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Contrato digital x físico: entenda todas as diferenças

Sobretudo em momentos de crise, o que explica o fato de algumas empresas permanecerem em ritmo de crescimento, ao passo que outras muitas se seguram como podem no vendaval da recessão?

Pesquisas mostram que o que diferencia as empresas sólidas das financeiramente instáveis são suas estratégias de redução de custos, investimentos em inovação e adoção de ferramentas que deem velocidade aos processos internos. Esse é o caso da substituição da morosidade e dos altos custos de um contrato físico pela agilidade e economia de um contrato digital!

Mude sua empresa mudando seus conceitos

“Ah, mas se minha empresa não está faturando bem, não será um contrato digital que vai mudar esse cenário!”

Será? Pense na redução (anual) de custos com papel, impressão de documentos, escaneamento de contratos. Pense também no custo com a folha salarial de um motoboy para levar vias de contratos para assinatura, além de outros documentos que poderiam ser transmitidos digitalmente.

Pense no tempo que você perde com conferências de contratos entre diversos setores da empresa, impressões, remessa às partes, tempo de assinatura de cada um, reconhecimento de firma dos envolvidos, entrega das vias assinadas e… ufa! Isso sem falar em outras etapas “analógicas”. E agora, compreendeu que às vezes uma pequena mudança faz toda a diferença?

Um ditado chinês diz que é com as pequenas pedras no caminho que temos que tomar cuidado, porque as grandes nós enxergamos. Essa sabedoria oriental se encaixa perfeitamente no exemplo citado acima.

Se você precisa de resultados diferenciados em seu escritório, deve ter a ousadia de implementar recursos igualmente diferenciados. Contratos eletrônicos vão trazer dinamismo, redução drástica de custos, melhor controle administrativo, entre outras vantagens que veremos partir de agora!

O (alto) custo de refutar um contrato digital

No último estudo (liderado pela PwC) sobre a relação entre gestão de documentos e elevação de faturamento, os dados colhidos mostraram resultados assustadores que evidenciam como muitas das causas para as dificuldades financeiras das empresas podem residir em ineficiências quase imperceptíveis no dia a dia, tais como:

  • gestores perdem cerca de 1 mês por ano (isso mesmo!) apenas procurando informações, devido à desorganização de arquivos físicos (como caixas de contratos fora de ordem, aditamentos guardados em lugares distintos e cópias de notas fiscais espalhadas pela empresa);
  • profissionais, de forma geral, gastam entre 5% e 15% da sua jornada de trabalho lendo informações, mas até 50% procurando por elas;
  • a má gestão de documentos físicos nas empresas gera um acúmulo desordenado de documentos inúteis, os quais se misturam a outros imprescindíveis à companhia, dificultando sua localização: no mínimo 2/3 das informações armazenadas nas empresas poderiam ser removidas ou destruídas por serem obsoletas;
  • o custo de recriação de um documento perdido (como um contrato extraviado, por exemplo) pode ser de até US$ 220,00, a depender das consequências da perda;
  • um documento é xerocado/impresso/escaneado, em média, 19 vezes, exatamente pelo fato de a tramitação não ser feita de forma digital. Quase 40% das impressões são desnecessárias.

Aposto que você não sabia que o mero conservadorismo em manter a circulação de documentos físicos poderia gerar tamanhos prejuízos, certo? Pois há ainda um outro levantamento, dessa vez do IDC, que mostra que funcionários gastam cerca de 4 horas por semana apenas aprovando ou assinando documentos.

Se a sua empresa é lenta para celebrar contratos e tem dificuldade para gerir montanhas de documentos de clientes diferentes, tenha certeza de que você está perdendo dinheiro. Pior será quando seus concorrentes aderirem a ferramentas mais ágeis de gestão de processos, como um contrato digital.

De fato, a história mostra que profissionais e empresas que demoram para enxergar ou assimilar tendências costumam ser banidos do mercado. O “darwinismo corporativo” não perdoa os hesitantes. Talvez seja uma boa hora para sair da zona de conforto e analisar com profundidade o que sua empresa tem a ganhar com a velocidade dos contratos eletrônicos.

O case de uma imobiliária

As transações imobiliárias são excelentes exemplos práticos do efeito da implementação de plataformas de assinatura digital nas rotinas administrativas de uma empresa. Seja para alugar ou vender um imóvel, a burocracia nesse setor é conhecida pela sua desproporção, um verdadeiro elefante a ser administrado no segmento.

Além da elaboração da minuta, temos a impressão e o envio de vias aos interessados, o registro de firma das partes, a coleta de assinaturas, o reconhecimento das firmas e a posterior remessa das cópias do contrato a cada um dos envolvidos.

Tudo isso já nos dá uma ideia do tempo perdido com todas as fases desse processo burocrático. E o pior é lembrar-se de que essas ações se repetem inúmeras vezes em cada momento em que um novo negócio é fechado.

Não seria melhor substituir tudo isso por um contrato digital? Com ele, as assinaturas seriam feitas por meio de uma plataforma especial. Não haveria necessidade de reconhecimento de firma e todos os registros seriam tomados em poucos segundos, com um simples acesso (que poderiam ser feito simultaneamente pelas partes).

Exemplificamos o caso da rotina no mercado imobiliário, mas os ganhos de uma ferramenta de assinatura digital ecoam em qualquer tipo de organização, inclusive em escritórios de contabilidade (que lidam com dezenas de contratos).

Vamos comparar detalhadamente os custos entre um contrato físico e um outro digital.

As características do contrato digital

De acordo com um levantamento da Forbes, os contratos eletrônicos repercutem não somente em maior agilidade na gestão de documentos, mas também no ganho de performance em todas as áreas de uma empresa, inclusive no setor comercial.

Mas com vantagens tão indiscutíveis, por que muitos gestores ainda insistem em adiar a implementação da tramitação eletrônica de documentos (de forma integral)?

Em países como Estados Unidos, Alemanha e Japão, boa parte dos contratos celebrados já é feita por meio digital. No Brasil, entretanto, o atraso de algumas organizações na migração para as plataformas digitais se dá, em geral, por puro desconhecimento. Especialmente com relação à validade jurídica da assinatura digital.

A validade jurídica garantida pelo Certificado Digital

Por incrível que pareça, em plena era dos negócios digitais, não são poucos os contadores, gerentes e até CEOs que acreditam que um documento digital não tem a mesma força jurídica de um termo assinado à caneta. Esse desconhecimento faz muitas empresas perderem milhões anualmente.

O marco legal que introduziu a assinatura digital nos negócios jurídicos nacionais foi a Medida Provisória 2.200-2/2001, que instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), uma cadeia hierárquica de confiança que possibilitou a emissão de Certificados Digitais para identificar e chancelar a autenticidade dos documentos assinados digitalmente por pessoas físicas e jurídicas.

Destaque para o artigo 10, que dispõe claramente que os documentos eletrônicos de que tratam a Medida Provisória são considerados documentos públicos/particulares, para todos os fins legais, presumindo-se verdadeiros em relação aos seus signatários.

Na prática, isso significa que, em uma eventual disputa, é incumbência do contestante provar que não é válida uma assinatura consumada por meio do Certificado Digital ICP-Brasil. Trata-se de uma garantia de autenticidade semelhante a um reconhecimento de firma em cartório, ou seja, uma chancela de um terceiro autorizado a ratificar a veracidade de uma assinatura.

Há ainda outros normativos que corroboram a autenticidade da assinatura por meio de plataformas digitais. É o caso da Lei nº 11.419/2006, que dispõe sobre a informatização do processo judicial, cujas assinaturas eletrônicas/digitais possuem validade para todos os fins jurídicos e legais.

Ora, se até o Poder Público (quase sempre atrasado quando o assunto é tecnologia) já abandonou a assinatura manual, o que essa pilha de papéis ainda está fazendo em sua mesa?

A facilidade gerada na gestão dos documentos

Um levantamento do Gartner mostrou que as empresas, em média:

  • perdem 1 a cada 20 documentos;
  • têm entre 2% e 5% dos seus arquivos perdidos ou mal armazenados (diariamente);
  • perdem em torno de 25 horas recriando contratos, termos de compromisso, alvarás de funcionamento, cópias de Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), entre outros documentos fundamentais.

Na era dos negócios digitais, não faz mais sentido que um escritório de contabilidade, por exemplo, armazene seus contratos de prestação de serviços de forma física. O problema é que, como as assinaturas são recolhidas de forma física, mesmo quando o contador deseja digitalizar tais informações, é preciso imprimir os contratos, registrar assinaturas, reconhecer firmas em cartório, para só então escanear todos os documentos e “devolvê-los” às pastas virtuais.

Nesse processo, os contratos vão e voltam inúmeras vezes. Do escritório para o cliente, do cliente para o cartório, do cartório para o escritório novamente. Perceba que o tempo perdido e o risco de extravio são imensos.

Por que não trocar tudo isso por uma tramitação exclusivamente digital, que permite a organização dos contratos em nuvem e, portanto, possibilita uma gestão de documentos muito mais racional?

A otimização do processo de envio e recebimento

Além do custo de armazenamento e do risco de extravio, o tempo perdido com esses processos internos “analógicos” é altíssimo. Lembra que falamos no começo deste artigo sobre a razão pela qual algumas empresas crescem de forma retumbante na crise, enquanto outras veem seus telhados serem devastados pelo furacão da retração?

A resposta, entre outros fatores, está na estrutura interna das empresas. Algumas são ágeis e econômicas. Outras são “pesadas”, lentas e caras em seus trâmites burocráticos. Tudo isso se reflete lá no final, nos demonstrativos de resultados, fluxos de caixa etc.

O tempo perdido na consolidação de contratos físicos é absurdo para um mundo corporativo em que quase tudo é feito em tempo real. O jurídico imprime a minuta e a leva para a gerência. Lá, o documento fica parado durante dias (afogado em pilhas de outros papéis), até que o gestor o encontre e perceba que já deveria ter feito sua análise e liberado o termo para que o jurídico imprima as vias definitivas.

Análise feita e aval concedido, as vias são finalmente impressas. O contrato retorna à mesa do gestor, ficando parado ali mais alguns dias até que ele coloque sua assinatura. As vias são levadas ao cliente e demoram mais uma semana para retornar. Em seguida, a missão é levar tudo para o cartório, a fim de reconhecer as firmas (não é surpreendente que cada parte tenha firma aberta em um cartório diferente, atrasando ainda mais o processo).

Por fim, mais custos e tempo perdido com motoboy, que deverá levar todos os contratos assinados e registrados para os clientes e também para o escritório.

Quanto tempo a empresa e o escritório contábil perderam, do momento da impressão da minuta, até que o contrato estivesse efetivamente pronto e guardado com cada um dos interessados?

Em um contrato digital, velocidade é o atributo inescapável. O gestor faz o upload do documento em uma plataforma digital especializada (de uma Autoridade Certificadora credenciada), assina-o em segundos, podendo indicar também os locais em que os outros interessados deverão aportar suas assinaturas.

É disparado então um alerta ao e-mail das outras partes que, independentemente do local em que estejam, podem logar na mesma plataforma e registrar sua assinatura. Prontinho! Sem motoboy, sem perda de tempo, sem riscos de extravio e sem a necessidade de juntar pessoas de locais diferentes.

Hoje em dia, é possível fazer até rescisão de contratos de trabalho com o auxílio do Certificado Digital.

A adoção de um sistema sustentável de gestão de documentos

Extinguir os contratos físicos de sua empresa/escritório é também uma sinalização ao mercado e aos seus clientes do comprometimento do seu business com a implementação de práticas sustentáveis.

Ao utilizar a assinatura digital, a empresa faz sua parte para romper com o nocivo ciclo de gastos de madeira, água e energia para a produção das mais de 400 toneladas de papel que o mundo consome anualmente. Para se ter uma ideia do impacto ambiental da indústria de papel e celulose, para produzir uma única folha de papel A4 são necessários 10 litros de água.

É importante lembrar que a maior parte do papel produzido no mundo é consumido no ambiente empresarial. Imagine o impacto no ecossistema causado apenas para produzir as montanhas de papéis que se transformam em contratos físicos, notas fiscais, ordens de serviço e outros documentos, os quais são difíceis de armazenar e quase sempre são condenados ao extravio (ou à lata de lixo). É possível mudar os rumos dessa engrenagem.

Segundo pesquisas, apenas entre as empresas norte-americanas, 30 bilhões de papéis são copiados ou impressos todos os anos. O custo médio de cada um desses documentos é de US$ 6,50. Cerca de 500 documentos são assinados anualmente, em média, por cada funcionário nas empresas, o que representa um custo administrativo anual por empregado (decorrente apenas de papel, cartuchos etc.) de US$ 3.250,00. Não é pouco, concorda?

Nessa perspectiva de mudança de costumes, já havia estudos no começo da década que sinalizavam para o redesenho de paradigmas que as assinaturas eletrônicas/digitais poderiam trazer à ação predatória do homem na natureza.

De acordo com uma pesquisa feita pela TechAdvisory, ainda em 2011 (quando esse modelo de assinaturas estava apenas começando a ser implantado), para cada pessoa que migrasse para as plataformas eletrônicas (abortando por completo a tramitação física de documentos), seria possível salvar o equivalente a 150 pounds (cerca de 68 kg) de emissões de carbono por ano. Nada mal, não?

A segurança do contrato eletrônico/digital

A informação é o bem mais valioso nas empresas atuais. Um dos grandes benefícios do contrato digital é justamente seu maior nível de segurança, uma vez que os dados são criptografados, ou seja, “travados” de modo que apenas os signatários possam ter acesso ao seu conteúdo.

O armazenamento deles também é muito mais seguro (desde que a empresa detenha uma política sólida de backups e recursos de hierarquização de acesso).

As características do contrato físico

Ao longo deste artigo, falamos um pouco das virtudes do contrato digital, o que tornou inevitável a pontuação de algumas características dos contratos físicos. Todavia, vamos sistematizar rapidamente algumas de suas peculiaridades, que mostram, de forma definitiva, por que não vale a pena continuar preso na era do papel.

A autenticação das assinaturas pelo cartório

Atualmente, uma autenticação de documentos não sai por menos de R$ 2,00 por folha. O reconhecimento de firma por semelhança, R$ 4,00, e o concedido por autenticidade (que ainda impõe o desconforto de exigir a presença do signatário), R$ 9,00. Tudo isso por cada folha (você pode conferir os valores atualizados aqui!).

Considerando que uma empresa ou um escritório de contabilidade lida com centenas de documentos, a maioria dos quais exige assinatura e seu reconhecimento cartorário, quanto uma organização gasta anualmente com emolumentos em Tabelionatos de Notas?

A necessidade do armazenamento físico

As linhas acima já forneceram dados vastos sobre as dificuldades do armazenamento de documentos físicos, bem como sobre sua ineficiência. Além dos custos e do tempo perdido, organizar montanhas de documentos contratuais exige arcar com despesas de materiais de escritório, para compra de pastas, etiquetas, armários próprios para arquivamento, entre outros custos.

Veja que até então estávamos nos atendo apenas aos custos diretos, como resmas de papel e cartuchos para impressão. Entramos agora em uma outra seara, a dos custos indiretos de ter uma gestão documental física, que, de início, já se mostram volumosos.

A perda de arquivos ao longo dos anos

O papel possui como componentes básicos de sua matéria-prima a celulose e a lignina. Esta última escurece em contato com a luz e o oxigênio, o que explica o amarelamento do papel ao longo dos anos.

Com o decorrer do tempo, seus contratos físicos inevitavelmente ficarão vulneráveis, tanto pela baixa qualidade de visualização quanto pela umidade absorvida pelo papel. Com isso, surge mais um problema: a fragilidade do papel, que pode ser facilmente rasgado.

Há ainda os riscos de extravio de documentos, uma vez que o crescente volume de papéis armazenados abre espaço para perdas.

Vale a pena lembrar que, em função desses problemas, o movimento de circulação digital de informações ganhou força no Brasil já a partir do início da década. Uma operadora de plano de saúde do país, por exemplo, já no seu primeiro ano de implantação do chamado Projeto Paperless (no “longínquo” 2011), conseguiu reduzir em 72,9 milhões de folhas de papel A4 (economia de 30% em relação ao ano anterior). Isso há mais de 6 anos.

Os riscos à saúde

Os ácaros e fungos se proliferam em salas de arquivo, oferecendo um imenso rol de doenças respiratórias aos seus colaboradores e a você próprio (que volta e meia terá que manipular contratos antigos, alvarás etc.).

A digitalização completa de seu acervo e sua tramitação exclusivamente digital elimina de uma vez por todas os riscos à saúde de seus funcionários e as consequentes indenizações na Justiça do Trabalho.

A dificuldade de fazer transações à distância

Nos contratos físicos, já sabemos que é o motoboy que costuma ficar com a incumbência de levar as vias dos contratos para serem assinados por todos os interessados. Mas e quando os envolvidos estão em pontos distintos do país? Os custos finais se tornam exponencialmente maiores, não?

O contrato digital não possui barreiras geográficas. Tudo é assinado em poucos segundos, independentemente da quantidade de interessados e dos locais em que eles estejam. Isso faz diferença na velocidade dos processos em sua organização.

Diante de tantos benefícios do contrato eletrônico/digital e de tantos obstáculos oferecidos pelos contratos físicos, o que explica o fato de algumas empresas e escritórios de contabilidade ainda insistirem em manter processos internos da mesma forma que mantinham na década de 80?

A legislação brasileira impõe a guarda de alguns documentos por muitos anos. CAGED (5 anos), Folhas de Pagamento (10 anos) e documentos relativos ao FGTS (30 anos) são alguns exemplos da extensa temporalidade no armazenamento de registros empresariais, prevista na lei nacional.

Some essas dificuldades de acondicionar papéis por tantos anos à morosidade na circulação física de contratos e aos altos custos envolvidos, e você então entenderá por que não faz mais sentido não buscar a tramitação virtual de documentos.

A certificação digital se apresenta como um caminho sem volta no estabelecimento de um novo padrão de autenticidade, integridade e confidencialidade de documentos, oferecendo agilidade, baixo custo e velocidade nos processos internos de empresas e escritórios contábeis de todos os portes.

Se você ficou interessado em levar sua organização à era dos negócios digitais, entre em contato conosco! Podemos mostrar, na prática, o elevado Retorno sobre Investimento (ROI) da implementação de uma solução como essa em seu business!

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Conheça 4 vantagens do e-CNPJ para sua empresa

Com a implementação do Sistema Público de Escrituração Digital – SPED, o uso de Certificado Digital passou a ser indispensável para a entrega de uma série de obrigações.

Esses certificados funcionam como uma “senha online”, ou melhor, uma “identidade virtual” de uma pessoa física ou jurídica, criando assim um canal seguro de comunicação entre diversos usuários.

Com o Certificado Digital, é possível emitir notas fiscais, assinar documentos eletronicamente, acompanhar a tramitação de processos fiscais, entre outras vantagens. Já deu para perceber que ele é uma importante ferramenta que torna as transações no ambiente virtual mais seguras e ágeis, certo?

Mas qual é o papel do e-CNPJ nesse processo? Quais são suas vantagens? Do que se trata? Continue a leitura e saiba mais!

O que é o e-CNPJ?

Um Certificado Digital utiliza mecanismos criptográficos que servem como uma forma de confirmar se quem está emitindo as informações é realmente o detentor do certificado.

Ele pode ser obtido em diferentes formatos: em arquivo (A1) ou em um dispositivo, como é o caso de um token ou smart card (A3).

O e-CNPJ nada mais é que uma versão eletrônica do CNPJ, ou seja, é um tipo de Certificado Digital que tem como função garantir a autenticidade e integridade nas transações realizadas no ambiente virtual das pessoas jurídicas.

Isso significa que é obrigatório fazer uso do Certificado Digital para que as empresas possam emitir notas fiscais, enviar informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias à Receita Federal, acessar o e-CAC ou realizar qualquer outra operação.

Além de ser uma forma de identificar com segurança os usuários, o e-CNPJ também garante a confiabilidade, a privacidade, a integridade e a inviolabilidade das mensagens trafegadas no ambiente eletrônico, de forma a evitar que pessoas mal-intencionadas possam interceptá-las para uso indevido.

Entre algumas funcionalidades do e-CNPJ, se destacam:

  • retificação do DARF;
  • parcelamento eletrônico de débitos Pessoa Jurídica;
  • entrega de declarações: DIPJ, DCTF, eSocial, ECD, ECF, entre outras;
  • acesso ao Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte – e-CAC;
  • reconhecimento de firma;
  • emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e).

Vantagens do e-CNPJ

Informatizar e otimizar os processos a fim de aumentar a qualidade das informações geradas pela empresa é um diferencial competitivo que muitos empreendedores estão levando aos negócios.

E o uso do Certificado Digital passa a ser não apenas uma obrigatoriedade, mas uma importante ferramenta que gera credibilidade diante do mercado, além de transparência para os contribuintes e o próprio Fisco.

No entanto, não basta trazer a tecnologia aos negócios, é preciso se adaptar a exigências legais de segurança e autenticação, e é aí que entra o e-CNPJ.

Vejamos abaixo algumas vantagens do e-CNPJ que fazem com que ele seja um importante instrumento na garantia da segurança e redução de processos burocráticos na empresa.

1. Maior segurança nas operações eletrônicas

Um Certificado Digital é um arquivo eletrônico que contém todas as informações de identificação de uma pessoa ou instituição. Assim, é possível comprovar perante terceiros a identidade do seu usuário. Ou melhor: especificar as partes que estão trocando mensagens e dados entre si, seja entre pessoas físicas, jurídicas ou órgãos fiscalizadores.

O que muita gente não sabe é que, ao utilizar o Certificado Digital, todas as operações realizadas no ambiente virtual são protegidas por meio de um conjunto de operações matemáticas que criptografam os dados e tornam textos e mensagens incompreensíveis.

Assim, ao utilizar o e-CNPJ, o emissor envia os dados cifrados, que serão processados pelo receptor do destinatário para que sejam transformados em uma mensagem legível. Esse reprocessamento ocorre apenas se o receptor tiver a chave correta para decodificar as informações.

Tal tecnologia proporciona maior segurança em todo o processo de envio de informações fiscais, tributárias, trabalhistas e previdenciárias das empresas aos órgãos fiscalizadores. Isso impossibilita que terceiros sejam capazes de interceptar os dados e utilizá-los indevidamente.

2. Garantia da validade jurídica

Documentos assinados eletronicamente recebem o mesmo tratamento dos documentos assinados de próprio punho, possuindo as mesmas garantias legais.

Isso significa que, ao assinar digitalmente um documento, ele tem garantias técnicas de segurança superiores às outras formas eletrônicas — e semelhantes às físicas, já que associa eletronicamente a identidade do assinante e do conteúdo.

Vale destacar que, para que as vantagens do e-CNPJ sejam validadas, é preciso que ele seja emitido por uma Autoridade Certificadora credenciada pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).

3. Redução de burocracias

Imagine o custo de ter que ir ao cartório todas as vezes que um contrato for fechado e a empresa precisar reconhecer firma. Ou ainda, perder negócios com investidores internacionais pelo simples fato de não ter como assinar o documento para firmar um compromisso. Complicado, não é?

O uso de Certificado Digital tem facilitado as relações comerciais e reduzindo custos e burocracias. Por meio da assinatura digital, é possível trocar informações no ambiente virtual com segurança e dentro de padrões de integridade, sigilo e autenticidade.

Se antes os documentos precisavam ser convertidos em papel, assinados e entregues pessoalmente, com o uso do Certificado Digital tudo isso mudou e a burocracia foi reduzida.

Além de acabar com a distância física, essa ferramenta evita fraudes, falsificações e possibilita que vários serviços sejam executados com a mais absoluta segurança.

Por exemplo, já é possível realizar petições eletronicamente, ajuizar uma ação ou interpor um recurso sem sair do escritório, tudo por meio eletrônico.

4. Emissão de documentos fiscais e tributários

A adoção da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) trouxe mudanças significativas na rotina das empresas e no processo de gestão das informações fiscais e tributárias — tanto para o contribuinte, quanto para quem emite e para as administrações tributárias.

No entanto, a emissão da NF-e é realizada no ambiente digital, necessitando de assinatura eletrônica por meio de Certificado Digital. Só assim é possível garantir a autenticidade e a segurança das operações e a validação da Secretaria da Fazenda (Sefaz) de origem para ser emitida.

Dessa forma, a utilização do Certificado Digital se torna obrigatória para a emissão das NF-e, não apenas garantindo um ambiente seguro contra fraudes, mas também reduzindo riscos como multas, perda de documentos e, sobretudo, diminuindo os problemas de escrituração devido a erros de digitação manual.

Gostou do nosso post? Quer saber mais? Entre em contato conosco e conheça todos os nossos serviços. Estamos esperando por você!

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Saiba como funciona o recolhimento da guia do ICMS

Entre as obrigações tributárias de uma empresa — independentemente do porte — se destaca o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), que é cobrado de maneira individual por cada estado. Devido a essa característica, as transações interestaduais precisam ser acompanhadas de perto, principalmente quando há diferença entre alíquotas.

Mas o que é o ICMS? Como é gerada a Guia do ICMS? Como é feito o cálculo? Essas e outras questões você pode esclarecer no nosso post de hoje. Continue a leitura!

O que é o ICMS?

O ICMS é um imposto estadual cuja cobrança é realizada sobre produtos vendidos no comércio (incluindo as mercadorias importadas) e sobre alguns tipos de serviços essenciais, como telefonia e energia elétrica. Como o ICMS é repassado para o consumidor no preço das mercadorias, é também conhecido como imposto indireto.

Todas as etapas de produção geram a incidência do ICMS, podendo variar de estado para estado. Ou seja, toda vez que uma mercadoria é vendida, é produzido o fato gerador do ICMS, representando uma obrigação para quem vende (levando a arrecadação) e um direito para quem compra (crédito), desde que seja outra empresa e não o consumidor final.

Importante!

Toda empresa precisa realizar o Cadastro de Contribuintes do ICMS, cujos dados são mantidos pela Secretaria de Estado da Fazenda (SEFAZ) para o devido controle e cobrança do imposto devido.

A regra também é válida para aqueles que desejam importar mercadorias de outro país — mesmo que não tenham intuito comercial ou mesmo que as compras sejam esporádicas.

Quem deve contribuir para o ICMS?

Estão inclusos na obrigatoriedade de realizar o Cadastro de Contribuintes do ICMS as pessoas físicas e jurídicas que realizem com frequência ou em grande quantidade a comercialização, operação de circulação de mercadoria, ação comercial ou que ofereçam serviços de transporte interestadual e intermunicipal e de comunicações.

Vale destacar que o ICMS é um imposto indireto e regressivo, ou seja, quem ganha mais, paga mais, proporcionalmente. Além disso, independentemente do contribuinte e da capacidade de contribuir, todos pagam o mesmo imposto.

No caso de atraso do pagamento do ICMS, a cobrança de juros é feita levando por base a taxa Selic acumulada a partir do mês de vencimento. Por isso, todo cuidado é pouco para que o valor do imposto não se transforme numa verdadeira “bola de neve” e o empreendedor tenha problemas com o Fisco.

O que é a Guia do ICMS

O recolhimento do ICMS é feito pelo Estado em que o imposto é devido, por meio de uma guia própria. No caso de empresas optantes pelo Simples Nacional, o recolhimento do ICMS é feito na guia DAS, juntamente com os demais tributos, obedecendo os sublimites estabelecidos por cada unidade da federação.

Já no caso de operações de vendas feitas fora do estado de produção da mercadoria, é obrigatório preencher e emitir a Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais — GNRE, que passa a exigir uma via para a Secretaria de Fazenda de origem e outra para a de destino.

Como funciona a Guia do ICMS

É comum que empresas realizem operações interestaduais, o que pressupõe uma diferença de tarifa cobrada no ICMS, já que tal imposto varia de estado para estado — é o que chamamos de Cálculo do Diferencial de Alíquota (DIFAL).

Esse cálculo nada mais é que a diferença entre a alíquota interna do estado de destino e a alíquota interestadual do ICMS. Contudo, novas regras passaram a valer desde 1º de janeiro de 2016.

Partilha do ICMS: o que você precisa saber?

A arrecadação passa a ser partilhada entre o estado de origem e o destinatário. Ou seja, a alíquota de destaque em documento fiscal será a alíquota interestadual e a diferença entre a alíquota interestadual e a alíquota interna do destinatário que deve ser partilhada entre os estados de origem e de destino da mercadoria, seguindo o seguinte cronograma:

Ano Destino Origem
2016 40% 60%
2017 60% 40%
2018 80% 20%
2019 100% 00%

O pagamento do DIFAL deverá ser feito pelo GNRE, gerado pelo emissor da NF-e, no próprio site da SEFAZ ou em softwares especializados para a emissão. Assim, é preciso emitir as guias correspondentes ao Diferencial de Alíquota do ICMS do Estado de destino (em 2017, equivale a 60% do DIFAL apurado) e do Fundo de Combate à Erradicação da Pobreza (FCEP), quando o estado de destino for São Paulo, Rio de Janeiro e Paraná.

Importante!

Vale destacar que a Guia deve ser acompanhada do DANFE para ser entregue ao destinatário. A partilha do ICMS é obrigatória para a emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e).

Como deve ser feito o preenchimento da Guia do ICMS?

A mudança na forma de arrecadação do ICMS pegou muitos contribuintes de surpresa, provocando uma série de dúvidas e dificuldades quanto ao preenchimento da GNRE. Embora cada estado possa adotar seu próprio modelo, algumas informações costumam ser próximas. Entre os principais dados que devem estar presentes, se destacam:

  • estado de destino da mercadoria;
  • o código da Receita Federal para o preenchimento da GNRE é sempre 1638, independentemente do estado;
  • documento do destinatário, como Inscrição Estadual, CNPJ ou CPF;
  • data de vencimento do dia de emissão e envio da mercadoria. Assim, o recolhimento do valor da guia deve ser feito antes da mercadoria ser enviada, uma vez que o comprovante de pagamento deve acompanhar o produto;
  • número da Nota Fiscal emitida na venda do produto;
  • valor total a ser recolhido;
  • dados da empresa remetente, como nome, CNPJ ou razão social;
  • dados do consumidor final ou empresa não contribuinte do ICMS, como CNPJ, Inscrição Estadual, e CPF em caso de pessoa física;
  • tipo de produto sobre o qual será aplicado o ICMS, já que há setores com tributação diferenciada em alguns estados.

Como é feito o cálculo do ICMS?

O cálculo do ICMS é bastante simples. O valor da mercadoria é multiplicado pela alíquota vigente. Porém, com as novas regras do DIFAL, é preciso tomar alguns cuidados referentes às diferenças de alíquotas entre os estados. Além disso, é preciso levar em consideração a questão da substituição tributária no cálculo do imposto devido.

A empresa precisa verificar dois percentuais referentes ao ICMS. O primeiro diz respeito à alíquota interestadual, em destaque no documento fiscal, que varia:

  • 7% para as Regiões Norte, Nordeste, Centro-oeste e Espírito Santo;
  • 12% para as Regiões Sul e Sudeste (exceto ES).

O segundo passo é descobrir qual é a taxa de ICMS interna do estado de destino, que pode variar de acordo com a mercadoria. A diferença verificada e paga separadamente é partilhada entre os governos dos estados envolvidos na transação.

Alíquota em cada Estado:

Alíquota Estado
19%  RJ
18%  MG, PR, SP
17% AC, AL, AM, BA, CE, DF, ES, GO, MA, MT, MS, MG, PA, PB, PE, PI, RN, RS, RO, RR, SC, SE, TO

Exemplo:

Digamos que uma empresa de São Paulo receba um pedido de compra de um cliente de Santa Catarina. O produto sai do Estado de origem (SP) com destino a Santa Catarina. A alíquota do ICMS de SP é de 18%, a de SC é de 17% e a alíquota interestadual do estado de origem para o Sul (SC) é de 12%.

No modelo antigo, o estado de origem ficava com 18% e o estado de destino com nada. Com as novas regras, São Paulo fica com a alíquota interestadual (12%) e ao Estado de destino cabe a diferença entre a sua alíquota interna e a interestadual, ou seja, 18% menos 12%, restando 10%.

A diferença de 10% deve ser dividida em duas partes, conforme cronograma progressivo de aplicação, sendo que para 2017 é 60% para o estado de destino e de 40% para o estado de origem.

A melhor forma de realizar todo o processo de recolhimento da Guia do ICMS é automatizar o cálculo e o preenchimento. Ao inserir o estado de destino, o empreendedor passa a ter todas as informações da sua GNRE geradas conforme as novas regras — sem erros de digitação, alíquotas desatualizadas e demais problemas que decorrem em custos adicionais.

Gostou do post? Complemente sua leitura com nosso conteúdo sobre o que é GFIP e quem precisa se preocupar com ela.

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VALID Certificadora

Saiba como a administração do tempo pode auxiliar sua empresa

Perdeu o prazo para a entrega de um pedido? Está perdido no meio de tantos e-mails e uma quantidade absurda de pendências que não foram finalizadas no dia anterior? Tem que levar trabalho para casa ou ficar trabalhando além do horário porque não conseguiu finalizar todas as tarefas durante o expediente? Esses são alguns sinais de que talvez você precise repensar a administração do tempo e, assim, aumentar a produtividade.

Mas não se assuste, você não é o único nesse tipo de situação. Grande parte dos profissionais não consegue gerir o próprio tempo e o resultado não é nada positivo: por não alcançarem a produtividade, acabam se transformando em escravos da empresa.

O problema se torna ainda mais preocupante para quem é dono de um negócio e, na ânsia de dar conta de tudo, acaba assumindo jornadas extenuantes de 16, 17 e até 20 horas por dia. E o reflexo do excesso de trabalho é muito estresse, pouca produtividade e problemas pessoais e profissionais.

Sendo assim, saber administrar o relógio de forma eficiente é fundamental para alcançar o sucesso de qualquer negócio. Mas como lidar com os ponteiros? O que priorizar? Como alcançar uma boa administração do tempo? Continue a leitura e veja algumas dicas valiosas!

Estabelecendo prioridades

Muitos empreendedores acreditam que estar sempre ocupado é sinônimo de produtividade — o que é um grande equívoco!

A produtividade está relacionada à forma como os recursos disponíveis são utilizados para alcançar determinado objetivo. E isso não tem nada a ver com se manter 100% ocupado durante o dia, o importante é saber exatamente o que precisa ser feito e utilizar o tempo de forma inteligente.

Embora muitos colaboradores e até mesmo gestores olhem o tempo como um “espaço de marcação do relógio”, é preciso desmitificar essa ideia.

Executar muitas tarefas em um dia de trabalho não significa necessariamente que você está sendo produtivo. Em geral, alcançar a qualidade e a excelência no que está fazendo significa que empreendedores e colaboradores estão alcançando o máximo aproveitamento, gerenciamento e domínio do que realmente deve ser feito.

E a melhor forma de gerenciar melhor o tempo é priorizar as tarefas de rotina. Por isso, organize a sua agenda e liste as tarefas do dia, por ordem de urgência. E, se possível, ordene por tempo de execução.

Tenha em mente que se determinada tarefa não é tão importante, mas é relativamente rápida de concluir, você pode realizá-la antes mesmo de tarefas mais urgentes.

Às vezes, o acúmulo  de muitas tarefas pequenas pode se transformar numa verdadeira bola de neve, dando a impressão de que o tempo não está rendendo — e isso pode ser frustrante.

Por isso, estabeleça um bom cronograma de execução das tarefas diárias, programe o tempo conforme as prioridades e busque concluir as tarefas sem deixar para depois.

Consequências de uma má administração do tempo

Não é incomum encontrar empreendedores perdidos no próprio negócio. Compromissos e tarefas cotidianas se esbarram e o resultado não poderia ser diferente: uma enorme bagunça.

Em meio a toda essa realidade, é fundamental fazer uma administração do tempo corretamente, conciliando todas as tarefas e realizando-as com qualidade.

Mas quais seriam as consequências de uma má administração do tempo?

1. Acúmulo de trabalho e diminuição da produtividade

Quando equipes não gerenciam de forma eficiente o fluxo de tarefas, é bem provável que caiam numa agenda apertada. Além disso, muitos gestores não delegam funções e acabam não concluindo projetos no prazo esperado.

Quanto é assim, acontecem atrasos e prejuízos que podem levar a perdas de oportunidades de negócios ou mesmo de clientes, pelo simples fato de não conseguir concluir as metas no tempo planejado.

Para que isso não aconteça, é essencial identificar quais são as tarefas que levam mais tempo para serem executadas. Tente verificar se você emprega o seu tempo nas tarefas de maior importância ou apenas “apagando incêndios”.

Para um controle eficaz do tempo, é fundamental criar projetos, listar as tarefas e, se possível, cronometrar a quantidade de horas para determinado objetivo.

2. Estresse e redução da qualidade de vida

Desmotivação, problemas de saúde, alta rotatividade e tantos outros sinais podem indicar que a grande quantidade de trabalho acumulada pode estar gerando estresse e reduzindo a qualidade de vida dos seus colaboradores.

Por isso, fique de olho se as demandas de trabalho estão sendo realizadas durante o expediente ou está sendo necessário fazer horas extras, levar trabalho para casa ou mesmo ficar até de madrugada no serviço para conseguir dar conta das tarefas programadas.

3. Perda da credibilidade dos clientes

Um grande perigo de uma administração do tempo falha é justamente o comprometimento de seus resultados devido a atrasos. Clientes, fornecedores e demais envolvidos na empresa acabam perdendo a credibilidade, aumentando a dificuldade de conseguir novos investimentos.

Perder clientes significa redução das receitas, capital de giro comprometido e descrédito em relação à imagem da empresa no mercado.

Como alcançar uma boa administração do tempo?

Administrar de forma eficiente o tempo disponibilizado para a realização das tarefas diárias é fundamental para o sucesso de qualquer negócio.

Mas por onde começar? Veja abaixo algumas dicas.

1. Planeje a rotina

Para utilizar o tempo disponível de forma eficiente e com qualidade, não existe uma fórmula mágica e tampouco uma receita milagrosa: o empreendedor precisa focar seus esforços em realizar um bom planejamento.

Imagine uma pessoa que vai ao supermercado sem uma lista de compras e sem saber o que falta em casa. Complicado, não é mesmo? Com o trabalho é a mesma coisa.

É muito importante que todas as tarefas sejam planejadas para não cair na velha e boa frase do “depois eu faço”. Por isso, liste o que precisa ser feito a cada dia, priorizando o que realmente é urgente e executando as pequenas tarefas para que não se acumulem. Assim fica mais fácil visualizar o que não pode ser deixado para depois.

2. Mantenha a organização

De nada adianta realizar um belo planejamento se papéis, anotações, arquivos, e-mails e informações estão dispersas.

Por isso, invista numa boa organização do local de trabalho para ganhar tempo. Saber onde está cada pasta ou em que gaveta guardou determinado relatório ajuda a utilizar da melhor forma o tempo disponível, evitando se perder entre pilhas de papéis e arquivos acumulados no canto da mesa.

No computador, exclua arquivos desnecessários, organize as pastas e coloque os arquivos importantes na nuvem ou em um HD externo.

3. Aprenda a delegar

Um dos pontos que mais atrapalham empreendedores na administração do tempo é a grande dificuldade em delegar tarefas. Isso porque, para muitos gestores, repassar tarefas significa abrir mão do controle.

Com isso, acabam assumindo atividades operacionais, ficam extenuados e não conseguem focar nas funções mais estratégicas, que realmente são fundamentais para o sucesso do seu negócio.

Uma excelente opção para delegar e não perder o controle é a adoção de softwares de planejamento, sendo possível designar os profissionais para determinadas atividades e gerenciar metas, equipes e o desenvolvimento daquilo que foi delegado.

4. Faça pausas estratégicas

Não adianta fechar a aba do Facebook e desconectar o e-mail ou WhatsApp acreditando que a produtividade ficará 100%. É preciso investir numa pausa estratégica para que a mente possa se revigorar.

Tarefas muito longas e que demandam muita concentração podem resultar no cansaço físico e mental. Por isso, estabeleça pausas que possam evitar esse tipo de situação.

Navegue nas redes sociais, interaja com quem está próximo, alongue-se ou até mesmo faça uma meditação. Reserve um tempo para espairecer as ideias e restaurar as energias.

E aí, gostou do nosso post? Como você lida com a administração do tempo? Compartilhe conosco suas experiências, deixe seu comentário!

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VALID Certificadora

Afinal, quem é obrigado a ter Certificado Digital?

O Certificado Digital é o documento eletrônico cada vez mais necessário, tanto para pessoas físicas quanto jurídicas. Na verdade, em alguns casos, ele é obrigatório, e sem ele não é possível efetivar determinadas operações.

Você sabe em quais ocasiões é necessário utilizá-lo? Leia o texto a seguir e descubra quais são as empresas e profissionais que precisam do Certificado Digital!

As funções e os tipos de Certificado Digital

O Certificado Digital é um arquivo eletrônico que funciona como uma assinatura digital para pessoas físicas e empresas. Isso significa que possui validade jurídica, conferindo autenticidade e integridade a diferentes documentos.

Entre os principais modelos de Certificados Digitais, podemos citar o e-CPF (pessoas físicas) e o e-CNPJ (para pessoas jurídicas). Além disso, existem determinadas finalidades, como o envio de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor (NFC-e)  e de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e).

Há tipos diferentes de Certificado Digital, como o A1 (emitido no computador e tem validade de 1 ano) e o A3 (emitido em mídia, cartão ou token e pode ter validade variada, em sua maioria 3 anos). Eles apresentam formatos diversos, podendo ser disponibilizados em token, smart card ou em arquivo eletrônico para ser instalado no computador.

Além dos já citados, existem outros modelos. O tipo S é usado somente para oferecer sigilo ou criptografia de dados. Ou seja, nesse o Certificado Digital é utilizado para o envio ou o armazenamento dos documentos sem expor o conteúdo.

Já o tipo T, também chamado de timestamping, certifica o dia e a hora em que determinado documento eletrônico foi assinado, com identidade do autor.

Como obter um Certificado Digital

Antes de tudo, a pessoa (física ou jurídica) deve entender para que utilizará o Certificado, isso determinará o tipo do Certificado Digital e sua forma de armazenamento, entendo isso, deverá selecionar uma Autoridade Certificadora  credenciada para emissão deste documento eletrônico.

O ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação), órgão federal que rege a certificação digital no Brasil, determina que é obrigatória a validação presencial, onde o titular do certificado deverá estar presente em um dos postos de atendimento espalhados pelo Brasil, levando a documentação exigida, após validado, o Certificado Digital será imediatamente emitido. Algumas autoridades certificadora, disponibilizam o serviço de Delivery, onde um agente vai até o escritório do titular do certificado.

Os custos com esse documento variam, dependendo principalmente do tipo de certificado e de seu formato (token, smart card, instalado no computador), podendo variar entre R$ 173 e R$ 783.

A legislação e a certificação digital

Para algumas empresas, o uso do Certificado Digital é obrigatório por lei.

A legislação nacional que trata do assunto pertence à ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas), que tem como fundamento principal a Medida Provisória 2.200-2, de 24/08/2001. Foi essa providência que criou o sistema nacional de Certificação Digital da ICP-Brasil.

Essa legislação é complementada por resoluções definidas pelo Comitê Gestor e por Instruções Normativas determinadas pelo Diretor-Presidente do ITI.

Estas são as leis e normas que a pessoa deve conhecer para se inteirar mais sobre certificação digital:

As empresas obrigadas ao uso do Certificado Digital

Todas as empresas que seguem os regimes tributários de Lucro Real ou Lucro Presumido estão obrigadas a emitir NF-e, necessitando, portanto, do Certificado Digital.

A nota fiscal é obrigatória nas operações de venda de produtos que estão sujeitas à incidência do ICMS, o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços. O Certificado Digital e a autorização emitida pela Secretaria da Fazenda estadual garantem a validação da nota fiscal.

As empresas optantes pelo Lucro Presumido têm obrigação de emitir o Certificado Digital, pois a maior parte das declarações requeridas pela Receita Federal só pode ser efetuada por meio desse documento.

No caso das empresas optantes pelo Simples Nacional, antigamente não era obrigatório o uso do Certificado Digital. Mas, gradualmente, começou a ser exigida a utilização de tal solução.

Primeiramente, para as empresas do Supersimples com mais de 10 funcionários. Depois, para empresas com mais de 8 funcionários. Em seguida, para empresas com mais de 5 funcionários. E, finalmente, em janeiro de 2017, o Certificado Digital tornou-se obrigatório para as empresas do Simples com mais de 3 empregados.

Com o auxílio do certificado, as pessoas jurídicas podem enviar ao governo informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais.

No caso do MEI (Microempreendedor Individual), em alguns estados não é imprescindível a emissão de NF-e. Se o MEI se dispuser a emitir Nota Fiscal Eletrônica, deverá verificar se existe a necessidade de inscrição estadual para tal e se isso é permitido no estado em que atua.

As consequências para empresas obrigadas que não usarem Certificado Digital

Se for obrigada, a pessoa jurídica que não utilizar o Certificado Digital ficará impedida de enviar as declarações das obrigações acessórias. Além disso, não poderá pagar os tributos exigidos por lei. A multa incidente é de 20% do tributo que não for declarado, sendo o valor mínimo correspondente a R$ 500,00.

No caso da emissão de notas fiscais eletrônicas, a multa será aplicada sobre o comprador — isso torna a conclusão de transações comerciais mais difícil para a empresa.

Uma empresa adotante do Simples Nacional, por exemplo, não poderá enviar informações por meio do documento chamado GFIP (que é o Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social) e do eSocial, ficando sujeita a sanções administrativas e multas.

A necessidade de usar o Certificado Digital

Além da obrigatoriedade definida por lei, é necessário considerar os benefícios que o Certificado Digital proporciona à pessoa que o usa, seja ela física ou jurídica:

  • aumenta a credibilidade e a confiabilidade do emissor da mensagem ou da negociação;
  • reduz custos (documentos eletrônicos com validade jurídica não precisam de reconhecimento de firma em cartório);
  • diminui a burocracia;
  • minimiza as chances de fraude dentro da empresa;
  • proporciona maior privacidade e segurança nas transações eletrônicas.

O Certificado Digital pode ser usado em diferentes contextos. O governo federal adotou a certificação digital em diferentes iniciativas, como Receita Federal, PROUNI, SIPREV, Caixa Econômica, Programa Juros Zero, INPI, TISS, ComprasNet, INSS, SIDOF, Sistema Financeiro, SPB, SISCOMEX, CAGED e outros.

Muitas prefeituras e Secretarias da Fazenda estão implementando o Certificado Digital em aplicações de NF-e, SPED Fiscal, EFD, livros fiscais de entrada/saída, IPI, apuração do ICMS e inventários.

Outros contextos são:

  • Sistema Judiciário: e-DOC, PJ-e, Homolognet, TRT (4ª Região), STJ, Diário da Justiça Online;
  • Cartório Eletrônico: CRSEC, ofício eletrônico;
  • Sistema de Saúde: TICS, CFM;
  • Carteira de Identidade Profissional;
  • correio eletrônico (e-mail);
  • assinatura de documentos de forma eletrônica;
  • micro e pequenas empresas;
  • Simples Nacional / SIMEI;
  • RAIS (Relação Anual de Informações Sociais);
  • MTE CNES (Cadastro Nacional de Entidades Sindicais);
  • carteirinha de estudante com Certificado Digital.

E então, descobriu se você é obrigado a ter certificação? Aproveite e entre em contato com a VALID Certificadora para tirar suas dúvidas e obter o Certificado Digital!

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