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Validade jurídica da assinatura digital: como advogados se beneficiam?

Ao mesmo tempo em que a tecnologia estreitou relações e facilitou a forma com a qual diversos usuários se relacionam (mesmo em países distintos), também abriu as portas para ataques cibernéticos cada vez mais violentos.

Não há dúvidas de que a internet é uma grande aliada no processo de evolução das relações comerciais. Mas também tem sua dose de culpa quanto às ações criminosas no mundo virtual, permitindo, por exemplo, golpes de phishing e trojans para vitimar os usuários.

Certificado Digital e a segurança das informações

O uso do Certificado Digital tem contribuído, em grande parte, para barrar o acesso de pessoas mal-intencionadas no ambiente virtual. Empresários, médicos, contadores e outros profissionais fazem parte do público ativo da certificação digital, da qual se beneficiam para a entrega da declaração do Imposto de Renda, transações comerciais e bancárias, entre outras atividades.

Os advogados passaram a contar com a segurança e a agilidade que os Certificados Digitais podem oferecer nos procedimentos de rotina, como serviços cartoriais e contratuais, procurações, assinaturas e protocolos de petições — e até mesmo consultas a autos.

No entanto, alguns juristas, advogados e especialistas no assunto contestam a validade jurídica da assinatura digital em documentos eletrônicos. Isso mostra que o desconhecimento e mesmo o próprio medo de aderir a novas ferramentas tecnológicas podem estagnar o crescimento dos negócios.

O foco do artigo de hoje é desmistificar a ideia de que o valor jurídico de um documento assinado eletronicamente é menor do que o de uma assinatura manual. Puro equívoco! Por isso, continue a leitura e entenda a importância de aderir ao uso do Certificado Digital. Vamos lá?

Por que o Certificado Digital é indispensável na rotina dos advogados?

O Certificado Digital é a identidade eletrônica do titular, garantindo a autenticidade, confidencialidade, integridade e não repúdio das informações trafegadas no ambiente virtual.

E é por isso que pode ser utilizado como assinatura digital, já que tem validade jurídica garantida por lei, concedendo o mesmo valor legal que uma assinatura manuscrita.

Na prática, isso significa que o advogado não precisa ir até o fórum para assinar e protocolar petições ou consultar processos e autos. Por meio de um computador, tablet ou smartphone com conexão à internet e utilizando um Certificado Digital, é possível assinar e tramitar documentos e autenticações sem precisar se deslocar.

Dessa forma, a rotina judiciária passa a contar com maior agilidade na entrega e análise dos processos, redução dos custos com autenticações e, também, mais sustentabilidade, já que não é preciso imprimir cada documento para assinar manualmente.

Assim, por meio da assinatura digital, o documento fica armazenado eletronicamente e pode ser consultado de qualquer lugar, a qualquer hora, com a mesma validade jurídica dos documentos impressos.

Benefícios da validade jurídica da assinatura digital para advogados

O Certificado Digital é uma tecnologia que criptografa as informações e garante o mais alto nível de proteção e segurança para realizar transações e outras ações na internet. Ele assegura a confiabilidade dos documentos assinados eletronicamente.

Assim, advogados poderão peticionar, distribuir, protocolar e consultar ações eletronicamente, de casa, do escritório ou de qualquer outro lugar com acesso à internet. Tudo isso sem precisar pegar filas ou ter que perder tempo com deslocamentos e impressões. Além, é claro, de não estar condicionado ao horário de atendimento dos fóruns.

Com toda essa praticidade, há maior agilidade no ingresso da ação, facilidade de entrega à distância, eliminação de custos com processos burocráticos etc. Ou seja, a desmaterialização beneficia advogados e cidadãos, que podem acompanhar cada etapa do processo online.

Vejamos alguns motivos que comprovam a importância da validade jurídica da assinatura digital em documentos eletrônicos:

Maior segurança ao enviar e solicitar informações sigilosas

O Certificado digital é um documento eletrônico que identifica, inquestionavelmente, o seu titular no ambiente digital. Isso é possível pois, para adquirir um Certificado Digital, o interessado deve procurar uma Autoridade Certificadora (AC). Ela verificará rigorosamente se as informações prestadas no momento da solicitação são realmente legítimas.

Além disso, exige do solicitante do Certificado Digital seu comparecimento pessoal à AC, com o objetivo de comprovar e cruzar as informações prestadas com a Receita Federal — e verificar se a pessoa é realmente quem diz ser.

Com toda essa segurança, advogados podem utilizar o Certificado Digital para enviar e solicitar informações sigilosas, graças à autenticidade e à integridade das informações que o Certificado Digital garante.

Assim, se um advogado pretende enviar uma peça processual para um tribunal e não quer que as informações sejam interceptadas por fraudadores ou pessoas mal-intencionadas, o Certificado Digital criptografa a mensagem com a chave pública do Tribunal e garante que apenas o destinatário terá acesso aos dados encaminhados.

Mais agilidade nos processos

Os processos judiciais estão se tornando cada vez mais digitais. É comum pensar nos tribunais como locais abarrotados de papéis esperando por análise. Mas essa ideia passou a mudar com a implementação das rotinas digitais, facilitando não apenas a tramitação dos autos, mas a troca de documentos e o acesso dos advogados aos processos.

Com a implementação dos processos digitais, tanto o ajuizamento das ações quanto os demais peticionamentos passam a ser feitos diretamente pela internet.

Assim, advogados e o próprio Poder Judiciário brasileiro devem ter a consciência de que a adesão a tecnologias de ponta é uma necessidade para assegurar a máxima autenticidade e confidencialidade das informações trafegadas no ambiente virtual.

Com a certificação digital, o judiciário passa a ter um aumento considerável na velocidade de tramitação dos processos e na produtividade dos juízes, possibilitando uma melhoria na qualidade de vida de todos os servidores e tirando de cena estantes abarrotadas de papéis envelhecidos.

Para se ter uma ideia, estudos técnicos realizados pelos Tribunais — em parceria com a Softplan (empresa que desenvolve o Sistema de Automação do Judiciário) — indicam:

  • 47% de ganho na taxa de vazão dos processos (descongestionamento);
  • 87% de aumento no índice de atendimento de novos processos;
  • 50% de aumento na produtividade de magistrados.

Com a facilidade de acesso à informação, o processo digital fortifica a ideia de maior transparência e segurança na tramitação processual. Isso proporciona melhor acessibilidade, o que torna o judiciário mais econômico e sustentável.

Facilidade na troca de informações

Não é apenas a prestação jurisdicional entre advogados e Tribunais que passa a ser beneficiada com o uso do Certificado Digital. O próprio cidadão interessado na tramitação do seu processo passa a ter melhor comunicação e transparência das ações judiciais.

Com os sistemas processuais informatizados, advogados podem manter seus clientes atualizados quanto às fases e matérias processuais em tempo real — já que, a cada ajuizamento da ação ou demais peticionamentos, é possível acompanhar do próprio computador, tablet ou smartphone.

As consultas podem ser feitas de qualquer lugar, bastando acesso à internet e Certificado Digital, sem a necessidade de as partes e advogados terem que se deslocar até o fórum. A certificação digital concede validade jurídica da assinatura digital em documentos eletrônicos como petições, contratos, pareceres e procurações.

Atualmente, para realizar a tramitação das peças judiciais é exigida a utilização do Certificado Digital, que também se vale dessa exigência para ter acesso aos processos.

E então, este post esclareceu todas as suas dúvidas?

Se quiser saber mais sobre o assunto, entre em contato conosco e conheça nossos serviços. Aguardamos você!

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Escrituração fiscal digital: 8 erros de preenchimento que não podem ocorrer

A escrituração fiscal digital (ou Sped Fiscal) veio para modernizar todo o trabalho que as empresas tinham ao fazer registros fiscais relevantes. Ao mesmo tempo, o preenchimento de informações não deixou de simples, exigindo muita atenção para evitar irregularidades. Assim, muitos profissionais de contabilidade ainda cometem falhas nesse momento.

Para que esse não seja o seu caso, criamos este post. Veja a seguir quais são os 7 erros de preenchimento que não podem ocorrer e como você pode evitá-los:

Utilizar os códigos errados

Um dos erros mais comuns na hora de preencher uma escrituração fiscal digital é o uso incorreto de códigos. Uma nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e), por exemplo, tem o código 65 no seu preenchimento. Não utilizar o código ou usá-lo de maneira incorreta faz com que a escrituração fique inadequada.

A melhor forma de evitar isso é consultar e conferir antes do envio o código correspondente de cada operação. Não confie apenas na memória e fique de olho para ter a certeza de que o código escolhido é, realmente, o referencial adequado para cada operação.

Fornecer dados incompletos sobre as notas fiscais eletrônicas

As notas fiscais eletrônicas (NF-e) devem conter os dados completos referentes a tributações, obrigações acessórias e fretes. Isso permite que o envio da escrituração fiscal digital gere uma conferência adequada de dados.

Errar nesse preenchimento pode fazer com que o envio não seja feito de maneira adequada ou mesmo que o negócio sofra com algum tipo de irregularidade fiscal.

O melhor jeito de evitar esse problema é alinhar a atuação contábil com a administrativa e de gestão. É importante educar a gestão sobre a necessidade de fazer esses registros de maneira adequada e completa, de modo que o preenchimento da escrituração não seja um problema.

Não descrever produtos e/ou serviços

Uma das principais características da escrituração fiscal digital é ter informações completas sobre a natureza fiscal do negócio. Sem um conhecimento amplo do que é comercializado, essas informações ficam menos relevantes.

Na hora de preencher, é fundamental evitar o erro de ser conciso demais e, com isso, ignorar a necessidade de descrição de itens e/ou serviços.

Para contornar esse problema, atente-se para a descrição completa de informações como tipo de produto ou serviço, o valor, as dimensões, os materiais e assim por diante. Isso evita problemas com a fiscalização, que pode exigir a apresentação completa desses dados.

Preencher campos numéricos com caracteres inválidos

Para que haja um processamento adequado das informações, os campos numéricos precisam ser preenchidos sem que haja a presença de alguns caracteres inválidos para esses campos, tais como “.” e “-”.

Por força do hábito, muitos profissionais, na hora de preencher um valor de 1000, por exemplo, optam por colocar “1.000”. Isso gera um preenchimento incorreto e que deve ser evitado. O único caso em que são aceitos caracteres é no caso de número decimais, em que se pode usar a vírgula.

Para evitar esse erro, é importante conferir o preenchimento dessa escrituração de modo a eliminar esse vício de representação numérica.

Também vale a pena ficar de olho nos caracteres que não podem ser utilizados em outros campos não numéricos e também no limite de caracteres, que geralmente é de 255, salvo afirmação contrária.

Não incluir notas fiscais inutilizadas ou canceladas

Fazer o registro das notas fiscais eletrônicas para essa escrituração é de conhecimento de boa parte dos profissionais. O que poucos sabem é que também é necessário incluir os números das notas fiscais que tenham sido inutilizadas, canceladas ou que não tenham sido aprovadas.

Embora não seja necessário acrescentar valores numéricos, essa inclusão é necessária porque a emissão de nota fiscal aconteceu de qualquer maneira, e isso precisa ser levado em conta. Não fazer esse registro gera incongruências fiscais que podem levar à irregularidade.

Para evitar esse tipo de falha, o melhor é tomar ciência de todas as notas fiscais, aprovadas ou não, e fazer o registro dos números daquelas que não tiveram continuidade no processo de faturamento.

Não fornecer valores em campos obrigatórios

Alguns campos da escrituração fiscal digital possuem preenchimento obrigatório, haja ou não valores relativos àquela determinada operação. Nesse caso, um erro consiste em deixar esses campos em branco por acreditar que ele não se relaciona com o resultado da empresa.

O problema é que, além de potencialmente impedir o envio adequado da escrituração, isso pode gerar a necessidade de retrabalho nessas partes, levando à perda de tempo e até mesmo de prazo.

Fique atento a campos que tenham indicação obrigatório “O” e, se não houver valores a serem registrados, faça a entrada com valor 0.

Não ter um certificado digital válido

Depois de realizar todo o preenchimento da escrituração fiscal digital, a assinatura deve ser finalizada, necessariamente, com o auxílio de um certificado digital. É ele quem garante a veracidade da origem dos dados, permitindo um processamento adequado.

Um erro, portanto, consiste em não deter um certificado válido, seja porque ele não é o adequado para essa operação, porque ele já venceu ou simplesmente porque não há um certificado do tipo sendo utilizado.

A boa prática nesse sentido consiste em buscar uma certificadora que ofereça uma solução adequada, segura e reconhecida pelo mercado.

Desconhecer as novas regras de preenchimento

Por mais que em um ano você saiba exatamente como fazer o preenchimento da escrituração fiscal digital, alterações na legislação podem incluir novos blocos, mudar códigos ou acrescentar novas obrigações a todo o processo.

Desconhecer essas mudanças, portanto, é um erro grave porque, dessa forma, você não consegue garantir o preenchimento atualizado.

É sempre importante observar as novidades a respeito da escrituração antes mesmo de começar todo o processo, até mesmo para orientar a gestão da empresa para que haja uma coleta adequada de dados.

Para garantir a segurança e a regularidade fiscal, evitar esses erros de escrituração fiscal digital é indispensável. Seguindo essas boas práticas indicadas, o resultado é uma contabilidade com muito mais qualidade, segurança e eficiência.

Para mais dicas de contabilidade e regulamentação fiscal on-line, assine a nossa newsletter e receba o conteúdo em seu endereço de e-mail!

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Saiba tudo sobre o recolhimento da CSLL

Toda empresa tributada por Lucro Real, Presumido ou Arbitrado tem que pagar dois impostos diretamente sobre o lucro obtido. Um deles é a Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL).

Porém, o que há em comum entre esses três regimes tributários é apenas a existência de tributo, pois a aplicação dele nos três enquadramentos é diferente — inclusive nas alíquotas. Quer saber como funcionam?

Então, acompanhe este post porque agora vamos mostrar tudo sobre a apuração e o pagamento desse imposto.

As alíquotas da CSLL

Para o Lucro Presumido, a sigla tem dois percentuais. O mais baixo, de 12%, é aplicado para empresas cujas atividades estejam nas menores faixas de presunção do lucro, que detalharemos em seguida. E o mais alto, de 32%, tributa os negócios inseridos na última faixa de presunção, que também é de 32%.

Já no Real, temos apenas uma porcentagem, de 9%. Ela deve ser sempre aplicada sobre o lucro de fato do empreendimento para o período.

Por fim, o Lucro Arbitrado funciona como o Presumido: faixas de presunção sobre a receita e percentuais de 12% e 32%. Porém, a presunção desse regime — o arbitramento do lucro — é 20% maior do que no Presumido. Portanto, empresas de serviços, por exemplo, têm seus lucros considerados como 38,4% do faturamento do período, e não 32%. Então, após a definição da base de cálculo com essa faixa elevada, são aplicados os 32% de CSLL.

Adiante, também mostraremos em detalhes as faixas do Lucro Arbitrado.

A aplicação do tributo

No Lucro Presumido

A tributação da receita com a CSLL para o Lucro Presumido tem a base de cálculo definida por faixas de presunção, como dissemos, e em períodos trimestrais. Veja os percentuais:

  • 1,6% para o comércio varejista de combustíveis e gás;
  • 8% para indústrias, atividades rurais, transporte de cargas, serviços hospitalares e varejo em geral;
  • 16% para o transporte que não seja de cargas;
  • 32% para administradores ou locadores de bens móveis e imóveis, intermediadores de negócios, prestadores de serviços profissionais — advogados e contadores, por exemplo — e demais serviços.

Agora, supomos que uma indústria teve faturamento trimestral de R$ 700 mil. Primeiramente, seu lucro é presumido em 8%, sendo R$ 56 mil. Depois, esse lucro é tributado em 12%, resultando R$ 6.720 de imposto devido.

No Lucro Real

Esse enquadramento pode apurar os impostos sobre o lucro anualmente ou trimestralmente.

No sistema anual, além da apuração feita no encerramento da escrituração contábil, há o pagamento mensal por estimativa — que ocorre da seguinte forma:

  1. Apuração da base de cálculo, aplicando sobre o faturamento 12% para comércio, indústria, transportadoras ou prestadores de serviços hospitalares, ou 32%, para prestadores de serviços em geral, intermediadores de negócios e administradores e locadores de bens;
  2. Tributação da base apurada com 9% de CSLL.

Por exemplo, se a empresa gera R$ 100 mil em receitas no mês prestando serviços, sua base de cálculo estimada fica em R$ 12 mil (12%). Consequentemente, sua Contribuição Social estimada a ser paga é de R$ 1.080 (9%).

Depois, no encerramento do ano, o resultado líquido antes da CSLL e do Imposto de Renda é calculado — a base para o pagamento anual. E esse pagamento serve como um ajuste, pois as estimativas mensais são como adiantamentos do recolhimento anual.

Caso prefira, a empresa pode optar pelo Lucro Real trimestral. Nesse caso, o lucro de cada trimestre é apurado e serve como base para aplicação de 9% de imposto, sem ajuste posterior.

No Lucro Arbitrado

O Arbitrado funciona em periodicidade igual à do Presumido, porém com as seguintes faixas de presunção:

  • 1,92% para o comércio varejista de combustíveis e gás;
  • 9,6% para indústrias, atividades rurais, transporte de cargas, serviços hospitalares e varejo em geral;
  • 19,2% para o transporte que não seja de cargas;
  • 38,4% para administradores ou locadores de bens móveis e imóveis, intermediadores de negócios, prestadores de serviços profissionais — advogados e contadores, por exemplo — e demais serviços.

Já os percentuais de Contribuição Social, 12% para as três primeiras faixas e 32% para a última, são os mesmos. Portanto, o cálculo é parecido com o do regime anterior.

O pagamento da CSLL

Para os três regimes, que permitem os cálculos trimestrais, os períodos das apurações trimestrais terminam nas mesmas datas:

  • 31 de março;
  • 30 de junho;
  • 30 de setembro;
  • 31 de dezembro.

E os vencimentos das guias de Contribuição Social são nos últimos dias dos seus meses seguintes:

  • 31 de janeiro;
  • 30 de abril;
  • 31 de julho;
  • 31 de outubro.

Quanto às apurações de estimativas mensais do Lucro Real trimestral, devem ser feitas logo após o fim de cada mês. E seus pagamentos vencem nos meses seguintes, também em seus últimos dias.

Códigos

A guia de CSLL, chamada de Documento de Arrecadação da Receita Federal (DARF), é emitida pelo site da Receita Federal — no aplicativo online Sicalc Web.

Para o preenchimento da DARF, além de valores e datas, é necessário utilizar o código correto de pagamento do imposto:

  • 6012 para a apuração do Lucro Real trimestral;
  • 2484 para a apuração da estimativa mensal do Lucro Real;
  • 6773 para a apuração do ajuste no Lucro Real anual;
  • 2372 para a apuração trimestral dos Lucros Presumido e Arbitrado.

Utilizar o número certo na guia é fundamental, pois é por meio dele que a Receita Federal identifica a natureza do pagamento. Ou seja, se a quitação for feita com o código errado, a empresa ficará inadimplente em relação àquela obrigação.

Caso isso ocorra, é necessário corrigir por meio de uma Redarf — retificação de DARF.

O responsável pode proceder pelo site da Receita Federal, via certificado digital. Ou pode optar pelo processo manual, preenchendo o formulário de Redarf em duas vias assinadas, com dados diversos da empresa, código utilizado originalmente e código correto para a alocação do pagamento. E o formulário deve estar acompanhado de cópia do documento pago com erro.

Na hipótese de haver outro pagamento correto do mesmo valor, para o mesmo período de apuração, é possível solicitar a recuperação do imposto duplicado. Então, a organização fica com aquele valor como crédito para compensação, podendo quitar outras guias com ele.

Depois do que você leu até agora, está sabendo tudo sobre a CSLL. Mas o sistema tributário brasileiro é complexo, cheio de leis, normas e exceções — incluindo mais de 100 diferentes tipos de impostos e taxas.

Portanto, aprofunde-se no assunto lendo os maiores desafios que as empresas têm com a legislação tributária.

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Saiba mais sobre a NF-I e como é o processo para emissão

Conhecer quais são as obrigações fiscais e tributárias é fundamental para qualquer empresa. O não cumprimento dessas regras traz problemas consideráveis, que levam até mesmo ao pagamento de multas pesadas. Ao mesmo tempo, a legislação brasileira pode ser bastante complexa, o que exige a nossa atualização constante.

Quando o assunto envolve o pagamento de ICMS, a NF-I figura como uma das obrigações de várias empresas. Mesmo assim, muitos sequer conhecem a existência desse tipo de nota, o que coloca o negócio em risco.

Neste post, conheça um pouco mais sobre esse documento fiscal e descubra como ele deve ser emitido:

O que é a NF-I?

NF-I é a sigla para Nota Fiscal de Saída Interestadual. Ela é emitida quando acontecem movimentações entre estados diferentes. Isso se dá especialmente por causa da diferença entre valores de Imposto de Circulação sobre Mercadorias e Serviços (ICMS), o qual é determinado individualmente para cada estado.

Ela foi instituída inicialmente no Mato Grosso. Sendo um estado especialmente exportador de matérias-primas e produtos diversos, o local estava deixando de arrecadar uma grande quantia de recursos referentes ao ICMS. Com a obrigatoriedade da NF-I, a apuração dos impostos se torna mais fácil e há a garantia do pagamento dos tributos devidos.

Quais contribuintes devem utilizá-la?

É importante ressaltar que nem todos os contribuintes são obrigados a realizar a emissão desse tipo de nota. Em geral, quem emite a NF-e não precisa emitir a NF-I, já que o recolhimento de ICMS acontece de maneira completa.

Quanto aos obrigados, por sua vez, estão os contribuintes:

  • que estejam enquadrados em regimes especiais de tributação;
  • que são do agronegócio e estiverem sujeitos à Escrituração Fiscal Digital (EFD);
  • que realizam exportação ou saída do estado de soja e madeira;
  • que realizam a saída do estado de combustíveis;
  • que realizam a saída estadual de carnes, comidas refrigeradas, congeladas, charque e enlatados, tanto de boi quanto de búfalo ou porco;
  • que realizam saída estadual de açúcar, milho, algodão, laticínios, borracha, arroz, couro bovino.

Entre de todas essas condições estão incluídas indústrias e também comércios diversos, além de produtores rurais de maneira geral.

Qual o procedimento para a sua emissão?

Em primeiro lugar, é necessário que o contribuinte se credencie junto à Secretaria de Fazenda (Sefaz). Pelo próprio site é possível solicitar uma senha para contribuinte no e-mail que já estiver previamente cadastrado. Se ainda não tiver, a empresa precisa buscar uma solução de certificado digital.

Em seguida, deve-se chegar à área de Notas Fiscais de Saídas Interestaduais, partindo para a emissão do comprovante.

Além do CNPJ do contribuinte, é requerida a quantidade de mercadoria e também o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP).

Na sequência, são informados dados a respeito do produto, como código da NCM e da situação tributária, bem como os seus valores e a alíquota de ICMS a ser aplicada.

Essa parte, inclusive, é a mais importante, já que é necessário especificar a base de cálculo do ICMS, o valor do IPI e outras questões do tipo.

Na tela de confirmação, se a nota fiscal estiver correta é possível proceder para a emissão do comprovante. Nesse caso, é necessário selecionar o posto fiscal correspondente. Caso a nota fiscal precise ser retificada, a correção só poderá ser feita até duas horas após a emissão original.

Como as mudanças no ICMS alteram esse processo?

A partir de 1° de janeiro de 2016, novas regras de ICMS passaram a ser implementadas. A partir dessa data, o contribuinte que envia a mercadoria deverá fazer o recolhimento de acordo com a alíquota interestadual do estado de destino.

A partir da entrada do produto, o estado de destino fica com parte da diferença entre a alíquota interna de seu estado e aquela interestadual, a qual é dividida seguindo uma regra proporcional.

Isso vai afetar diretamente a apuração do ICMS na NF-I, o que pode causar erros. Para se ter uma ideia, tome como exemplo a seguinte questão: o estado de origem é o Mato Grosso, com ICMS de 17%; o estado de destino é São Paulo, com ICMS de 18% e alíquota interestadual é de 12%.

Nesse caso, o contribuinte emissor da NF-I vai precisar considerar o ICMS interestadual (12%). Ao receber o produto, o estado de São Paulo vai ficar com a diferença entre a alíquota interna (18%) e a interestadual (12%). A partir daí, é feita uma divisão percentual entre estado de origem e de destino.

Isso serve para aplacar a guerra fiscal entre estados, mas também obriga o contribuinte emissor da NF-I a tomar mais cuidado com essa mudança, que foi pouca divulgada.

Quais as consequências de não realizar a emissão?

É indispensável que a mercadoria esteja em trânsito junto do comprovante da nota fiscal. É isso que garante que a empresa realizou o pagamento de todos os tributos devidos em relação à mercadoria e que sua situação está regularizada.

Porém, caso a mercadoria transite com a documentação incorreta ou sem ela, há diversas punições previstas. No caso da falta de documento, a mercadoria é toda retida no Posto Fiscal.

Caso os dados estejam incorretos, a mercadoria também é retida e a regularização depende de um requerimento específico com todos os documentos, agora corretos. Essa emissão de autorização normalmente é feita no site da Sefaz, de modo a permitir que a mercadoria entre em trânsito novamente.

Com isso, sai muito mais caro não realizar a emissão dessa nota, em especial se considerarmos que normalmente o volume transportado das mercadorias é bastante elevado.

A NF-I é uma nota fiscal ligada às saídas interestaduais, que foi criada principalmente devido à guerra fiscal entre os estados e ao prejuízo que alguns levaram com mudanças na legislação. Para emiti-la, é necessário fazer o credenciamento na Sefaz e também seguir as novas regras quanto ao uso de alíquota interestadual na hora do cálculo. Sem isso, a mercadoria pode ser retida e levar ao pagamento de multas.

E já que o certificado é importante no processo de emissão, entenda a diferença entre os principais tipos e saiba como cada um funciona.

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Otimize a organização de documentos empresariais em 7 passos

Uma empresa que falha na organização de documentos coloca-se em risco por diversos motivos. Além de ter dificuldade em encontrar elementos que podem ser exigidos pela fiscalização, o empreendimento perde produtividade e visibilidade. É mais caro armazenar tudo, ao mesmo tempo em que o processo é menos eficiente.

Mudar esse panorama significa garantir que o negócio tenha uma estrutura clara, funcional e barata. Essa é a consequência de estar com a organização dos documentos em dia. Veja a seguir 7 passos para colocar em prática e melhorar a tarefa de manter tudo ordenado e acessível.

1. Elabore um planejamento de organização de documento

Antes de colocar a mão na massa, é fundamental montar um planejamento para que a organização seja o mais estratégica possível. Comece realizando o reconhecimento da situação atual para entender quais são as maiores dificuldades e necessidades da empresa em geral.

Nesse momento, é possível reconhecer qual é o setor que precisa de mais atenção e qual possui o maior fluxo — como a contabilidade. A partir disso, trace uma estratégia de ação, como identificar o que exige atenção imediata e quais recursos serão utilizados.

É possível dividir a organização por setores ou então montar uma espécie de força-tarefa com os funcionários para dar conta do maior número possível de arquivos.

2. Digitalize os documentos já existentes

A tecnologia veio para ajudar os negócios em muitos sentidos, inclusive na gestão de documentos. Sendo assim, o ideal é digitalizar os que já estão na empresa, a fim de conseguir mais espaço.

Porém, é importante notar que nem todo elemento pode ser transformado para a versão digital, exclusivamente. Como a legislação vem se adaptando aos poucos, ainda há muitos papéis de uma empresa que precisam ser mantidos de maneira física.

Mesmo assim, ao digitalizar todos eles ficará mais fácil encontrá-los, cruzando a referência digital com a localização física. Assim, vale a pena criar uma versão digitalizada de todos eles e manter as versões físicas somente daqueles que forem obrigatórios.

3. Use a nuvem para o armazenamento de informações

Mas onde guardar os documentos depois de digitalizá-los? A resposta é mais simples do que parece: na nuvem de armazenamento. Com o cloud computing, ficou fácil manter diversas informações e arquivos, já que eles ficam “suspensos” e disponíveis para o acesso de qualquer lugar.

Para melhorar o uso desse recurso, vale a pena adotar um sistema de gestão. Ele automatiza diversas ações e garante que tudo fique armazenado de maneira altamente centralizada. A identificação e localização se tornam mais fáceis, o que favorece todo o processo.

Por mais segura que a nuvem seja, ainda assim é importante fazer backup de dados. Para evitar que a empresa tenha dores de cabeça com informações perdidas, configure o salvamento de todos os arquivos de maneira automática e constante para um servidor diferente.

Assim, caso aconteça algum imprevisto, o negócio dispõe de uma cópia de segurança de todos os elementos.

4. Adote o uso da assinatura digital

Outra ação que pode ajudar consideravelmente a organização de documentos empresariais é o uso da assinatura digital. Já que a intenção é tornar tudo cada vez mais ligado à tecnologia, o uso desse recurso vai automatizar os processos de autenticação e de armazenamento digital.

Para que isso seja possível, é indispensável adquirir um certificado digital junto a uma entidade certificadora. Isso vai criar uma espécie de chave única para a empresa. Ao ser usada, ela vai funcionar como uma assinatura tão válida quanto a tradicional, no papel.

O uso desse elemento vai facilitar o fechamento de contratos e a finalização de documentos em geral. Com isso, a rotina para a armazenagem fica mais rápida e eficiente.

5. Crie categorias para os documentos

Não adianta digitalizar os papéis e armazená-los na nuvem se eles estiverem bagunçados e misturados. Isso leva à perda de tempo para encontrar uma informação necessária e aumenta as chances de que dados importantes sejam perdidos.

Para evitar que isso aconteça, o ideal é criar um sistema de classificação para o processo. Comece estabelecendo categorias maiores (como contabilidade ou finanças) e, a partir daí, elabore subcategorias que sejam necessárias. Dependendo do tipo, o documento deverá ser direcionado para determinada ramificação.

Para otimizar o procedimento, também é possível fazer uma separação por períodos de tempo. Garantir que os documentos estejam separados por meses, trimestres ou ano, dependendo do tipo, pode tornar mais simples a tarefa de encontrar itens específicos.

Essa é uma prática que deve ser adotada tanto de maneira digital quanto fisicamente. Os que a empresa precisar manter na versão física devem ser organizados em pastas e arquivos categorizados e etiquetados, facilitando a tarefa de encontrá-los.

6. Estabeleça rotinas de organização

Nada disso será realmente eficiente se a equipe não agir de maneira consistente. Imagine que um funcionário organiza os itens corretamente, enquanto outros dez deixam que eles se acumulem nos locais incorretos. O resultado é a bagunça e a dificuldade de manter a organização.

Por isso, o ideal é estabelecer rotinas de ordenação. Crie uma política de ação com orientações gerais e padrões de organização, identificação e arquivamento. Depois, é necessário comunicar esse modelo a todos os envolvidos para que eles estejam cientes do que fazer e como.

A criação desses fluxos evita falhas que podem comprometer todo o processo, além de estruturar e controlar mais facilmente a ação de todos.

7. Reorganize de tempos em tempos

Por melhor que seja a organização inicial dos elementos que já existem, é bastante provável que haja mudanças após alguns períodos. Novos documentos passam a ser necessários, enquanto outros expiram e podem ser descartados.

Dessa maneira, tal processo tem que ser contínuo, realizado de tempos em tempos. Isso vai garantir a melhoria das estruturas, a correção de possíveis falhas de categorização e a eliminação do que já não é útil ou necessário.

É importante definir um período temporal para realizar novamente o processo, gerando acompanhamento e resultados efetivos.

Essas informações vão ser úteis para a organização de documentos na sua empresa? Para mais dicas de negócio, curta a nossa página no Facebook e nos siga no Twitter.

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