VALID Certificadora
23\02\2018

Trabalhando o relacionamento com o cliente no escritório contábil em 5 passos

Trabalhar com contabilidade não diz respeito exclusivamente a saber lidar com burocracia. Muito além disso, é necessário também considerar a questão do relacionamento com o cliente, ou seja, saber lidar com as pessoas.

Se até alguns anos atrás cabia ao contador, basicamente, fazer os serviços de registro e tarefas bancárias, hoje é necessário que esse profissional apresente um perfil mais flexível, sendo capaz de lidar com um mercado de trabalho competitivo e cada vez mais exigente. Dessa forma, é preciso aperfeiçoar o relacionamento interpessoal, pois esse é um fator decisivo, tanto para que as estratégias deem resultado quanto para manter esse cliente em sua base.

Quer saber como conseguir isso? Então confira neste post 5 passos para trabalhar o relacionamento com o cliente do escritório contábil.

1. Ofereça um bom atendimento

Não pense que manter uma equipe simpática é o suficiente para fazer com que seu atendimento seja bom. Se seu escritório não for capaz de apresentar soluções viáveis ou ao menos de demonstrar disponibilidade quando o cliente precisar, de nada adiantará entregar brindes e oferecer sorrisos.

Entretanto, este é um primeiro passo essencial para a construção de um relacionamento forte. Estamos falando aqui de um estágio inicial, em que o comportamento de sua equipe dá os primeiros sinais de uma postura sólida e útil para o cliente. Isso diz respeito também a procurar conhecer esse cliente, considerando suas necessidades e dificuldades.

Nesse primeiro momento, procure simplificar o diálogo para que a comunicação flua. Por isso, evite o uso de termos técnicos ou complexos demais e tente ser o mais didático possível nas suas explicações. Lembre-se: conseguir facilitar o diálogo com o cliente certamente será o primeiro passo para adquirir sua confiança.

2. Qualifique sua equipe

Se o primeiro passo é o bom atendimento, o segundo é a qualificação da equipe. Por quê? Muito simples. De nada adianta ter uma comunicação simplificada se na hora de resolver os problemas seus contadores se mostrarem ineficazes. Nesse caso, o cliente ficará com a impressão de que o seu discurso simplificado tem a ver com desconhecimento.

É preciso mostrar que seu escritório de contabilidade conta com profissionais altamente competentes para lidar com as diferentes situações do dia a dia. Para obter qualificação é preciso investir em profissionais bem preparados e procurar incentivá-los a aperfeiçoar seus conhecimentos por meio de cursos e atualizações, algo que não é segredo para ninguém.

Mas como demonstrar essa qualificação para o cliente? Uma dica é investir em marketing de conteúdo. Quando seu escritório desenvolve conteúdos que são pesquisados por clientes ativos e potenciais, é possível demonstrar toda essa qualificação obtendo também credibilidade junto à audiência.

Isso faz toda a diferença, pois permite ao escritório educar o segmento de mercado em relação aos seus serviços.

3. Esteja sempre disponível

O terceiro passo é tão importante quanto os outros, mas costuma ser negligenciado por muitas empresas. Manter contato permite, acima de tudo, que o cliente adquira confiança em sua equipe.

Nesse sentido, é fundamental que você compreenda que não basta fazer os serviços corretamente, é preciso deixar bem claro que tudo está em ordem.

Para isso, basta adotar uma rotina capaz de apresentar os resultados periodicamente. Essa rotina pode ser criada por meio de uma reunião mensal, o envio de newsletters ou revista impressa, contatos de repasse por telefone, entre outros.

Além disso, é preciso demonstrar também disponibilidade. Muitas empresas conseguem se destacar no mercado com um uso diferenciado de ferramentas como redes sociais e SAC. Nesse caso, procure ter um profissional destacado para o trabalho exclusivo com esses canais. Isso garante uma comunicação instantânea e qualificada com clientes e outras pessoas interessadas no seu trabalho.

Assim, o uso de diversas ferramentas (tais como WhatsApp, redes sociais e chats) pode ser adotado para aperfeiçoar o relacionamento, desde que seja feito por pessoas competentes que saibam diferenciar entretenimento e profissionalismo.

4. Sugira ferramentas

Como o escritório tem a responsabilidade sobre questões burocráticas que envolvem a rotina de trabalho das empresas, torna-se necessário que sua equipe esteja sempre procurando por soluções para aperfeiçoar o desempenho delas.

Seu cliente também possui uma rotina de atividades. Sendo assim, é importante que você saiba como otimizá-las de modo que as coisas já estejam bem organizadas quando a parte relativa aos serviços contábeis chegar até você.

Assim, você pode sugerir a adoção de recursos como softwares de automação, tais como a administração de impostos, por exemplo. Isso permite não somente adequar processos, como também ganhar tempo no dia a dia, algo que pode resultar em lucro maior a longo prazo.

Ações como essa fortalecem a construção de um relacionamento positivo entre escritório e cliente e facilitam muito o dia a dia dos envolvidos com a parte burocrática.

5. Utilize técnicas para mensurar a qualidade do relacionamento com o cliente

Por fim, você deve considerar também ferramentas úteis para verificar o grau de satisfação do cliente com quem trabalha. Isso pode ajudar seu escritório a repensar suas ações periodicamente, algo fundamental para que você descubra uma eventual necessidade de mudança de rota. Algumas dessas ferramentas são:

Pesquisas de satisfação

Trabalhe com ferramentas de pesquisa, como o Google Docs e o Survey Monkey para saber o que seus clientes pensam a respeito de aspectos fundamentais do relacionamento com seu escritório. Essas ferramentas trabalham com o sistema Net Promoter Score (NPS), que permite ao usuário atribuir uma nota de zero a dez para cada pergunta realizada;

Análise de Pareto

Essa ferramenta permite determinar a representatividade de cada cliente no faturamento do escritório, mensal ou anualmente.  Entre outras possibilidades, os resultados revelam quais clientes possuem potencial para adquirir novos serviços do escritório e os que são mais fidelizados;

Consultorias especializadas

São empresas que trabalham exclusivamente com pesquisas de satisfação, proporcionando vantagens como metodologia científica e tratamento estatístico dos dados. Essas empresas oferecem relatórios detalhados e sugestões com base nos resultados obtidos, o que pode ajudar você a tornar seu escritório ainda mais eficiente no atendimento.

Adotando essas dicas, você certamente conseguirá melhorar muito seu relacionamento com o cliente. Quer saber mais? Então assine nossa newsletter para receber nosso conteúdo!

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