A assinatura é um dos elementos mais importantes para qualquer tipo de contrato. A firma garante o compromisso de ambas as partes em cumprir as condições determinadas e, por isso, é um elemento jurídico indispensável. No mercado imobiliário, isso não é diferente; e para alugar, comprar ou vender uma propriedade, é necessário utilizar esse recurso.
Mas vale dizer que já faz tempo que os documentos que dão segurança jurídica aos ajustes não são estritamente físicos. Soluções tecnológicas ganham espaço na realidade de diversas empresas, de forma que os papéis e comprovantes digitais também passaram a ter grande força.
Já que a assinatura física não é mais a única possibilidade, veja a seguir como a assinatura digital pode compor o futuro do mercado imobiliário e saiba tudo sobre esse processo:
A veracidade de documento por meio da assinatura digital
Juridicamente falando, a assinatura digital é tão válida e eficaz quanto qualquer documento assinado fisicamente. Porém, é importante compreender que garantir a veracidade de todo o processo é importante e, para isso, é utilizado um sistema de criptografia.
Funciona assim: a parte detentora do documento a ser assinado possui um certificado digital obtido em uma Autoridade Certificadora (AC). Esse certificado gera uma chave pública, pela qual é possível conferir as informações, e uma chave privada, que só é conhecida por seu proprietário.
A outra parte, a signatária, também deve possuir um certificado digital, o qual vai garantir que ela tenha uma chave privada. Com isso, é possível “acrescentar” suas informações ao documento digital, validando a sua assinatura.
Todo o processo é criptografado e transferido de maneira segura, sem interceptações. Com isso, o documento digital fica devidamente autenticado. Esse processo acontece por meio de um hash, o qual garante uma identidade única para os dados.
Por causa da criação da ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas), a assinatura de documentos digitais tem total validade jurídica. Assim, teoricamente não existe diferença entre um contrato assinado presencialmente e um assinado de maneira digital. Para tanto, é necessário que essa assinatura siga alguns preceitos, responsáveis por oferecer segurança para ambas as partes.
O processo de assinatura digital, portanto, se baseia nos seguintes fatores:
Integridade e confiabilidade do documento
Em primeiro lugar, o uso dessas chaves criptográficas para ambas as partes garante que o documento não seja alterado, propositalmente ou não.
Sem esse tipo de confiança, na hora de assinar seria possível que a outra parte modificasse os valores ou as condições, por exemplo. Da mesma forma, a parte emissora do contrato poderia modificar as condições após conquistar a assinatura, o que prejudicaria quem o assinou.
Dessa maneira, uma das principais preocupações consiste em assegurar a confiabilidade a respeito do documento, de modo que haja total garantia de que tudo foi mantido como o combinado.
Anuência do signatário
Em um contrato, uma das principais questões para validá-lo é a anuência de quem assina. Isso significa que o signatário precisa estar ciente e de acordo com tudo o que foi apresentado. Uma vez que ele o assina, não pode contestar as cláusulas ou se recusar a cumpri-las.
Em um contrato de locação, por exemplo, um inquilino que assina o contrato demonstra anuência com valores, prazos e condições de uso do imóvel.
Com os documentos digitais, essa necessidade se mantém, afinal, uma invasão digital poderia fazer com que uma pessoa assinasse um documento com o qual não está de acordo. Dessa forma, o uso de criptografia no processo de assinatura digital garante que a pessoa assine o contrato de maneira segura e consciente.
Isso evita futuros questionamentos e garante que todo o processo aconteça com o acordo de ambas as partes.
Dependendo da solução utilizada, é possível até mesmo fazer um registro de data e horário no qual o contrato foi assinado, de modo a garantir ainda mais segurança em relação à questão da anuência.
Autenticação do documento
É importante que esse documento seja válido e adequado. Por isso, há também um processo de autenticação do documento. Ele garante que todas as informações sejam validadas e transmitidas em segurança. Dessa maneira, há o processo seguinte de autenticação.
Ele é realizado justamente pela Autoridade Certificadora, que é considerada a parte de confiança. Assim, as duas partes de um contrato garantem que não haja nenhum tipo de fraude ou questão incorreta, já que a AC é idônea e tem processos bem definidos quanto à segurança e transmissão de informações.
A assinatura digital para redução da burocracia
Ao assinar documentos, especialmente aqueles ligados ao mercado imobiliário, existe uma grande burocracia envolvida. É preciso que ambas as partes estejam no mesmo lugar ou então que enviem o documento assinado por correspondência ou fax, por exemplo.
Além disso, há necessidade quanto à autenticação em cartórios, reconhecimento de firma e assim por diante. Tudo isso faz com que se gaste muito tempo sem acrescentar qualquer valor ao processo de assinatura.
Por outro lado, com a assinatura digital tudo fica mais dinâmico. O ganho de conveniência é o primeiro fator a ser considerado, já que quem assina não precisa estar no mesmo lugar do documento. Isso faz com que tudo fique mais simples para ambas as partes, acelerando todo o processo.
Além disso, a redução da burocracia traz outras vantagens como:
Aumento da eficiência
Com a redução do tempo necessário para realizar todo o processo de assinatura, há um ganho importante de eficiência. Isso traz dinamismo para ambas as partes e evita que recursos demais sejam gastos.
Isso também leva a um aumento de eficácia para a parte responsável por elaborar os contratos. Se é necessário gastar menos tempo para conseguir a assinatura do cliente, o resultado é que os demais processos também ganham em agilidade, de forma geral.
Diminuição dos custos
Um dos principais problemas da burocracia é que ela custa dinheiro. Demorar muito tempo para ter um contrato assinado pode significar o desperdício de oportunidades mais vantajosas para todas as partes envolvidas.
Além disso, quanto maior é a burocracia, maior é a necessidade de mobilizar recursos, como pessoas, tempo e dinheiro. Assim, ao tornar o processo mais simples, é possível garantir que ele seja também mais barato para todas as partes envolvidas.
No caso de transações do mercado imobiliário, essa desoneração é muito importante para criar preços mais atrativos e condições mais acessíveis. Com menos burocracia e menos custos, é mais fácil conseguir que um imóvel seja vendido ou alugado.
Aumento da segurança
Realizar contratos verbais ou de gaveta nunca é uma boa estratégia, já que uma das partes pode mudar de ideia e comprometer a obtenção dos resultados. Assim, utilizar a assinatura digital como uma forma de diminuir a burocracia é, também, uma opção mais segura.
Isso garante um processo mais eficiente sem comprometer a segurança. Para ambas as partes, há mais tranquilidade em saber que o processo ocorre com a concordância de todos os envolvidos.
Simplificação de processos
Reduzir a burocracia significa tornar tudo mais simples. Menos etapas e menos tempo gasto significa mais entendimento sobre o que é necessário. Em determinados setores, a burocracia é uma grande barreira para a conquista de mais resultados.
Com isso, a simplificação abre as portas para que mais pessoas se sintam seguras a respeito de certos processos. No caso do mercado imobiliário, por exemplo, a burocracia é um grande ponto negativo.
Com o uso dessa solução, é possível que mais pessoas se sintam seguras o bastante para realizar compras ou locações.
Ganho de sustentabilidade
A diminuição da burocracia também traz um importante viés ligado à sustentabilidade. Processos menos complicados e menos extensos exigem menor consumo de diversos recursos, inclusive de papel.
Se tudo acontece de maneira estritamente digital, a vantagem é que o processo se torna mais sustentável. Num mundo em que é cada vez mais importante pensar no uso consciente de recursos, essa é uma característica relevante e que joga a favor do uso da assinatura digital.
Dinamismo do processo
Outra questão importante é que todo o processo fica mais dinâmico. Não é necessário, por exemplo, se limitar a horários comerciais para realizar a assinatura de um contrato.
Especialmente quando o signatário é uma empresa, essa característica é bastante considerável para tornar mais atrativo o uso dessa assinatura. Essa característica também ajuda a garantir que determinado cliente não perca o imóvel que deseja por questões de deslocamento, por exemplo.
Aumento de versatilidade
Quando se fala em assinatura de contratos, especialmente no mercado imobiliário, é bastante comum que as questões que vêm à mente incluam compra, venda e aluguel, somente.
Porém, é bastante comum que em outras etapas seja necessário conseguir a concordância das duas partes de maneira registrada e autenticada. Uma vistoria, por exemplo, precisa ser assinada por ambas as partes, assim como uma possível rescisão de contrato.
A assinatura digital pode servir para esses e outros casos, o que aumenta a versatilidade em relação a todo o processo.
A assinatura digital como o futuro das transações imobiliárias
E por falar em mercado imobiliário, é bastante conveniente considerar a possibilidade que a assinatura digital traz para ele. Atualmente, uma transação imobiliária pode ser bastante complexa.
O cliente precisa, por exemplo, estar no mesmo lugar que o corretor ou a imobiliária para fazer a assinatura. Além disso, é necessário autenticar documentos em cartórios, levá-los ao banco no caso de financiamentos e assim por diante.
Com isso, quem compra, vende ou aluga perde muito tempo no processo, assim como seus intermediadores.
Ao reduzir a burocracia, a assinatura digital se lança como o futuro dessas transações. Graças a ela, será possível conquistar cada vez mais mobilidade e comodidade, o que é bom para todo mundo.
As vantagens para clientes e imobiliárias
Para os clientes, isso é importante porque diminui o tempo necessário para se tornar dono ou inquilino de um imóvel. Há, também, uma relevante redução dos custos. Em vez de precisar se deslocar, o cliente pode assinar de onde estiver. Não há gastos desnecessários de tempo ou de dinheiro.
Para imobiliárias e corretores, o uso dessa possibilidade aumenta a eficiência de processos e os torna mais produtivos. Isso garante o atendimento de um número maior de clientes sem haver perda de qualidade — pelo contrário.
No geral, essa é uma possibilidade que faz com que um dos processos mais extensos e burocráticos se torne consideravelmente mais simples. O atendimento fica melhor, o que aumenta a convicção do cliente em estar fazendo uma boa escolha.
De quebra, os custos envolvidos ficam menores, o que facilita a obtenção de financiamentos e aumenta a lucratividade de quem vende ou aluga.
O caminho até o uso dessa possibilidade
Atualmente, o uso de assinatura digital ainda não é uma possibilidade muito explorada no mercado imobiliário. Em parte, isso se deve a questões ligadas à falta de inserção da tecnologia em pontos importantes do processo.
Os cartórios, por exemplo, ainda não são totalmente informatizados. Ao mesmo tempo, bancos buscam cada vez mais soluções financeiras que estejam de acordo com as possibilidades trazidas pela tecnologia.
Além disso, ainda há pouca familiaridade das pessoas com esse nível de tecnologia, o que tende a mudar à medida que seu uso for se tornando mais popular.
Com o desenvolvimento tecnológico, o mais provável é que essa possibilidade se consolide ao longo do tempo. Como as Autoridades Certificadoras já atuam de maneira adequada e como os documentos assinados digitalmente são válidos juridicamente, é apenas uma questão de adaptação em relação aos outros pontos do processo.
A expectativa é que em breve todo o processo aconteça de maneira mais simples. Uma vez que o contrato seja assinado, a comunicação passará a ser entre cartórios e bancos, se for o caso.
Vai funcionar mais ou menos assim: o corretor vai prospectar o cliente até o ponto de oferecer um contrato. Dali, o cliente vai usar sua chave privada e assinará o documento, confirmando o processo.
A papelada, então, poderá ser enviada digitalmente para cartórios e para o banco, responsável por liberar o financiamento e concluir a operação. Ao final, isso economizará tempo de todas as partes envolvidas.
Em um futuro não muito distante, também é possível que as transações financeiras desse porte sejam feitas online. Em outros países isso já acontece, ainda que em baixa frequência. Com o crescente uso da tecnologia e garantia de segurança cada vez mais intensa, quem compra imóvel à vista, por exemplo, poderá fazê-lo em apenas alguns toques, e tudo pela internet.
O processo para usar a assinatura digital nesse mercado
Para que o processo de assinatura digital aconteça de maneira adequada, é necessário levar em consideração algumas etapas fundamentais. Se elas forem seguidas corretamente, o resultado é um documento com validade jurídica e segurança para ambas as partes.
Entre as etapas, estão:
Aquisição de certificado digital
Em primeiro lugar, é necessário recorrer a uma autoridade certificadora. Tanto quem emite o contrato quanto quem o assina deve obter junto a uma AC um certificado digital que vai originar uma chave criptografada.
Esse tipo de recurso é o que será responsável por garantir a individualização e a identificação de dados de ambas as partes.
É importante que ele seja emitido por uma AC justamente para garantir o uso de uma solução confiável e que possua validade jurídica. Além disso, é importante que somente as partes interessadas tenham acesso à chave privada para evitar problemas.
Obtenção do software assinador
Para usar a assinatura, é necessário ter um software assinador. Ele serve para incluir as informações digitais no documento digital, garantindo o registro definitivo. Em uma analogia com os documentos físicos, é como se ele funcionasse como a caneta, que garante que a assinatura fique impressa de maneira permanente.
Assim, as partes responsáveis pela assinatura também precisam adquirir esse software. O ideal é escolher uma opção de confiança, além de adequada às necessidades de quem assina.
Disponibilização no portal eletrônico
Também é necessário que o documento possa ser disponibilizado em um portal eletrônico de acesso garantido a quem assina. Isso permite que ambas as partes confiram o documento quando acharem mais pertinente.
Ao mesmo tempo, é necessário que o acesso a esse portal seja feito de maneira segura, como por meio da chave pública. Assim, evita-se qualquer comprometimento em relação à integridade.
Finalização do processo
Coletadas as assinaturas e com tudo devidamente validado, é necessário realizar a finalização do processo. Essa é uma etapa que varia de acordo com o tipo de contrato, de imóvel e de processo em geral.
Pode ser o caso de conseguir a liberação do financiamento, a transferência da escritura ou a garantia quanto à locação, por exemplo. Em geral, trata-se de etapas externas à assinatura digital e que garantem o resultado final.
Os cuidados necessários para aproveitar o processo
Ao mesmo tempo, esse processo de assinatura exige alguns cuidados para evitar futuras contestações e problemas em geral. Muitos dos possíveis problemas são causados por descuidos por parte dos usuários, então as principais medidas de precaução incluem:
Escolha uma Autoridade Certificadora confiável
Antes de tudo, é fundamental escolher uma Autoridade Certificadora confiável e que esteja autorizada pela ICP-Brasil. Esse tipo de garantia é importante para confirmar que a entidade atende a todos os requisitos de segurança e que é capaz de manter os dados em plena segurança.
Desconfie de empresas que oferecem planos muito baratos ou soluções muito completas, mas que não afirmam que são autorizadas pelo órgão. Na dúvida, procure informações diretamente no site da ICP-Brasil para garantir que a empresa é realmente capaz de oferecer o serviço de maneira adequada.
Errar nesse cuidado compromete toda a transação imobiliária e pode anulá-la ou causar grandes problemas para ambas as partes.
Limite o acesso à chave privada de criptografia
A chave privada de criptografia é o que garante que o documento seja assinado com as informações específicas. Uma vez que a chave seja usada, o documento está assinado e não é possível contestá-lo. Se cair em mãos erradas, portanto, pode significar a assinatura de um contrato incorreto, por exemplo.
Sendo assim, um dos cuidados inclui a proteção quanto ao acesso da chave privada de criptografia. O ideal é que ela esteja presente em um smart card ou token de uso individual e exclusivo dos responsáveis pela assinatura.
Além disso, também é recomendado criar uma senha, de modo a dificultar qualquer acesso não autorizado. Dessa forma, há uma proteção completa no uso desse tipo de recurso.
Use o certificado digital somente no momento adequado
Outro erro comum entre quem usa o certificado digital é o de mantê-lo ativo mesmo após o momento da assinatura. Especialmente quem o utiliza por meio de conectividade USB tem o costume de deixar o certificado plugado enquanto outras funções são executadas.
Porém, isso pode fazer com que todo o certificado seja deletado de maneira definitiva, o que levaria a problemas e à necessidade de adquirir uma nova opção. Sendo assim, o ideal é utilizar essa ferramenta somente na hora de realizar a assinatura. Isso garante mais segurança e evita possíveis problemas.
Fique de olho na validade do certificado
Todo certificado digital possui uma validade específica. Ele precisa ser renovado assim que esse período expirar, a fim de manter as informações sempre atualizadas. Não é possível realizar a assinatura digital com a validade vencida.
Sendo assim, é necessário ficar de olho nesse prazo. Ter atenção a isso vai impedir que um contrato deixe de ser assinado porque o certificado não é válido, o que poderia atrasar todo o processo. Como a intenção é reduzir a burocracia, ter que revalidar um certificado bem na hora da assinatura vai exatamente contra esse objetivo.
A assinatura digital é uma possibilidade importante para o mercado imobiliário porque é capaz de oferecer muito mais eficiência, produtividade e diminuição da burocracia, sem que isso signifique a perda de segurança.
Embora ainda não seja amplamente utilizada, essa possibilidade tem tudo para se consolidar como a abordagem principal em um futuro bastante próximo desse mercado. Assim, já vale a pena conhecer quais são as etapas necessárias para realizar essa assinatura, assim como quais são os cuidados necessários.
Para não restar dúvidas, veja também qual é a diferença entre uma assinatura digital e uma assinatura digitalizada, e fique por dentro do assunto.
