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As diferenças entre os tipos de certificados e-CPF, e-CNPJ e NF-e

Com a sofisticação dos recursos eletrônicos, tornou-se cada vez mais comum (e necessário) transferir para ambiente online alguns procedimentos que antes só aconteciam presencialmente, envolvendo considerável burocracia.

É evidente que, por meio de recursos eletrônicos, as ações podem ser realizadas com maior agilidade. Entretanto, para que esses procedimentos aconteçam de maneira mais segura e eficaz, é preciso garantir a proteção de dados, além da autenticidade por parte dos envolvidos. Foi por isso que surgiu a certificação digital.

Sendo assim, confira neste artigo como ela funciona, quais são os tipos de certificados e de que maneira eles podem ser úteis para cada situação.

Quais transações precisam de certificado digital?

Quando alguém vai pessoalmente fazer alguma solicitação na prefeitura de sua cidade, na Receita Federal, entre outros, é necessária a apresentação de documentos como o CPF, por exemplo. Da mesma maneira, sempre que alguém precisa se comunicar com órgãos oficiais em meio eletrônico, é preciso garantir sua identidade.

O certificado digital identifica a pessoa em diferentes tipos de situações em que é preciso assinar documentos para fazer transações comerciais, como na emissão de notas fiscais, por exemplo.

Em resumo, são situações em que a pessoa precisa confirmar a sua identidade, assinando digitalmente algum documento.

O certificado digital

O certificado digital é um documento eletrônico que serve justamente para comprovar a identidade de uma pessoa em ambiente online, sendo desenvolvido com o objetivo de garantir a segurança de transações que ocorrem em meio digital.

Além de pessoas, ele contempla também empresas e até mesmo sites. Em função disso, existem diferentes tipos de certificados, capazes de atender a diferentes tipos de necessidades.

Por esse motivo, é importante saber diferenciar cada um deles, bem como conhecer seus usos mais comuns para tomar a melhor decisão sobre o tipo de certificado digital a ser utilizado por você como pessoa física ou pela empresa que representa.

Quais são os tipos de certificado digital?

Existem três tipos. São eles o e-CNPJ, o e-CPF e a NF-e. Cada um deles possui uma finalidade diferente ao substituir a assinatura não digital.

O e-CNPJ, por exemplo, permite que uma pessoa responsável assine em nome da empresa. Dessa forma, ele possibilita o envio de informações trabalhistas e facilita a comunicação da companhia com os órgãos responsáveis, tais como o INSS e a Receita Federal, de maneira prática e segura.

Já o e-CPF permite uma série de ações à pessoa física, como assinatura de contratos, procurações e o envio de informações aos órgãos oficiais, entre outros.

Destes, o mais comercial, digamos assim, é o certificado digital responsável pela emissão de notas fiscais, o NF-e. Esse é certamente o mais procurado entre os três, justamente por oferecer esse benefício para as empresas.

Vamos conhecer mais detalhadamente cada um deles.

O certificado digital e-CNPJ

Como visto anteriormente, o e-CNPJ é a versão eletrônica do CNPJ. Com ele, é possível executar ações em ambiente digital com a garantia de autenticidade e integridade das transações da pessoa jurídica.

Dessa forma, é possível realizar ações como:

  • Fazer procurações em ambiente digital;
  • Acessar o site da Receita Federal e resolver questões pendentes diretamente no sistema;
  • Ter acesso a serviços exclusivos oferecidos por empresas que trabalham com o certificado digital.

É importante ressaltar que, legalmente, a pessoa responsável pelo e-CNPJ poderá ser somente a pessoa responsável pelo CNPJ da empresa cadastrado junto à Receita Federal. Trata-se de um documento que reúne todas as informações presentes no CNPJ, mas em formato eletrônico, portanto, ele só deve ser utilizado por quem já é o representante legal de cada empresa.

O certificado e-CPF

Já o certificado e-CPF nada mais é do que a versão eletrônica do CPF. Com ele, é possível comprovar a identidade de alguém em ambiente online. É o documento que garante a autenticidade das transações eletrônicas para pessoas físicas por meio da criptografia de dados.

Ele permite a realização de ações como:

  • Assinar contratos;
  • Fazer procurações eletrônicas;
  • Acessar o site da Receita Federal e resolver questões pendentes diretamente no sistema;
  • Ter acesso a serviços exclusivos oferecidos por empresas que trabalham com o certificado digital;
  • Ter acesso a áreas exclusivas de sites que exigem a certificação digital.

O certificado NF-e

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um recibo que documenta uma transação efetuada e serve para o recolhimento de impostos pelo governo. Transmitida pela internet, ela foi criada para substituir a antiga nota fiscal, a partir do projeto do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

O certificado NF-e é o documento eletrônico destinado à pessoa jurídica que permite a emissão de notas fiscais eletrônicas — aliás, seu uso contempla exclusivamente a emissão desse tipo de nota.

Além de garantir que os dados emitidos são verdadeiros, esse certificado digital permite o acompanhamento das notas fiscais emitidas em tempo real.

Tipos de mídias existentes

Todos esses certificados podem ser encontrados em dois tipos diferentes de formatos, o A1 e o A3. Confira como funciona cada um deles:

A1: é o certificado digital sem dispositivo. Ele se apresenta como um software que pode ser instalado no computador. É um arquivo eletrônico que roda direto no sistema operacional.

Possui validade de um ano, mas pode ser renovado com facilidade.

A3: já o certificado de tipo A3 é armazenado em um dispositivo criptográfico e pode ser usado como um cartão com um chip ou em formato de token, que pode ser inserido na porta USB do computador, oferecendo uma segurança física.

Costuma ter validade de até três anos.

Vantagens dos certificados digitais

Com o certificado digital, é possível não apenas garantir a autenticidade de quem assina os documentos, mas também proteger dados que são constantemente trocados em ambiente online e, por isso, ficam sujeitos a roubos ou diferentes tipos de violações.

Dessa forma, tanto pessoas físicas quanto jurídicas podem realizar transações em ambiente online com maior segurança, tendo condições de viabilizar solicitações, compras ou até mesmo o cumprimento de obrigações legais de maneira mais eficiente junto a empresas ou órgãos superiores.

 

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Assinatura digital: o futuro do mercado imobiliário

A assinatura é um dos elementos mais importantes para qualquer tipo de contrato. A firma garante o compromisso de ambas as partes em cumprir as condições determinadas e, por isso, é um elemento jurídico indispensável. No mercado imobiliário, isso não é diferente; e para alugar, comprar ou vender uma propriedade, é necessário utilizar esse recurso.

Mas vale dizer que já faz tempo que os documentos que dão segurança jurídica aos ajustes não são estritamente físicos. Soluções tecnológicas ganham espaço na realidade de diversas empresas, de forma que os papéis e comprovantes digitais também passaram a ter grande força.

Já que a assinatura física não é mais a única possibilidade, veja a seguir como a assinatura digital pode compor o futuro do mercado imobiliário e saiba tudo sobre esse processo:

A veracidade de documento por meio da assinatura digital

Juridicamente falando, a assinatura digital é tão válida e eficaz quanto qualquer documento assinado fisicamente. Porém, é importante compreender que garantir a veracidade de todo o processo é importante e, para isso, é utilizado um sistema de criptografia.

Funciona assim: a parte detentora do documento a ser assinado possui um certificado digital obtido em uma Autoridade Certificadora (AC). Esse certificado gera uma chave pública, pela qual é possível conferir as informações, e uma chave privada, que só é conhecida por seu proprietário.

A outra parte, a signatária, também deve possuir um certificado digital, o qual vai garantir que ela tenha uma chave privada. Com isso, é possível “acrescentar” suas informações ao documento digital, validando a sua assinatura.

Todo o processo é criptografado e transferido de maneira segura, sem interceptações. Com isso, o documento digital fica devidamente autenticado. Esse processo acontece por meio de um hash, o qual garante uma identidade única para os dados.

Por causa da criação da ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas), a assinatura de documentos digitais tem total validade jurídica. Assim, teoricamente não existe diferença entre um contrato assinado presencialmente e um assinado de maneira digital. Para tanto, é necessário que essa assinatura siga alguns preceitos, responsáveis por oferecer segurança para ambas as partes.

O processo de assinatura digital, portanto, se baseia nos seguintes fatores:

Integridade e confiabilidade do documento

Em primeiro lugar, o uso dessas chaves criptográficas para ambas as partes garante que o documento não seja alterado, propositalmente ou não.

Sem esse tipo de confiança, na hora de assinar seria possível que a outra parte modificasse os valores ou as condições, por exemplo. Da mesma forma, a parte emissora do contrato poderia modificar as condições após conquistar a assinatura, o que prejudicaria quem o assinou.

Dessa maneira, uma das principais preocupações consiste em assegurar a confiabilidade a respeito do documento, de modo que haja total garantia de que tudo foi mantido como o combinado.

Anuência do signatário

Em um contrato, uma das principais questões para validá-lo é a anuência de quem assina. Isso significa que o signatário precisa estar ciente e de acordo com tudo o que foi apresentado. Uma vez que ele o assina, não pode contestar as cláusulas ou se recusar a cumpri-las.

Em um contrato de locação, por exemplo, um inquilino que assina o contrato demonstra anuência com valores, prazos e condições de uso do imóvel.

Com os documentos digitais, essa necessidade se mantém, afinal, uma invasão digital poderia fazer com que uma pessoa assinasse um documento com o qual não está de acordo. Dessa forma, o uso de criptografia no processo de assinatura digital garante que a pessoa assine o contrato de maneira segura e consciente.

Isso evita futuros questionamentos e garante que todo o processo aconteça com o acordo de ambas as partes.

Dependendo da solução utilizada, é possível até mesmo fazer um registro de data e horário no qual o contrato foi assinado, de modo a garantir ainda mais segurança em relação à questão da anuência.

Autenticação do documento

É importante que esse documento seja válido e adequado. Por isso, há também um processo de autenticação do documento. Ele garante que todas as informações sejam validadas e transmitidas em segurança. Dessa maneira, há o processo seguinte de autenticação.

Ele é realizado justamente pela Autoridade Certificadora, que é considerada a parte de confiança. Assim, as duas partes de um contrato garantem que não haja nenhum tipo de fraude ou questão incorreta, já que a AC é idônea e tem processos bem definidos quanto à segurança e transmissão de informações.

A assinatura digital para redução da burocracia

Ao assinar documentos, especialmente aqueles ligados ao mercado imobiliário, existe uma grande burocracia envolvida. É preciso que ambas as partes estejam no mesmo lugar ou então que enviem o documento assinado por correspondência ou fax, por exemplo.

Além disso, há necessidade quanto à autenticação em cartórios, reconhecimento de firma e assim por diante. Tudo isso faz com que se gaste muito tempo sem acrescentar qualquer valor ao processo de assinatura.

Por outro lado, com a assinatura digital tudo fica mais dinâmico. O ganho de conveniência é o primeiro fator a ser considerado, já que quem assina não precisa estar no mesmo lugar do documento. Isso faz com que tudo fique mais simples para ambas as partes, acelerando todo o processo.

Além disso, a redução da burocracia traz outras vantagens como:

Aumento da eficiência

Com a redução do tempo necessário para realizar todo o processo de assinatura, há um ganho importante de eficiência. Isso traz dinamismo para ambas as partes e evita que recursos demais sejam gastos.

Isso também leva a um aumento de eficácia para a parte responsável por elaborar os contratos. Se é necessário gastar menos tempo para conseguir a assinatura do cliente, o resultado é que os demais processos também ganham em agilidade, de forma geral.

Diminuição dos custos

Um dos principais problemas da burocracia é que ela custa dinheiro. Demorar muito tempo para ter um contrato assinado pode significar o desperdício de oportunidades mais vantajosas para todas as partes envolvidas.

Além disso, quanto maior é a burocracia, maior é a necessidade de mobilizar recursos, como pessoas, tempo e dinheiro. Assim, ao tornar o processo mais simples, é possível garantir que ele seja também mais barato para todas as partes envolvidas.

No caso de transações do mercado imobiliário, essa desoneração é muito importante para criar preços mais atrativos e condições mais acessíveis. Com menos burocracia e menos custos, é mais fácil conseguir que um imóvel seja vendido ou alugado.

Aumento da segurança

Realizar contratos verbais ou de gaveta nunca é uma boa estratégia, já que uma das partes pode mudar de ideia e comprometer a obtenção dos resultados. Assim, utilizar a assinatura digital como uma forma de diminuir a burocracia é, também, uma opção mais segura.

Isso garante um processo mais eficiente sem comprometer a segurança. Para ambas as partes, há mais tranquilidade em saber que o processo ocorre com a concordância de todos os envolvidos.

Simplificação de processos

Reduzir a burocracia significa tornar tudo mais simples. Menos etapas e menos tempo gasto significa mais entendimento sobre o que é necessário. Em determinados setores, a burocracia é uma grande barreira para a conquista de mais resultados.

Com isso, a simplificação abre as portas para que mais pessoas se sintam seguras a respeito de certos processos. No caso do mercado imobiliário, por exemplo, a burocracia é um grande ponto negativo.

Com o uso dessa solução, é possível que mais pessoas se sintam seguras o bastante para realizar compras ou locações.

Ganho de sustentabilidade

A diminuição da burocracia também traz um importante viés ligado à sustentabilidade. Processos menos complicados e menos extensos exigem menor consumo de diversos recursos, inclusive de papel.

Se tudo acontece de maneira estritamente digital, a vantagem é que o processo se torna mais sustentável. Num mundo em que é cada vez mais importante pensar no uso consciente de recursos, essa é uma característica relevante e que joga a favor do uso da assinatura digital.

Dinamismo do processo

Outra questão importante é que todo o processo fica mais dinâmico. Não é necessário, por exemplo, se limitar a horários comerciais para realizar a assinatura de um contrato.

Especialmente quando o signatário é uma empresa, essa característica é bastante considerável para tornar mais atrativo o uso dessa assinatura. Essa característica também ajuda a garantir que determinado cliente não perca o imóvel que deseja por questões de deslocamento, por exemplo.

Aumento de versatilidade

Quando se fala em assinatura de contratos, especialmente no mercado imobiliário, é bastante comum que as questões que vêm à mente incluam compra, venda e aluguel, somente.

Porém, é bastante comum que em outras etapas seja necessário conseguir a concordância das duas partes de maneira registrada e autenticada. Uma vistoria, por exemplo, precisa ser assinada por ambas as partes, assim como uma possível rescisão de contrato.

A assinatura digital pode servir para esses e outros casos, o que aumenta a versatilidade em relação a todo o processo.

A assinatura digital como o futuro das transações imobiliárias

E por falar em mercado imobiliário, é bastante conveniente considerar a possibilidade que a assinatura digital traz para ele. Atualmente, uma transação imobiliária pode ser bastante complexa.

O cliente precisa, por exemplo, estar no mesmo lugar que o corretor ou a imobiliária para fazer a assinatura. Além disso, é necessário autenticar documentos em cartórios, levá-los ao banco no caso de financiamentos e assim por diante.

Com isso, quem compra, vende ou aluga perde muito tempo no processo, assim como  seus intermediadores.

Ao reduzir a burocracia, a assinatura digital se lança como o futuro dessas transações. Graças a ela, será possível conquistar cada vez mais mobilidade e comodidade, o que é bom para todo mundo.

As vantagens para clientes e imobiliárias

Para os clientes, isso é importante porque diminui o tempo necessário para se tornar dono ou inquilino de um imóvel. Há, também, uma relevante redução dos custos. Em vez de precisar se deslocar, o cliente pode assinar de onde estiver. Não há gastos desnecessários de tempo ou de dinheiro.

Para imobiliárias e corretores, o uso dessa possibilidade aumenta a eficiência de processos e os torna mais produtivos. Isso garante o atendimento de um número maior de clientes sem haver perda de qualidade — pelo contrário.

No geral, essa é uma possibilidade que faz com que um dos processos mais extensos e burocráticos se torne consideravelmente mais simples. O atendimento fica melhor, o que aumenta a convicção do cliente em estar fazendo uma boa escolha.

De quebra, os custos envolvidos ficam menores, o que facilita a obtenção de financiamentos e aumenta a lucratividade de quem vende ou aluga.

O caminho até o uso dessa possibilidade

Atualmente, o uso de assinatura digital ainda não é uma possibilidade muito explorada no mercado imobiliário. Em parte, isso se deve a questões ligadas à falta de inserção da tecnologia em pontos importantes do processo.

Os cartórios, por exemplo, ainda não são totalmente informatizados. Ao mesmo tempo, bancos buscam cada vez mais soluções financeiras que estejam de acordo com as possibilidades trazidas pela tecnologia.

Além disso, ainda há pouca familiaridade das pessoas com esse nível de tecnologia, o que tende a mudar à medida que seu uso for se tornando mais popular.

Com o desenvolvimento tecnológico, o mais provável é que essa possibilidade se consolide ao longo do tempo. Como as Autoridades Certificadoras já atuam de maneira adequada e como os documentos assinados digitalmente são válidos juridicamente, é apenas uma questão de adaptação em relação aos outros pontos do processo.

A expectativa é que em breve todo o processo aconteça de maneira mais simples. Uma vez que o contrato seja assinado, a comunicação passará a ser entre cartórios e bancos, se for o caso.

Vai funcionar mais ou menos assim: o corretor vai prospectar o cliente até o ponto de oferecer um contrato. Dali, o cliente vai usar sua chave privada e assinará o documento, confirmando o processo.

A papelada, então, poderá ser enviada digitalmente para cartórios e para o banco, responsável por liberar o financiamento e concluir a operação. Ao final, isso economizará tempo de todas as partes envolvidas.

Em um futuro não muito distante, também é possível que as transações financeiras desse porte sejam feitas online. Em outros países isso já acontece, ainda que em baixa frequência. Com o crescente uso da tecnologia e garantia de segurança cada vez mais intensa, quem compra imóvel à vista, por exemplo, poderá fazê-lo em apenas alguns toques, e tudo pela internet.

O processo para usar a assinatura digital nesse mercado

Para que o processo de assinatura digital aconteça de maneira adequada, é necessário levar em consideração algumas etapas fundamentais. Se elas forem seguidas corretamente, o resultado é um documento com validade jurídica e segurança para ambas as partes.

Entre as etapas, estão:

Aquisição de certificado digital

Em primeiro lugar, é necessário recorrer a uma autoridade certificadora. Tanto quem emite o contrato quanto quem o assina deve obter junto a uma AC um certificado digital que vai originar uma chave criptografada.

Esse tipo de recurso é o que será responsável por garantir a individualização e a identificação de dados de ambas as partes.

É importante que ele seja emitido por uma AC justamente para garantir o uso de uma solução confiável e que possua validade jurídica. Além disso, é importante que somente as partes interessadas tenham acesso à chave privada para evitar problemas.

Obtenção do software assinador

Para usar a assinatura, é necessário ter um software assinador. Ele serve para incluir as informações digitais no documento digital, garantindo o registro definitivo. Em uma analogia com os documentos físicos, é como se ele funcionasse como a caneta, que garante que a assinatura fique impressa de maneira permanente.

Assim, as partes responsáveis pela assinatura também precisam adquirir esse software. O ideal é escolher uma opção de confiança, além de adequada às necessidades de quem assina.

Disponibilização no portal eletrônico

Também é necessário que o documento possa ser disponibilizado em um portal eletrônico de acesso garantido a quem assina. Isso permite que ambas as partes confiram o documento quando acharem mais pertinente.

Ao mesmo tempo, é necessário que o acesso a esse portal seja feito de maneira segura, como por meio da chave pública. Assim, evita-se qualquer comprometimento em relação à integridade.

Finalização do processo

Coletadas as assinaturas e com tudo devidamente validado, é necessário realizar a finalização do processo. Essa é uma etapa que varia de acordo com o tipo de contrato, de imóvel e de processo em geral.

Pode ser o caso de conseguir a liberação do financiamento, a transferência da escritura ou a garantia quanto à locação, por exemplo. Em geral, trata-se de etapas externas à assinatura digital e que garantem o resultado final.

Os cuidados necessários para aproveitar o processo

Ao mesmo tempo, esse processo de assinatura exige alguns cuidados para evitar futuras contestações e problemas em geral. Muitos dos possíveis problemas são causados por descuidos por parte dos usuários, então as principais medidas de precaução incluem:

Escolha uma Autoridade Certificadora confiável

Antes de tudo, é fundamental escolher uma Autoridade Certificadora confiável e que esteja autorizada pela ICP-Brasil. Esse tipo de garantia é importante para confirmar que a entidade atende a todos os requisitos de segurança e que é capaz de manter os dados em plena segurança.

Desconfie de empresas que oferecem planos muito baratos ou soluções muito completas, mas que não afirmam que são autorizadas pelo órgão. Na dúvida, procure informações diretamente no site da ICP-Brasil para garantir que a empresa é realmente capaz de oferecer o serviço de maneira adequada.

Errar nesse cuidado compromete toda a transação imobiliária e pode anulá-la ou causar grandes problemas para ambas as partes.

Limite o acesso à chave privada de criptografia

A chave privada de criptografia é o que garante que o documento seja assinado com as informações específicas. Uma vez que a chave seja usada, o documento está assinado e não é possível contestá-lo. Se cair em mãos erradas, portanto, pode significar a assinatura de um contrato incorreto, por exemplo.

Sendo assim, um dos cuidados inclui a proteção quanto ao acesso da chave privada de criptografia. O ideal é que ela esteja presente em um smart card ou token de uso individual e exclusivo dos responsáveis pela assinatura.

Além disso, também é recomendado criar uma senha, de modo a dificultar qualquer acesso não autorizado. Dessa forma, há uma proteção completa no uso desse tipo de recurso.

Use o certificado digital somente no momento adequado

Outro erro comum entre quem usa o certificado digital é o de mantê-lo ativo mesmo após o momento da assinatura. Especialmente quem o utiliza por meio de conectividade USB tem o costume de deixar o certificado plugado enquanto outras funções são executadas.

Porém, isso pode fazer com que todo o certificado seja deletado de maneira definitiva, o que levaria a problemas e à necessidade de adquirir uma nova opção. Sendo assim, o ideal é utilizar essa ferramenta somente na hora de realizar a assinatura. Isso garante mais segurança e evita possíveis problemas.

Fique de olho na validade do certificado

Todo certificado digital possui uma validade específica. Ele precisa ser renovado assim que esse período expirar, a fim de manter as informações sempre atualizadas. Não é possível realizar a assinatura digital com a validade vencida.

Sendo assim, é necessário ficar de olho nesse prazo. Ter atenção a isso vai impedir que um contrato deixe de ser assinado porque o certificado não é válido, o que poderia atrasar todo o processo. Como a intenção é reduzir a burocracia, ter que revalidar um certificado bem na hora da assinatura vai exatamente contra esse objetivo.

A assinatura digital é uma possibilidade importante para o mercado imobiliário porque é capaz de oferecer muito mais eficiência, produtividade e diminuição da burocracia, sem que isso signifique a perda de segurança.

Embora ainda não seja amplamente utilizada, essa possibilidade tem tudo para se consolidar como a abordagem principal em um futuro bastante próximo desse mercado. Assim, já vale a pena conhecer quais são as etapas necessárias para realizar essa assinatura, assim como quais são os cuidados necessários.

Para não restar dúvidas, veja também qual é a diferença entre uma assinatura digital e uma assinatura digitalizada, e fique por dentro do assunto.

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7 razões para investir na gestão de TI da sua empresa

As pressões econômicas, as mudanças rápidas do mercado e a forte concorrência exigem flexibilidade na estrutura das empresas, algo que somente pode ser alcançado com investimento em tecnologia da informação. Hoje você irá descobrir 7 razões para investir na gestão de TI da sua empresa! Veja só:

1- Redução de custos

Na maioria das empresas, a atualização do cadastro de clientes, lançamentos contábeis, registros de vendas e cálculos tributários ainda são feitos manualmente. Nem precisa dizer que todas essas ações implicam em perda de produtividade, uma vez que ocupam dezenas de empregados fazendo um trabalho que poderia ser desempenhado com muito mais eficiência de forma automatizada (o cumprimento de obrigações fiscais, por exemplo, exige cruzamento de montanhas de dados que, por melhor que seja sua equipe, pode ser realizado de maneira muito mais rápida e assertiva a partir de soluções de inteligência de negócios).

É no enxugamento de processos, na liberação de colaboradores para se dedicarem ao core business da organização e no aumento da produção que a empresa reduz custos e melhora seus números no final do mês.

2- Otimização de processos

Razão alinhadíssima com o item anterior. Se você automatiza processos, produz melhor e mais rápido. Um exemplo: mais da metade das reclamações no SAC das empresas do setor de e-commerce são referentes a atrasos a entrega dos produtos. Uma ferramenta que se integre aos sistemas de informação das transportadoras pode acompanhar o status do processo de logística da loja, mostrando em tempo real aos gestores e clientes, onde está o produto adquirido. Se você ainda se pergunta “como a TI pode melhorar meu negócio”, eis um exemplo de caminho a ser seguido.

3- Ganho de vantagem competitiva

A TI é o motor da inovação no mundo dos negócios. Nesse sentido, conceitos como Big Data, Business Intelligence e Internet das Coisas (IoT) vêm sendo cada vez mais difundidos nas empresas para eliminar gaps de eficiência, desenvolver produtos mais próximos do que os consumidores desejam, antever mudanças de tendências e aproveitar oportunidades que a concorrência ainda não enxergou.

O trabalho com Big Data Analytics, por exemplo, passou a ser o trunfo de muitas empresas do setor de e-commerce para alavancar suas vendas, vanguardismo que talvez explique os ótimos resultados do segmento em relação ao comércio tradicional (enquanto o mercado definha na crise, o varejo on-line deve crescer 18% em 2016).

Qual o segmento social do meu cliente? Qual o dia da semana mais indicado para lançar uma promoção? A Black Friday vem aí. Será que vale a pena montar uma estratégia de vendas especial para essa data? O que meus consumidores deverão necessitar na próxima estação?

Todas essas perguntas podem ser respondidas por meio de análise de grandes dados que ferramentas como Big Data Analytics/Análise Preditiva se propõe a realizar, uma vez que, diferentemente das lojas convencionais, as lojas on-line agregam uma montanha de informações dos clientes logados, as quais podem ser uma verdadeira mina de ouro para o empreendedor. Tudo depende de seu investimento na gestão de TI.

4- Fortalecimento da segurança dos dados críticos da empresa

Violações de sistemas e outras formas de ataques cibernéticos vêm crescendo no Brasil em desproporção ao restante do mundo. Uma pesquisa recente feita pela PwC mostrou que os ataques de hackers no país (ou melhor dizendo, de crackers, uma vez que esta é a nomenclatura correta para quem pratica intrusões em sistemas com fins ilícitos) cresceram 274% em 2015, enquanto que no resto do mundo, esse índice foi de apenas 38%.

O crime cibernético está em ascensão no Brasil exatamente porque pessoas físicas e empresas ainda subestimam o potencial de destruição que uma invasão pode fazer. No caso das organizações nacionais, os investimentos em gestão de TI ainda são pequenos em comparação com outras nações, o que é assustador em uma era em que escriturações contábeis são feitas por meio de mídias eletrônicas como SPED Fiscal; dados sigilosos são armazenados em servidores físicos e virtuais; notas fiscais eletrônicas (NF-e) substituem as antigas documentações e papel.

Autenticação de dois fatores, certificados criptografados, backups automáticos e monitoramento de rede são algumas das ações de segurança digital que devem ser adotadas por todas as empresas.

5- Oferecimento de novas formas de relação entre empresa e colaboradores

A Computação em Nuvem deu maior amplitude às relações de trabalho. O uso maciço dos dispositivos móveis por parte dos colaboradores foi porta aberta para a disseminação do BYOD (Bring Your Own Device), no qual a companhia permite que seus funcionários utilizem seus próprios gadgets para acesso aos sistemas da empresa. O receio inicial com eventuais vulnerabilidades que o BYOD poderia trazer foi dissipado com o desenvolvimento de políticas de segurança da informação especiais para esse modelo de trabalho.

Assinatura de termos de responsabilidade, obrigatoriedade do uso de senha com bloqueio automático nos smartphones, dever de instalação do antivírus da empresa e utilização de Certificados Digitais SSL (para a autenticar Servidores Web e criar Canais Criptográficos -ambiente seguro em sites ou aplicações) são algumas das ações que permitem a adoção de novas relações entre empresa e colaboradores, sem que isso represente risco à segurança dos dados empresariais. O mesmo vale para a execução de atividades no formato home-office.

6- Redução das taxas de absenteísmo e turnover

Consequência direta do tópico anterior. Processos automatizados reduzem a sobrecarga de trabalho de seus colaboradores, o que, evidentemente, melhora o clima organizacional e reduz problemas de Gestão de Pessoas como absenteísmo e turnover (rotatividade de profissionais).

7- Conhecer melhor o cliente

Uma rede de supermercados muito conhecida no país resolveu reduzir suas taxas de churn (desligamento de clientes assíduos) apostando em soluções de TI para o varejo. A empresa aproveitou o imenso banco de dados que possuía através de seu canal on-line de vendas (sim, já existe uma demanda imensa de brasileiros que fazem compras em e-supermercados!) e associou sua database com ferramentas de Big Data, no intuito de agregar os dados de perfil de cada cliente e cruzá-los para entender quais são seus produtos e marcas favoritas.

O sistema é então programado para listar periodicamente os consumidores “sumidos” da base ativa da empresa, disparando cupons de descontos personalizados para cada um, de acordo com suas preferências de alimentos e bebidas. Imagine receber um desconto de 70% para aquela sua marca de chocolate preferida? Isso talvez o faria retornar a fazer compras em uma rede que você havia trocado há alguns meses, certo? Isso é gestão de TI aplicada aos objetivos estratégicos do negócio.

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Site seguro: 3 maiores desafios para estar imune às ameaças

Falar sobre segurança na navegação online nunca foi tão necessário quanto hoje. Seja na hora do almoço, na fila do transporte público ou durante o trabalho, difícil é encontrar alguém que não esteja grudado no notebook, tablet ou smartphone!

Assim ficou muito mais fácil resolver as tarefas cotidianas, fazer compras e realizar transações financeiras sem ter que sair do lugar. E com a facilidade cada vez maior de acesso à internet – de acordo com o IBGE, mais da metade da população brasileira têm acesso à internet, ou seja, são 5,4 milhões de brasileiros conectados! –, e a popularização dos dispositivos móveis, isso só tende a aumentar.

A má notícia é que, por outro lado, também aumentaram as ocorrências de fraudes, invasões e roubos de informações sigilosas online. Por isso, se você gerencia um site, blog, fórum ou e-commerce, garantir a segurança das informações da sua empresa e dos seus clientes na internet é fundamental.

Quer saber como? No post de hoje, vamos explicar quais são os maiores desafios enfrentados pelos gestores de TI na manutenção de um site seguro, e como é possível evitar os problemas mais comuns adotando algumas soluções simples. Confira:

Validação de certificados digitais

Quando um cliente vai fazer uma compra na internet, sua primeira preocupação é com a autenticidade do site acessado e com a segurança das suas informações pessoais. E é esse o papel dos certificados digitais.

Caso você não saiba, os certificados digitais funcionam de forma semelhante a uma assinatura eletrônica, que garante a identidade e a credibilidade de pessoas físicas ou empresas online.

O modelo mais comum de certificado digital é o Secure Sockets Layer (SSL), protocolo padrão de segurança online e também pré-requisito para qualquer e-commerce que queira oferecer a opção de pagamento por cartão de crédito. Nós já explicamos em detalhes aqui no blog sobre a importância dos certificados SSL especificamente para as lojas virtuais.

Resumindo, o certificado SSL confirma a credibilidade de um site e garante a criptografia de todas as informações trocadas entre ele e seus clientes, tornando inviável ataques à segurança ou a interceptação dessas informações por terceiros. Acessou um site que exibia um cadeado na barra de navegador? É sinal de que esse site possui um certificado SSL!

Tipos de certificado SSL

Existem diversos tipos de certificado SSL disponíveis, com funções e benefícios específicos. Eles são:

  • Certificado de validação de domínio (DV) – Nesta modalidade de certificado SSL, o domínio é validado automaticamente pela autoridade certificadora com base nos dados cadastrados. É utilizado geralmente em sistemas para autenticação de usuários, como no acesso de áreas restritas de um site. Este tipo de certificado é mais barato e costuma ser emitido rapidamente;
  • Certificado de validação da organização (OV) – Nesta modalidade ocorre também a autenticação da empresa proprietária do domínio, ou seja, se a organização obedece aos requisitos legais e se está operante, por exemplo. Justamente pelo maior grau de segurança, essa é a modalidade de certificado SSL mais indicada para e-commerces;
  • Certificado de validação estendida (EV) – É a modalidade de certificados mais completa que existe, pois também valida os dados da organização, seu endereço e canais de contato. Um site com certificado EV apresenta uma barra de navegador na cor verde e o nome da empresa proprietária ao lado do cadeado fechado.

Em meio a todas essas opções, é fundamental escolher a modalidade de Certificado Digital que melhor se enquadre nas necessidades do seu negócio!

Ataques a sites empresariais

A segurança online é um problema que afeta organizações de todos os portes: até mesmo gigantes como a Amazon, Google e a NASA já sofreram com ataques de hackers e vazamentos de dados sigilosos. E apenas no ano passado, os bancos brasileiros registraram um prejuízo de R$ 1,8 bilhão em decorrência de fraudes eletrônicas, de acordo com dados da Federação Brasileira dos Bancos (Febraban).

Por isso, investir na manutenção de um site seguro não é exagero nenhum. Para além dos certificados digitais, existem diversas ferramentas que podem ajudar a construir um domínio mais protegido de ataques externos.

Uma dica é adotar várias etapas de autenticação para a recuperação das informações de login do seu cliente, por exemplo. Dessa forma, antes de enviar uma mensagem para um e-mail registrado, seu site vai realizar uma série de questões de segurança – o que garante que essas informações sigilosas não serão fornecidas por engano a terceiros.

Outra dica bastante útil é evitar redirecionamentos a links externos sempre que possível, driblando assim as notificações da autoridade de certificação SSL. Lembra quando você clicou em determinado link e recebeu um aviso indicando que estava lidando com um site cuja credibilidade não podia ser confirmada? Tais alertas podem desmotivar muito a navegação dos usuários de seu site, acarretando em desconfiança ou mesmo desistências por parte dos clientes.

Ameaças virtuais cada vez mais poderosas

Ao navegar na internet, você pode se deparar com uma série de ameaças virtuais cada vez mais poderosas, como novos tipos de malware, estratégias sofisticadas de phishing – ou seja, passar-se por uma instituição (um banco, por exemplo) para conseguir informações sigilosas –, ou mesmo a invasão direta de computadores por meio de uma falha de segurança, o chamado “hacking”.

Por isso, ainda que a adoção de programas antivírus seja uma medida de segurança eficiente, ela não garante uma navegação 100% segura, tendo em vista que muitas das ameaças virtuais contam com a ajuda do usuário para a infiltração nos sistemas hospedeiros.

A contaminação inicial pode ocorrer de diversas formas, como a partir do uso de softwares piratas, instalação de programas baixados por meio de aceleradores de download, abertura de anexos suspeitos de e-mail ou mesmo por pendrives utilizados no ambiente empresarial.

Em razão disso, para melhor prevenir e combater as ameaças virtuais à segurança do seu site, é preciso desenvolver uma política de segurança de TI bem estruturada, incluindo aqui controles lógicos, como privilégios de instalação de software, e controles físicos, como controles de acesso a áreas restritas do seu site, por exemplo.

E não esqueça: uma boa estratégia de segurança é a melhor forma de evitar invasões, contaminações, vazamentos de dados e falhas de segurança no seu domínio. No fim das contas, ganham as duas partes: seus clientes se sentem mais seguros ao navegar no seu site, e você ganha em credibilidade, reconhecimento e qualidade dos seus serviços.

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Saiba como tratar o IPI de mercadorias roubadas

Para o empreendedor, é fundamental saber que vivemos em um país cuja carga tributária costuma ser pesada para as empresas e que, por isso, é importante investir em um planejamento tributário eficiente. Assim é possível reduzir, por meio de recursos legais, esse impacto e garantir melhores condições de crescimento para o negócio.

E, quando citamos planejamento tributário, não estamos nos referindo exclusivamente à simples escolha de um regime tributário mais adequado para cada finalidade (embora isso seja muito relevante). Estamos falando sobre algo mais amplo, que considera uma série de questões — como o faturamento anual da empresa e o tipo de atividade que ela exerce.

Um bom planejamento tributário tem o objetivo de dar à empresa condições adequadas para lidar com tributos, seja o IRPJ, o ICMS ou o IPI, a partir da melhor organização interna e estratégias previamente estabelecidas. Saiba mais sobre esse assunto a seguir:

Obrigações legais das empresas

As empresas devem cumprir com suas obrigações legais de rotina. Independentemente de seu faturamento e de sua área de atuação, é preciso atender a uma série de exigências.

Assim, somente para fins de exemplificação, podemos citar os impostos obrigatórios para um contribuinte enquadrado no Simples Nacional. Entre eles estão:

  • o IRPJ;
  • o CSLL;
  • o Cofins;
  • o PIS/Pasep;
  • o CPP;
  • o ICMS;
  • o ISS;
  • e o IPI.

Isso sem falar nas taxas que surgem em função da peculiaridade de cada atividade exercida pela empresa.

Certamente trata-se de uma quantidade elevada de impostos que, se não forem devidamente compreendidas pelo contribuinte, poderão causar graves prejuízos. E, neste ponto, é preciso abrir um parêntese e fazer uma análise à parte sobre os impostos para diminuir a incidência de erros.

Uma informação importante que as empresas precisam ter conhecimento é em relação ao Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI). Trata-se de uma obrigação que costuma tirar muito dos cofres das empresas, mesmo em situações extremas, como de roubo de mercadoria. Porém o IPI agora já não pode mais ser cobrado em circunstâncias de roubo.

Como funciona o IPI

O IPI é um imposto de natureza fiscal, pois sua finalidade é a arrecadação, embora ele também possa ser usado para outras finalidades, quando os limites da alíquota são alterados para regular o mercado de acordo com as necessidades do governo.

Sua alíquota varia em função da essencialidade, ou seja, quanto mais essencial é o produto, menor é a sua carga tributária. Assim, para produtos considerados supérfluos — como o cigarro —, a alíquota é mais alta do que para produtos tidos como essenciais — tais como arroz, feijão e carne.

O IPI incide sobre qualquer tipo de produto que passa por alguma transformação dentro de uma fábrica, sendo cobrado na saída da indústria ou no porto, no caso de produtos importados.

O imposto é cobrado pela Receita Federal e administrado pelo Tesouro Nacional, que distribui o montante entre estados e municípios. Como anteriormente citado, sua função principal é a arrecadação, o que significa que ele faz caixa para o governo. Mas o imposto também serve para estimular políticas públicas, que funcionam quando o governo precisa interferir mais diretamente na economia.

Assim, explicando de uma maneira mais simples como o IPI pode ser usado na prática, podemos dizer que ele funciona da seguinte maneira:

  • quando o governo quer estimular a economia, ele reduz as alíquotas do imposto. Um bom exemplo disso foi quando houve a redução do IPI de produtos da linha branca — como geladeira e fogão —, permitindo ao consumidor comprar produtos por preços mais baixos;
  • quando o governo quer desestimular o consumo de produtos por algum motivo, por exemplo, quando eles fazem mal à saúde — caso de produtos como cigarros e bebidas alcoólicas —, ele aumenta a alíquota.

A polêmica do IPI sobre mercadorias roubadas

A tributação do IPI existe em função da relação mercantil que envolve as operações. Sendo assim, o fato gerador do imposto pode ocorrer em três casos diferentes, de acordo com o Código Tributário Nacional. São eles:

  • no desembaraço aduaneiro do produto importado;
  • na saída do produto industrializado do estabelecimento industrial;
  • na arrematação de um produto apreendido ou abandonado quando ele vai a leilão.

Agora, consideremos a seguinte situação: uma determinada empresa, que trabalha com mercadorias industrializadas, tem sua mercadoria roubada e essa operação simplesmente não acontece. Como ficaria o IPI? Embora a empresa não tenha efetuado a operação, ainda assim, haveria a obrigatoriedade de arcar com os custos do imposto, pois o produto saiu do estabelecimento industrial.

Entretanto, considerando o elemento legal que caracteriza o IPI, ou seja, o fato gerador, empresas que trabalham com grande quantidade de produtos e que sofrem prejuízos com roubos passaram a questionar o governo sobre a obrigatoriedade de pagar o IPI sobre mercadorias roubadas.

O caso da Souza Cruz × Fazenda Nacional

Ao longo dos anos, a questão era se a empresa precisaria pagar o IPI a partir da saída do produto, ainda que ele não chegasse ao seu destino. Muitas companhias começaram a contestar essa obrigatoriedade em função de a operação mercantil não ter sido concretizada.

A partir da ação movida pela empresa Souza Cruz Trading contra a Fazenda Nacional, referente a um roubo que aconteceu no ano 2000, quando a empresa teve sua mercadoria roubada no trajeto entre Uberlândia (MG) e Santos (ES). O Superior Tribunal de Justiça entendeu que a autuação fiscal sobre a empresa deveria ser anulada, cancelando a incidência do IPI. No entendimento dos ministros, não seria justo que neste caso a empresa tivesse prejuízo, uma vez que houve decréscimo patrimonial.

Assim, legalmente, a Receita Federal não pode exigir o imposto de cargas em casos em que elas foram alvo de ilícito no trajeto entre o depósito da empresa e o carregamento para a exportação. A vitória da Souza Cruz no Superior Tribunal de Justiça, portanto, significa que não configura fato gerador de IPI o simples fato da saída de mercadoria do estabelecimento. Ela deve chegar ao seu destino para que haja a concretização da operação mercantil  — portanto, não há a obrigatoriedade do pagamento do imposto.

A decisão do Supremo Tribunal de Justiça, embora tenha ocorrido somente em 2016, abre um precedente importante para os contribuintes que precisam lidar com o IPI.

Quer saber mais? Então confira o post “PIS e Cofins: como pagar menos impostos com o planejamento tributário?”.

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