VALID Certificadora

A preocupação com o meio ambiente tem sido crescente nos últimos anos. Tendo isso em vista, muitas empresas têm implementado projetos ligados à sustentabilidade para alcançar melhor eficiência produtiva. Por meio da adoção de ações e medidas sustentáveis, é possível chegar à redução de custos e do preço final dos produtos, captação de clientes e, consequentemente, ao fortalecimento da marca frente aos seus consumidores.

Atualmente, se vê no dia a dia de pessoas e empresas a adoção de políticas de descarte, substituição de embalagens não degradáveis por outras biodegradáveis, redução do consumo de papel e do uso de compostos químicos, substituição do uso de energia elétricas por modelos alternativos e mais sustentáveis (como a energia solar), enfim, há uma maior preocupação quanto ao impacto ambiental e seu consequente impacto social.

Durante muito tempo acreditou-se erroneamente que a sustentabilidade estaria diretamente associada ao meio ambiente. Mas o conceito de sustentabilidade empresarial é muito mais amplo do que se pensa. Vejamos o que é a “tal” da sustentabilidade empresarial e como adotar essa ideia. Vamos lá!

O que é sustentabilidade empresarial

Empresas que almejam obter sucesso e mostrar valor aos seus clientes passaram a adotar uma série de atitudes éticas, métodos, estratégias e tecnologias que visam a reduzir possíveis impactos ambientais.

Muito ao contrário do que se pensa, adotar estratégias de sustentabilidade ambiental não é apenas realizar promoções de ações e divulgações em anúncios, logomarcas e embalagens pregando a “onda verde”. Sustentabilidade empresarial tem um conceito muito mais amplo de desenvolvimento sustentável.

A sustentabilidade empresarial é uma remodelação e uma reestruturação de processos de forma a agregar valor ao negócio por meio de práticas menos danosas ao meio ambiente. Ou seja, muitas empresas passaram a redesenhar toda a estrutura de produção, objetivando implementar ações sustentáveis em seus processos de negócios.

Organizações de todos os portes e segmentos podem tirar proveito dos benefícios de uma cultura sustentável: redução de impressões, coleta seletiva de lixo, reaproveitamento de resíduos gerados em obras, desenvolvimento de produtos ecológicos (como o plástico biodegradável), enfim, práticas que reduzem os custos operacionais e aumentam o nível de engajamento dos clientes com a empresa.

Empreendedores passam a sentir o valor da sustentabilidade nos negócios quando alcançam o último estágio. Ou seja, quando ela deixa de ser uma prática e se torna uma estratégia de atuação que se permeia por toda a organização de forma natural.

Os pilares de uma gestão sustentável

A adoção de práticas menos danosas ao meio ambiente e ao indivíduo se tornou uma máxima em empresas sustentáveis que se preocupam em passar uma imagem positiva para seus consumidores, agregando valor ao negócio. No entanto, a implementação de práticas sustentáveis ainda é um desafio para muitas empresas: mudar produtos, processos, tarefas e hábitos demanda uma remodelação e reestruturação de estratégias — mudanças com as quais nem sempre as organizações estão preparadas para lidar.

O que se pensou por muito tempo é que o conceito de sustentabilidade estava ligado unicamente a práticas de preservação e conservação da fauna e flora, da proteção de espécies ameaçadas de extinção, dentre outras ações que, por mais que sejam válidas, não representam em si o que realmente significa o conceito de desenvolvimento sustentável.

Isso significa que falar em sustentabilidade não implica apenas questões ambientais, mas também o meio social e econômico, formando os três pilares da sustentabilidade empresarial. Quer conhecê-los? Acompanhe cada um deles a seguir:

Pilar ambiental

Construir processos sustentáveis implica realizar sistematicamente ações que visem à preservação dos ecossistemas e da biodiversidade. A busca por alternativas mais limpas e que agridam da menor forma o meio ambiente tem levado empresas a investirem na modificação de processos, aperfeiçoamento da mão de obra, redução da utilização de resíduos, substituição de insumos e na racionalização de consumo de recursos naturais.

Um bom exemplo a ser citado é a Natura, empresa brasileira que se destaca no ranking de negócios mais sustentáveis do planeta. Pioneira na adoção de práticas sustentáveis, a companhia utiliza produtos à base da flora nacional para a elaboração dos seus itens (sem uso de compostos químicos). Além disso, a empresa usa álcool orgânico e óleo 100% vegetal, tendo um dos mais eficientes planos de redução de carbono.

Pilar econômico

Muito além do que se pensa, a sustentabilidade ambiental visa a amparar o fluxo econômico e a movimentar as finanças de maneira mais saudável. Isso significa que não basta apenas a empresa buscar lucro — é preciso que dentro dos resultados alcançados estejam inclusos ganhos ambientais e sociais.

Esse pilar da sustentabilidade empresarial aborda as causas e efeitos de decisões de negócios, ou seja, as metas e objetivos da organização devem estar incluídos no plano de negócios, sendo compatíveis com o desenvolvimento sustentável da própria companhia e da sociedade.

Vale destacar que a busca pela sustentabilidade representa novas oportunidades de negócios. Isso porque os consumidores podem preferir empresas que apresentam produtos e serviços sustentáveis em suas estratégias. Por exemplo, se uma empresa se desenvolve adotando más condições de trabalho dos seus funcionários, ela não está tendo um desenvolvimento econômico sustentável, uma vez que não existe harmonia nas relações estabelecidas.

Pilar social

Processos são executados por pessoas e estão diretamente relacionados aos clientes, fornecedores e comunidade em geral. Assim, é fundamental que empresas se preocupem em oferecer um ambiente de trabalho adequado, a fim de oferecer mais qualidade de vida organizacional e promover a saúde e bem-estar dos trabalhadores.

O pilar social compreende salários adequados à legislação trabalhista, bem-estar e saúde dos trabalhadores, uso de equipamentos de segurança, entre outras boas práticas de execução dos processos que possam garantir proteção ao colaborador, além do seu desenvolvimento pessoal e coletivo.

Como práticas sustentáveis podem ajudar no crescimento dos negócios

A sustentabilidade empresarial ainda não é um tema central em muitas empresas e, por vezes, acaba sendo jogada de “escanteio” no planejamento e desenvolvimento estratégico. Mas, a cada dia, empresários, gestores e administradores têm aderido a práticas sustentáveis como forma de proporcionar inúmeros benefícios a todos os envolvidos, inclusive, a própria empresa.

Vejamos algumas práticas sustentáveis que podem ajudar a empresa no crescimento sustentável:

Melhora a imagem da empresa frente aos concorrentes

Modelos tradicionais de negócios já não podem mais continuar se as empresas realmente desejam se tornar sustentáveis. Por exemplo, a sustentabilidade empresarial é um tema tão importante que a Bovespa criou um índice para medir o grau de sustentabilidade das empresas que possuem ações, chamado de Índice de Sustentabilidade Empresarial (ISE).

As empresas que têm políticas bem estruturadas quanto às suas ações podem melhorar o índice, o que permite uma maior visibilidade, principalmente para investidores que tenham interesse nela.

Além disso, empresas com políticas sustentáveis de negócios passam a ter vantagem competitiva. Utilizar a sustentabilidade para mostrar diferenciação é uma grande oportunidade para atrair novos consumidores e abrir novos (e lucrativos) mercados.

A diferenciação competitiva ajuda a posicionar a marca e imagem da empresa, levando ao mercado uma visão sustentável do modelo de negócio, melhorando a percepção dos stakeholders e permitindo explorar novas oportunidades em um mercado em crescente competitividade.

Redução de riscos

A legislação ambiental vem apertando o cerco às empresas que cometem infrações contra o meio ambiente. Se por um lado, a lei exige uma reestruturação de práticas e métodos de operação, por outro, a sociedade agradece pelas mudanças que levam a uma maior qualidade dos produtos e serviços, e especialmente a um maior controle ao que oferecem no mercado.

A sustentabilidade empresarial tem como uma de suas missões ajudar as empresas a mapearem seus processos, encontrando soluções que possam minimizar os riscos legais, desenvolvendo, acompanhando e engajando todos os stakeholders do negócio.

Aumenta os lucros com redução de custos

Reduzir os custos de operação, otimizar o tempo de produção e ainda aumentar os lucros são metas de grande prioridade no planejamento de qualquer empresa. E a sustentabilidade tem papel fundamental no alcance de tais objetivos, reduzindo a papelada e a burocracia.

Parte do resultado que uma empresa obtém não vem do que ela fatura, mas sim do que deixa de gastar. E melhorar os resultados reduzindo custos é uma das premissas da área de sustentabilidade.

Mas como? Implementação de ações da redução do consumo de energia e água, reciclagem de lixo, otimização da cadeia de suprimentos e redução do consumo de combustível são exemplos de práticas que podem ajudar a neutralizar ou compensar danos ambientais e sociais, e ainda gerar economia de recursos e aumento dos lucros para a empresa.

Práticas que podem ser adotadas para o alcance da sustentabilidade empresarial

Adotar um plano estratégico que se enquadre nos três pilares da sustentabilidade ambiental ainda é um desafio para muitas empresas. Vale destacar que o termo “sustentabilidade” não visa ao chamado “marketing verde” (como muitas empresas vêm fazendo), de propagar mensagens superficiais na mídia.

Sustentabilidade empresarial significa adotar atitudes éticas, métodos, tecnologias e estratégias que possam levar a um menor impacto ambiental. Quando as empresas não colocam em prática tais práticas, a sociedade e até mesmo outras empresas que levam a sério a sustentabilidade passam a fazer lobby contra aquelas que se mantêm alheias à causa.

Pensando nisso, levantamos algumas práticas que podem ser adotadas para o alcance da sustentabilidade empresarial. Vejamos:

Adapte as ideias ao modelo de negócios

A sustentabilidade empresarial consiste no estabelecimento de práticas e ações que visem ao respeito ao meio ambiente e à promoção ao desenvolvimento sustentável. Isso sugere que a empresa — no processo de elaboração do modelo de negócios — adote medidas que promovem o lucro da organização e propiciem o desenvolvimento de toda a sociedade de forma ética.

Muitas empresas encaram a aplicação da sustentabilidade empresarial como uma jogada de marketing. No entanto, seu conceito é muito mais amplo e resulta em uma importante vantagem competitiva a quem a aplica. No próprio modelo de negócios, é possível estabelecer algumas ações, como:

  • desenvolvimento de inclusão social na comunidade;
  • reciclagem;
  • uso consciente dos recursos naturais;
  • implementação de sistemas de tratamento e reaproveitamento da água;
  • respeito à diversidade cultural;
  • reciclagem;
  • não poluição do solo com produtos químicos;
  • reutilização de matéria-prima;
  • descarte de esgoto e resíduos de forma correta, entre outros.

Entre algumas empresas sustentáveis que implementaram e praticam a sustentabilidade empresarial, se destacam:

  • Unilever: grande parte dos insumos que utiliza vem de fontes certificadas. A intenção da empresa é que 100% da sua matéria-prima tenha certificação de origem;
  • HSBC: a instituição financeira possui um programa de treinamento chamado de “Climate Partnership”, que busca colaboradores interessados em divulgar práticas sustentáveis. Os profissionais selecionados participam de treinamentos e capacitações sobre responsabilidade ambiental, além da atuação em ações voluntárias promovidas pela instituição;
  • Philips: a empresa investe na fabricação de lâmpadas mais modernas para que elas resultem em economia na iluminação pública.

Esses são alguns exemplos de empresas que vêm desenvolvendo programas de sustentabilidade empresarial, oportunizando o desenvolvimento das comunidades nas quais as empresas estão inseridas e desenvolvendo a ideia de um mundo melhor para as futuras gerações.

Implemente soluções ecológicas na empresa

Para que um negócio seja considerado sustentável, ele deve percorrer um caminho que certamente demandará esforços e investimentos, uma vez que depende de boas estratégias e do comprometimento de todos os setores para a melhoria efetiva dos processos.

Além do aspecto financeiro, a empresa passa a lucrar muito mais quando adota práticas sustentáveis como, por exemplo, o reaproveitamento dos resíduos sólidos no próprio sistema produtivo da empresa ou ainda a venda de insumos, como plásticos, alumínio e vidro, para reciclagem.

Ao implementar soluções ecológicas na empresa, é preciso seguir alguns princípios:

  • identificar o que deve ser realizado, assegurando o comprometimento de todos os envolvidos e definindo a política ambiental;
  • elaborar um plano de ação voltado ao atendimento dos requisitos da política ambiental;
  • realizar avaliações que possam identificar as não conformidades ambientais da empresa;
  • revisar e aperfeiçoar a política ambiental, os objetivos e metas e as ações implementadas para assegurar a melhoria contínua do desempenho ambiental da empresa.

Ao adotar soluções ecológicas, é possível observar uma redução significativa dos riscos de acidentes ecológicos e a melhoria na administração dos recursos energéticos, materiais e humanos. Além disso, há o fortalecimento da imagem da empresa junto à comunidade, bem como diante de clientes, fornecedores, stakeholders e demais envolvidos.

Reduza de forma significativa a papelada e a burocracia

A utilização de papel representa gastos com impressões, despesas com materiais de escritório e podem comprometer mais de 20% do faturamento, prejuízo silencioso que pode impedir o crescimento da empresa. Além dos impactos financeiros, funcionários acabam perdendo muito tempo procurando papéis extraviados ou perdidos, além de haver aqueles que — mesmo depois de arquivados — dificilmente serão consultados novamente.

Mas qual a solução? A certificação digital vem sendo uma excelente alternativa para a redução do consumo de papéis. Isso porque a tecnologia permite que inúmeros processos sejam realizados no ambiente eletrônico com validade jurídica. Ao assinar digitalmente o documento eletrônico, o usuário elimina a necessidade de impressão, compra, manuseio, deslocamento para a assinatura presencial e armazenamento do papel.

Assim, a certificação digital garante ao usuário a autenticidade, integridade, confiabilidade e não repúdio das informações trafegadas. Por meio da certificação, é possível:

  • assinar documentos digitais, com validade jurídica;
  • transmitir informações de funcionários, bem como previdência social e FGTS;
  • recuperação de arquivos transmitidos;
  • realizar consultas de pagamentos e parcelamentos de tributos;
  • transmissão de notas fiscais;
  • acesso à declaração do imposto de renda.

O certificado digital é a maneira mais segura de transmitir informações para um terceiro, seja ele uma pessoa física, seja ele algum órgão de fiscalização do governo. Os códigos são protegidos com tecnologia de criptografia, garantindo a autenticidade e, principalmente, a confidencialidade das informações guardadas por eles.

Contribua para projetos sociais relacionados

O modelo de sustentabilidade empresarial é uma nova forma de fazer negócios, que tem como princípio inserir as empresas em um novo papel diante da sociedade. Hoje, com a ideia de sustentabilidade empresarial, as empresas querem associar suas marcas e projetos a iniciativas e parcerias com ONGs, ou utilizando ISOs ou outras certificações. Por outro lado, gestores recebem uma avalanche de informações, banalizando a adoção de práticas e políticas de responsabilidade social e processos de gestão.

No entanto, o conceito de sustentabilidade empresarial não deve consistir apenas em mostrar que a empresa é “socialmente responsável”. É preciso aplicar tais ações ao dia a dia e tornar o modelo de negócios focado na responsabilidade social empresarial.

A sustentabilidade empresarial deve ser encarada como um investimento de longo prazo, em que as ações aplicadas no curto prazo são revertidas em resultados e oferecem à empresa não apenas o crescimento econômico, mas também o progresso social e ambiental.

Pense na responsabilidade econômica do projeto

O desenvolvimento econômico é inevitável e necessário. Contudo, para a própria empresa garantir lucro em médio e longo prazo, é preciso combinar as questões ambientais e sociais, de forma a garantir a própria sobrevivência da empresa e resultar na responsabilidade com a comunidade e na preservação do meio ambiente.

Mais do que um conceito da moda, a sustentabilidade tem modificado a forma com que empresas realizam seus negócios e principalmente a visão da geração atual quanto aos recursos que devem ser preservados e protegidos de uma forma ecologicamente correta, economicamente viável, socialmente justa e culturalmente diversa.

No que se refere à implantação de um projeto de sustentabilidade, a mudança do mindset (ou mentalidadede empreendedores, administradores e gestores é maior do que apenas trocar copos por materiais descartáveis. São muitos fatores e os ganhos são intangíveis.

No entanto, é fundamental que, ao elaborar um projeto focado em ações sustentáveis, a empresa conte com indicadores precisos que possam ser apresentados nas mesas de reunião e na captação de investidores.

Por exemplo, desde 1999, a Bolsa de NY conta com o Índice Jones de Sustentabilidade, que avalia a performance financeira e de sustentabilidade das empresas que o integram. Por meio desse índice, é possível avaliar se tais empresas são capazes de gerar valor em longo prazo por meio do cumprimento de requisitos predeterminados.

Além das vantagens em apoiar a utilização racional de recursos da empresa, como a diminuição de gastos com água, energia, materiais de consumo e outros, empresas que utilizam a sustentabilidade em suas práticas conseguem linhas de crédito específicas.

Ou seja, a adoção da sustentabilidade pelos negócios abre novas oportunidades e oportuniza que a empresa adote medidas que tenham impacto positivo na comunidade empresarial e ainda fortaleçam o desenvolvimento da sociedade como um todo.

Conclusão

A sustentabilidade empresarial não pode ser vista pelas empresas como um custo, mas sim como um grande investimento. Companhias que se preocupam em cuidar dos três pilares da sustentabilidade passam a ter uma melhor visibilidade e aceitação pelos clientes, sendo um importante diferencial competitivo.

Existem inúmeras maneiras de as empresas investirem em sustentabilidade, seja na logística reversa, seja na utilização de energias renováveis, entre outras possibilidades. A adoção de práticas sustentáveis leva a empresa a reduzir os custos, demonstra a preocupação com os clientes e com a sociedade, e gera uma boa visibilidade e preferência pelos consumidores.

Adicionalmente, empresas que adotam práticas sustentáveis passam a ser bons exemplos para a sociedade, pois bons resultados obtidos com a implementação de ações sustentáveis são revertidos em cases de sucesso para que a população também adote nas suas residências, criando iniciativas em alta escala.

Assim, a sustentabilidade empresarial gera novas oportunidades de negócios e torna uma sociedade mais sustentável, resultando em um cenário em que todos passam a colaborar para um planeta mais consciente e com recursos mais duradouros.

Sobretudo, é preciso entender a sustentabilidade em si não está ligada ao produto final, mas sim aos processos produtivos, à transparência, à gestão da cadeia de suprimentos, à governança e até mesmo à segurança e proteção dos colaboradores da empresa.

Até há pouco tempo, as pessoas ignoravam essas questões de sustentabilidade, mas, hoje, o tema tem sido de grande relevância. Ou seja, o mercado começa a atentar mais para o desenvolvimento sustentável, uma vez que os consumidores se interessam crescentemente por produtos e serviços oferecidos conforme práticas sustentáveis.

Agora que você já está por dentro do conceito de sustentabilidade empresarial e quais as ações para colocar em prática na sua empresa, que tal ajudar seus amigos a conhecer um pouco mais sobre esse tema? Compartilhe este post nas suas redes sociais e ajude a disseminar informação entre sua rede de contatos!

Nenhum comentário | Comente
VALID Certificadora

A tecnologia tem mudado a forma como pessoas, empresas e o próprio governo se relacionam. E o uso de Certificado Digital tem grande importância em toda essa relação.

O Certificado Digital permite que uma série de procedimentos e transações virtuais possam ser realizadas sem a necessidade de deslocamento, com maior segurança e custo reduzido.

Com a assinatura eletrônica, é possível abrir contas em bancos, movimentar o FGTS, assinar contratos, elaborar procurações, solicitar remotamente cópias de documentos como escrituras de imóveis e certidões, retificar Imposto de Renda e uma infinidade de outras aplicações.

Sabia que, além disso, você pode fazer uma procuração eletrônica? Você sabe o que é e como funciona? Conhece as vantagens do seu uso? Fique ligado nesta publicação e saiba mais sobre o assunto!

O que é uma procuração eletrônica?

É um documento que permite que pessoas físicas ou jurídicas transfiram poderes a outras pessoas. Ou seja, o terceiro ao qual foi delegada a responsabilidade pode realizar determinadas atividades ou transações virtuais mediante o estabelecimento prévio de uma procuração eletrônica.

Dessa forma, a procuração permite que o contribuinte possa delegar a terceiros a possibilidade de ser representado perante a Receita Federal do Brasil (RFB) para a realização de alguns serviços disponíveis no e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte), tais como:

  • parcelamento de Débitos;
  • Retificação de Documentos de Arrecadação — Redarf Net;
  • cópia de Declaração;
  • comprovante de Arrecadação;
  • situação Fiscal do Contribuinte;
  • consulta de certidões negativas, IRPF e IRPJ;
  • entrega de declarações (DCTF, DACON), via Receitanet.

Atenção! É fundamental que, no ato do preenchimento da procuração, o outorgante — aquele que autoriza uma terceira pessoa a responder por ele — procure especificar todos os poderes que transfere para o outorgado — aquele que recebe a concessão.

Em outras palavras, uma procuração eletrônica é um documento eletrônico assinado digitalmente por um Certificado Digital emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil).

Assim, ela passa a operar exclusivamente no ambiente virtual, reduz processos burocráticos, minimiza erros de criação e facilita todos os trâmites legais, já que pode ser realizada em qualquer lugar e em qualquer hora, sem a necessidade de impressão ou reconhecimento de firma.

Procuração eletrônica a importância do Certificado Digital

Para ser válida, a procuração eletrônica precisa ser assinada digitalmente por seus outorgantes com certificados digitais ICP-Brasil.

Com a utilização do Certificado digital, tanto o outorgante quanto o outorgado podem contar com:

  • autenticidade: possibilita estabelecer a validade da transmissão, da mensagem e do remetente. Assim, é possível comprovar a origem e a autoria de determinado documento;
  • integridade: assegura que o documento não teve o conteúdo alterado após ter sido assinado digitalmente. Ou seja, o sistema é capaz de detectar alterações não autorizadas no seu conteúdo. Assim, qualquer modificação, mesmo uma simples inserção de espaço, torna inválida a assinatura digital e todo o documento;
  • Não Repúdio: garante que o autor (remetente) da mensagem não possa negar que realmente tenha criado e assinado o documento;
  • irretroatividade: isso significa que o sistema não permite que documentos sejam gerados de forma retroativa no tempo.

Como funciona a procuração eletrônica

Para efetivamente validar uma procuração eletrônica, quem delega poderes e quem recebe a concessão devem possuir um Certificado Digital.

Todo o processo de legalização é realizado diretamente no site da Receita Federal, no e-CAC.

Para isso, o outorgante deve acessar o portal da RFB e selecionar a opção “Procuração Eletrônica”, o que possibilita que todo o processo seja feito virtualmente.

O cadastramento de procurações eletrônicas a terceiros pode ser feito por:

  • pessoa física: por meio de certificado digital de pessoa física (e-CPF, uma versão eletrônica do documento tradicional), que será emitido para o seu número de inscrição no CPF. Assim, o emissor pode conceder poderes a outra pessoa para acessar seus serviços pessoais, como cadastros CPF ou declarações de DIRPF, assinaturas etc.;
  • pessoa jurídica: por meio de certificado digital de pessoa jurídica (e-CNPJ, uma versão tradicional do documento), emitido para o número de inscrição da empresa no CNPJ. A concessão pode acessar assuntos como parcelamentos, declarações, intimações, informações referentes ao Simples Nacional, entre outros;
  • pessoa física: emitido para o número de inscrição no CPF do responsável pela empresa diante da RFB.

Vantagens da procuração eletrônica

Muito além de um instrumento que delega poderes a terceiros, o uso da procuração eletrônica facilita o dia a dia de pessoas e empresas, simplificando uma série de processos. A seguir, algumas das vantagens do documento:

Segurança

O Certificado Digital é o instrumento que confere maior segurança durante todo o processo de cadastramento e uso da procuração eletrônica. A assinatura digital oferece à procuração eletrônica confiabilidade e integridade.

Além disso, mesmo depois da concessão a terceiros, o emissor da procuração eletrônica continua tendo acesso a todos os trâmites em relação, acompanhando, por exemplo, se sua DCTF foi entregue no prazo, ou se houve erros e falhas que levaram a alguma devolução de documentação.

Agilidade e Simplificação

É gasto muito tempo para formalizar uma procuração tradicional. Normalmente, é preciso comparecer a um posto da Receita Federal, reconhecer firma, enviar protocolos ao contador por correio ou até mesmo contratar um serviço de entrega para isso. Esses passos podem ser evitados com o uso da tecnologia.

Com a procuração eletrônica, tudo se torna mais simples e rápido. O Certificado Digital pode ser usado e todo o processo realizado em poucos minutos por meio do computador. Dessa forma, em pouco tempo o contador tem acesso às informações necessárias.

Redução de custos

A procuração tradicional gera muitos custos. Alguns são: transporte até a Receita Federal, impressão de papel, guarda física, Correios, gestão de documentos, reconhecimento de firma etc. A versão eletrônica reduz muitos desses gastos.

O Certificado Digital deve ser pago, mas suas aplicações práticas e facilidades valem cada centavo do investimento, pois com a assinatura digital é possível emitir um conjunto de declarações e realizar uma série de procedimentos com segurança, autenticidade e validade jurídica.

Agora que você já sabe o que é uma procuração eletrônica e quais suas vantagens e aplicações, aprenda mais sobre o Certificado Digital!

Nenhum comentário | Comente
VALID Certificadora

O e-mail corporativo é muito importante como ferramenta de trabalho para gestores e funcionários de uma empresa. Contudo, é sempre importante adotar ações que garantam mais segurança na troca de informações por meio desse canal.

A seguir, seguem 8 boas práticas para fazer uso eficiente do e-mail corporativo!

1. Verifique os limites do armazenamento

O e-mail corporativo utiliza um limite de espaço disponível no servidor. Quando o limite é atingido, não é possível o recebimento de outras mensagens até que a capacidade seja liberado espaço.

Para evitar essa situação, o ideal é mover os e-mails importantes para um arquivo de dados do Otlook (.PST) e excluir periodicamente os e-mails que não são mais úteis. Esse cuidado deve ser tomado especialmente com as mensagens que possuam  anexos muito grandes.

2. Realize backups constantemente

Para manter o espaço de armazenamento dentro dos limites, é bom fazer backups constantemente no computador da empresa ou em servidores destinados para esse fim.

Outra dica é configurar um backup em tempo real da caixa postal, pois algumas mensagens podem ser deletadas acidentalmente.

3. Monitore o que os funcionários estão enviando

É importante também gerenciar o uso apropriado do e-mail corporativo, pois ele é destinado exclusivamente aos assuntos da empresa, e não pessoais ou de lazer.

O monitoramento periódico permite identificar a má utilização da ferramenta. Pode ser criada uma senha para o e-mail corporativo, bem como determinar horários acesso ao e-mail. Essas regras limitam o uso indiscriminado, reservando a ferramenta unicamente para troca de mensagens corporativas.

4. Use a assinatura digital para os documentos

Para otimizar a segurança no e-mail corporativo, recomenda-se a utilização da assinatura digital. Em alguns casos, seu uso já é realmente obrigatório e exige um Certificado de Atributo (CA).

Enviando documentos assinados eletronicamente, não será possível que pessoal mal intencionadas adulterem ou acessem as informações valiosas e sigilosas. O Certificado Digital se baseia na criptografia e na aplicação das chaves privadas, que permitem a decodificação do texto.

A assinatura digital confere autenticidade e protege a integridade do documento. Dessa forma, o receptor terá certeza da identidade de quem enviou a mensagem e ficará seguro sobre tudo que está escrito.

O Certificado Digital é um importante recurso para as empresas, trazendo mais segurança às transações remotas, reduzindo a burocracia e agilizando os processos.

Na hora de compartilhar, os documentos assinados digitalmente só poderão ser lidos e utilizados pelos funcionários ou gestores ao quais se destinam, já que o acesso será restrito.

5. Releia a mensagem e confira o destinatário

A mensagem deve ser escrita e enviada com o menor número possível de erros ou de informações desencontradas. Por isso, é necessário reler todo o texto antes do envio e confirmar se está realmente inteligível para o destinatário.

É importante aplicar corretamente as regras gramaticais e ficar atento ao Novo Acordo Ortográfico. Pontue da forma certa, não abuse dos pontos de exclamação nem das vírgulas e evite os períodos longos, que dificultam a compreensão. Tenha cuidado com a concordância verbal e nominal.

Uma boa solução é aplicar o princípio da escaneabilidade. Poucas pessoas terão paciência para ler uma mensagem via e-mail muito longa, sem separação entre os parágrafos e com palavras difíceis. Recomenda-se um texto compacto, com o máximo de 5 linhas por parágrafo (caso seja necessário enviar algo longo).

A escaneabilidade também sugere a utilização de sinais (setas, asteriscos e outros), de recursos gráficos como negrito e itálico em trechos importantes, além de listas e intertítulos para tornar a leitura mais fácil. O fundamental é que o texto passe a ideia principal de forma clara.

O destinatário é outro item importante a observar antes do envio da mensagem. Tenha certeza de que ela está sendo direcionada para a pessoa certa.

Mais uma vez, podemos ressaltar a importância da assinatura digital: com ela, quem recebe seus e-mails também terá a certeza de que foram enviados por você.

6. Evite anexar arquivos grandes ao e-mail corporativo

Os serviços de e-mail apresentam limites de tamanho tanto para as mensagens enviadas quanto para as recebidas. Anexar um número alto de arquivos ou com volume grande em um mesmo documento pode resultar em falhas no envio. A solução é dividir os anexos em vários e-mails ou gerar links compartilhados (uma estratégia bem mais prática).

Sempre que for viável, recomenda-se publicar o arquivo no FTP do domínio e enviar o link na mensagem para acesso às informações.

7. Evite spam e ative sua detecção

O envio simultâneo de uma única mensagem para muitas pessoas pode levá-la a ser classificada como spam. Nesse caso, o serviço de AntiSpam pode incluir a mensagem enviada nas listas de bloqueio ou listas negras (blacklists).

O sistema antispam é eficiente, pois define alguns critérios e avalia as mensagens recebidas — atribui uma pontuação específica, baseada principalmente na frequência com que você recebe comunicados daquele remetente. Assim, o serviço os classifica como spam e direciona para uma pasta específica (que não é a caixa de entrada), na qual é possível acessá-los e analisá-los depois.

Se não quiser que e-mails de algumas remetentes sejam classificadas como spam, é possível incluí-los na “lista branca”. Da mesma forma, você pode acrescentar alguns destinatários na “lista negra” e bloqueá-los.

Se sua empresa utiliza uma ferramenta adequada de e-mail marketing, procure sempre enviar conteúdo de valor para os destinatários. Também não é recomendável adquirir listas de terceiros.

8. Cuide da segurança

Para finalizar, cuide sempre da segurança do e-mail corporativo. Usar a assinatura digital é uma forma de fazer isso, bem como ativar o sistema spam. É importante também criar senhas fortes e mudá-las periodicamente.

É possível configurar o acesso à conta com criptografia de dados, usando TLS/SSL (existe, inclusive, o Certificado Digital SSL), ou usar algum serviço extra de segurança.

Já faz uso dessas práticas no e-mail corporativo da sua empresa? Aproveite para compartilhar este post nas suas redes sociais. Assim, mais gestores terão acesso às nossas recomendações!

Nenhum comentário | Comente
VALID Certificadora

Instituições que oferecem cursos, palestras, seminários e workshops precisam emitir certificados para conferir maior autenticidade ao conteúdo, garantir a participação do usuário e também validar a carga horária. Por isso, é recomendável adotar algumas práticas a fim de facilitar o envio desses documentos.

Quanto mais prontidão os participantes tiverem para acessá-los, mais a empresa organizadora de eventos é capaz de agradar e ampliar seu público.

A seguir, veja em quais ocasiões é aconselhável a emissão de certificados e confira dicas para tornar esse procedimento mais prático!

Ocasiões indicadas

São muitas as ocasiões em que a emissão de certificados é recomendada: desde minicursos e palestras até cursos de graduação presenciais ou a distância (EAD), como forma de confirmar a presença dos participantes e comprovar a ementa do que foi apresentado.

Além disso, são úteis para atestar cargas horárias extras solicitadas pelas universidades, para candidaturas a vagas de trabalho e para agregar valor ao currículo. Em um mercado concorrido, no qual se exige cada vez mais capacitações profissionais, esses documentos são um grande diferencial.

Mas é fundamental enquadrá-los bem, de acordo com o tipo do curso (como superior, técnico, tecnológico, licenciatura, bacharelado, profissionalizante) e a modalidade (como presencial e online), a fim de incluir as informações necessárias aos participantes.

Confira agora algumas maneiras de facilitar o procedimento.

1. Padronize os certificados na prestadora de serviço

É importante que a empresa padronize o documento que emite, adotando um layout personalizado, com logo específico, fontes iguais e os mesmos elementos em geral. A regra deve ser ainda mais evidente para certificados de categorias semelhantes de cursos ou para as palestras.

Apenas pequenas particularidades devem ser implementadas de acordo com os serviços oferecidos, facilitando o processo de edição e de impressão do arquivo. O ideal é criar arquivos-chave e salvá-los no computador. A partir deles, todos os modelos da empresa podem ser desenvolvidos.

Adotando um sistema eficaz de padronização, a emissão de certificados será mais fácil e rápida. Isso satisfaz o usuário, que não precisa aguardar muito tempo após a conclusão do evento para receber o documento. Auxilia também a rotina da empresa, que poupa tempo com a constante elaboração de arquivos.

2. Providencie envio automático

Outra forma de otimizar a emissão de certificados é utilizar os recursos digitais para envio automático ao participante, por e-mail ou outro canal de comunicação. É uma alternativa que otimiza tempo e é sustentável, colaborando com a preservação do meio ambiente.

Embora esse processo também possa ser realizado de forma física, usando os Correios ou entrega domiciliar, nesse caso o prazo será mais longo — especialmente se precisar de agendamento, ou se for necessário ter um porteiro ou alguém responsável pelo recebimento.

Embora o e-mail seja a ferramenta digital mais segura, lembre-se de que podem ser usados os serviços de mensagem via Facebook ou WhatsApp, além de plataformas como LinkedIn e até blogs.

Outra possibilidade recomendada é deixar uma página no site destinada somente ao assunto. Assim, munido de login e senha, o aluno poderá acessar o espaço quando quiser, salvar ou apenas visualizar seu documento diretamente do portal da empresa.

3. Permita a opção de impressão

Vale a pena incluir a opção de o próprio participante imprimir seu certificado quando e onde quiser, proporcionando comodidade e evitando custos com deslocamento.

Atualmente, os cursos online costumam deixar o material disponível na plataforma para o aluno acessar quando puder. O mesmo procedimento pode ser feito com os certificados.

Essa é uma solução que, sem dúvida, agiliza a emissão dos certificados e diplomas aumentando a eficiência no processo de emissão, agregando mais valor aos serviços da empresa organizadora dos cursos ou palestras.

4. Adote o Certificado de Atributos

O Certificado de Atributos (CA) é um documento digital cuja finalidade é comprovar a qualificação dos indivíduos.

Serve para garantir a autenticidade e a segurança nos processos usados pela empresa e atesta que o participante está qualificado para atuar nas habilidades citadas, incluindo o direito de acessar determinados ambientes físicos e eletrônicos.

Por meio do CA, é possível ainda acrescentar a atribuição à assinatura digital, um recurso que será explicado a seguir.

5. Fique atento aos dados que devem constar no certificado

Independentemente de o certificado ser impresso ou digital, é bem conveniente que quem desejar emitir o comprovante de curso ou palestra fique atento à precisão do que vai constar nele.

Isso porque existem dados essenciais do participante ou aluno, os quais devem constar no documento, a fim de evidenciar de forma adequada que a pessoa participou do evento. É claro que aqueles dados podem variar de documento para documento, mas é necessário avaliar um rol que inclui dados como:

  • Nome da instituição;
  • Nome do curso;
  • Nome do aluno;
  • Data em que o curso foi realizado;
  • Carga horária;
  • Cidade onde está localizada a instituição organizadora ou onde mora a pessoa responsável por assinar o certificado;
  • Data em que foi emitido o certificado;
  • Assinatura do responsável pelo curso ou pela instituição;
  • Assinatura do aluno.

Outras informações podem ser colocadas, caso sejam necessárias para o aluno ou para a empresa. São elas: CNPJ da instituição; o nome do professor; a lei que rege o curso; o site da instituição e outras coisas.

6. Digitalize a assinatura ou use assinatura digital

Hoje, já é possível assinar documentos por um meio digital, utilizando uma mesa digitalizadora ou aproveitando um papel que será submetido mais adiante à digitalização. Contudo, é importante assinalar que essa assinatura não apresenta validade jurídica.

Já a assinatura digital não só traz validade jurídica, mas também é usada por instituições renomadas, como a USP (Universidade de São Paulo) e a UnB (Universidade de Brasília), para a emissão de diplomas eletrônicos.

É importante ressaltar que o certificado de conclusão de curso com assinatura digital é perfeitamente reconhecido pelo MEC, e tem validade em âmbito nacional.

E você, já tem sua assinatura digital? O que pensa sobre a emissão de certificados eletrônicos? É uma maneira bem segura de enviar e solicitar informações sigilosas, certo? Informe-se sobre o assunto e conheça os serviços da plataforma de diploma digital da VALID Certificadora, a e-Diploma!

Nenhum comentário | Comente
VALID Certificadora

Sobretudo em momentos de crise, o que explica o fato de algumas empresas permanecerem em ritmo de crescimento, ao passo que outras muitas se seguram como podem no vendaval da recessão?

Pesquisas mostram que o que diferencia as empresas sólidas das financeiramente instáveis são suas estratégias de redução de custos, investimentos em inovação e adoção de ferramentas que deem velocidade aos processos internos. Esse é o caso da substituição da morosidade e dos altos custos de um contrato físico pela agilidade e economia de um contrato digital!

Mude sua empresa mudando seus conceitos

“Ah, mas se minha empresa não está faturando bem, não será um contrato digital que vai mudar esse cenário!”

Será? Pense na redução (anual) de custos com papel, impressão de documentos, escaneamento de contratos. Pense também no custo com a folha salarial de um motoboy para levar vias de contratos para assinatura, além de outros documentos que poderiam ser transmitidos digitalmente.

Pense no tempo que você perde com conferências de contratos entre diversos setores da empresa, impressões, remessa às partes, tempo de assinatura de cada um, reconhecimento de firma dos envolvidos, entrega das vias assinadas e… ufa! Isso sem falar em outras etapas “analógicas”. E agora, compreendeu que às vezes uma pequena mudança faz toda a diferença?

Um ditado chinês diz que é com as pequenas pedras no caminho que temos que tomar cuidado, porque as grandes nós enxergamos. Essa sabedoria oriental se encaixa perfeitamente no exemplo citado acima.

Se você precisa de resultados diferenciados em seu escritório, deve ter a ousadia de implementar recursos igualmente diferenciados. Contratos eletrônicos vão trazer dinamismo, redução drástica de custos, melhor controle administrativo, entre outras vantagens que veremos partir de agora!

O (alto) custo de refutar um contrato digital

No último estudo (liderado pela PwC) sobre a relação entre gestão de documentos e elevação de faturamento, os dados colhidos mostraram resultados assustadores que evidenciam como muitas das causas para as dificuldades financeiras das empresas podem residir em ineficiências quase imperceptíveis no dia a dia, tais como:

  • gestores perdem cerca de 1 mês por ano (isso mesmo!) apenas procurando informações, devido à desorganização de arquivos físicos (como caixas de contratos fora de ordem, aditamentos guardados em lugares distintos e cópias de notas fiscais espalhadas pela empresa);
  • profissionais, de forma geral, gastam entre 5% e 15% da sua jornada de trabalho lendo informações, mas até 50% procurando por elas;
  • a má gestão de documentos físicos nas empresas gera um acúmulo desordenado de documentos inúteis, os quais se misturam a outros imprescindíveis à companhia, dificultando sua localização: no mínimo 2/3 das informações armazenadas nas empresas poderiam ser removidas ou destruídas por serem obsoletas;
  • o custo de recriação de um documento perdido (como um contrato extraviado, por exemplo) pode ser de até US$ 220,00, a depender das consequências da perda;
  • um documento é xerocado/impresso/escaneado, em média, 19 vezes, exatamente pelo fato de a tramitação não ser feita de forma digital. Quase 40% das impressões são desnecessárias.

Aposto que você não sabia que o mero conservadorismo em manter a circulação de documentos físicos poderia gerar tamanhos prejuízos, certo? Pois há ainda um outro levantamento, dessa vez do IDC, que mostra que funcionários gastam cerca de 4 horas por semana apenas aprovando ou assinando documentos.

Se a sua empresa é lenta para celebrar contratos e tem dificuldade para gerir montanhas de documentos de clientes diferentes, tenha certeza de que você está perdendo dinheiro. Pior será quando seus concorrentes aderirem a ferramentas mais ágeis de gestão de processos, como um contrato digital.

De fato, a história mostra que profissionais e empresas que demoram para enxergar ou assimilar tendências costumam ser banidos do mercado. O “darwinismo corporativo” não perdoa os hesitantes. Talvez seja uma boa hora para sair da zona de conforto e analisar com profundidade o que sua empresa tem a ganhar com a velocidade dos contratos eletrônicos.

O case de uma imobiliária

As transações imobiliárias são excelentes exemplos práticos do efeito da implementação de plataformas de assinatura digital nas rotinas administrativas de uma empresa. Seja para alugar ou vender um imóvel, a burocracia nesse setor é conhecida pela sua desproporção, um verdadeiro elefante a ser administrado no segmento.

Além da elaboração da minuta, temos a impressão e o envio de vias aos interessados, o registro de firma das partes, a coleta de assinaturas, o reconhecimento das firmas e a posterior remessa das cópias do contrato a cada um dos envolvidos.

Tudo isso já nos dá uma ideia do tempo perdido com todas as fases desse processo burocrático. E o pior é lembrar-se de que essas ações se repetem inúmeras vezes em cada momento em que um novo negócio é fechado.

Não seria melhor substituir tudo isso por um contrato digital? Com ele, as assinaturas seriam feitas por meio de uma plataforma especial. Não haveria necessidade de reconhecimento de firma e todos os registros seriam tomados em poucos segundos, com um simples acesso (que poderiam ser feito simultaneamente pelas partes).

Exemplificamos o caso da rotina no mercado imobiliário, mas os ganhos de uma ferramenta de assinatura digital ecoam em qualquer tipo de organização, inclusive em escritórios de contabilidade (que lidam com dezenas de contratos).

Vamos comparar detalhadamente os custos entre um contrato físico e um outro digital.

As características do contrato digital

De acordo com um levantamento da Forbes, os contratos eletrônicos repercutem não somente em maior agilidade na gestão de documentos, mas também no ganho de performance em todas as áreas de uma empresa, inclusive no setor comercial.

Mas com vantagens tão indiscutíveis, por que muitos gestores ainda insistem em adiar a implementação da tramitação eletrônica de documentos (de forma integral)?

Em países como Estados Unidos, Alemanha e Japão, boa parte dos contratos celebrados já é feita por meio digital. No Brasil, entretanto, o atraso de algumas organizações na migração para as plataformas digitais se dá, em geral, por puro desconhecimento. Especialmente com relação à validade jurídica da assinatura digital.

A validade jurídica garantida pelo Certificado Digital

Por incrível que pareça, em plena era dos negócios digitais, não são poucos os contadores, gerentes e até CEOs que acreditam que um documento digital não tem a mesma força jurídica de um termo assinado à caneta. Esse desconhecimento faz muitas empresas perderem milhões anualmente.

O marco legal que introduziu a assinatura digital nos negócios jurídicos nacionais foi a Medida Provisória 2.200-2/2001, que instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), uma cadeia hierárquica de confiança que possibilitou a emissão de Certificados Digitais para identificar e chancelar a autenticidade dos documentos assinados digitalmente por pessoas físicas e jurídicas.

Destaque para o artigo 10, que dispõe claramente que os documentos eletrônicos de que tratam a Medida Provisória são considerados documentos públicos/particulares, para todos os fins legais, presumindo-se verdadeiros em relação aos seus signatários.

Na prática, isso significa que, em uma eventual disputa, é incumbência do contestante provar que não é válida uma assinatura consumada por meio do Certificado Digital ICP-Brasil. Trata-se de uma garantia de autenticidade semelhante a um reconhecimento de firma em cartório, ou seja, uma chancela de um terceiro autorizado a ratificar a veracidade de uma assinatura.

Há ainda outros normativos que corroboram a autenticidade da assinatura por meio de plataformas digitais. É o caso da Lei nº 11.419/2006, que dispõe sobre a informatização do processo judicial, cujas assinaturas eletrônicas/digitais possuem validade para todos os fins jurídicos e legais.

Ora, se até o Poder Público (quase sempre atrasado quando o assunto é tecnologia) já abandonou a assinatura manual, o que essa pilha de papéis ainda está fazendo em sua mesa?

A facilidade gerada na gestão dos documentos

Um levantamento do Gartner mostrou que as empresas, em média:

  • perdem 1 a cada 20 documentos;
  • têm entre 2% e 5% dos seus arquivos perdidos ou mal armazenados (diariamente);
  • perdem em torno de 25 horas recriando contratos, termos de compromisso, alvarás de funcionamento, cópias de Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), entre outros documentos fundamentais.

Na era dos negócios digitais, não faz mais sentido que um escritório de contabilidade, por exemplo, armazene seus contratos de prestação de serviços de forma física. O problema é que, como as assinaturas são recolhidas de forma física, mesmo quando o contador deseja digitalizar tais informações, é preciso imprimir os contratos, registrar assinaturas, reconhecer firmas em cartório, para só então escanear todos os documentos e “devolvê-los” às pastas virtuais.

Nesse processo, os contratos vão e voltam inúmeras vezes. Do escritório para o cliente, do cliente para o cartório, do cartório para o escritório novamente. Perceba que o tempo perdido e o risco de extravio são imensos.

Por que não trocar tudo isso por uma tramitação exclusivamente digital, que permite a organização dos contratos em nuvem e, portanto, possibilita uma gestão de documentos muito mais racional?

A otimização do processo de envio e recebimento

Além do custo de armazenamento e do risco de extravio, o tempo perdido com esses processos internos “analógicos” é altíssimo. Lembra que falamos no começo deste artigo sobre a razão pela qual algumas empresas crescem de forma retumbante na crise, enquanto outras veem seus telhados serem devastados pelo furacão da retração?

A resposta, entre outros fatores, está na estrutura interna das empresas. Algumas são ágeis e econômicas. Outras são “pesadas”, lentas e caras em seus trâmites burocráticos. Tudo isso se reflete lá no final, nos demonstrativos de resultados, fluxos de caixa etc.

O tempo perdido na consolidação de contratos físicos é absurdo para um mundo corporativo em que quase tudo é feito em tempo real. O jurídico imprime a minuta e a leva para a gerência. Lá, o documento fica parado durante dias (afogado em pilhas de outros papéis), até que o gestor o encontre e perceba que já deveria ter feito sua análise e liberado o termo para que o jurídico imprima as vias definitivas.

Análise feita e aval concedido, as vias são finalmente impressas. O contrato retorna à mesa do gestor, ficando parado ali mais alguns dias até que ele coloque sua assinatura. As vias são levadas ao cliente e demoram mais uma semana para retornar. Em seguida, a missão é levar tudo para o cartório, a fim de reconhecer as firmas (não é surpreendente que cada parte tenha firma aberta em um cartório diferente, atrasando ainda mais o processo).

Por fim, mais custos e tempo perdido com motoboy, que deverá levar todos os contratos assinados e registrados para os clientes e também para o escritório.

Quanto tempo a empresa e o escritório contábil perderam, do momento da impressão da minuta, até que o contrato estivesse efetivamente pronto e guardado com cada um dos interessados?

Em um contrato digital, velocidade é o atributo inescapável. O gestor faz o upload do documento em uma plataforma digital especializada (de uma Autoridade Certificadora credenciada), assina-o em segundos, podendo indicar também os locais em que os outros interessados deverão aportar suas assinaturas.

É disparado então um alerta ao e-mail das outras partes que, independentemente do local em que estejam, podem logar na mesma plataforma e registrar sua assinatura. Prontinho! Sem motoboy, sem perda de tempo, sem riscos de extravio e sem a necessidade de juntar pessoas de locais diferentes.

Hoje em dia, é possível fazer até rescisão de contratos de trabalho com o auxílio do Certificado Digital.

A adoção de um sistema sustentável de gestão de documentos

Extinguir os contratos físicos de sua empresa/escritório é também uma sinalização ao mercado e aos seus clientes do comprometimento do seu business com a implementação de práticas sustentáveis.

Ao utilizar a assinatura digital, a empresa faz sua parte para romper com o nocivo ciclo de gastos de madeira, água e energia para a produção das mais de 400 toneladas de papel que o mundo consome anualmente. Para se ter uma ideia do impacto ambiental da indústria de papel e celulose, para produzir uma única folha de papel A4 são necessários 10 litros de água.

É importante lembrar que a maior parte do papel produzido no mundo é consumido no ambiente empresarial. Imagine o impacto no ecossistema causado apenas para produzir as montanhas de papéis que se transformam em contratos físicos, notas fiscais, ordens de serviço e outros documentos, os quais são difíceis de armazenar e quase sempre são condenados ao extravio (ou à lata de lixo). É possível mudar os rumos dessa engrenagem.

Segundo pesquisas, apenas entre as empresas norte-americanas, 30 bilhões de papéis são copiados ou impressos todos os anos. O custo médio de cada um desses documentos é de US$ 6,50. Cerca de 500 documentos são assinados anualmente, em média, por cada funcionário nas empresas, o que representa um custo administrativo anual por empregado (decorrente apenas de papel, cartuchos etc.) de US$ 3.250,00. Não é pouco, concorda?

Nessa perspectiva de mudança de costumes, já havia estudos no começo da década que sinalizavam para o redesenho de paradigmas que as assinaturas eletrônicas/digitais poderiam trazer à ação predatória do homem na natureza.

De acordo com uma pesquisa feita pela TechAdvisory, ainda em 2011 (quando esse modelo de assinaturas estava apenas começando a ser implantado), para cada pessoa que migrasse para as plataformas eletrônicas (abortando por completo a tramitação física de documentos), seria possível salvar o equivalente a 150 pounds (cerca de 68 kg) de emissões de carbono por ano. Nada mal, não?

A segurança do contrato eletrônico/digital

A informação é o bem mais valioso nas empresas atuais. Um dos grandes benefícios do contrato digital é justamente seu maior nível de segurança, uma vez que os dados são criptografados, ou seja, “travados” de modo que apenas os signatários possam ter acesso ao seu conteúdo.

O armazenamento deles também é muito mais seguro (desde que a empresa detenha uma política sólida de backups e recursos de hierarquização de acesso).

As características do contrato físico

Ao longo deste artigo, falamos um pouco das virtudes do contrato digital, o que tornou inevitável a pontuação de algumas características dos contratos físicos. Todavia, vamos sistematizar rapidamente algumas de suas peculiaridades, que mostram, de forma definitiva, por que não vale a pena continuar preso na era do papel.

A autenticação das assinaturas pelo cartório

Atualmente, uma autenticação de documentos não sai por menos de R$ 2,00 por folha. O reconhecimento de firma por semelhança, R$ 4,00, e o concedido por autenticidade (que ainda impõe o desconforto de exigir a presença do signatário), R$ 9,00. Tudo isso por cada folha (você pode conferir os valores atualizados aqui!).

Considerando que uma empresa ou um escritório de contabilidade lida com centenas de documentos, a maioria dos quais exige assinatura e seu reconhecimento cartorário, quanto uma organização gasta anualmente com emolumentos em Tabelionatos de Notas?

A necessidade do armazenamento físico

As linhas acima já forneceram dados vastos sobre as dificuldades do armazenamento de documentos físicos, bem como sobre sua ineficiência. Além dos custos e do tempo perdido, organizar montanhas de documentos contratuais exige arcar com despesas de materiais de escritório, para compra de pastas, etiquetas, armários próprios para arquivamento, entre outros custos.

Veja que até então estávamos nos atendo apenas aos custos diretos, como resmas de papel e cartuchos para impressão. Entramos agora em uma outra seara, a dos custos indiretos de ter uma gestão documental física, que, de início, já se mostram volumosos.

A perda de arquivos ao longo dos anos

O papel possui como componentes básicos de sua matéria-prima a celulose e a lignina. Esta última escurece em contato com a luz e o oxigênio, o que explica o amarelamento do papel ao longo dos anos.

Com o decorrer do tempo, seus contratos físicos inevitavelmente ficarão vulneráveis, tanto pela baixa qualidade de visualização quanto pela umidade absorvida pelo papel. Com isso, surge mais um problema: a fragilidade do papel, que pode ser facilmente rasgado.

Há ainda os riscos de extravio de documentos, uma vez que o crescente volume de papéis armazenados abre espaço para perdas.

Vale a pena lembrar que, em função desses problemas, o movimento de circulação digital de informações ganhou força no Brasil já a partir do início da década. Uma operadora de plano de saúde do país, por exemplo, já no seu primeiro ano de implantação do chamado Projeto Paperless (no “longínquo” 2011), conseguiu reduzir em 72,9 milhões de folhas de papel A4 (economia de 30% em relação ao ano anterior). Isso há mais de 6 anos.

Os riscos à saúde

Os ácaros e fungos se proliferam em salas de arquivo, oferecendo um imenso rol de doenças respiratórias aos seus colaboradores e a você próprio (que volta e meia terá que manipular contratos antigos, alvarás etc.).

A digitalização completa de seu acervo e sua tramitação exclusivamente digital elimina de uma vez por todas os riscos à saúde de seus funcionários e as consequentes indenizações na Justiça do Trabalho.

A dificuldade de fazer transações à distância

Nos contratos físicos, já sabemos que é o motoboy que costuma ficar com a incumbência de levar as vias dos contratos para serem assinados por todos os interessados. Mas e quando os envolvidos estão em pontos distintos do país? Os custos finais se tornam exponencialmente maiores, não?

O contrato digital não possui barreiras geográficas. Tudo é assinado em poucos segundos, independentemente da quantidade de interessados e dos locais em que eles estejam. Isso faz diferença na velocidade dos processos em sua organização.

Diante de tantos benefícios do contrato eletrônico/digital e de tantos obstáculos oferecidos pelos contratos físicos, o que explica o fato de algumas empresas e escritórios de contabilidade ainda insistirem em manter processos internos da mesma forma que mantinham na década de 80?

A legislação brasileira impõe a guarda de alguns documentos por muitos anos. CAGED (5 anos), Folhas de Pagamento (10 anos) e documentos relativos ao FGTS (30 anos) são alguns exemplos da extensa temporalidade no armazenamento de registros empresariais, prevista na lei nacional.

Some essas dificuldades de acondicionar papéis por tantos anos à morosidade na circulação física de contratos e aos altos custos envolvidos, e você então entenderá por que não faz mais sentido não buscar a tramitação virtual de documentos.

A certificação digital se apresenta como um caminho sem volta no estabelecimento de um novo padrão de autenticidade, integridade e confidencialidade de documentos, oferecendo agilidade, baixo custo e velocidade nos processos internos de empresas e escritórios contábeis de todos os portes.

Se você ficou interessado em levar sua organização à era dos negócios digitais, entre em contato conosco! Podemos mostrar, na prática, o elevado Retorno sobre Investimento (ROI) da implementação de uma solução como essa em seu business!

Nenhum comentário | Comente