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14\06\2017

7 dicas para aumentar a produtividade no setor de operações

7 dicas para aumentar a produtividade no setor de operações

Planejar, estabelecer metas, reduzir custos e otimizar o tempo e os recursos disponíveis são ações prioritárias nos programas de gestão adotados pelas empresas.

No entanto, ao contrário do que muitos gestores acreditam, para aumentar a produtividade e alcançar melhores resultados, não basta apenas investir em máquinas e equipamentos ou na contratação de novos profissionais.

Na verdade, o aumento da produtividade no setor operacional está relacionado ao estilo de gestão adotado, à padronização dos processos, à aderência de soluções tecnológicas, à qualificação dos colaboradores e à melhoria da infraestrutura.

É comum se deparar com pequenas empresas que alcançam altos índices de faturamento. De modo similar, não é raro encontrar grandes corporações que encontram dificuldades em manter suas operações por falta de recursos em caixa e baixa produtividade.

No post de hoje, veremos 7 dicas valiosas para a aumentar a produtividade no setor de operações. Confira!

1. Organize o espaço de trabalho

Organização e limpeza, apesar de serem ações simples do dia a dia, podem influenciar diretamente na produtividade diária dos colaboradores. De nada adianta ter tamanho e infraestrutura sem a devida organização. Isso não se refere apenas ao espaço, mas também aos maquinários, documentos e até mesmo à localização das pessoas e dos setores.

Por exemplo: imagine que uma empresa receba diariamente uma série de matérias-primas para a produção, enquanto o estoque para armazenamento fica em um lugar distante. A falta de interação entre os dois setores vai demandar um tempo maior de deslocamento do funcionário e mais trabalho para a estocagem. Consequentemente, isso gera menor produtividade.

O mesmo vale para documentos, mesa de trabalho, agendas e demais ambientes, utensílios e práticas de rotina. A desordem pode causar muitos atrasos e comprometer a resolução de problemas simples, como encontrar um número de telefone ou uma caneta.

Além disso, ambientes desorganizados podem levar ao esgotamento físico e mental. Isso porque a rotina diária de procurar tarefas e perder tempo listando o que é prioritário pode surtir um efeito desmotivador e, consequentemente, improdutivo.

2. Invista na digitalização dos documentos

Existem algumas soluções digitais que podem ajudar a equipe a reduzir o tempo gasto com tarefas manuais e facilitar o acesso a arquivos, notas fiscais etc. Elas foram elaboradas com o objetivo de aumentar a eficiência no ambiente de trabalho e, por conseguinte, a produtividade.

Não há dúvida de que o excesso de papéis dificulta o armazenamento seguro e o acesso aos dados. Por isso, a gestão da informação vem se tornando elemento importante, apesar de ainda ser um grande desafio para muitas empresas.

A digitalização permite que os usuários tenham fácil acesso a todos os documentos da empresa, de forma segura e rápida. Apesar de muitos empreendimentos ainda se apegarem ao papel e terem receio quanto à digitalização, é preciso reconhecer que tal ferramenta gera economia, rapidez e produtividade.

O armazenamento físico exige espaço e processos de logística, além de demandar dos funcionários tempo para gerir e organizar os papéis. Com a digitalização, as consultas futuras são facilitadas.

3. Não resista à tecnologia

A adoção de novas ferramentas é uma importante iniciativa para aumentar a produtividade. Softwares de gestão, sistemas integrados, redes sociais colaborativas, dispositivos e aplicativos móveis podem descomplicar o dia a dia e alavancar o desempenho.

Quando a empresa percebe a importância de investir em uma infraestrutura adequada, não apenas os processos passam a ser executados com maior eficiência, mas a produtividade de toda a equipe cresce.

Assim, é possível otimizar o tempo, eliminar desperdícios e despesas, gerenciar o conhecimento, construir processos padronizados e criar um sistema de comunicação eficiente e dinâmico.

Uma característica marcante do uso da tecnologia é a automatização de uma série de tarefas e a centralização das informações. É importante, também, manter todos os dados atualizados e acessíveis a todos os interessados, com o objetivo de simplificar as tomadas de decisão.

Certificação digital: uma solução que não pode faltar

A certificação digital permite efetuar uma série de transações por meio do ambiente virtual, eliminando processos burocráticos que antes precisavam ser realizados pessoalmente. Com isso, tornam-se mais seguras, rápidas e, consequentemente, baratas.

Mais agilidade, menores custos e maior segurança. Com a certificação digital, todos os processos passam a contar com mecanismos de alta tecnologia capazes de garantir a autenticidade, confidencialidade e integridade das informações eletrônicas.

Como o Certificado Digital é um documento eletrônico assinado digitalmente, a identidade do seu proprietário é validada por uma Autoridade Certificadora, que confere ao documento o não repúdio e a validade jurídica.

Com o Certificado Digital, uma série de atividades podem ser realizadas, como:

  • transações bancárias;
  • envio de declaração da empresa;
  • assinatura de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e), de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e Manifestações de Destinatário;
  • assinatura e envio de documentos pela internet.

4. Compartilhe tarefas

O conceito de eficiência operacional está, em grande parte, associado a um bom planejamento e controle da produtividade. Na verdade, uma boa gestão estratégica prevê o uso eficiente da mão de obra e das ferramentas de trabalho.

Ao planejar e controlar o rendimento da equipe, é possível agilizar o prazo de entrega e aumentar a qualidade do produto ou serviço oferecido.

Um planejamento adequado pode trazer os seguintes benefícios à empresa:

  • finalização dos projetos realizados dentro do previsto;
  • maior rendimento dos colaboradores na execução das tarefas;
  • aprimoramento na execução dos processos.

Como resultado, a equipe passa a produzir mais e gera resultados melhores ao negócio. Além disso, é fundamental descentralizar tarefas, dividindo-as entre os integrantes da equipe. Repartindo o trabalho, é possível alcançar as metas com rapidez e qualidade.

5. Defina prioridades

É comum que empresas não estabeleçam um planejamento de ações e nem uma política de prazos e prioridades a serem cumpridos. Isso pode trazer alguns problemas. Quando nada é urgente, tudo se torna urgente. Dessa maneira, tudo precisa ser feito às pressas, o que pode gerar resultados de baixa qualidade.

Como diz o ditado, a pressa é inimiga da perfeição. A definição de prioridades possibilita estabelecer uma hierarquia para a realização das tarefas. Além disso, quando há prazo de início e de finalização, é possível mensurar a produtividade e realizar ajustes considerando o tempo disponível.

6. Estabeleça metas

É fundamental trabalhar sob a perspectiva de uma gestão orientada e, principalmente, voltada à produtividade. Ao estabelecer metas individuais e coletivas, é possível assegurar que os colaboradores estejam engajados com as estratégias da empresa e sejam capazes de compreender a importância do comprometimento para a conquista de bons resultados.

Assim, é preciso criar uma tática colaborativa macro, que deve ser desfragmentada em metas mais específicas, envolvendo os mais diversos departamentos, gestores e equipes.

Aqui, vale lembrar que metas não devem ser inalcançáveis ou impossíveis, mas como desafiadoras, coerentes com os limites de atuação, função e experiência de cada profissional.

Um bom planejamento servirá para nortear as equipes, valorizar o desempenho, reconhecer o engajamento e encorajar a alcançar as metas.

7. Estimule a comunicação interna

Um bom planejamento deve englobar todos os envolvidos nos processos operacionais, de maneira que compreendam o escopo, tempo de execução e objetivo final. E, claro, é preciso estimular que opinem e ofertem novas informações e soluções.

Por isso, incentivar a participação e aperfeiçoar a comunicação interna deve ser visto como um determinante para aumentar a produtividade. É fundamental definir estratégias que informem e engajem todos os profissionais nos mais diversos cargos e setores.

É importante criar canais de comunicação e investir em soluções tecnológicas que possam agilizar a comunicação entre gestores e equipes, garantindo assim o compartilhamento de dados e conhecimento com mais dinamismo.

A dica aqui é aprimorar constantemente o modelo de gestão, promover o desenvolvimento dos colaboradores e apoiar a motivação de todas as equipes.

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