza. Portanto, não deixe de considerar o potencial que tais ferramentas possuem para o perfil da sua organização.

A computação em nuvem é um grande exemplo de tecnologia que pode gerar uma grande vantagem tecnológica empresarial. Aplicações e serviços mantidos em ambiente de cloud computing são atualizados com maior frequência. Por não estarem instalados na máquina do usuário, a inserção de correções no código-fonte ou de novos recursos é feita automaticamente. Para os usuários, isso representa o acesso mais fácil a novas funcionalidades.

2. Incorpore uma cultura de inovação constante

Para atingir mais competitividade, gestores também devem promover uma cultura de inovação dentro do ambiente corporativo. E, com o apoio de várias ferramentas que já citamos no nosso post, isso é obtido facilmente.

Soluções de comunicação colocam times para trabalhar lado a lado. Ao integrá-las às ferramentas de cloud storage, os dados serão compartilhados continuamente. Dessa forma, todos conseguirão sempre identificar a melhor maneira de solucionar problemas e vencer os desafios diários na corporação.

Os profissionais de TI devem ter autonomia para definir métodos de trabalho e tomarem as decisões que julgarem corretas a qualquer momento. Ao depositar um grau maior de confiança nos funcionários desse setor, o gestor permite que as rotinas da área incorporem procedimentos que não são habituais, mas que são capazes de atender às demandas externas, aumentar a qualidade de processos e gerar competitividade para o empreendimento.

Além disso, com o acesso rápido a ferramentas de ponta, a companhia poderá, com segurança, modificar as suas políticas de trabalho de acordo com as demandas de mercado ou a partir de novas tendências. Isso permite que rotinas mais inteligentes sejam incorporadas, facilmente, ao negócio e, como consequência, a prestação de serviços é otimizada.

3. Pense na demanda de todos os setores

O alinhamento estratégico do setor de TI com outras áreas do negócio é um fator de destaque para reduzir custos e criar, de forma mais precisa e inteligente, uma rotina de investimentos.

Quando gestores atuam lado a lado para definir metas e objetivos de médio e longo prazo, eles conseguem manter as suas áreas de atuação mais funcionais e preparadas para lidar com os desafios que futuramente possam surgir. Ao mesmo tempo, a companhia pode planejar processos de maior qualidade, que estejam, realmente, alinhados com as suas necessidades.

Para gerar mais vantagem tecnológica, o gestor de TI deve criar canais de comunicação e utilizar os seus conhecimentos para encontrar soluções que estejam adaptadas às demandas da empresa. Investimentos inteligentes possuem maior retorno e podem contribuir, de maneira mais profunda, para obtenção de mais lucros em médio e em longo prazo. Desse modo, a companhia poderá atuar de maneira estratégia, eliminando gargalos e evitando o desperdício de recursos.

Outra forma de gerar vantagem competitiva é investindo em processos com menor impacto ambiental. Continue a sua jornada e aprendizado em nossa página e saiba como tornar a sua empresa mais sustentável!

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VALID Certificadora

Como o prontuário eletrônico pode alavancar seu negócio?

A tecnologia, tão propagada nos dias de hoje, precisa ser compreendida no contexto de cada atividade. Isso deve ser feito de maneira que traga benefícios, como ganho de tempo, segurança e economia para quem investe nesse tipo de solução. É comum ver empresas cometendo erros graves ao recorrer a recursos que em nada podem acrescentar na sua realidade, simplesmente por se tratar de algo novo.

É nesse contexto que o profissional da saúde precisa entender a modernidade: ela oferece uma série de possibilidades, entretanto, sem uma análise precisa a respeito das necessidades do seu consultório, da sua clínica ou do seu hospital, nenhuma solução pode ter tanto impacto. E quando avaliamos as necessidades, nada parece ser tão relevante para a área da saúde quanto o prontuário eletrônico. Você sabe do que se trata e como ele pode ser útil? Confira!

O que é o prontuário eletrônico

O Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) é um sistema. Dentro dele, o profissional da saúde pode armazenar uma série de informações referentes ao seu paciente. Na prática, o PEP é um recurso que permite o recolhimento, o armazenamento e o compartilhamento de informações úteis para aperfeiçoar a ação médica em relação aos prontuários médicos em papel.

Em resumo, o prontuário eletrônico nada mais é do que um recurso que permite a ação mais ágil do profissional da saúde na sua relação com o paciente.

Em meio a tantas alternativas para garantir produtividade e eficiência para a área médica, pensar em algo capaz de atuar de maneira decisiva no dia a dia do profissional da saúde é fundamental. Nessa lógica, devemos considerar soluções que simplifiquem os processos realizados.

Com o PEP, o tempo perdido no transporte e manuseio desse tipo de documento — bem como problemas relativos a mau uso e até extravio— são eliminados, tornando o atendimento mais qualificado.

Como funciona o prontuário eletrônico

De maneira geral, podemos definir o PEP como um banco de dados no qual constam as informações dos pacientes. Trata-se de uma versão digital do prontuário médico em papel que, por esse motivo, reúne todas as informações possíveis a respeito da saúde de alguém.

Isso diz respeito a exames, imagens, entre outros arquivos que permitam o entendimento do quadro clínico do paciente e, consequentemente, viabilizam a intervenção do profissional de saúde.

De acordo com a resolução 1821/07 do Conselho Federal de Medicina, apenas soluções que atendam aos requisitos da Certificação SBIS-CFM, apresentando Nível de Garantia de Segurança 2 (NGS-2), estão autorizadas a substituir o papel na área médica. É essa a categoria que permite a integração do prontuário eletrônico com o certificado digital. Dessa forma, todos os documentos clínicos podem ser registrados, assinados e armazenados em meio eletrônico.

Com essa certificação, a assinatura digital passa a ter validade jurídica e pode substituir os carimbos nos mais diferentes documentos.

A Cloud Computing

É fato que a tecnologia em nuvem tem transformado a realidade de profissionais em diferentes áreas. Mesmo para o uso pessoal, essa inovação já ocupa um espaço considerável no dia a dia das pessoas. Soluções como o Google Drive e o Dropbox, por exemplo, dão ao usuário a possibilidade de guardar arquivos na nuvem e resgatá-los sempre que necessário — bastando somente um smartphone e conexão com a internet.

Agora pense nisso de maneira mais sofisticada em relação à área médica. Com a tecnologia em nuvem, é possível fazer uso de uma plataforma capaz de aperfeiçoar os processos que fazem parte da rotina do profissional de saúde. Além disso, para profissionais que trabalham em consultórios, por exemplo, o acesso simplificado às informações permite poupar tempo nas consultas, caracterizando um processo capaz de gerar maior rentabilidade por simplificar procedimentos.

Isso tudo sem falar no fato de a tecnologia ser customizável. Ou seja, dependendo do tipo de negócio no qual você atua, é possível adaptar o sistema para trazer os melhores resultados.

Principais benefícios do uso do prontuário eletrônico

O primeiro deles certamente é o acesso remoto que permite a pessoas autorizadas a conferência dos arquivos, mesmo estando a quilômetros de distância de onde ocorre o atendimento. Dessa forma, um especialista pode ser consultado em caso de urgência e, assim, agilizar o tratamento de um paciente em risco.

Além disso, o PEP representa a garantia de que os dados do paciente não serão perdidos: uma vez armazenados, os registros são garantidos por tempo indeterminado. Ou seja, mesmo anos após uma consulta, o profissional de saúde terá como conferir o histórico e, dessa forma, agir com precisão.

Pense em casos como de intolerância a determinado medicamento. Situações assim estarão apontadas no PEP, evitando erros médicos e tornando mais ágeis os procedimentos. O sistema aceita anexos de diferentes materiais, tais como exames, anotações e indicações, dando às pessoas autorizadas condições para acessá-los via tablet ou smartphone.

É bom lembrar que, com o acesso remoto, mais de uma pessoa pode entrar no sistema e ver um mesmo arquivo. Isso pode representar um significativo ganho de tempo por parte dos profissionais. E o que é melhor: tudo isso com a mais avançada segurança. O PEP garante confidencialidade, permitindo acesso somente aos usuários autorizados. Além disso, trabalhando com os documentos na nuvem, o profissional tem a segurança da informação como aliada — em função da organização e melhor disposição dos dados.

Outro benefício que precisa ser ressaltado: disponibilizando as informações eletronicamente, é possível evitar o surgimento de problemas como erros de transcrição e de legibilidade, algo fundamental para o devido entendimento das informações compartilhadas.

Enfim, o prontuário eletrônico talvez represente a grande evolução que a tecnologia pode trazer para a realidade do profissional de saúde. Com ele, mesmo estando distante do hospital ou da clínica onde trabalha, o especialista pode tomar decisões e agilizar processos. Na lógica de entender a tecnologia como algo que deve ser útil para a realidade de quem investe nela, o PEP surge como solução capaz de diminuir a burocracia no tratamento do paciente e permitir um acompanhamento mais qualificado.

Entendeu a importância do prontuário eletrônico? Então, não deixe de assinar a nossa newsletter para receber, no seu e-mail, outras informações sobre como a tecnologia pode ser útil para você!

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VALID Certificadora

Tecnologia na gestão hospitalar: saiba como otimizar processos

O uso da tecnologia na gestão hospitalar pode trazer vários benefícios para as empresas que atuam no ramo. Ela auxilia profissionais a garantirem um atendimento ágil e livre de atrasos. Além disso, erros tornam-se menos frequentes, o que reduz prejuízos.

Para pacientes, a tecnologia pode tornar o atendimento médico mais inteligente e humanizado. Profissionais de saúde terão mais mecanismos para lidar com as demandas de cada tratamento, encontrar diagnósticos e acompanhar a evolução de um processo. Dessa forma, os índices de sucesso são ampliados e o hospital evita uma série de problemas.

Quer saber mais sobre o tema e quais são as 7 melhores formas de integrar a tecnologia na gestão hospitalar? Então, confira o nosso post de hoje!

1. Adote sistemas de gestão integrada

Os sistemas de gestão integrada auxiliam instituições de saúde a terem os processos de gerenciamento e o armazenamento de informações centralizados. A longo prazo, isso torna-se crucial para evitar erros, otimizar rotinas e garantir que todos possam atuar da melhor maneira possível. Além disso, recursos são mais bem utilizados e processos ganham agilidade, o que melhorará o atendimento em todas as áreas.

Para profissionais de gestão, a implementação dessa ferramenta facilita a identificação de erros e outros fatores que possam comprometer o sucesso das iniciativas internas. Quem atua na administração de compras de matéria prima, por exemplo, consegue criar um histórico detalhado sobre o uso de cada item, otimizando a compra de mercadorias e reduzindo custos. Em outras palavras, a instituição conseguirá maximizar o aproveitamento dos recursos disponíveis, diminuindo gastos e planejando-se com alta precisão.

2. Utilize aplicativos para otimizar o controle de consultas

Atrasos em consultas são um grande problema para instituições de saúde. Eles prejudicam a rotina de pacientes e podem gerar prejuízos para a organização. Para evitar esse cenário, o investimento em tecnologia pode ter um papel chave.

As ferramentas para gestão de consultas podem ser integradas a computadores, smartphones e outros dispositivos. Dessa forma, médicos e pacientes conseguem acompanhar o horário de cada consulta em tempo real. Assim, em caso de mudanças, todos são notificados automaticamente.

Outro ponto importante é a possibilidade de criar um banco de dados preciso sobre todo o fluxo de atendimento de cada consultório. Com esses dados, a instituição de saúde conseguirá avaliar quais são os dias com maior carga de trabalho e outros pontos que podem impactar no fluxo de atendimento.

3. Tenha aplicativos para gerenciar o fluxo de trabalho de cada time

A rotina de um hospital é complexa. Diariamente, pacientes com uma série de doenças e tratamentos passam por exames, consultas e outros processos que envolvem profissionais de várias áreas. E assim como profissionais podem utilizar a tecnologia para melhorar o fluxo de atendimento, ferramentas de TI também podem ser adotadas para que gestores consigam controlar a rotina de cada equipe com precisão.

Por meio do apoio de ferramentas de distribuição de tarefas, a tecnologia pode ser utilizada na gestão hospitalar para melhorar a rotina de todas as áreas. Os líderes de equipes conseguirão gerenciar atividades de forma centralizada, acompanhando a evolução de uma atividade em um ambiente unificado. Dessa maneira, atrasos tornam-se menos frequentes e o planejamento como um todo é otimizado.

4. Faça um uso estratégico do Big Data

O Big Data tem causado um grande impacto em ambientes corporativos. No meio hospitalar, não é diferente. Essa tecnologia pode colocar a análise de dados no centro das rotinas de uma instituição hospitalar, ampliando a maneira como gestores conseguem otimizar os seus processos e gerar mais inovação.

A análise de dados por meio do Big Data permite que um grande número de informações seja integrada para identificar padrões, erros e outros fatores que possam contribuir para otimizar rotinas. Unificando informações estruturadas, não estruturadas e coletadas em tempo real, o uso da tecnologia na gestão hospitalar passa a ter um papel estratégico, contribuindo para que tratamentos e processos administrativos sejam mais eficazes e inovadores.

5. Tenha a Internet das Coisas integrada ao seu dia a dia

No ambiente hospitalar, a Internet das Coisas pode ter um grande impacto. O uso de sensores inteligentes maximiza a qualidade do uso de recursos, evita erros e aumenta a capacidade de médicos acompanharem a evolução do tratamento de um paciente.

Os sensores de atividade física, por exemplo, podem ser integrados a pequenos aparelhos, como relógios e pulseiras inteligentes. Desse modo, médicos conseguem obter um histórico detalhado sobre uma série de pontos de atenção de um paciente (como o batimento cardíaco e a variação dos níveis de estresse) em tempo real.

Já sensores de presença podem ser conectados a sistemas de refrigeração para que o controle de temperatura de um ambiente seja mais eficaz. Ajustando automaticamente a temperatura de um local, essa ferramenta torna ambientes mais agradáveis e reduz o uso de energia. Assim, a instituição de saúde pode eliminar desperdícios e criar um ambiente mais agradável para pacientes.

6. Implemente a certificação digital

Conforme empresas passam a integrar a tecnologia na gestão hospitalar, o uso de documentos online torna-se mais frequente. E, nesse cenário, a certificação digital será crucial para garantir validade jurídica a todos os documentos criados pela instituição e distribuídos em meios digitais.

Os certificados digitais são ferramentas utilizadas para autenticar digitalmente documentos. Eles contêm dados sobre o emissor (uma Autoridade Certificadora vinculada ao ITI — Instituto Nacional de Tecnologia da Informação), o criador do documento e uma série de mecanismos de segurança para prevenir fraudes. Dessa forma, a instituição poderá criar e manter contratos, protocolos e outros documentos administrativos em meios virtuais com segurança e confiabilidade.

Um ponto importante está na desburocratização de processos. A certificação digital diminui etapas da criação de documentos, dando mais agilidade para os profissionais de gestão.

Esses fatores causarão um impacto em uma série de pontos do atendimento hospitalar. Haverá economia de recursos, uma vez que o número de documentos impressos cairá. A confiabilidade das informações também será maior, visto que políticas de backup poderão ser integradas para criar cópias de arquivos. Além disso, médico e paciente terão mais segurança no seu dia a dia.

Você tem outra estratégia para integrar a tecnologia na gestão hospitalar? Compartilhe este post em suas redes sociais com a sua resposta!

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