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Certificado de segurança para servidor: 7 razões para contratar um

A segurança na internet é o item de prioridade quando se trata de lojas virtuais ou de um e-commerce. Os clientes irão acessar e navegar no site, se cadastrar e inserir dados pessoais e bancários para realizar uma compra ou mesmo para receber ofertas e outras informações referentes a produtos e/ou serviços.

De forma a garantir que visitantes, usuários e clientes possam ter uma experiência sem riscos ao utilizarem o ambiente virtual, o uso de Certificados para servidores web ou Certificados SST/TLS está entre as melhores opções de proteção contra hackers e pessoas má intencionadas, que utilizam indevidamente os dados que trafegam na rede.

A utilização de certificado de segurança para servidor garante a autenticidade, confiabilidade, privacidade e integridade dos dados de um portal de rede, assegurando que o usuário realmente esteja acessando um site seguro e original e não uma cópia operada por fraudadores.

Mas muitos lojistas virtuais, por desconhecimento ou mesmo para cortar gastos, acabam deixando o uso de Certificados Digitais de lado, o que acaba gerando insegurança quanto a conexão entre o visitante e os servidores, uma vez que não utiliza um canal de criptografia – deixando os dados facilmente serem interceptados e utilizados indevidamente.

Separamos algumas boas razões para contratar um Certificado de segurança e estabelecer uma conexão segura entre o visitante e o servidor através de um túnel de criptografia. Ficou curioso? Acompanhe nosso post abaixo!

Proteção contra hackers e roubo de informações

Quando o cliente realiza um cadastro e fornece informações pessoais e bancárias, os dados são codificados e passam a compor apenas o servidor da loja virtual ou e-commerce – este é o papel que o Certificado de segurança desempenha dentro de um site.

Varejistas virtuais que contratam um certificado digital podem trocar informações em total segurança, protegendo a integridade e segurança das informações que trafegam na internet e atestando ao usuário que o site que está acessando é original, não uma cópia de fraudadores.

Confirmação da detentora do domínio do site

Além disso, ao utilizar um Certificado Digital, a Autoridade Certificadora faz a validação do domínio e, dependendo do tipo de certificado, também valida de quem é a detentora do domínio.

Mas como funciona? O certificado SSL é o mais indicado para transações virtuais que envolvam o compartilhamento de informações pessoais e bancárias. Como a conexão que utiliza o certificado SSL é sempre iniciada pelo cliente, quando o usuário solicita a permissão de acesso com um site seguro, o navegador web (Chrome, Internet Explorer, Firefox, etc.) solicita o envio do Certificado Digital e verifica se o certificado é realmente válido e atende ao padrão de confiabilidade, bem como se está relacionado ao site da loja virtual. Uma vez confirmadas as informações, a chave pública é enviada e o cliente e servidor podem iniciar a troca de mensagens.

Operadoras de cartão de crédito exigem o uso de Certificados de segurança

Antes mesmo de o lojista virtual ser homologado por uma adquirente (por exemplo, Cielo, Rede, Stone), tais empresas exigem que os Certificados sejam contratados para poderem operar com cobranças com cartões de crédito.

Isso porque, ao realizar uma compra online e inserir dados do cartão de crédito para pagamento, o dono da loja, o cliente e o banco podem ser hackeados e as informações utilizadas de forma indevida. Por exemplo, pessoas má intencionadas utilizam essas informações para realizar compras em outros sites (muitas vezes de valores altos), comprar passagens aéreas e demais utilidades que acabam causando transtornos para todos os envolvidos.

Confirmação visual de que o site é confiável

Após instalado o Certificado, é possível comprovar sua existência através do próprio navegador, que passa a conter um ‘cadeado’ ou ‘https://’ no endereço do site. Além dessas opções, dependendo do tipo de certificado, pode contar com outras formas de verificação, como a cor verde/vermelho na extensão do endereço do site – que indica se ele é confiável ou não -, entre outros.

Muitos consumidores virtuais estão atentos aos mecanismos visuais de identificar quando um site é seguro ou não. Caso o site não tenha tais características que atestam que a comunicação entre o usuário e o site está protegida através de criptografia, você pode estar perdendo ótimos negócios e correndo riscos.

Melhor ranqueamento de SEO

Para uma loja virtual ou e-commerce, ter um bom ranquamento de SEO é fundamental. Afinal de contas, estar entre as primeiras opções de busca no Google é o que garante boas vendas e a confiança de muitos usuários.

Por isso, antes mesmo de criar campanhas online e indexar a página a diversos canais de publicidade, é essencial investir em uma Certificação Digital. Além disso, segundo divulgação do Google, sites que não têm SSL terão um desempenho inferior em seu ranqueamento de SEO, o que resulta em um número menor de acessos na página e, consequentemente, menor conversão de vendas.

Mais credibilidade

O uso de um Certificado Digital na loja virtual ou e-commerce diz muito mais sobre a empresa do que qualquer anúncio, descrição, promoção ou mesmo um preço mais atrativo.

A cada dia clientes estão cada vez mais atentos a sites que possam comprometer suas informações e levar a ações fraudulentas. Ao utilizar uma conexão segura, por meio de um canal de criptografia, onde os dados são codificados e mantidos em segurança dentro do site, o cliente sente maior confiança e, assim, maior credibilidade em relação à loja virtual.

Todos os investimentos realizados dentro de uma loja virtual (atendimento, produtos, design, pós-venda, e tantos outros) podem não ter qualquer efeito se o cliente sentir que sua presença dentro do ambiente virtual não é segura e seus dados serão acessados indevidamente. A Certificação Digital é o elo de confiança do consumidor.

Site seguro

Contratar um Certificado de segurança faz com que os usuários atestem que o site realmente é seguro. Além disso, acaba sendo um grande diferencial para visitantes que pesquisam preços e acabam realizando compras com maior segurança. Ou seja, ao permitir ao cliente entrar num site, navegar entre as páginas de produtos e promoções e ter a certeza de que, ao efetuar suas compras, não serão interceptados por terceiros, o varejista virtual acaba conquistando clientes e fidelizando aqueles que já possui, uma vez que o consumidor tem a certeza que a loja virtual atende suas necessidades e, melhor, com total proteção de seus dados.

Nosso post foi útil? Quer saber mais? Deixe seu comentário nos campos abaixo. Esperamos por você!

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Entenda a importância de um fluxo de documentos mais inteligente na sua empresa

Um dos maiores desafios de qualquer empreendedor, independentemente do porte e segmento de atuação, é administrar de forma eficiente o próprio negócio, principalmente com uma concorrência cada vez mais acirrada. E na correria do dia a dia, muitos gestores 23acabam deixando de lado práticas simples, mas que podem facilitar muito a rotina empresarial e oferecer um diferencial competitivo, como é o caso da gestão de documentos.

Porém, gerar um fluxo de documento mais inteligente dentro da empresa pode se tornar bastante complicado quando o empreendedor desconhece certas práticas de gestão ou acredita que elas são desnecessárias.

Por isso, neste post vamos entender qual a importância de um fluxo de documento mais inteligente e quais os principais passos para chegar à eficiência. Acompanhe!

Mas o que é gestão de documentos?

Gestão de documentos é um conjunto de práticas que visam facilitar o uso, o armazenamento e a avaliação das informações geradas pela empresa, otimizando processos e tornando as tarefas do dia a dia mais ágeis, eficientes e racionais.

De maneira simplificada, a gestão de documentos possibilita que todas as informações geradas pela empresa sejam corretamente armazenadas, possibilitando que todos os arquivos sejam mantidos adequadamente organizados e seguros.

Digitalização de documentos: o primeiro passo para uma gestão inteligente

NF-e, DIPJ, DACON, Dirf, IRPF, ECF-Fiscal, ECD-Contábil, EFD-Contribuições e inúmeras outras exigências obrigaram o empreendedor a rever os processos organizacionais e a investir em ferramentas tecnológicas que possibilitem a emissão e o armazenamento seguro de tais informações.

Desde a implementação do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), muitas mudanças vêm exigindo adequações mais inteligentes e personalizadas, principalmente com a informatização de uma série de obrigações acessórias.

E como o fluxo de documento tende a aumentar a cada ano, fazer uso de um software é fundamental. Com a gestão eletrônica de documentos, é possível ter maior controle sobre os dados e informações produzidas, ajudando a classificar e a armazenar adequadamente todos os arquivos do negócio.

Mas o que é digitalização de documentos?

A digitalização de documentos nada mais é que o processo de converter documentos físicos em formato digital. Então, se antes o empreendedor era obrigado a dispor de um espaço da empresa para guardar centenas de caixas contendo arquivos e documentos, com a digitalização tudo é mais fácil.

Quais as etapas da digitalização?

Os benefícios da digitalização incluem a redução do uso de papel e acesso rápido à informação, além de economia de tempo e maior produtividade. Aplicar técnicas modernas de gerenciar eletronicamente os documentos oferece maior segurança e eficiência aos processos.

Além disso, é possível realizar o arquivamento e o gerenciamento da documentação, incluindo a certificação digital dos arquivos, dentro das normas previstas na legislação brasileira.

No começo pode parecer um pouco complexo, mas no futuro todo o esforço valerá a pena. Vejamos como realizar corretamente a digitalização:

1º passo. Separe todos os documentos que estão aptos para a digitalização (retire os grampos, faça a higienização ou remova qualquer tipo de objeto que prejudique na hora do escaneamento);

2º passo. Antes de digitalizar, é possível já separar por data, assunto, cliente ou qualquer outra especificação que facilite a alocação do documento nas devidas pastas eletrônicas. Faça por etapas, sempre verificando se realmente as informações estão sendo transferidas para os devidos arquivos digitais.

3º passo. Após a digitalização, é possível migrar todos os documentos para um software de gestão, possibilitando o arquivamento digital disponível para todos os setores da empresa, de qualquer lugar e a qualquer hora.

Mas quais as vantagens de digitalizar e armazenar eletronicamente os documentos da empresa? Vejamos algumas a seguir:

Redução de papel e sustentabilidade

O processo de transição do papel para o digital já é uma grande vantagem competitiva, tornando-se uma importante ferramenta de gestão dos negócios.

Com a digitalização e a possibilidade da adoção da Assinatura Digital de Documentos Eletrônicos, há uma redução da quantidade de papel gerada diariamente, o que, consequentemente, resulta em benefícios relacionados à sustentabilidade.

Fica claro que a digitalização de documentos e seu compartilhamento online reduz drasticamente a necessidade de cópias em papel, com isso se economiza em folhas e material de impressão, e há menor desgaste dos equipamentos. Além disso, os funcionários podem focar em atividades urgentes e prioritárias, os arquivos não são extraviados, não há custos com correios e os milhares de papéis “caberão” numa única base de dados.

Tudo disponível online, entre todos os setores e com a máxima segurança. Todos saem ganhando, inclusive o meio ambiente.

Redução de custos

Otimizar os recursos disponíveis, aumentar a produtividade e reduzir os custos são princípios básicos que fazem parte do “topo” no planejamento de qualquer empresa.

Investir na gestão eletrônica do fluxo de documento é uma das soluções de maior impacto. Ou seja, com a possibilidade de armazenamento em nuvem, os custos com impressão são reduzidos: os documentos só são impressos sob demanda e em menor quantidade.

Com a digitalização, tudo fica mais fácil. Não é mais necessário gastar com centenas de milhares de folhas, os funcionários não perderão mais tempo arquivando e localizando documentos e o consumo de luz e os custos com manutenção de equipamentos e demais utensílios de escritórios serão reduzidos drasticamente.

Aproveitamento de espaço

Empresas que trabalham com um grande fluxo de documentos físicos são obrigadas a ter grandes espaços para o armazenamento.

Centenas de caixas contendo milhares de documentos — o que exigia mais espaço, pessoas trabalhando e um maior custo para manter tudo organizado e protegido.

Com a aderência das empresas à gestão eletrônica dos documentos, é possível manter um grande negócio em um espaço pequeno, concentrando todas as informações online.

Além disso, manter as informações em formato digital possibilita organizar tudo em pastas e subpastas, de maneira fácil e prática, levando o negócio a ser mais rentável e escalável.

Maior controle

Com a gestão eletrônica de toda a documentação da empresa, o empreendedor passa a ter controle de todos os processos da organização, desde a emissão de uma nota fiscal até a entrega de uma declaração contábil.

Se antes o gestor tinha que procurar em arquivos isolados e documentos estocados fisicamente para ter acesso a determinada informação, com a digitalização todo o acervo fica disponível com apenas um toque.

Além disso, com o uso da certificação digital é possível criar níveis de acesso aos documentos, tornando-os de acesso restrito, inviabilizando que qualquer um possa acessar, ou pior, furtar determinadas documentações.

Aumento da produtividade

A partir do momento em que o colaborador não precisa mais perder tempo procurando certos documentos ou arquivos em meio físico, a produtividade também aumenta.

Ao gerenciar todos os documentos de forma eletrônica, é preciso ter em mente que todas as informações estarão organizadas e disponíveis de maneira imediata e, melhor, atualizadas constantemente.

Segurança

Ao apostar na documentação digital, é possível restringir o acesso aos arquivos apenas às pessoas autorizadas, além de fazer backups automáticos para manter cópias de segurança e, assim, evitar que documentos importantes se percam.

Outra grande possibilidade é a mobilidade. Com o armazenamento eletrônico, é possível contar com a sincronização em diversos dispositivos (celular, smartphone ou tablet), o que deixa o gestor atualizado sobre todas as movimentações realizadas pela empresa.

Importância da gestão eletrônica de documentos

A gestão eletrônica de todo o fluxo de documentos da empresa é, sem dúvida, uma solução que garante agilidade nos processos, oferecendo maior segurança no armazenamento e aumentando consideravelmente a produtividade.

Ao contrário de documentos físicos, em que é preciso sempre levar em consideração o espaço disponível para armazenamento, no formato digital é possível criar uma logística personalizada de arquivamento facilita a busca de uma informação. Tudo fácil, ágil e rentável.

E aí, a gestão inteligente de todo o fluxo de documentos do seu negócio é uma solução eficiente? Para saber mais, leia “Assinatura Digital: tudo o que você precisa saber”.

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5 principais certificados digitais para Contadores

O uso de certificados digitais no dia a dia de empresas e escritórios contábeis é cada vez mais comum. A ferramenta agiliza a rotina do contador e traz maior segurança ao seu trabalho e às informações dos clientes.

Com a necessidade de automatização dos processos internos e a implementação do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), inúmeras obrigações, declarações e livros contábeis deixaram de ser entregues em formato físico, sendo substituídos aos poucos por arquivos assinados e transmitidos por ambiente digital.

A atribuição de segurança digital e validade jurídica em documentos assinados eletronicamente é o que confere a importância do uso de certificados digitais para contadores. Além disso, possibilita otimizar o tempo através da redução da burocracia, viabilizando o envio e reconhecimento de firma diretamente de um computador.

Mas você sabe quais são os tipos de certificados digitais para contadores? Esclareça suas principais dúvidas no post abaixo. Confira!

Certificados digitais: quais os tipos?

Tanto pessoas físicas (cidadãos), quanto jurídicas (empresas e órgãos governamentais) podem fazer uso do certificado digital. A emissão é feita por uma Autoridade Certificadora que associará o usuário a um par de chaves criptográficas pública ou privada. A primeira codifica o documento e a segunda associa a ela a chave decodificada.

Um certificado digital pode ser usado em conjunto com uma assinatura digital, possibilitando que caso haja qualquer alteração no documento eletrônico, após o envio, qualquer modificação é tornada inválida.

De maneira prática, o certificado digital pode ser considerado a versão eletrônica do RG, enquanto a assinatura eletrônica pode estar atrelada ao selo ou carimbo colocado pelos cartórios no momento do reconhecimento de firma.

Juntos, o certificado digital e a assinatura eletrônica garantem a autenticidade, a integridade, a confiabilidade e o não repúdio à transação. Ou seja, faz com que a transação online seja segura, autêntica, legítima, sem qualquer tipo de alteração.

Certificado A1

Os certificados digitais do tipo A1 não precisam de hardwares como token ou smart card. As informações geradas ficam armazenadas diretamente no computador do usuário.

De maneira simplificada, o certificado A1 funciona basicamente pela associação entre as chaves pública e privada. A primeira é enviada para a Autoridade Certificadora, já a chave privada fica armazenada no computador e precisa ser protegida por meio de uma senha.

No momento da solicitação da emissão do certificado digital, os dados ficam armazenados no computador de onde foi realizada a solicitação. Desta forma, as informações ficarão seguras e obrigatoriamente protegidas sem que haja qualquer alteração. O certificado do tipo A1 tem validade de um ano.

Vale destacar que como o certificado A1 fica armazenado no computador ele passa a ser um arquivo, e não um cartão. Assim, é possível enviá-lo para outros sistemas, o que facilita a emissão de NF-e e NFC-e, realizando tais procedimentos de qualquer dispositivo, de qualquer lugar e a qualquer hora (basta apenas ter uma senha de acesso).

Certificado A3

Diferentemente do certificado A1, o certificado A3 é gerado e armazenado através de um dispositivo criptográfico, que pode ser um smart card, cartão inteligente ou um token. O grau de segurança de um certificado (seja ele A1 ou A3) pode ser aplicado a qualquer certificado.

O certificado A3 tem validade de 1 a 3 anos. Entre alguns serviços que precisam deste tipo de certificação se destacam:

  • SPED Contábil (Escrituração Contábil Digital)
  • Declaração sobre Operações Imobiliárias (DOI)
  • Declaração de Informações Econômico-Fiscais das Pessoas Jurídicas (DIPJ)
  • Declaração de Informações sobre Movimentação Financeira (DIMOF)
  • Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias (DIMOB)
  • Declarações de Débitos e Créditos Tributários Federais

Em relação a utilização e finalidade se classificam:

e-CPF

É a versão eletrônica do CPF (Cadastro de Pessoa Física). O e-CPF permite que o usuário realize transações no ambiente virtual com a mesma validade jurídica que o documento físico.

Importante: Para o envio da Escrituração Contábil Fiscal (ECF) é obrigatório duas assinaturas digitais: uma do contabilista e outra da pessoa jurídica. Profissionais contábeis apenas poderão assinar digitalmente mediantes certificados de pessoa física – e-CPF e e-PJ. No caso da pessoa jurídica, poderá ser utilizado certificado digital dos tipos A1 e A3.

No caso da assinatura digital, para a pessoa jurídica identificada na ECF, será verificada a sua existência, prazo e validade no início do processo de transmissão da declaração. Vale destacar que é possível o cadastramento de um procurador durante o processo de validação da assinatura digital.

Entre os principais usos do e-CPF se destacam:

  • Transmitir declarações de Imposto de Renda Pessoa Física
  • Verificação fiscal da Pessoa Física (no caso da existência de pendências)
  • Recuperação da cópia do arquivo de declaração transmitida
  • Consultar os valores informados por fontes pagadoras ao CPF do responsável
  • Enviar e fazer retificações no CAGED
  • Acessar ao Receitanet
  • Assinar a escrituração contábil e fiscal
  • Siscomex
  • SPED

e-CNPJ

Da mesma forma que o e-CPF, o e-CNPJ funciona como uma versão digital do CNPJ tradicional. A grande diferença entre o e-CPF e o e-CNPJ se dá pela pessoa de uso, uma vez que o primeiro é destinado à pessoa física e o segundo à pessoa jurídica.

Com o e-CNPJ, processos que antes tinham de ser realizados manualmente passam a ser feitos totalmente em ambiente eletrônico, sem o uso de papel. Tornando tudo mais ágil, seguro e menos burocrático.

O e-CNPJ pode ter vários usos, como:

  • Transmitir e consultar Declarações de Imposto de Renda, DCTF, DACON, DIRF, DSPJ, DIPJ, entre outras
  • Consultar valores informados por outras empresas (fontes pagadoras) para a Pessoa Jurídica
  • Efetuar parcelamentos
  • Emitir e Retificar o Redarf
  • Acessar o Conectividade Social ICP
  • Declaração de Benefícios Fiscais (DBF)
  • Demonstrativo do Crédito Presumido do IPI (DCP)

Importante: Para a emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), transmissão mensal do SPED fiscal e das obrigações acessórias, a empresa precisa possuir o e-CNPJ. Já para o envio da declaração anual SPED contábil, é necessário possuir o e-CPF, que é concedido ao empresário responsável ou ao profissional contábil. Ambos são responsáveis pelas informações prestadas e respondem a elas no caso de irregularidades.

NF-e

A Nota Fiscal Eletrônica é um arquivo digital e, para que tenha validade jurídica, ele deve ser assinado eletronicamente. É por meio da assinatura eletrônica que é conferido ao documento a autenticidade do arquivo eletrônico da nota fiscal, o que prova que foi a empresa que fez o envio da NF-e.

Para a emissão de certificados digitais, a empresa pode contar com duas opções: NF-e ou e-CNPJ. A principal diferença é que, ao adotar o certificado NF-e, a empresa poderá designar um funcionário apenas para a emissão das notas fiscais. Assim, ele ficará restrito à função apenas de emissão, não tendo acesso aos demais dados da empresa. Já o certificado digital e-CNPJ é apenas de uso do responsável legal da empresa.

Para a emissão de NF-e, a empresa deve analisar qual é a melhor opção, podendo ser encontrados: e-CNPJ A1, e-CNPJ A3, NF-e A1 e NF-e A3.

Importante: É possível contar com uma solução integrada de certificado digital NF-e/NFC-e, utilizado apenas para a assinatura de notas fiscais eletrônicas e notas fiscais consumidor eletrônicas. Com isso, o titular do certificado NF-e não terá acesso aos dados da empresa, declarações e demais informações.

Certificado digital e o contador

O uso de certificado digital na rotina do profissional contábil trouxe mais segurança nas informações trafegadas e repassadas aos órgãos públicos, principalmente à Receita Federal.

A certificação digital significa processos mais rápidos, maior segurança e redução de custos. Além disso, o certificado digital assinado digitalmente confere ao documento a identidade do titular no meio eletrônico, ou seja, por meio da criptografia de dados garante a autenticidade e a integridade das transações realizadas. E o mais importante, tudo que for realizado por meio de certificado digital tem validade jurídica.

O certificado digital dispensa deslocamentos e cartórios abarrotados, tornando assim mais rápidas as transações. Por exemplo, é possível reconhecer firma e formalizar um negócio através do ambiente virtual, em qualquer lugar e a qualquer hora.

Para o contador, o certificado digital permite que todos os processos sejam realizados do início ao fim através do meio eletrônico, eliminando gastos com papel e com o deslocamento do profissional até os clientes e/ou órgãos públicos.

Além disso, o profissional contábil não precisa memorizar uma senha para cada cliente. Com o uso de certificados digitais para contadores é possível uma única senha, privada, para todas as transações realizadas, de forma segura e protegida contra roubos e ações fraudulentas.

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Prepare seu cliente para a declaração do Imposto de Renda00

Passadas as festas do início de ano, é hora de começar a se preparar para a declaração do Imposto de Renda. Quem já está habituado sabe que é preciso ter em mãos uma série de documentos e recibos para acertar as contas com o “leão”.

Mas como se programar para evitar erros, divergências ou mesmo uma declaração mal elaborada? Vejamos como preparar seu cliente para não cair em armadilhas. Acompanhe!

Oriente sobre a importância da organização

Em geral, o programa para preenchimento da Declaração do Imposto de Renda Pessoa Física (DIRPF) é liberado no mês de março e se estende até fim de abril, mas isso não significa que o contribuinte só deve começar a se preparar poucos dias antes da liberação do programa.

A dica é começar o quanto antes o processo de organização dos documentos necessários e da solicitação de comprovantes, recibos e segundas vias junto a bancos e médicos.

Pense que quanto mais cedo começar o levantamento dos documentos necessários, maior será o tempo para correr atrás de informações que possam estar faltando. Essa atitude também garante que a entrega da declaração será feita logo no início, aumentando as chances de receber a restituição logo nos primeiros lotes, se for o caso.

Além disso, é possível mostrar ao cliente que é possível utilizar o “Rascunho IRPF”, um aplicativo que permite o preenchimento prévio de algumas informações necessárias à DIRPF.

A grande vantagem do Rascunho IRPF é que o contribuinte pode utilizá-lo tanto no computador quanto em dispositivos móveis (tablets e smartphones), com sistemas operacionais Android e iOS, oferecendo mobilidade e facilidade para o registro de dados.

Assim, as informações inseridas no Rascunho poderão ser posteriormente recuperadas para a DIRPF 2017. Por isso, ajude seu cliente a se preparar com antecedência!

Estimule o contribuinte a fazer uma lista de checagem

Se o contribuinte está perdido e não sabe por onde começar, a dica é sugerir que resgate a última declaração do Imposto de Renda e faça uma espécie de checagem.

A partir daí é possível verificar, por exemplo, itens de fontes pagadoras e procurar saber se tais valores aumentaram ou não em relação ao ano anterior e, então, correr atrás dos comprovantes de rendimentos.

Além disso, verifique o item de “bens e dívidas” e analise o que precisa ser acrescentado ou mesmo amortizado das contas registradas.

Vale destacar que todas as informações devem ser confirmadas por meio de documentos (recibos, notas fiscais, entre outros). Eles servirão como comprovantes caso a declaração caia na “malha fina”, situação em que será exigida a apresentação de tais documentos à Secretaria da Receita Federal.

Por isso, comece sugerindo uma boa checklist de recibos e comprovantes como:

Renda

Rendimentos de salários, de pró-labore, de distribuição de lucros, instituições financeiras, de aposentadoria, de pensão, de aluguéis de bens móveis e imóveis recebidos de jurídicas, além de outros rendimentos provenientes de doações, herança recebida no ano, entre outras.

Aqui também entram DARFs de Carnê-Leão e resumo mensal do livro-caixa com memória de cálculo do Carnê-Leão.

Bens e direitos

Comprovantes, recibos, notas fiscais de compra e venda de bens e direitos.

Dívidas e ônus

Documentos que possam comprovar dívidas e/ou ônus contraídos no período.

Renda Variável

Comprovantes de compra e venda de ações, inclusive com apuração mensal do imposto e as DARFs de Renda Variável.

Pagamentos e doações efetuados

Recibos de pagamentos ou informe de rendimentos de plano ou seguro-saúde, de despesas médicas e odontológicas em geral, de despesas com educação e de pagamento de Previdência Social e Privada. Vale destacar que é obrigatório estar indicado o CNPJ da empresa emissora ou CPF do profissional e quem foi o contribuinte ou dependente.

Informações gerais

Além dos documentos anteriores, o contribuinte deverá ter em mãos:

  • CPF, nome, grau de parentesco e data de nascimento dos dependentes;
  • endereço atualizado;
  • cópia da última declaração de Imposto de Renda Pessoa Física (completa) entregue;
  • dados da conta bancária para restituição ou débitos das cotas do imposto apurado, caso haja;
  • atividade profissional exercida atualmente.

Estabeleça um prazo para o recebimento dos documentos do IR

Assim como os clientes precisam se organizar a fim de preparar toda a documentação para a declaração do Imposto de Renda, profissionais contábeis precisam estabelecer um prazo limite para o recebimento de toda a papelada.

Por isso, reforce formalmente a importância do envio da documentação, incluindo aviso no próprio site do escritório, num post no blog (caso haja) e adicionando uma mensagem no perfil do Skype e do WhatsApp, por exemplo.

Além disso, é preciso reforçar que pode ser cobrada uma taxa extra se a documentação não for entregue no prazo determinado, como forma de estimular o contribuinte quanto ao cumprimento da data estabelecida pelo contador.

Destaque as vantagens de entregar a declaração com antecedência

Muitos contribuintes acabam deixando para a última hora a entrega da declaração do Imposto de Renda, porém inúmeros imprevistos podem ocorrer e prejudicar a transmissão.

O sistema da Receita Federal fica muito sobrecarregado perto do prazo de encerramento, por isso é preciso que o envio seja o mais cedo possível.

Além disso, preencher a declaração do Imposto de Renda demanda tempo, cuidado, atenção e concentração. Qualquer informação incorreta ou não declarada pode resultar em sérios problemas com o Fisco, gerar multa e até levar o contribuinte a ter que comparecer à Receita Federal para explicações e comprovações, com risco de acusação de sonegação fiscal.

Outra grande vantagem que chama bastante a atenção de contribuintes é a possibilidade de receber a restituição logo nos primeiros lotes, obedecendo às regras de doenças graves, preferências para idosos e, por fim, declarações enviadas antecipadamente. Assim, quem entrega primeiro tem mais chances de receber mais rápido a sua restituição.

Reforce a importância da ajuda profissional

É enorme o volume de documentos que os contribuintes devem fornecer para o preenchimento da declaração do Imposto de Renda. Por isso é tão importante contar com o auxílio de profissionais contábeis.

Além de ajudar no processo inicial de organização, é o contador que escolhe o modelo de tributação mais vantajoso, seja ele simplificado ou completo.

Em geral, quem não tem muitas despesas para deduzir opta pelo modelo simplificado, sendo concedido um desconto sobre a base de cálculo do imposto. Já no modelo completo, contribuintes com muitas despesas para deduzir, como gastos com saúde, educação e dependentes, acabam utilizando o modelo completo. Mas cada caso é um caso e deve ser analisado com muito cuidado.

Por isso, o ideal é contar com um profissional contábil para ajudar em todo o processo e realizar a entrega da declaração de forma correta, não passando pelo constrangimento de cair na malha fina e ter que pagar multas e juros.

Avise sobre as penalidades aplicadas

Para contribuintes que entregam a declaração do Imposto de Renda atrasada, a multa mínima é de R$ 165,74 — mesmo não apresentando imposto devido, ou 1% sobre o imposto devido, ainda que integralmente pago.

Agora que você já sabe como orientar os contribuintes, que tal ler nosso post sobre Declaração do Imposto de Renda: como cobrar corretamente?

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Conheça o poder das assinaturas digitais para as seguradoras

As seguradoras baseiam suas operações principalmente no fechamento de contratos e apólices. Porém, essa é uma atividade bastante burocrática, que exige um corretor sempre presente para garantir que tudo seja assinado corretamente, e isso pode se tornar um grande gargalo em suas atividades.

Felizmente, a tecnologia vem modificando cada vez mais a forma como muitas empresas atuam — e aí se incluem as seguradoras. Graças aos desenvolvimentos tecnológicos, tornou-se possível fechar contratos de maneira digital, com o uso das assinaturas digitais.

Se usado corretamente, esse recurso tem um grande poder para ajudar a empresa seguradora. Para entender melhor sobre tal possibilidade, continue lendo e veja a seguir como funciona um bom serviço de assinatura digital:

Como funciona a assinatura digital para seguradoras?

A assinatura digital é um recurso que possibilita às seguradoras fazer o fechamento de contratos de maneira totalmente digital. Para isso, elas devem contar com um certificado digital, que serve como forma de identificar e garantir que determinada operação é realmente realizada por certa pessoa física ou jurídica.

A partir da aquisição desse certificado, a seguradora pode assinar desde e-mails e documentos mais simples até a própria apólice de seguro em si. Assim, a empresa consegue fazer todo o processo de maneira digital e a distância de maneira totalmente segura.

Qual é a validade para esse tipo de ação?

Um contrato de seguradora assinado digitalmente tem total validade jurídica. Isso é embasado pela Circular SUSEP n° 277 de 2004, que estabelece que empresas desse ramo podem utilizar a assinatura digital em documentos eletrônicos desde que usem certificado digital emitido ou reconhecido pela Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP-BRASIL).

Um ano antes, uma medida provisória já ajudava a embasar essa validade: a MP 2000-2, de 2001, já havia conferido a legitimidade necessária à ICP para padronizar os processos e garantir a integridade e validade jurídica.

É importante levar em conta que especificamente as seguradoras podem se beneficiar desse tipo de solução, automatizando tarefas e melhorando a eficiência. Mesmo que não haja uma legislação específica para esse assunto, o contrato digital é encarado como um contrato comum, apenas em uma forma diferente.

Com isso, são mantidos todos os direitos, deveres e obrigações, não sendo necessário cumprir regras relativas a um novo dispositivo.

Qual é o ganho de eficiência trazido por essa escolha?

Em primeiro lugar, a seguradora pode escolher fazer a assinatura em lotes ou então individualmente. Dependendo da quantidade de processos e documentos gerados, a assinatura em lotes aumenta a produtividade para economizar uma grande quantidade de tempo.

Outro ponto a ser considerado é que os custos com o envio físico de documentos é diminuído. Com a transferência acontecendo digitalmente, o processo fica mais barato.

Não menos importante, há de se considerar a redução e até mesmo a eliminação relativa da burocracia, uma vez que não é necessário dispor um responsável para que o contrato seja validado. Isso permite que as ações ganhem mais dinamismo, evitando prejuízos e dificuldades que custam dinheiro e agilizando todo o processo de uma forma geral.

Além disso, a assinatura digital pode extinguir a necessidade de uso de papel. Assim, a seguradora se torna mais ambientalmente responsável e, também, gasta menos com essa prática. De quebra, a gestão de documentos é mais organizada e acontece de maneira mais fácil, o que colabora para a segurança de uma forma geral.

Por que optar por essa solução?

A eficiência garantida por uma solução de assinatura digital já é um bom ponto de partida para convencer a seguradora a apostar nessa solução. Além dela, outras questões também influenciam a escolha.

Em primeiro lugar, o processo de fechar um contrato passa a ficar mais conveniente, já que pode ser fechado no mesmo dia, inclusive se for de grandes valores. Para o cliente, isso é especialmente vantajoso já que ele poderá fazer a solicitação de maneira mais prática.

Outro ponto é que a seguradora se torna mais competitiva. Como há menos gastos, a lucratividade aumenta. Além disso, com a simplificação dos seus processos, a empresa é capaz de entregar um serviço melhor e consegue se destacar mais facilmente no mercado.

Além de tudo, as transformações digitais já fazem parte da realidade de boa parte dos negócios. Por isso, quando as seguradoras adotam essa ferramenta, elas adaptam seus processos e o serviço que oferece a essa realidade, que envolve cada vez mais tecnologia.

Como aumentar a segurança?

A segurança é um dos pontos mais importantes na hora de fechar qualquer tipo de contrato. Por isso, a seguradora também deve levar isso em conta ao considerar o uso da assinatura digital.

Felizmente, o uso do certificado digital oferece uma camada de proteção a mais para garantir que tudo ocorra como o esperado. Isso porque, com ele, toda a transação acontece em um ambiente seguro e com dados criptografados.

Por isso, adquirir um certificado digital que seja adequado para o uso da seguradora e de uma entidade autorizada é fundamental.

Outros cuidados importantes que devem ser considerados são a contratação de um serviço de assinatura digital e a inclusão de um carimbo de tempo nessas assinaturas. Esse recurso garante que elas sejam associadas ao período de tempo em que foram realizadas. Assim, aumenta-se a confiabilidade sobre os dados e diminuem-se as chances, já pequenas, de haver qualquer tipo de fraude ou falsificação.

A adoção das assinaturas digitais pelas seguradoras é uma boa opção para garantir mais eficiência, economia e competitividade para o negócio. Com o amparo da lei, esse tipo de contrato digital tem total validade jurídica e funciona exatamente como um contrato tradicional.

Para lançar mão desse recurso e aproveitar seus benefícios, a seguradora deve adquirir um certificado digital e contratar um serviço de assinatura desse tipo, para garantir que as transações fiquem ainda mais seguras. Se cada assinatura tiver um carimbo de tempo, a segurança e a confiabilidade de dados serão ainda maiores.

Entendeu o que as assinaturas digitais podem trazer para o seu negócio? Quer se aprofundar ainda mais no assunto? Então confira também nosso artigo com tudo o que você precisa saber sobre assinatura digital!

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