VALID Certificadora

Contribuintes devem estar atentos a detalhes, como o fim do programa Receitanet, e utilizar certificados digitais para garantir mais agilidade e segurança nas informações transmitidas

Em pleno período de entrega das declarações de Imposto de Renda, os contribuintes brasileiros devem estar atentos a algumas mudanças estabelecidas este ano pela Receita Federal. Diante das mudanças, e do maior número de detalhes exigidos nas declarações, especialistas recomendam que os contribuintes utilizem certificados digitais para fazer o acompanhamento de suas declarações.

Márcio Nunes, diretor geral da Valid Certificadora, lembra que, este ano, o prazo para fazer a declaração vai do dia 01 de março até o dia 30 de abril. “É sempre bom lembrar que, quanto antes a declaração for feita, mais cedo o contribuinte terá acesso à restituição”, lembra. Além disso, o executivo lembra que os contribuintes devem estar atentos às mudanças realizadas pela Receita para a declaração deste ano.
Em relação ao ano passado, o Imposto de Renda deste ano traz seis alterações relevantes às quais os contribuintes devem estar atentos”, ressalta Nunes. Uma delas é a mudança do painel inicial, onde todos os itens devem ser preenchidos. No programa deste ano, o novo design torna mais fácil localizar as abas de declaração nos campos bens, direitos, rendimentos etc.

Outra mudança foi realizada na declaração de bens. A partir deste ano, o contribuinte terá que informar detalhes dos bens declarados, tais como data de aquisição, área do imóvel e inscrição no IPTU. “Também é obrigatório, a partir deste ano, a apresentação de CPF para dependentes maiores de 8 anos”, informa Nunes.

Também mudou a alíquota efetiva do Imposto de Renda, que é área onde o programa mostra a relação entre o imposto devido e o total de rendimentos tributáveis. A recuperação dos nomes diretamente pelo sistema também ficou mais fácil. Este ano o programa vai importar automaticamente os nomes de declarações anteriores ou de outros campos. “Além disso, este ano haverá apenas um programa para declaração e transmissão. Acabou o Receitanet”, diz Nunes.

Certificado digital

Para que o contribuinte não se perca em tantos detalhes, Nunes recomenda o uso do eCPF (Certificado Digital Pessoa Física) para o envio da declaração. “Isso traz uma série de vantagens, como a declaração pré-preenchida com o histórico da última versão, preenchimento online no site da Receita, mais rapidez na retificação dos dados e, claro, mais segurança na transmissão”, afirma Nunes.

Além disso, o uso do certificado digital também possibilita o acompanhamento em tempo real da declaração, desde o processo de entrega até a restituição. “Outra vantagem é a possibilidade de correção de pequenos erros no preenchimento, mesmo após o envio da declaração. Isso reduz as chances de que o contribuinte caia na malha fina”, diz, lembrando ainda que o certificado garante a agilidade e a segurança das informações transmitidas.

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VALID Certificadora

O e-commerce é o mercado que mais cresce no Brasil. O aumento no número de lojas chega a 15% anualmente, isso ocorre pela alta lucratividade, facilidade de gerenciamento e menor impacto da crise. Isso torna montar loja virtual um ato excepcionalmente tentador para qualquer empreendedor.

Apesar da rápida expansão, esse ramo ainda não está saturado, pois o número de pessoas que adquirem produtos via internet também cresce exponencialmente. Dessa forma, é possível adquirir uma vasta clientela mesmo com bastante concorrentes.

Porém, a forma de planejar e gerenciar empreendimentos virtuais é completamente diferente de uma loja física. O marketing, segurança, atendimento, logística e outros fatores são estruturados de uma forma completamente diferenciada, pois tudo será feito à distância.

Caso você não tenha o conhecimento e os cuidados necessários, poderá não alcançar o sucesso almejado e arcar com prejuízos. Mas você pode ficar tranquilo! Aqui está um guia completo de como montar loja virtual de sucesso.

Nós trazemos, de forma clara, objetiva e bem detalhada, os seguintes tópicos:

  • como realizar o planejamento antes de abrir o negócio;
  • como garantir sua segurança contra invasores;
  • recomendações das melhores plataformas para criação da loja;
  • exposição de algumas dicas de marketing digital;
  • orientação de como lidar com clientes online.

Boa Leitura!

Planejamento para montar loja virtual

O planejamento é uma etapa essencial para a montagem de qualquer negócio. Todos os setores devem estar prontos desde o primeiro dia, caso contrário, as vendas não serão realizadas com sucesso. A seguir, você encontrará como arquitetar um projeto de e-commerce antes de colocar tudo em prática.

Lembre-se de que tudo deve ser bem registrado, senão informações valiosas poderão ser esquecidas ou perdidas.

Definição do ramo e produtos

Normalmente, o empreendedor virtual elege a mercadoria que será carro-chefe do negócio por preferência pessoal, entenderem dos produtos ou simplesmente escolhem aquele que acham ser lucrativo. Isso é uma falha grave de planejamento.

Primeiramente, é necessário realizar um estudo minucioso sobre cada ramo de e-commerce. Identifique quais estão saturados, quais permitem uma boa lucratividade e um crescimento futuro.

Por exemplo, imagine um ramo que não há lojas próximas de sua localidade de determinado produto, mas existe clientela disponível. Ao abrir um negócio nessa área você poderá economizar no frete e incorporar esses consumidores locais.

Outras formas de se diferenciar é conseguindo um fornecedor mais barato, disponibilizando mais meios de pagamento ou ter um marketing bastante atrativo. Você também pode se beneficiar se seus produtos forem o chamariz, oferecendo itens personalizados ou inovadores em comparações aos demais do mercado.

Mesmo que seu empreendimento não detenha uma peculiaridade distintiva, é possível conquistar triunfos se as demais características de sua loja forem impecáveis.

Como fazer uma pesquisa de mercado

Existe uma técnica específica para realizar uma pesquisa de mercado de forma completa e eficaz, é chamada de análise SWOT — ou matriz FOFA em português. Esse método analisa as Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças (eis a abreviação FOFA) do mercado.

Imagine um cenário em que você decida vender em loja online livros físicos. A análise SWOT seria realizada da seguinte forma:

  • forças: baixíssima tributação e possibilidade de grande lucratividade;
  • oportunidades: aumento da educação elevará o número de clientes;
  • fraquezas: mercado pode estar saturado;
  • ameaças: crescente utilização de livros eletrônicos.

É recomendável realizar essa análise anualmente, dessa forma, você poderá identificar a dinamicidade do mercado e se adaptar previamente às futuras mudanças.

Planejamento financeiro

O que não pode faltar antes de iniciar um negócio é a previsão financeira, pular essa etapa pode impedir o funcionamento completo da loja. O planejamento financeiro é mais amplo do que muitos pensam, pois, além de calcular o capital necessário, também é estipulado o lucro ou retorno.

Inicialmente, você deve calcular o investimento considerando, no mínimo, os seguintes fatores:

  • o custo de doze mensalidades da plataforma de e-commerce adotada;
  • gastos com divulgações por doze meses;
  • valor do estoque inicial acrescido de 50%, para se prevenir contra gastos extraordinários;
  • custos com estoque, frete e embalagens;
  • despesas com tributos;
  • uma reserva para imprevisibilidades.

Com a pesquisa de mercado realizada previamente, você poderá calcular uma estimativa de retorno. Procure estabelecer um cenário de vendas pessimista, um realista e um otimista, dessa forma você estará preparado para agir diante de qualquer situação.

É importante que você seja capaz de manter a loja ativa por pelo menos um ano. Isso porque alguns negócios podem levar esse tempo para se alavancar e consolidar clientes.

Idealize a logística e frete

Como o consumidor não buscará o produto pessoalmente, a logística se constitui como uma etapa muito relevante. Mercadorias que se atrasam, chegam amassadas ou são extraviadas poderão arruinar a credibilidade da loja.

Você pode optar por uma transportadora privada ou pelos Correios. Você deve fazer uma análise do custo-benefício do valor à sua escolha. O produto deve chegar em perfeito estado, mas o frete também não pode ser demasiadamente elevado.

Acompanhe seu desenvolvimento

Por fim, o empreendedor deve sempre tentar aprimorar sua loja. Diariamente surgem novidades tecnológicas, técnicas de vendas e novos produtos. Além disso, o mercado e gosto dos clientes mudam em pouco tempo.

É recomendável que você dedique uma hora de seu dia para pesquisar por novidades relacionadas ao tema. Você poderá se sobressair perante os concorrentes que não fazem o mesmo, como também não ficará ultrapassado no mercado.

Percebe-se que o planejamento deve ser constante. Apenas o projeto inicial não é capaz de cobrir o negócio a longo prazo.

Demais vertentes do planejamento

Os tópicos explicados anteriormente são elementos básicos para o funcionamento da loja, mas há outras vertentes a serem planejadas. Elas variam de acordo com o ramo determinado, podem alterar com o tempo e algumas podem inclusive ser implementadas posteriormente. São elas:

  • segurança: métodos de proteção tanto à loja quanto ao cliente. Inclui prevenções contra fraudes, furtos e invasões;
  • plataforma: domínio em que é montada e hospedada a loja;
  • marketing: estratégia de publicidade, propaganda e engajamento;
  • envolvimento com os clientes: forma de interação com sua clientela.

Métodos de segurança para loja virtual

Assim como uma loja física, crimes também podem ocorrer nas esferas da internet. De forma geral, existem programas maliciosos, conhecidos como malwares, cuja intenção é se instalarem nos servidores de empresas, órgãos públicos ou computadores pessoais para extrair ou corromper dados.

Especificamente para o e-commerce, há diversos riscos que as lojas estão sujeitas, entre elas estão invasões que objetivam:

  • corromper a estrutura do site;
  • utilizar recursos do sistema;
  • roubar informações do banco de dados, clonando cartões dos clientes;
  • adquirir outros dados para proveito próprio.

Assim como os hackers se atualizam, os sistemas de segurança também se modernizam. Confira uma lista e uma breve explicação de quais são os métodos mais eficientes para garantir a segurança do site:

Selos de segurança

Existem empresas que são especializadas em realizar auditorias para certificar que o site está protegido contra invasões. Ao contratar esse serviço, profissionais da área farão testes de vulnerabilidade no site, detectando brechas na sua segurança e após, erguem complexos escudos para sua loja.

No final do processo são disponibilizados selos de segurança para serem colocados em sua loja. Quando o cliente clica nesses selos eles são levados à página da empresa certificadora, onde é explicado todo o processo de auditoria e demonstrado porque o site é seguro.

SSL

Secure Socket Layer, SSL, consiste em certificações para lojas online que objetivam garantir a transmissão sigilosa e segura de dados. Sua tecnologia faz com que os canais sejam criptografados, tornando-os um complexo matemático de difícil falsificação.

Ao instalar esse serviço, será criado duas chaves criptográficas: uma privada, conhecida apenas pelo utilizador; e outra pública, que não necessita ser secreta. Elas criam um canal entre o servidor da loja e o navegador utilizado pelos usuários. Se ambas as chaves forem validadas e estiverem corretas, o certificado digital será emitido.

Você pode identificar quando um domínio está utilizando SSL quando o seu endereço inicia com “https”, adicionando-se um “S” no final ao invés de “http”. O navegador também pode trazer um cadeado dourado na barra de endereços.

Existem três espécies diferentes de SSL, suas finalidades dependem do negócio. Confira quais são elas a seguir:

  • SSL simples: criptografa a mensagem que foi inserida no site, tornando-a indecifrável para invasores;
  • SSL EV: lê as informações da empresa, indicando ao cliente que acessar seu domínio é seguro;
  • SSL Wildcard: permite que o SSL seja inserido nos vários subdomínios do empreendimento, sem custo adicional ou necessidade de criar novos SSLs.

O SSL é excessivamente utilizado nas lojas de sucesso, isso ocorre pela numerosa quantidade de vantagens garantidas por essa tecnologia, que vão muito além de uma simples segurança. Confira algumas delas a seguir:

  • previne roubo de dados: como os dados só podem ser lidos pelo servidor da loja, invasões e subtração de dados se tornam impossíveis para criminosos virtuais;
  • converte em vendas: o SSL também ajuda no ranqueamento de sua loja no Google, aparecendo entre as primeiras opções na busca orgânica;
  • facilita transações: para garantir segurança, algumas operadoras de cartão de crédito exigem a implementação do SSL para utilizar o serviço;
  • transmite segurança: os usuários se sentirão muito mais seguros para realizar transações ao saber que seu site está protegido;
  • valoriza a marca: as vantagens anteriores aumentam a credibilidade de seu empreendimento. Todos seus parceiros, clientes e fornecedores saberão que tudo relacionado à marca é confiável.

Versões de teste

Nem sempre as funcionalidades dos serviços de segurança operam conforme prometido, por isso, solicite um período de teste ou demonstração para verificar se o programa atenderá as suas necessidades.

Análise de Vulnerabilidades

A análise de vulnerabilidades não é um item obrigatório para montar loja virtual. Porém, é outra forma de diminuir as chances de ter seu site invadido.

Similar aos selos de segurança, os serviços de análise de vulnerabilidades identificam brechas que permitem a entrada de criminosos virtuais. Os proprietários são notificados dessas vulnerabilidades para que tomem providências.

WAF

O Web Application Firewall, WAF, é similar ao famoso firewall existente nos computadores caseiros. Ele filtra ou bloqueia acessos e conteúdos suspeitos. Caso identifique tentativas de invasão e de instalação de programas maliciosos, ele barra completamente a ação.

Plataformas de criação de e-commerce mais recomendadas

A plataforma é outro elemento excepcionalmente importante. É por ela que você administrará sua loja. Primeiramente, você deve entender quais são as classificações dessas plataformas, da seguinte forma:

  • Open Source: seu código é público e aberto, ou seja, você pode customizar qualquer detalhe que desejar. Porém, sempre que for necessário realizar alguma alteração é preciso contar com um programador experiente;
  • SaaS: mais comum no mercado, você assina o serviço e paga uma mensalidade. Não é necessário entender de programação e há constantes atualizações gratuitas;
  • exclusivas: você contrata programadores para criar uma plataforma única, feita exclusivamente para atender suas necessidades.

Existe um enorme leque de plataformas de e-commerce disponíveis, cada uma com diferentes características, aparências e modos de operação. Diante de tantas opções, nós recomendamos que você procure por aquelas que detenham as seguintes características:

  • bons recursos de SEO: é essencial que sua loja detenha boas posições nas pesquisas do Google e uma boa plataforma te auxiliará nessa tarefa;
  • visual customizável: ela deve permitir que você altere o visual sempre que quiser, podendo customizar o site conforme eventos importantes como Natal e Black Friday;
  • fácil implementação de SSL: diante de todas as vantagens do SSL, essa é outra peculiaridade a ser observada;
  • compatível com navegadores populares: quanto maior a acessibilidade ao seu site, maior será o número de visitantes e, consequentemente, clientes;
  • adaptável a computadores portáteis e celulares: o uso de celulares, tablets e notebooks está se tornando cada vez mais popular, por isso a plataforma deve tornar sua loja acessível por meio desses aparelhos;
  • integração com mídias sociais: ela também deve permitir que os usuários tenham acesso e compartilhem produtos pelo Facebook, LinkedIn, Google+ entre outras mídias.

Para facilitar sua busca, nós separamos algumas das melhores plataformas para instalar no seu e-commerce. Elas atendem todas as exigências acima e possuem excelente custo-benefício. Confira:

WooCommerce

O WooCommerce é a plataforma mais utilizada no mundo. No Brasil ela é aplicada em mais de 10.000 domínios. Sua estrutura consiste em um plug-in que deve ser instalado no WordPress, ele é totalmente grátis e permite um fácil manuseio de operações, como também possibilita uma customização bastante flexível, atendendo às necessidades de qualquer loja.

Magento

Esse é o segundo mais utilizado no Brasil, sendo usado por cerca de 5.500 domínios no país. Ele se tornou popular pela fácil e rápida forma de criação dos sites, além de contar com uma diversidade de opções na personalização da loja.

Ele também oferece assistência ao organizar seu inventário digital e é otimizada para funcionar bem em qualquer dispositivo, seja computador de mesa ou portátil.

Virtuemart

Pouco mais de 7% dos sites brasileiros foram construídos com essa ferramenta. Suas principais vantagens são a gratuidade e ampla compatibilidade. Seu código detém mecanismos de buscas, de acompanhamento do inventário e diversos plugins para lidar com frete e pagamentos.

OpenCart

Desenvolvimento para ser rápido, leve e de fácil gerenciamento, pois permite a administração de uma interface única.

Porém, seus diferenciais consistem no oferecimento de baixos custos na assinatura, possibilidade de os consumidores avaliarem os produtos e uma variada gama de métodos de pagamentos a serem instalados no e-commerce.

Prestashop

A popularidade dessa plataforma cresce rapidamente a cada dia e isso ocorre pela inteligência artificial desenvolvida pelos seus criadores. Ela analise a compra de itens por um cliente e sugere produtos relacionados, aumentando o interesse e tempo no site pelos visitantes.

6 principais estratégias de Marketing Digital para e-commerce novos

É de conhecimento comum que a internet está se tornando cada vez mais acessível e barata. Uma grande parcela dos usuários busca informações e efetuam suas compras de forma completamente online.

Por essa razão que o marketing digital também se tornou um instrumento de adoção obrigatória para qualquer um que deseja alcançar sucesso com seu comércio, seja uma loja virtual ou física.

Apesar de todas as empresas consolidadas no mercado já possuírem um marketing digital bem estruturado, nós expomos 6 táticas para novos comércios eletrônicos se destacarem no mercado.

1. Transmita segurança

Compras virtuais podem ser perigosas. Há milhares de sites falsos, vendedores duvidosos e empresas fantasmas. Por isso que os consumidores buscam maneiras de se certificar quais lojas são seguras para adquirir produtos.

Para demonstrar confiabilidade e credibilidade, utilize um visual limpo para sua loja, coloque campos fáceis, informações claras sobre os produtos e posicione abas de forma que o acesso seja fácil.

Outra forma de transmitir maior segurança, exponha de forma destacada em todas as páginas os selos e símbolos de blindagem dos serviços de segurança contratados.

Também faça questão de demonstrar que o site está protegido por certificado SSL. Expor essas informações pode aumentar as vendas em até 15%.

2. Invista em marketing de conteúdo

O marketing de conteúdo consiste em uma tática peculiar. Seu conteúdo vai além de uma simples exposição da marca, seu texto ajuda o consumidor a resolver um problema, criando uma relação de confiança entre a pessoa e a empresa.

O indivíduo criará um relacionamento com sua marca e, no momento em que ele precisar adquirir um produto, se lembrará de sua loja e optará pelo seu serviço.

Como o assunto é bastante complexo, é necessário procurar por empresas especializadas nessa modalidade de marketing. Elas demonstrarão como isso pode aumentar suas vendas e fidelizar a clientela de forma eficiente.

3. Aplique estratégias de SEO

Search Engine Optimization — SEO, que em português se traduz como otimização para mecanismos de busca, é um conjunto de táticas que melhoram o posicionamento do seu site nos mecanismos de busca, com foco nos mais utilizados, como o Google.

O resultado é obtido a médio ou longo prazo, pois é necessário que o Google encontre e avalie seu site. O tempo médio para efeitos é de três meses, após esse prazo, você observará um aumento exponencial de visitantes em sua loja. Alguns exemplos dessas estratégias são:

  • utilizar links redirecionados para outros conteúdos;
  • nomear fotos dos produtos com palavras-chave relevantes;
  • realizar parcerias para que sua loja possua links em outros sites.

Outra ferramenta de grande importância é a criação de um blog. Com a divulgação de um conteúdo relevante, utilização apropriada de palavras-chave e direcionamentos corretos, você poderá aplicar todas as estratégicas de SEO de forma plena.

Além disso, o blog permite que você una a estratégia de SEO com o marketing de conteúdo, garantindo o engajamento de sua clientela e aumentando suas vendas.

4. Seja ativo nas redes sociais

Atualmente o Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn e outras redes sociais se tornaram parte da vida de quase todos os cidadãos, por isso elas são aliadas indispensáveis para divulgar sua marca e produtos.

Porém, lembre-se que os usuários não estão lá somente em busca de produtos, mas sim para se relacionar. Portanto, o marketing deve ter uma abordagem mais sutil, como no próprio marketing de conteúdo.

5. Disponibilize um atendimento personalizado

É bastante comum que surjam dúvidas aos clientes de sites e um atendimento robotizado pode não ser capaz de solucionar seus problemas. Por essa razão, mantenha vários canais de atendimento personalizados e de fácil acesso.

Esses canais podem ser chat online, redes sociais, e-mail ou até mesmo por WhatsApp. Essa estratégia também demonstrará como a loja preza pela sua clientela, aumentando a fidelização dos mesmos.

6. Ofereça versão teste

Assim como recomendamos você utilizar versão teste dos sistemas de segurança, você pode usar da mesma estratégia a seu favor.

Certas categorias de produtos permitem o acesso a demonstrações ou período de teste e não hesite em fazê-lo se for possível. Esses produtos, normalmente softwares ou serviços eletrônicos, como antivírus, programas de edição de imagem, serviços de streaming de música ou vídeo etc.

É muito mais fácil montar uma proposta de venda de produtos que os consumidores já experimentaram e confirmaram por si próprios que atenderá suas necessidades.

Também recomendamos requisitar um meio de contato dos clientes (como e-mail) ao oferecer demonstrações, pois assim você terá oportunidade de informá-los sobre o produto e converter vendas futuramente.

Definição do público ideal para o seu novo negócio

O lojista deve estudar e identificar o comportamento de seus consumidores, pois de nada adiantaria ter uma loja impecável se você não consegue angariar um bom número de clientes. Para encontrar o público-alvo ideal para seu empreendimento, é necessário levar em conta os seguintes critérios:

  • comportamentais: consiste nos gostos pessoais da clientela, preferência por preço e características do produto;
  • demográficos: idade, sexo, classe social, profissão e grau de escolaridade;
  • geográficos: localização, quais estados são efetuadas mais compras;
  • psicográficos: valores éticos ou morais e estilo de vida.

Para coletar essas informações, realize testes nas redes sociais, faça perguntas aos seus visitantes ou envie pesquisas ao e-mail de seus clientes (se os mesmos permitirem). Dessa forma, você entenderá o que os satisfaz ou não, como pode melhorar seus produtos e aprimorar sua loja. Uma ferramenta bastante útil para realizar pesquisas é o Google Customer Survey.

Com as informações em mãos, estude-as e faça as alterações necessárias, adotando linguagem e alterando os produtos conforme os gostos de seus clientes. Lembre-se de sempre utilizar indicadores de acesso e vendas antes e após as mudanças. Assim, você poderá identificar se os impactos alcançaram ou não os resultados almejados.

Montar loja virtual não é uma tarefa simples, assim como qualquer outro empreendimento. É necessário assumir riscos, ter paciência, cuidado, se dedicar e sempre se manter atualizado. Porém, ao seguir este guia, você terá muito mais assertividade, determinação e segurança em seu negócio.

Percebe-se que a segurança é um dos pontos mais importantes do e-commerce. Por isso, entre agora em contato com a VALID Certificadora e saiba mais sobre os Certificados Digitais SSL.

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Otimizar os processos fiscais e eliminar a emissão das tradicionais notas de papel já é uma prática irreversível dentro das empresas. Com a automatização dos procedimentos internos, tarefas passaram a ser feitas com muito mais rapidez e praticidade e segurança.

E a gestão de notas fiscais passa a ser uma importante etapa na organização dos documentos e na otimização dos processos do dia a dia. Se antes os funcionários demoravam horas para armazenar ou mesmo resgatar um documento, com a adoção da tecnologia nos processos fiscais a rastreabilidade dos documentos passou a ser mais rápida e a gestão documental mais eficiente.

Listamos 6 dicas de como otimizar os processos de gestão de notas fiscais e acabar de vez com o desperdício de tempo e de recursos. Continue a leitura e fique por dentro!

1. Elimine o uso de documentos físicos

Antes da adoção das notas fiscais eletrônicas, as empresas tinham que emitir as notas por meio dos tradicionais blocos ou talões de papel. Com essa rotina, era difícil otimizar os processos ou mesmo manter uma boa gestão de documentos fiscais.

Mas hoje, com a possibilidade de implementação de softwares de emissão e gestão, a rotina fiscal passou a ser facilitada. Tanto pelo gasto que o uso de papéis oferece no processo de impressão e armazenamento, como pelo tempo perdido na busca manual desses arquivos, as empresas passaram a se beneficiar com as notas fiscais eletrônicas.

O ideal é que o empreendedor tenha conhecimento de quais documentos devem ser mantidos em meio físico. Assim, é possível guardar somente a cópia digital dos demais, ganhando mais espaço e agilidade na busca e gestão fiscal.

2. Implemente um sistema de gestão

O armazenamento e a validação das notas fiscais precisam ser feitos de forma correta e segura, através da emissão da DANFE. Assim, quando a empresa realiza uma gestão de notas fiscais eficiente, evita o pagamento de notas canceladas ou o esquecimento de validações no portal da Secretaria da Fazenda (SEFAZ).

A implementação de um sistema de gerenciamento possibilita otimizar, por exemplo, as compras e emissões dos documentos fiscais. Além disso, o gestor passa a ter maior controle do que já foi feito e do que está agendado para os próximos dias, evitando atrasos de pagamentos, incidência de multas e cobrança de juros.

A adoção de um sistema de gestão fiscal é fundamental para empresas que querem manter as notas fiscais organizadas e com fácil rastreabilidade, procedimentos que facilitam o fechamento de caixa e balanços, por exemplo.

Um sistema de gestão unifica processos e automatiza, por exemplo, as compras e emissões. Isso significa um excelente meio de otimizar as mais diversas tarefas e setores de uma só vez!

3. Mantenha os arquivos digitais seguros

Com a possibilidade de digitalização, o processo de armazenamento, que antes era feito de forma manual em pastas físicas, passou a ser eletrônico.

Assim, é possível manter uma cópia digital dos documentos fiscais e com apenas pessoas autorizadas tendo acesso a esses arquivos eletrônicos, facilitando e simplificando a busca.

Além disso, o processo de digitalização possibilita o armazenamento em nuvem. Isso significa que arquivos e documentos passam a compor uma base de dados digital e podem ser compartilhados entre os diversos setores da organização, cujo acesso pode ser a qualquer hora e de qualquer lugar, desde que tenha login ou uso do certificado digital para autenticação e acesso à internet.

Vale destacar que a legislação tributária obriga a guarda de documentos fiscais pelo prazo de 5 anos mais um. Isso significa que na data da emissão do documento é preciso contar o exercício vigente e somar mais um ano além desse prazo.

4. Fique atento aos prazos

Não basta apenas manter o controle e armazenamento das notas fiscais, é preciso ter atenção às informações contidas nesses documentos fiscais.

Para não perder nenhum prazo ou mesmo esquecer de emitir arquivos fiscais, é fundamental ficar atento às datas de vencimento e emissão das notas fiscais.

O empreendedor pode, inclusive, utilizar como parâmetro na gestão das notas fiscais as datas de vencimento, ou seja, agrupar as notas cujo vencimento esteja próximo.

Além dos prazos, é fundamental criar uma rotina de processos, verificar a autenticidade das notas, repassar informações ao contador, automatizar o registro fiscal, armazenar cuidadosamente as notas fiscais e ter atenção aos prazos e pagamentos, de forma a se adequar às exigências do governo.

5. Tenha certificado digital válido

O certificado digital funciona como uma assinatura digital com validade jurídica. Tal documento garante proteção às transações eletrônicas, já que a tecnologia foi desenvolvida para fornecer segurança, autenticidade, confidencialidade e integridade às informações eletrônicas.

O uso de certificado digital é obrigatório para empresas que emitem nota fiscal eletrônica (NFe). Isso significa que, se a lei prevê a obrigatoriedade da emissão de documento fiscal eletrônico, antes de tudo é preciso adquirir um certificado digital.

Fique atento a validade do certificado digital, se ele estiver vencido a emissão das Notas Fiscais eletrônica não serão possíveis, evite transtorno e perda de negócios.

Mas adotar o uso de um certificado digital nos negócios está além de uma obrigatoriedade. Outros benefícios para as organizações fazerem uso da assinatura digital são:

  • redução da burocracia;
  • redução dos riscos de fraudes e sonegação na empresa;
  • aumento da confiança e segurança;
  • garantia de privacidade e confiabilidade nas transações eletrônicas;
  • redução de custos com autenticações e impressões, principalmente com a possibilidade de validar o documento através da assinatura eletrônica.

6. Otimize os processos

A gestão de notas fiscais é uma importante prática para o controle e organização de documentos fiscais. É fundamental que o empreendedor adote um software que simplifique a emissão de notas, permitindo o rápido compartilhamento dos documentos e oferecendo maior precisão das informações geradas.

Para as empresas, a emissão de notas fiscais eletrônicas significa maior segurança e mais praticidade no gerenciamento dos documentos.

Ao adotar um sistema de gerenciamento, é possível eliminar de vez processos manuais de impressão e armazenamento físico de documentos.

Além disso, o software permite que toda a área contábil seja modernizada, melhorando processos desde a organização dos dados do cliente até o armazenamento correto das notas.

E você, como realiza a gestão de notas fiscais da sua empresa? Siga-nos nas redes sociais e fique por dentro de todas as nossas novidades. Corre lá!

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Os Certificados Digitais são importantes para pessoas físicas e jurídicas, e sua relevância tende a crescer. Isso porque existe a necessidade cada vez maior de resolver negócios e tomar ações autenticadas no ambiente virtual.

Modernamente, o potencial competitivo é um acentuado aspecto a ser levado em conta por todas as empresas atuantes no mercado. Isso significa que elas devem se empenhar em estratégias que garantam sua sobrevivência e seu crescimento no meio das concorrentes.

Veja neste post como os Certificados Digitais geram vantagem competitiva para seu negócio e passe a utilizá-los o quanto antes!

Entenda melhor o que é vantagem competitiva

A vantagem competitiva é uma disposição que leva o gestor ou líder empresarial a buscar diferenciações positivas em relação aos seus concorrentes. Tais distinções podem estar relacionadas aos produtos ou serviços ofertados, ao posicionamento da marca no mercado, a processos efetuados na empresa e assim por diante.

Essa perspectiva fica bem nítida quando o cliente melhora a percepção que tem da empresa — e não somente o cliente, mas também seus parceiros, fornecedores e o próprio governo.

Veja bons exemplos de vantagem competitiva

Para o gestor ou o dono de negócios que pretende ter larga vantagem competitiva em sua organização, vale a pena ficar de olho nos aspectos proveitosos da utilização da certificação digital, listados abaixo:

  • o preço oferecido é mais baixo ou o custo-benefício do produto compensa;
  • o produto ou serviço oferecido apresenta mais qualidade;
  • os funcionários estão por dentro das tendências atuais;
  • a empresa goza de uma assistência técnica que cobre toda a área de venda do produto e resolve problemas e defeitos com rapidez;
  • a loja virtual funciona junto com a loja física;
  • as compras online ou presenciais oferecem serviços de entrega eficientes e rápidos;
  • o serviço de apoio ao cliente está sempre disponível;
  • os funcionários trabalham sempre motivados;
  • tecnologia é bem desenvolvida em todos os aspectos.

Enxergue a tecnologia da informação como vantagem competitiva

A revolução tecnológica recente vem alcançando decisivamente o mundo dos negócios, sendo a internet o principal foco dessa revolução.

A empresa que deseja ganhar vantagem competitiva precisa, obrigatoriamente, ajustar-se aos modelos virtuais que vão substituindo ou complementando os tradicionais.

Um dos primeiros modelos foi o correio eletrônico, por meio do qual a pessoa pode transmitir mensagens em tempo real para outra sem nenhum custo. Precisa-se somente ter um computador, notebook ou aparelho móvel com acesso à internet.

As redes sociais, o Skype, os aplicativos e softwares, os sistemas automatizados de gestão, os sistemas de controle à distância (GPS, rastreamento, monitoramento), os dispositivos móveis, os EDIs (Intercâmbio Eletrônico de Dados), o call center: tudo integra a revolução tecnológica. E ela pode e deve ser usada pelas empresas que pretendem se destacar de suas concorrentes e ganhar mais espaço no mercado.

Descubra o Certificado Digital como vantagem competitiva

Tudo que se refere à legislação e à área contábil, fiscal e jurídica também tem se modificado, de modo a acompanhar a evolução digital e tecnológica. Assim, surgiu o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), a assinatura digital e outras facilidades.

Acompanhe abaixo algumas das vantagens do uso de Certificados Digitais!

A autenticidade dos seus documentos

O Certificado Digital é um documento que confere autenticidade aos documentos utilizados no mundo virtual, inclusive a nota fiscal. É uma prova de confiabilidade e de alta segurança para diferentes títulos e escritos, em várias áreas que envolvem negócios e transações. Abrangem contratos, procurações, ofícios, escriturações e outros.

Toda empresa obrigada a emitir Nota Fiscal Eletrônica deve, consequentemente, ter Certificado Digital — que já é exigido inclusive de empresas optantes pelo Simples Nacional. Sem essa certificação, elas não podem entregar sua escrituração digital e nem recolher seus tributos.

As empresas que precisam apresentar um Certificado Digital, mas que não o têm ainda, estão sujeitas a penalizações, inclusive a multas.

Do ponto de vista puramente legal, portanto, negócios assim perdem vantagem competitiva, e podem inclusive ser impedidos de realizar algumas operações.

A otimização de suas atividades

As empresas com certificação digital podem otimizar suas atividades, melhorando o relacionamento com parceiros e clientes. Por exemplo: uma negociação pode ser conduzida e encerrada no ambiente eletrônico, sem a necessidade de deslocamento de nenhuma das partes. Com o uso da certificação digital, a pessoa pode registrar sua assinatura com validade jurídica.

Assim, o certificado favorece uma negociação rápida e mais barata, sem ter necessidade de reconhecer firma em cartórios (pois os documentos com certificação digital dispensam esse requisito).

A organização pode utilizar o Certificado Digital em diferentes situações, inclusive para resolver questões jurídicas e empresariais online e fazer consultas em sites do governo.

O ganho de autonomia e destaque

Se a vantagem competitiva se distingue por toda diferenciação positiva que uma organização apresenta em seus produtos, serviços ou processos internos ou externos, o bom emprego de um certificado elevará o conceito da empresa diante do público consumidor. E, possivelmente, diante de outras empresas também.

Nesse sentido, um Certificado Digital confere mais autonomia e amplo destaque para qualquer empresa. É diferencial relevante, sobretudo, para empreendimentos de médio e pequeno porte que, muitas vezes, não podem concorrer de igual para igual com os rivais maiores no aspecto financeiro. Podem, entretanto, se diferenciar pela forma como desempenham suas operações, ganhando tempo e reduzindo custos.

Observe os benefícios da tecnologia

A tecnologia — incluindo a certificação digital — oferece vantagem competitiva para as empresas, sendo possível discernir esses benefícios de várias maneiras:

  • diminuição dos custos operacionais e administrativos;
  • redução significativa dos processos burocráticos (por exemplo, não há necessidade de reconhecer firma em certos documentos, nem de gerar códigos de acesso para determinados sites e páginas);
  • maior fluidez nos processos produtivos (aumento da produtividade facilmente percebido nos resultados obtidos, como maior número de transações eletrônicas levadas a termo, mais vendas, maior satisfação dos clientes, ritmo de trabalho mais dinâmico e outros);
  • presença online otimizada de modo a atender satisfatoriamente às demandas do público consumidor;
  • aperfeiçoamento da estrutura organizacional;
  • melhoria nos serviços efetuados;
  • acesso à informação de maneira mais ágil e precisa;
  • melhoria na flexibilidade empresarial para resolver imprevistos;
  • tomada de decisões mais segura e confiável;
  • capacidade de identificar tendências de mercado antes da concorrência.

A vantagem competitiva fica ainda mais evidente quando empresas similares não conseguem identificar oportunidades ou não sabem usar sabiamente seu capital e seus recursos. Enquanto isso, outra empresa (do mesmo segmento e com capacidade financeira equivalente) se mostra capaz de se destacar pelo bom uso que faz da tecnologia e de outras estratégias.

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VALID Certificadora

Diferentemente do que muitas vezes se pensa, a assinatura digital não se trata de recurso exclusivo das grandes corporações. Um microempreendedor individual – MEI também pode adotar essa solução, de modo a aproveitar seus benefícios de maneira completa.

A assinatura digital é um expediente que abrange os elementos de criptografia, segurança e identificação. A ideia garante que os documentos digitais possam ser assinados de maneira segura e prática.

Visto que é cada vez mais acessível, significa uma possibilidade a ser considerada nos vários tipos de negócio. Você é um microempreendedor individual – MEI ? Veja a seguir 7 motivos para adotar essa solução!

1. Oferece total validade jurídica

A assinatura digital, desde que obtida junto a uma autoridade certificadora do ICP-Brasil, possui total validade jurídica. Acompanhando o desenvolvimento da sociedade e dos processos, consiste em uma nova forma de assinar os documentos de maneira totalmente reconhecida.

Quando um microempreendedor individual – MEI adota essa possibilidade, passa a ter um recurso que é totalmente válido, juridicamente falando. Isso aumenta a segurança de ambas as partes, de modo a firmar contratos que são válidos e cujas condições se aplicam de maneira extensiva.

Assim, não há o risco de um item ser assinado e, futuramente, constatar-se que a assinatura não possuía o reconhecimento jurídico necessário.

2. Reduz a burocracia ao enviar documentos

Outra questão muito importante a respeito dessa adoção é a redução da burocracia na hora de enviar documentos. Sem o recurso da assinatura digital, é preciso fazer o envio físico dos itens, esperar seu recebimento e, só então, dar prosseguimento às etapas.

Isso custa tempo não apenas para o microempreendedor, mas também para os clientes. Perde-se dinamismo e surgem dificuldades que não deveriam sequer existir, em primeiro lugar.

Já com a adoção dessa assinatura, é possível fazer um envio descomplicado. Na mesma hora, o documento é assinado e devolvido ou enviado ao cliente, de modo que a tarefa fique otimizada.

Ainda é possível criar fluxos de automação, tornando toda a gestão mais eficiente. Por atuar de maneira individual, o profissional precisa otimizar seus recursos para ser capaz de dar administrar todas as coisas, então esse é um fator que conta pontos a favor.

3. Diminui os custos do microempreendedor individual

A parte das despesas também sofre efeitos benéficos a partir do uso desse recurso. Em primeiro lugar, a diminuição do tempo gasto faz com que seja necessário empregar menos recursos em uma mesma tarefa.

O envio ou guarda de documentos fica mais simples e mais rápido, evitando que sejam gastos mais recursos do que o necessário.

Há, também, o emprego da digitalização desses elementos. Isso previne os custos com o envio físico de itens, como por mala direta. Além de tudo, há menos despesas com papel, já que tudo pode assumir um caráter digital.

A atuação profissional, portanto, torna-se mais enxuta, mais sustentável e mais barata, o que contribui para a lucratividade e rentabilidade.

4. Melhora a organização de documentos

Manter os documentos organizados é indispensável para qualquer profissional. Quando se fala em um microempreendedor individual – MEI, isso é ainda mais importante.

Ninguém, além dele, tem a responsabilidade de dar conta desses elementos, então é fundamental garantir que tudo fique o mais organizado possível. Isso não apenas facilita o trabalho — já que evita a perda de tempo ao procurar um item perdido na bagunça —, como ainda contribui para a segurança.

Com tudo devidamente armazenado e organizado, é sempre possível recorrer a contratos antigos ou elementos prévios para garantir a regularização do negócio. No caso da fiscalização, por exemplo, é mais simples encontrar comprovantes se eles forem digitais.

A assinatura digital ajuda nesse sentido porque permite a migração dos documentos físicos para os digitais. Sem papéis se acumulando ou ocupando espaço, é mais fácil criar uma boa estrutura de organização, buscar entre o que está armazenado, além de garantir mais espaço físico para tarefas que são mais importantes para o sucesso.

5. Aumenta a segurança na troca de informações

A assinatura digital possui validade jurídica porque ela garante a confiabilidade e a origem das informações. Graças a um processo de criptografia, em que uma chave fornece a identificação, a transmissão de dados acontece de maneira totalmente confiável.

Isso significa, portanto, que a adoção desse recurso ajuda a aumentar a segurança na troca de informações. Para o microempreendedor, isso é positivo porque os seus dados ficam devidamente protegidos, impedindo acessos não autorizados.

Para o cliente, entretanto, isso é ainda mais importante. É com essa garantia que há a certeza de que toda a troca não trará dores de cabeça no futuro, o que favorece a confiança de quem faz negócio.

6. Eleva a mobilidade

É cada vez mais comum o uso de recursos móveis, como dispositivos que favorecem a mobilidade. Para o microempreendedor individual – MEI , isso é um ponto positivo, já que ele pode atender o cliente a qualquer hora e lugar.

Sem os recursos certos, entretanto, essa é uma ação insegura. Com a assinatura digital, por outro lado, há a garantia de que a transação, de onde quer que aconteça, é sempre segura. O uso de um token adequado, por exemplo, faz com que qualquer dispositivo gere essa assinatura válida.

É possível assinar documentos e contratos em campo, ou seja, exatamente onde o cliente está.

7. Funciona como um elemento competitivo

E, por falar nisso, esse é apenas um dos fatores que fazem com que a escolha por uma assinatura digital torne o microempreendedor mais competitivo. Como tudo fica menos burocrático e mais dinâmico, a consequência é que há um ganho importante a respeito da visão que o profissional transmite.

Ele se torna mais atrativo do que outros microempreendedores que não usam esse recurso e que, por conseguinte, não são capazes de oferecer a mesma mobilidade, conveniência e segurança.

A questão da proteção também contribui para a sensação de confiança e profissionalismo. Parecendo mais preocupado e interessado em gerar uma boa experiência para o cliente, o profissional atrai e retém mais pessoas.

Assim, o uso desse elemento pode ser decisivo para conquistar e manter mais clientes, destacando-se dos concorrentes.

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