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14\07\2017

Otimize a organização de documentos empresariais em 7 passos

Otimize a organização de documentos empresariais em 7 passos

Uma empresa que falha na organização de documentos coloca-se em risco por diversos motivos. Além de ter dificuldade em encontrar elementos que podem ser exigidos pela fiscalização, o empreendimento perde produtividade e visibilidade. É mais caro armazenar tudo, ao mesmo tempo em que o processo é menos eficiente.

Mudar esse panorama significa garantir que o negócio tenha uma estrutura clara, funcional e barata. Essa é a consequência de estar com a organização dos documentos em dia. Veja a seguir 7 passos para colocar em prática e melhorar a tarefa de manter tudo ordenado e acessível.

1. Elabore um planejamento de organização de documento

Antes de colocar a mão na massa, é fundamental montar um planejamento para que a organização seja o mais estratégica possível. Comece realizando o reconhecimento da situação atual para entender quais são as maiores dificuldades e necessidades da empresa em geral.

Nesse momento, é possível reconhecer qual é o setor que precisa de mais atenção e qual possui o maior fluxo — como a contabilidade. A partir disso, trace uma estratégia de ação, como identificar o que exige atenção imediata e quais recursos serão utilizados.

É possível dividir a organização por setores ou então montar uma espécie de força-tarefa com os funcionários para dar conta do maior número possível de arquivos.

2. Digitalize os documentos já existentes

A tecnologia veio para ajudar os negócios em muitos sentidos, inclusive na gestão de documentos. Sendo assim, o ideal é digitalizar os que já estão na empresa, a fim de conseguir mais espaço.

Porém, é importante notar que nem todo elemento pode ser transformado para a versão digital, exclusivamente. Como a legislação vem se adaptando aos poucos, ainda há muitos papéis de uma empresa que precisam ser mantidos de maneira física.

Mesmo assim, ao digitalizar todos eles ficará mais fácil encontrá-los, cruzando a referência digital com a localização física. Assim, vale a pena criar uma versão digitalizada de todos eles e manter as versões físicas somente daqueles que forem obrigatórios.

3. Use a nuvem para o armazenamento de informações

Mas onde guardar os documentos depois de digitalizá-los? A resposta é mais simples do que parece: na nuvem de armazenamento. Com o cloud computing, ficou fácil manter diversas informações e arquivos, já que eles ficam “suspensos” e disponíveis para o acesso de qualquer lugar.

Para melhorar o uso desse recurso, vale a pena adotar um sistema de gestão. Ele automatiza diversas ações e garante que tudo fique armazenado de maneira altamente centralizada. A identificação e localização se tornam mais fáceis, o que favorece todo o processo.

Por mais segura que a nuvem seja, ainda assim é importante fazer backup de dados. Para evitar que a empresa tenha dores de cabeça com informações perdidas, configure o salvamento de todos os arquivos de maneira automática e constante para um servidor diferente.

Assim, caso aconteça algum imprevisto, o negócio dispõe de uma cópia de segurança de todos os elementos.

4. Adote o uso da assinatura digital

Outra ação que pode ajudar consideravelmente a organização de documentos empresariais é o uso da assinatura digital. Já que a intenção é tornar tudo cada vez mais ligado à tecnologia, o uso desse recurso vai automatizar os processos de autenticação e de armazenamento digital.

Para que isso seja possível, é indispensável adquirir um certificado digital junto a uma entidade certificadora. Isso vai criar uma espécie de chave única para a empresa. Ao ser usada, ela vai funcionar como uma assinatura tão válida quanto a tradicional, no papel.

O uso desse elemento vai facilitar o fechamento de contratos e a finalização de documentos em geral. Com isso, a rotina para a armazenagem fica mais rápida e eficiente.

5. Crie categorias para os documentos

Não adianta digitalizar os papéis e armazená-los na nuvem se eles estiverem bagunçados e misturados. Isso leva à perda de tempo para encontrar uma informação necessária e aumenta as chances de que dados importantes sejam perdidos.

Para evitar que isso aconteça, o ideal é criar um sistema de classificação para o processo. Comece estabelecendo categorias maiores (como contabilidade ou finanças) e, a partir daí, elabore subcategorias que sejam necessárias. Dependendo do tipo, o documento deverá ser direcionado para determinada ramificação.

Para otimizar o procedimento, também é possível fazer uma separação por períodos de tempo. Garantir que os documentos estejam separados por meses, trimestres ou ano, dependendo do tipo, pode tornar mais simples a tarefa de encontrar itens específicos.

Essa é uma prática que deve ser adotada tanto de maneira digital quanto fisicamente. Os que a empresa precisar manter na versão física devem ser organizados em pastas e arquivos categorizados e etiquetados, facilitando a tarefa de encontrá-los.

6. Estabeleça rotinas de organização

Nada disso será realmente eficiente se a equipe não agir de maneira consistente. Imagine que um funcionário organiza os itens corretamente, enquanto outros dez deixam que eles se acumulem nos locais incorretos. O resultado é a bagunça e a dificuldade de manter a organização.

Por isso, o ideal é estabelecer rotinas de ordenação. Crie uma política de ação com orientações gerais e padrões de organização, identificação e arquivamento. Depois, é necessário comunicar esse modelo a todos os envolvidos para que eles estejam cientes do que fazer e como.

A criação desses fluxos evita falhas que podem comprometer todo o processo, além de estruturar e controlar mais facilmente a ação de todos.

7. Reorganize de tempos em tempos

Por melhor que seja a organização inicial dos elementos que já existem, é bastante provável que haja mudanças após alguns períodos. Novos documentos passam a ser necessários, enquanto outros expiram e podem ser descartados.

Dessa maneira, tal processo tem que ser contínuo, realizado de tempos em tempos. Isso vai garantir a melhoria das estruturas, a correção de possíveis falhas de categorização e a eliminação do que já não é útil ou necessário.

É importante definir um período temporal para realizar novamente o processo, gerando acompanhamento e resultados efetivos.

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