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Entenda quais os regimes tributários em vigor no Brasil

A questão tributária para as empresas é essencial, e os regimes garantidos por lei,  possibilitam estruturar suas atividades da maneira que julgarem mais adequada para reduzir os gastos com impostos.

Entre as medidas legais que podem ser adotadas, está a escolha do regime tributário — um procedimento que acontece anualmente e que possibilita apurar e pagar impostos de maneira mais eficiente.

Quatro modelos tributários estão à disposição das empresas, cada um com suas características próprias:

  • o Simples Nacional;
  • o Lucro Real;
  • o Lucro Presumido;
  • e uma modalidade especial, chamada de Lucro Arbitrado.

Continue lendo este texto para saber mais sobre essas opções, aprender a fazer a melhor escolha para sua empresa e garantir uma boa gestão tributária. Vamos lá?

O planejamento tributário

Como resultado da alta carga tributária que existe no país, boa parte do faturamento das empresas — sejam elas de pequeno, médio ou grande porte — acaba destinado ao pagamento de impostos durante a atividade do empreendimento.

Para lidar com esse problema, é preciso procurar por alternativas, e a mais viável é fazer um planejamento tributário, ou seja, adotar uma série de soluções para reduzir essa carga. E, entre essas medidas, talvez a mais importante seja a definição do regime tributário.

Os regimes tributários

Por regime tributário, podemos compreender todo o conjunto das leis que regem e que indicam os tributos a serem pagos pela empresa ao governo. Sendo assim, a escolha adequada tem grande importância, pois ela será válida ao longo de todo o ano.

É preciso se concentrar em algumas informações que podem auxiliar nessa escolha, como o porte do empreendimento, o histórico da empresa e os dados relativos ao ano anterior, que podem ser usados como parâmetro para o próximo calendário fiscal.

Veja, a seguir, as opções disponíveis no Brasil:

O Simples Nacional

O Simples Nacional surgiu como uma opção vantajosa para micro e pequenas empresas, pois, como o próprio nome sugere, oferece a simplicidade como diferencial.

Essa característica aparece na forma como o contribuinte paga o tributo. Por meio de uma única guia, o Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS), é possível reunir todos os impostos devidos e pagá-los de uma só vez, sem muita burocracia.

Os impostos unificados no Simples Nacional são:

  • o Imposto de Renda da Pessoa Jurídica;
  • a Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido;
  • a Contribuição para o Financiamento da Seguridade;
  • o Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços;
  • o Instituto Nacional do Seguro Social;
  • o Imposto Sobre Serviço;
  • o Imposto sobre Produtos Industrializados;
  • e o Programa de Integração Social.

Essa praticidade do Simples Nacional é restrita a empreendimentos que faturam no máximo R$ 3,6 milhões anualmente.

O Lucro Real

Já o Lucro Real é o regime tributário obrigatório para empresas que faturam anualmente acima de R$ 78 milhões. Apesar disso, qualquer empresa pode ser optante por esse regime, caso julgar pertinente para seus negócios.

Sua metodologia sustenta-se sobre a apuração de receitas e a dedução de custos e despesas da empresa. Assim, os impostos sobre a arrecadação da empresa é feito em função do lucro real obtido por ela.

Tanto o IRPJ quanto o CSLL são determinados periodicamente em função dos resultados da empresa, ou seja, pela apuração de seu Lucro Líquido. O Lucro Real costuma ser mais interessante para empresas que possuem características como baixas margens de lucro ou prejuízo.

O Lucro Presumido

O Lucro Presumido atende a empresas que faturam no máximo R$ 78 milhões anuais. Ele oferece uma maneira simplificada para obter os valores do IRPJ e da CSLL. Como o próprio nome sugere, ele presume o lucro que a empresa pode obter a partir de sua receita bruta, bem como de outras receitas.

Nele, surge uma alternativa para empresas simplificarem seus cálculos. Em vez de calcular os impostos a partir da arrecadação da empresa, nesse caso, existe uma previsão de qual será o lucro dela em função das atividades que exerce.

Assim, o diferencial do Lucro Presumido é que, nessa modalidade, o cálculo acontece sobre o lucro de todas as empresas de seu ramo de atuação, o que gera um valor médio de lucro das empresas. Consequentemente, obtém-se um valor médio da alíquota de impostos.

Esse regime exclui empresas com faturamento anual de até R$ 48 milhões que desempenham atividades não financeiras ou equiparadas e sem resultados vindos do exterior.

O Lucro Presumido é interessante principalmente para empresas que conseguem obter lucro superior ao da média nacional, ou seja, aquele que é presumido pelo governo.

O Lucro Arbitrado

Existe ainda, além dos 3 regimes tributários citados, uma opção especial. Trata-se do Lucro Arbitrado. Ele ocorre em situações em que a empresa tem sua escrituração contábil desclassificada pelo Fisco devido a distorções.

Nesse tipo de situação, caso a receita bruta possa ser mensurada, as alíquotas utilizadas no lucro presumido devem definir a base de cálculo do IRPJ e da CSLL acrescidas em 20%.

Já em casos nos quais a receita bruta não pode ser mensurada, o lucro deverá ser arbitrado por procedimento de ofício, sendo estabelecidos outros critérios para a apuração dos impostos. Além disso, o próprio contribuinte pode arbitrar desde que tenha provas de que os documentos dos cálculos foram extraviados.

Uma dica útil

Uma dica interessante que pode ajudar você a fazer a melhor escolha é realizar uma reavaliação periódica dos impostos que incidem sobre sua empresa dentro de cada um dos modelos de regime tributário disponíveis.

Como essa mudança pode ser feita anualmente (todo mês de janeiro), o ideal é que seja realizado um cálculo considerando sua empresa enquadrada em cada uma dessas opções sempre antes da virada do ano.

Assim, você tem condições de estimar se seu empreendimento vai funcionar melhor considerando as opções disponíveis.

Escolher o regime tributário mais adequado para seu empreendimento pode ser uma tarefa complexa. Porém, ela é de extrema importância do ponto de vista econômico.

Sendo assim, não deixe de investir em uma análise correta das características de seu negócio para ter condições de decidir bem entre as opções disponíveis.

Como escolher o melhor regime tributário

A dúvida que você pode ter nesse momento é: “como fazer o enquadramento tributário para minha empresa em especial?”.

Existem procedimentos que podem ser adotados para que você escolha o regime ideal. Tudo depende do planejamento tributário, no qual você garante uma melhor gestão de tributos e cria mecanismos para reduzir o impacto da carga tributária no seu empreendimento.

Não pense que o Simples seja necessariamente a sua melhor opção. Ao fazer a análise comparativa de acordo com as características da sua empresa, você poderá ser surpreendido.

Sendo assim, confira nossas dicas para que, dentro desse processo, você tenha condições para economizar na definição do regime tributário.

Faça simulações

Como se trata de algo que varia de empresa para empresa (considerando perfil, faturamento, atividade, entre outros), a medida recomendada é bastante simples: faça um exercício de projeção e considere a sua companhia dentro de cada um dos regimes tributários disponíveis.

Nesse caso, reúna todos os recursos possíveis e faça (de preferência com o auxílio de um especialista) o cálculo da incidência dos tributos na sua empresa considerando o Simples Nacional. Obtidos os resultados, realize os mesmos procedimentos com o enquadramento no Lucro Real e assim por diante, considerando o Lucro Presumido e até mesmo o Lucro Arbitrado.

Assim você terá critérios para avaliar como se dará na prática o enquadramento da organização nas opções que ela tem.

Analise o histórico da empresa

É bom lembrar que a escolha pode ser realizada anualmente. Sendo assim, analise os números apresentados por ela no período anterior.

Tenha em mãos ferramentas como o balanço patrimonial da organização, bem como suas demonstrações, sejam elas de fluxo de caixa ou de resultados do exercício. O ideal é que você tenha recursos para fazer uma análise sobre o desempenho fiscal e dos fundos da empresa.

Para que a simulação seja feita com precisão, é indispensável que os elementos que você tiver à disposição sejam fiéis à sua realidade.

Por isso, ter uma gestão racional do seu empreendimento, com o máximo possível de números a respeito dele, é uma prática que também faz a diferença na escolha do regime tributário.

Perceba que um bom gerenciamento do negócio é fundamental na redução dos custos que ele apresenta até mesmo indiretamente, pois é ele quem dará a você ferramentas para escolher o regime tributário mais vantajoso do ponto de vista econômico para a empresa.

Considere sua atividade

Basicamente, são dois fatores que precisam ser considerados na escolha do regime tributário: o faturamento, que deve ser analisado nos seus pormenores, e a atividade, pois os diferentes regimes estabelecem critérios quanto aos tipos de exercício das empresas.

O importante é saber que a área de atuação da organização também é determinante na escolha do regime ideal. Em alguns casos, como no Lucro Real, somente o fato de a empresa operar em determinado segmento já a obriga a ser enquadrada na modalidade. Isso acontece com negócios do setor financeiro, que não podem escolher entre as outras opções.

Já no caso do Simples Nacional, existe uma lista com as atividades permitidas. Confira se o trabalho de sua companhia se encaixa nela antes de considerar o enquadramento nessa categoria.

Além disso, é preciso ter atenção total aos impactos de cada modalidade na performance operacional da empresa. A incidência costuma variar entre práticas do setor industrial, comercial e de prestação de serviços.

Tenha em mente os critérios de cada regime para as atividades exercidas por sua companhia, sejam elas as principais ou as secundárias. Isso deve ser considerado até mesmo no momento de abertura da empresa, em que você pode fazer opções mais vantajosas sob o ponto de vista fiscal.

Faça a previsão de lucro

Para que o cálculo seja realizado de maneira adequada, é preciso conhecer a margem de lucro da empresa, bem como saber quais são os seus gastos. Faça essa avaliação em função do preço de venda do produto ou serviço, o valor de seus impostos e o lucro líquido final.

Existem motivos para isso: como visto, o Lucro Presumido mostra-se altamente vantajoso quando o lucro obtido pela empresa fica acima da média nacional de sua atividade. Por isso, é fundamental que você tenha meios para estimar os valores antes de fazer o enquadramento, para garantir os benefícios da modalidade, se for o caso.

Com um planejamento tributário bem realizado, sua empresa garante meios para tornar esse tipo de prática comum em sua rotina, por isso ele é amplamente recomendado.

Atue de acordo com as normas tributárias

A sonegação fiscal é um dos grandes problemas que surgem em função da alta carga tributária presente no país. Entretanto, ela não é fruto somente de má-fé dos gestores, surgindo também em consequência de erros por falta de experiência.

É por isso que é recomendável ter um entendimento mais amplo do funcionamento dos regimes tributários, até mesmo por medida de segurança.

Sem a devida compreensão das normas tributárias, suas chances de cometer erros aumentam e os riscos se potencializam.

Por isso, jamais tente proceder sem esse conhecimento. Evitando as ameaças, sua empresa consegue se prevenir de problemas como atrasos, multas e outras penalizações que podem comprometer seu futuro.

Trabalhe com especialistas

Para que você tenha condições de fazer a melhor escolha dentre as possibilidades apresentadas, o ideal é contar com um especialista na área de contabilidade para esse trabalho. Ou até mesmo um escritório responsável pelo segmento para você.

Existem peculiaridades nos regimes tributários brasileiros que, além de dificultarem a ação de pessoas leigas, também podem consumir seu tempo e comprometer sua ação nos setores em que atuam com experiência.

É preciso considerar o grande número de leis e procedimentos que envolvem a questão tributária no país. Como elas são muitas e costumam ser alteradas constantemente, seu acompanhamento tende a ser muito difícil, até mesmo para profissionais.

Sendo assim, tanto para evitar o surgimento da figura do gestor “faz tudo” quanto para garantir a realização dos procedimentos de forma adequada, o ideal é trabalhar com especialistas.

Você gostou deste post? Então continue com a visita em nosso blog e leia o conteúdo sobre Legislação Tributária: conheça os 9 maiores desafios das empresas hoje.

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Responsável legal x representante legal: qual a diferença entre eles?

Representante legal ou responsável legal: afinal, quem é que pode utilizar o certificado digital em nome da empresa? Essa é uma dúvida comum de empreendedores e empresários que estão obtendo seu certificado digital.

A certificação digital é uma credencial que possibilita a transmissão de dados eletrônicos com segurança, além de viabilizar a assinatura de documentos eletrônicos com a mesma validade jurídica de uma assinatura convencional. Tanto pessoas físicas como pessoas jurídicas podem obter sua certificação através de uma entidade credenciada pela Infraestrutura das Chaves Públicas do Brasil (ICP-Brasil).

Pessoas jurídicas, no entanto, podem realizar esse procedimento por meio de uma procuração pública, motivo o qual, muitos empreendedores e empresários têm dúvidas sobre quem pode ser o titular desse tipo de procuração e quem ficará responsável pelo certificado digital: o responsável legal ou um representante legal. Para esclarecer sobre essa questão e saber mais, continue acompanhando nosso post!

Representante legal X responsável legal

Em termos genéricos, um representante legal é alguém que representa uma entidade ou uma empresa e é nomeado em seu ato constitutivo, ou seja, no contrato social ou estatuto social. Esse representante legal, por sua vez, pode outorgar poderes para um terceiro atuar em nome da empresa, por meio de uma procuração. Esse terceiro é denominado responsável legal e possui poderes específicos e determinados para atuar em nome da empresa.

Enquanto um representante legal possui responsabilidade integral perante todos os atos da empresa, o responsável legal tem sua responsabilidade limitada àqueles atos que está autorizado a praticar.

Quando tratamos da certificação digital, as entidades autorizadas exigem para obtenção do certificado, a nomeação do titular, do representante legal e do responsável legal, que ficará habilitado para realizar todos os atos que demandem a apresentação do certificado.

Certificação digital e representatividade

Quando um determinado encarregado por uma pessoa jurídica vem até uma entidade credenciada pela ICP-Brasil para emitir seu certificado digital, o primeiro documento que irá assinar é um termo de titularidade, onde deverá informar sobre o titular, o representante e o responsável.

O titular será sempre a própria pessoa jurídica, ou seja, a empresa que detém o certificado. O representante legal, por sua vez, será aquele indicado no ato constitutivo da empresa que poderá outorgar a procuração para que seja dado andamento ao processo de obtenção do certificado. O responsável, por fim, é aquele que efetivamente tem a posse do certificado e sua chave privada. Em regra, o responsável legal não precisa ser o representante da empresa e pode ser qualquer terceiro, ainda que o ato constitutivo nada fale.

Para que haja nomeação do responsável, é necessário que este compareça pessoalmente portando seus documentos e junto do representante legal da empresa, que é o único que possui poderes para a emissão do certificado digital em nome da pessoa jurídica.

Ocorre que, muitas vezes, o estatuto social da empresa autoriza que sua representação seja feita por outras pessoas que não os representantes ali indicados, quando diz, por exemplo, que os representantes, em conjunto, poderão escolher um terceiro para praticar os atos em seu nome. Para esses casos foi editada a Resolução CG ICP-Brasil n° 79/2010, que determina que esse terceiro seja autorizado por meio de uma procuração pública com poderes especiais conferindo maior segurança à ICP-Brasil.

A procuração pública, portanto, vale apenas para os representantes da empresa na hipótese de o ato constitutivo trazer expressa previsão nesse sentido. Não vale, portanto, para o titular, nem para o responsável pelo uso, que apenas pode comparecer pessoalmente, vedada qualquer espécie de procuração para a sua função.

Caso o prazo da procuração apresentada tenha um prazo de validade inferior ao do certificado digital, isso não significará um problema. A exigência das entidades certificadoras é apenas de que a procuração esteja válida na data da solicitação do certificado, preenchidas as condições especificadas aqui.

Por exigência da Declaração de Políticas de Certificação da Receita Federal do Brasil, o representante e o responsável no termo de titularidade devem ser a mesma pessoa e, essa pessoa também deve ser aquela responsável pelo CNPJ da empresa.Todo CNPJ cadastrado junto a Receita Federal conta com uma pessoa física incumbido por este cadastro e, para a aquisição do certificado digital, apenas essa pessoa pode figurar como representante e responsável legal.

Ainda que ao constitutivo da empresa preveja outros representantes legais, apenas aquele que é responsável pelo CNPJ da pessoa jurídica poderá ser o representante no caso do certificado digital.

Tipos de certificação digital e procuração

Existem dois tipos de certificado digital, um destinado a pessoas físicas e outro à pessoas jurídicas.

Para a aquisição do certificado de pessoa física, não é possível a utilização de qualquer espécie de procuração. No caso de pessoas jurídicas, a utilização da procuração somente será admitida quando o estatuto ou o contrato social da empresa assim autorizarem. Micros, pequenas, médias e grandes empresas podem se valer de uma procuração pública para obter seu certificado digital. A procuração deve ter a forma pública e especificar poderes especiais, conforme especifica a Resolução CG-ICP Brasil n.º 79, de 28.05.10.

A exigência de uma procuração pública, que precisa ser lavrada perante um tabelião, tem por objetivo aumentar a segurança dificultando assim as fraudes. Para garantir a mais absoluta segurança do sistema, o ideal seria vedar a emissão de certificado digital mediante procuração. Porém, como o próprio Direito Civil e o Direito Comercial admitem o uso de procuração pública para casos semelhantes, aceitar a outorga de procuração no caso da emissão de certificados digitais de pessoas jurídicas foi apenas uma forma de evitar conflitos legais que poderiam gerar questionamentos e complicações na implementação do sistema.

Além da procuração, como já comentamos aqui, o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação tornou obrigatória a comunicação pelas entidades certificadoras de tentativas de irregularidades na emissão de certificados, com o objetivo de prevenir fraudes.

No caso de certificado digital emitido em nome de pessoa física, este será emitido apenas em nome do interessado. Por isso, para obter o certificado é necessário comparecer pessoalmente munido de todos os documentos nas entidades credenciadas.

Você tem empresa e utiliza o certificado digital? Contou com algum problema na hora de autorizar seu responsável legal pelo certificado? Deixe seus comentários abaixo e compartilhe sua experiência conosco!

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O ágil desenvolvimento tecnológico no Brasil e no mundo tornou a venda online uma tendência de negócio bastante vantajosa. Montar uma loja virtual garante custos baixos nos processos, ampliação da área de atuação, aquisição de mais clientes, comodidade, entre outras vantagens.

O ramo de e-commerce é um dos que mais se expande em nosso país. Segundo dados do site E-commerce Brasil, esse mercado cresceu 15% em 2018 e tem previsão de faturamento de R$69 bilhões.

Isso é possível graças ao aumento da facilidade de acesso a uma internet rápida, além da aceitação da tecnologia pelos cidadãos brasileiros. Apesar do crescimento da área, a loja virtual gera diversos desafios que devem ser superados pelos gestores.

Assim, é preciso que o administrador se adapte à tecnologia e conheça as necessidades desse tipo de loja. Neste artigo, mostramos os 5 principais desafios na venda online e suas respectivas soluções. Confira!

Os principais desafios para venda online e suas soluções

1. Demonstração de segurança ao consumidor

Domínios digitais estão suscetíveis a ataques de criminosos virtuais cujas finalidades são subtrair dados dos clientes e adquirir vantagem indevida. Por essa razão, os consumidores evitam inserir seus cartões e dados nas lojas online.

Um dos primeiros e maiores desafios do gestor será garantir a segurança do consumidor e evidenciá-la. Esse objetivo pode ser conquistado por meio do certificado SSL. O Secure Socket Layer (SSL) consiste em um padrão global de tecnologia que cria um canal criptografado entre o servidor da loja e um navegador.

A tecnologia funciona da seguinte forma: o servidor web criará duas chaves criptográficas, uma privada e uma pública. A primeira deve ser mantida em segurança pelo proprietário da loja virtual, enquanto a segunda, que não é secreta, precisa ser interligada ao banco de dados do site.

Para ter acesso aos dados do servidor é preciso unir as duas chaves. A privada estará na posse de uma pessoa de confiança. Isso torna a comunicação entre o site e o servidor mais segura, pois a chave impede a interceptação e a subtração de dados por terceiros.

O site protegido por essa tecnologia é facilmente reconhecível, basta procurar por um ícone de cadeado ao lado esquerdo do endereço da página. Isso aumenta a confiança do consumidor, pois ele poderá efetuar as compras na loja tranquilamente e sem se preocupar com ataques virtuais.

2. Administração da logística

Quando se trata de e-commerce, a logística é uma das questões mais importantes a ser considerada. Afinal, uma das principais expectativas do consumidor ao realizar compras online está relacionada à eficiência da entrega.

É preciso ter em mente que a loja enviará produtos para todo o território nacional e atenderá a um grande número de clientes. Além disso, conforme o negócio se desenvolve, a cada dia se torna mais difícil controlar a compra e recepção de produtos ou insumos, o estoque, os procedimentos de envio, o fretamento, entre outros elementos logísticos.

A solução ideal para assegurar uma boa administração nessa área consiste no desenvolvimento de um sistema funcional e em uma gestão financeira capaz de acompanhar o crescimento da empresa.

Isso significa que o procedimento de envio adotado deve ser pensado em longo prazo. Dessa forma, o gestor precisa considerar que possivelmente atenderá a uma grande demanda no futuro.

Também é importante estar atento à transparência. Assim, transmita os dados reais mesmo que um produto demore para chegar às mãos do cliente. Essa etapa é relevante para a fidelização dos consumidores, pois eles saberão que podem confiar nos prazos estipulados pela loja.

3. Organização da equipe e do estoque

É plenamente possível começar um e-commerce trabalhando home office: o gestor pode armazenar os produtos e controlar a loja diretamente de sua casa. Mas, com o crescimento do negócio e a expansão de seus clientes, a necessidade de contratação de uma equipe é inevitável, bem como a gestão de estoque.

Para assegurar uma boa organização, dedique um tempo para conhecer seus colaboradores e avalie seus pontos fortes e fracos. Isso permitirá que eles sejam alocados nas atividades certas conforme suas competências, o que aumentará a produtividade e a qualidade do serviço.

Quanto à gestão do estoque, o e-commerce fornece uma vantagem em comparação a outras lojas convencionais: não há necessidade de um local físico para deixar os produtos à mostra. Assim, a preocupação do gestor deve ter foco no armazenamento adequado dos produtos.

O negócio precisa estocar mercadorias conforme a demanda do mercado, sem excessos ou faltas. Para atingir esse equilíbrio, faça um controle das saídas de produtos adquiridos pelos clientes e realize pesquisas de mercado constantemente para entender os gostos dos seus consumidores.

4. Utilização da tecnologia de forma correta

A tecnologia é o elemento principal do e-commerce. Assim, é preciso contar com um bom software que auxilie no controle de entrada e saída de recursos, na gestão financeira e na medição e análise de dados.

Além disso, é muito importante utilizar uma plataforma online que deixe a navegação simples e intuitiva, a fim de obter uma vantagem tecnológica e agradar ao máximo seus consumidores.

Outro fator relevante consiste na otimização do acesso da loja virtual para dispositivos móveis, a fim de garantir uma boa experiência aos visitantes. Celulares potentes e internet móvel estão se tornando cada vez mais acessíveis à população brasileira. Consequentemente, uma parcela relevante dos seus consumidores acessará sua loja por meio desses aparelhos.

5. Geração de visibilidade para o site

Por fim, além dos aspectos técnicos do site, como acessibilidade móvel e certificado SSL, é preciso assegurar a visibilidade da loja para o seu público-alvo.

Como o e-commerce é um ramo em constante crescimento, pode ser difícil se destacar perante os concorrentes do mercado. Para divulgar sua plataforma é preciso investir em marketing digital, aumentar a presença nas redes sociais e adquirir links patrocinados em diferentes plataformas.

Outra técnica eficaz consiste no desenvolvimento de uma estratégia de marketing de conteúdo. Essa é uma metodologia que busca conquistar o leitor com materiais relevantes, fazendo com que ele encontre e se interesse pela sua marca.

Além disso, essa estratégia utiliza técnicas para garantir um bom posicionamento da sua loja em buscas efetuadas em ferramentas como Google e Bing.

Apesar de lucrativa, a venda online exige cuidados especiais para que ela seja feita de forma adequada e proporcione bons resultados. Além da gestão, é preciso conhecer a tecnologia e garantir a sua segurança, a fim de evitar danos aos consumidores.

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Um dos maiores desafios de qualquer empreendedor, independentemente do porte e segmento de atuação, é administrar de forma eficiente o próprio negócio, principalmente com uma concorrência cada vez mais acirrada. E na correria do dia a dia, muitos gestores acabam deixando de lado várias práticas simples, mas que podem facilitar muito a rotina empresarial e oferecer um diferencial competitivo, como é o caso da gestão de documentos.

A gestão de documentos consegue tornar os arquivos do empreendimento mais organizados e fáceis de serem encontrados. Além disso, há um ganho de confiabilidade para o empreendimento, que terá registros acessíveis e com alta integridade.

Porém gerar um fluxo de documentos inteligente dentro da empresa pode se tornar bastante complicado quando o empreendedor desconhece certas práticas de gestão ou acredita que elas são desnecessárias. Esses fatores reduzem a capacidade da companhia criar uma rotina de trabalho com alta performance, custo reduzido e potencial para atender às demandas de todos os setores.

Por isso, neste post vamos entender qual a importância de um fluxo de documento mais inteligente e quais os principais passos para chegar à eficiência. Confira abaixo!

Mas o que é gestão de documentos?

A gestão de documentos é um conjunto de práticas que visam facilitar o uso, o armazenamento e a avaliação das informações geradas pela empresa, otimizando processos e tornando as tarefas do dia a dia mais ágeis, eficientes e racionais.

De maneira simplificada, a gestão de documentos é uma estratégia capaz de possibilitar a criação de um ambiente em que todas as informações geradas pela empresa sejam corretamente armazenadas, possibilitando que todos os arquivos sejam mantidos adequadamente organizados e seguros. Dessa forma, o negócio consegue gerar mais integridade para os seus arquivos, além de manter os mesmos mais acessíveis, protegidos contra ataques e livre de erros causados pelo mau armazenamento de informações importantes.

Digitalização de documentos: o primeiro passo para uma gestão inteligente

NF-e, DIPJ, DACON, Dirf, IRPF, ECF-Fiscal, ECD-Contábil, EFD-Contribuições e inúmeras outras exigências obrigaram o empreendedor a rever os processos organizacionais e a investir em ferramentas tecnológicas que possibilitem a emissão e o armazenamento seguro de tais informações.

Desde a implementação do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), muitas mudanças vêm exigindo adequações mais inteligentes e personalizadas, principalmente com a informatização de uma série de obrigações acessórias.

E como o fluxo de documento tende a aumentar a cada ano, fazer uso de um software eficiente é fundamental. E é nesse cenário em que entra a gestão eletrônica de documentos. Graças à ela é possível ter maior controle sobre os dados e informações produzidas por cada setor do negócio, ajudando a classificar e a armazenar adequadamente todos os arquivos do negócio.

Mas o que é digitalização de documentos?

A digitalização de documentos nada mais é que o processo de converter documentos físicos em formato digital. Então, se antes o empreendedor era obrigado a dispor de um espaço da empresa para guardar centenas de caixas contendo arquivos e documentos, com a digitalização tudo é mais fácil

Todos os dados são salvos em pequenos discos (ou na nuvem, caso a companhia opte por essa estratégia). Isso reduzirá drasticamente o espaço necessário para que a empresa mantenha os seus documentos protegidos.

Vale destacar, também, que digitalizando os seus documentos, o negócio torna as suas rotinas de gestão de dados mais simples. A implementação de regras de controle de acesso, a criação de cópias e o monitoramento de quem visualiza ou modifica conteúdos passam a ser feitos com maior precisão e agilidade. Assim, gestores podem focar nos seus processos críticos e na necessidade de atender às demandas de usuários, clientes e parceiros comerciais.

Quais as etapas necessárias para realizar um fluxo de documentos inteligente e digital?

Os benefícios da digitalização incluem a redução do uso de papel e acesso rápido à informação, além de economia de tempo e maior produtividade. Aplicar técnicas modernas para gerenciar eletronicamente os documentos oferece maior segurança e eficiência aos processos do empreendimento.

Além disso, é possível realizar o arquivamento e o gerenciamento da documentação, incluindo a certificação digital dos arquivos, dentro das normas previstas na legislação brasileira. Assim, mesmo mudando a forma como os seus dados são acessados, o gestor pode garantir que todas as rotinas internas estarão alinhadas com os processos de compliance e as normas legais atuais.

No começo pode parecer um pouco complexo, mas no futuro todo o esforço valerá a pena. Vejamos como realizar corretamente a criação de um fluxo de documentos inteligente e digital:

1º passo: preparação dos documentos

Separe todos os documentos que estão aptos para a digitalização. Retire os grampos, faça a higienização ou remova qualquer tipo de objeto que prejudique na hora do escaneamento. Isso é fundamental para tornar a leitura dos mesmos mais simples e prática.

2º passo: faça uma pré-catalogação dos dados

Antes de digitalizar, é possível já separar por data, assunto, cliente ou qualquer outra especificação que facilite a alocação do documento nas devidas pastas eletrônicas. Faça por etapas, sempre verificando se realmente as informações estão sendo transferidas para os devidos arquivos digitais. E se julgar necessário, crie um sistema de nomeação que facilite a busca pelos arquivos

3º passo: salve os dados em um local seguro

Esse é um dos momentos críticos. A empresa deve salvar os documentos digitalizados em um local seguro e de fácil controle. Isso inclui não só a infraestrutura física, mas também os sistemas utilizados para manter dados a salvo.

Após a digitalização, é possível migrar todos os documentos para um software de gestão, possibilitando o arquivamento digital disponível para todos os setores da empresa, de qualquer lugar e a qualquer hora. Assim, profissionais de diferentes áreas conseguirão consultar, em um ambiente centralizado, todos os registros mais importantes para o negócio.

E se necessário, você pode migrar os dados para a nuvem. Em um ambiente de cloud computing, os registros do negócio tornam-se disponíveis para todos os profissionais, independentemente do local em que eles encontrarem-se.

4º passo: defina políticas para manter dados íntegros, seguros e confiáveis

Após salvar os arquivos, o negócio deve garantir que todos os registros continuarão bem protegidos contra falhas, ataques e tentativas de roubo de dados. Para isso, existem três estratégias que podem ser criadas: uma política de controle de acesso, a implementação de processos de backup de dados e a definição de testes de integridade.

Essas três rotinas, juntas, auxiliarão a companhia a impedir que os dados sejam modificados indevidamente, que fiquem indisponíveis após algum problema e que sempre estejam acessíveis com a sua estrutura intacta. Dessa forma, o processo de digitalização de documentos poderá ser incorporado por toda a companhia.

Mas quais as vantagens de digitalizar e armazenar eletronicamente os documentos da empresa?

Como falamos anteriormente, a opção pela criação de um fluxo de documentos inteligente e mais conectado pode trazer uma série de benefícios ao negócio. Alguns deles envolvem a redução do uso de papel e a melhoria dos processos de gestão de dados. Confira abaixo os principais!

1 – Redução de papel e sustentabilidade

O processo de transição do papel para o digital já é uma grande vantagem competitiva, tornando-se uma importante ferramenta de gestão dos negócios.

Com a digitalização e a possibilidade da adoção da Assinatura Digital de Documentos Eletrônicos, há uma redução da quantidade de papel gerada diariamente, o que, consequentemente, resulta em benefícios relacionados à sustentabilidade. A empresa poderá atrair mais clientes por ter processos com menor impacto ambiental. Em outras palavras, uma rotina sustentável traz mais lucros para o empreendimento.

Fica claro que a digitalização de documentos e seu compartilhamento online reduz drasticamente a necessidade de cópias em papel. Com isso se economiza em folhas e material de impressão, e há menor desgaste dos equipamentos. Uma vez que a companhia passe a ter menos gastos com materiais de escritório e as suas impressoras apresentarem uma longa vida útil, o empreendimento terá mais recursos disponíveis para realizar investimentos estratégicos.

Além disso, a simplificação dos processos de gestão dá aos funcionários a possibilidade de focar em atividades urgentes e prioritárias. Todos atuarão com a certeza de que as chances dos arquivos serem extraviados será a menor possível.

Vale destacar também, que custos relacionados ao envio de documentos por meios físicos, assim como a necessidade de possuir um ambiente de grande porte para manter dados em papel cairão continuamente. Com tudo disponível online, a troca de informações entre todos os setores é feita com a máxima segurança. Em outras palavras, todos saem ganhando, inclusive o meio ambiente.

2 – Redução de custos

Otimizar os recursos disponíveis, aumentar a produtividade e reduzir os custos são princípios básicos que fazem parte do “topo” no planejamento de qualquer empresa. Essas estratégias tornam o negócio mais eficaz e com maior capacidade de atender às demandas de clientes e parceiros comerciais.

E nesse cenário, investir na gestão eletrônica do fluxo de documento é uma das soluções de maior impacto. Com a possibilidade de armazenamento em nuvem, os custos com impressão são reduzidos: os documentos só são impressos sob demanda e em menor quantidade.

A nuvem também elimina gastos que o negócio pode ter com a necessidade de armazenar fisicamente folhas de papel. Em um único disco rígido é possível salvar milhões de contratos e informações como comprovantes de transações financeiras e pagamento de contas. Ao mesmo tempo, como os processos de gestão são simplificados, o empreendimento elimina parte dos gastos operacionais existentes.

4 – Maior controle

Com a gestão eletrônica de toda a documentação da empresa, o empreendedor passa a ter controle de todos os processos da organização, desde a emissão de uma nota fiscal até a entrega de uma declaração contábil.

Se antes o gestor tinha que procurar em arquivos isolados e documentos estocados fisicamente para ter acesso a determinada informação, com a digitalização todo o acervo fica disponível com apenas um toque.

Além disso, com o uso da certificação digital é possível criar níveis de acesso aos documentos, tornando-os de acesso restrito, inviabilizando que qualquer um possa acessar, ou pior, furtar determinadas documentações.

5 – Aumento da produtividade

Manter documentos em meios digitais os torna mais acessíveis. A empresa poderá consultar uma informação rapidamente, independentemente do tamanho do seu banco de dados. E, a partir do momento em que o colaborador não precisa mais perder tempo procurando certos documentos ou arquivos em meio físico, a produtividade também aumenta.

Ao gerenciar todos os documentos de forma eletrônica, é preciso ter em mente que todas as informações estarão organizadas e disponíveis de maneira imediata e, melhor, atualizadas constantemente. O tempo de acesso será proporcional ao desempenho dos dispositivos de armazenamento e sempre poderá ser otimizado em busca de mais velocidade e precisão.

6 – Segurança

Um dos pontos principais de qualquer fluxo de gestão de documentos é a segurança dos dados. É fundamental que o negócio consiga impedir que registros ficarão disponíveis para as pessoas erradas.

Ao apostar na documentação digital, o negócio consegue restringir o acesso aos arquivos apenas às pessoas autorizadas com alguns cliques. E também é possível fazer backups automáticos para manter cópias de segurança em diferentes ambientes. Assim, o gestor pode evitar que documentos importantes se percam após uma falha em um dispositivo, problemas de disponibilidade ou uma simples remoção não autorizada de um dado.

7 – Mobilidade

Outra grande possibilidade é a mobilidade. Com o armazenamento eletrônico, é possível contar com a sincronização em diversos dispositivos (celular, smartphone ou tablet), o que deixa o gestor atualizado sobre todas as movimentações realizadas pela empresa.

Bastará uma conexão com a internet para que um profissional possa verificar dados importantes. Isso impede, por exemplo, que a adoção de métodos de trabalho modernos, como os regimes de home office, prejudiquem a produtividade de profissionais e times inteiros: não importa o local, todos sempre terão as suas informações mais importantes disponíveis para uso.

Importância da gestão eletrônica de documentos

A gestão eletrônica de todo o fluxo de documentos da empresa é, sem dúvida, uma solução que garante agilidade nos processos, oferecendo maior segurança no armazenamento e aumentando consideravelmente a produtividade.

Ao contrário de documentos físicos, em que é preciso sempre levar em consideração o espaço disponível para armazenamento, no formato digital é possível criar uma logística personalizada de arquivamento facilita a busca de uma informação. Tudo fácil, ágil e rentável.

Além disso, essa estratégia traz mais competitividade para o negócio, que terá a capacidade de garantir a seus clientes e parceiros comerciais que qualquer dado estará seguro. Políticas de segurança e backup terão a capacidade de tornar o ambiente interno mais dinâmico e inteligente, sem erros ou problemas de gestão. E com a possibilidade de ter mais tempo livre para focar no atendimento a demandas do mercado, a empresa terá níveis de produtividade elevados.

A adoção de uma gestão do fluxo de documentos inteligente faz parte de um grande conjunto de mudanças que tomou o mercado corporativo nos últimos anos. Ela é chamada de transformação digital. Veja como preparar o seu negócio para ela em seis passos!

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VALID Certificadora

A inovação se tornou um requisito essencial para as empresas brasileiras continuarem atuando no mercado. O mesmo aconteceu para todos os empresários e profissionais do ramo contábil.

Foi exatamente por essas questões que surgiu a cultura da inovação na contabilidade. Para aprimorar a eficiência e ampliar sua clientela, uma gestão contábil também deve ser dotada de soluções práticas e eficazes.

Este texto traz dicas importantes sobre como implementar inovações tecnológicas de uma forma inteligente na contabilidade, além de explicar do que se trata a cultura da inovação. Acompanhe!

O que é cultura da inovação na contabilidade?

Primeiramente, entende-se aqui “inovação” por alterações na forma de administrar um estabelecimento, no treinamento de funcionários, nas atualizações tecnológicas e como outras mudanças que intensifiquem a eficiência de toda a produção do setor. A cultura da inovação consiste em trazer novidades de forma contínua e incentivar que todos os envolvidos se adaptem a elas.

De uma forma geral, o mercado está sempre buscando novas tecnologias e aproveitando ao máximo os benefícios oferecidos por elas. Uma empresa pode até apresentar bons resultados anualmente, porém, se ela não se renovar constantemente, acabará se tornando ultrapassada, deixando de garantir seu faturamento com o passar do tempo ou até mesmo falindo.

O ramo da contabilidade possui um grande espaço para inovações não somente no sentido tecnológico, mas também na renovação de conceitos, princípios e na organização de uma forma geral. Tais mudanças são capazes de facilitar consideravelmente o trabalho de todos os contadores e contabilistas.

Quais são as inovações e como elas afetam os resultados?

As possibilidades para inovações são grandes, assim como suas vantagens. O único limite é a criatividade dos interessados. A seguir, confira 5 dicas de como preparar um escritório ou setor contábil para potencializar seus resultados:

1. Implementação de softwares contábeis

Atualmente, a maioria dos escritórios fazem uso de softwares para realizar suas atividades diárias. Porém, alguns deles foram criados especialmente para aumentar a eficiência do trabalho de profissionais contábeis, que possibilitam o compartilhamento de dados de forma instantânea e automatizam processos puramente mecânicos, reduzindo drasticamente a burocracia.

Outra forma na qual a tecnologia pode ser surpreendentemente vantajosa é no uso de ferramentas que proporcionam o armazenamento de arquivos em nuvem.

Tais programas permitem que seus documentos sejam acessados de qualquer lugar; basta ter conexão com a internet que o alcance à informação pode se dar em um notebook, tablet ou até mesmo em um celular. Além disso, todo o espaço físico ocupado por grandes pilhas de papéis será substituído por um simples e compacto servidor eletrônico.

2. Capacitação de funcionários

Uma gestão de pessoas feita de forma inteligente e estruturada é primordial para que o negócio funcione da forma pretendida. Afinal de contas, não basta ter equipamentos modernos, os operadores devem ser capacitados para utilizá-los.

Planeje um treinamento para ensinar o uso das tecnologias implantadas no estabelecimento a todos os seus funcionários. Além disso, sempre mantenha um manual de instruções por perto para esclarecer possíveis dúvidas.

Outra forma de capacitação é por meio de cursos profissionalizantes online. Com o avanço da internet, o ensino a distância se ampliou. Aproveite essas oportunidades para aprimorar seu conhecimento e de seus funcionários.

3. Uso do certificado digital

certificado digital  é a identificação no meio eletrônico de uma pessoa física, jurídica e/ou um equipamento. É utilizado nos sistemas contábeis para garantir o reconhecimento dos assinadores de maneira segura e prática. Com ele, é possível tornar seus atos perfeitamente válidos em toda a administração brasileira.

Essa revolução tecnológica fez desaparecer boa parte da morosidade e das burocracias nos escritórios contábeis. As tarefas rotineiras de uma entidade serão realizadas de forma ágil, prática e até mesmo a distância, se assim o responsável desejar.

4. Aproximação dos clientes

Hoje em dia, o acesso à internet atinge vários (senão todos) os segmentos sociais no Brasil, e ainda assim esse alcance vem crescendo exponencialmente nos últimos anos. Portanto, investir em ferramentas populares de comunicação online faz com que seu nome chegue a mais clientes.

Um domínio que traz artigos e atualizações diárias sobre serviços contábeis é um ótimo instrumento para demonstrar sua competência, já que se informar online é uma tendência atual da sociedade. Além do site, existem outros mecanismos de comunicação bastante efetivos para contatar facilmente seus clientes. Os principais são:

  • Facebook;
  • Instagram;
  • Twitter;
  • WhatsApp;
  • Skype;
  • LinkedIn.

5. Busca diária por inovações

Mudanças drásticas podem assustar as pessoas, pois sempre há dúvida se tais novidades serão positivas para o negócio. Mas é importante que profissionais que queiram prosperar financeira e profissionalmente saiam da zona de conforto.

Mantenha a mente aberta para mudanças e se planeje para sempre atualizar seu ambiente de trabalho. O próprio contador responsável pode reservar dias ou horários para pesquisar sobre inovações e estudar como implementá-las em sua empresa. Novidades sobre atendimento ao cliente, marketing de conteúdo e técnicas de gestão que podem alavancar o faturamento do negócio.

A cultura da inovação na contabilidade deve ser implementada na empresa como uma filosofia de trabalho, pois renovar processos ou serviços apenas uma vez não basta para se destacar no mercado. A busca pela atualização diária e constante multiplicará as vantagens garantidas pelas inovações, permitindo que a companhia se destaque perante seus concorrentes e se torne líder de mercado!

Que tal saber agora como economizar tempo e dinheiro em seu escritório? Não perca tempo e aprenda como reduzir burocracias no escritório de advocacia e contabilidade!

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