A transformação digital já é inevitável para que a maioria das empresas se mantenha no mercado. Mas é importante destacar: para que uma organização se transforme em digital, é necessário muito mais do que implementar determinadas tecnologias no seu dia a dia. É preciso ir além, considerando um complexo processo que envolve toda a companhia.

Quando as organizações não se estruturam adequadamente, os recursos podem até fazer parte da rotina, mas não da maneira ideal — com otimização de tempo e simplificação de processos.

Por isso, preparamos aqui um passo a passo para que você consiga implementar o digital na sua empresa da melhor maneira possível. Confira.

1. Tenha uma estratégia para fazer a transformação digital

Sua estratégia pode seguir alguns passos simples. São eles:

• comece compreendendo o contexto em que seus atuais clientes usam seu produto ou serviço oferecido;
• com uma visão clara do valor que sua empresa gera no mercado, crie um processo em que esse valor seja reavaliado periodicamente a fim de enxergar novas situações de mercado e mudanças de hábitos de consumo. Fique atento também às novas tecnologias que podem impactar o seu negócio de alguma maneira;
• consequentemente, é hora de identificar oportunidades nesse processo e avaliar os impactos que ele pode gerar na sua atividade;
• por fim, explore as possibilidades de maneira compatível com as características do seu empreendimento.

Todo esse processo não acontece da noite para o dia. Portanto, confira a seguir o que sua empresa pode fazer para otimizá-lo.

2. Saiba gerar uma cultura da inovação entre os funcionários

Tudo depende de sua equipe estar aberta à inovação. Esse é o pressuposto básico para que qualquer tipo de mudança aconteça corretamente. Do contrário, será preciso muito mais tempo não somente para lidar com as mudanças, mas também para adequar o trabalho de cada colaborador às exigências técnicas.

Um exemplo prático disso: imagine uma empresa que teve grande espaço no mercado há vinte anos, gerida por pessoas que confiavam cegamente na mentalidade que a levou ao sucesso naquela época. Essa mentalidade criou uma resistência à necessidade de investir em recursos tecnológicos.

É fácil deduzir que, com o passar do tempo, essa companhia fictícia foi perdendo espaço no mercado para outras mais adaptadas ao novo cenário, deixando seu sucesso no passado. Esse exemplo revela exatamente o que aconteceu com muitas empresas que pararam de evoluir.

Gerar uma cultura da inovação entre os funcionários é abrir a possibilidade para que novas ideias surjam e transformem a realidade da empresa. Sem isso, mesmo que a organização se esforce para implantar uma nova tecnologia, dificilmente ela será útil.

3. Implemente as tecnologias necessárias de acordo com a demanda dos colaboradores

É importante que os novos recursos sejam ferramentas que facilitem a atuação dos profissionais. Sendo assim, é preciso evitar o erro de tentar impor a eles sistemas que exigirão uma adaptação demorada. Além de ser perda de tempo num primeiro momento, isso pode fazer com que o colaborador perca características que funcionam como um diferencial para a empresa.

A ação humana ainda é fundamental para a eficiência de qualquer sistema, por isso o uso de tecnologias deve servir para aperfeiçoar o trabalho da equipe, devendo ser ela a referência para a escolha de cada recurso adotado.

4. Realize diagnósticos

Como saber o que implementar em uma empresa? Evidentemente, usar a tecnologia é importante, mas a questão é: de que maneira usá-la? Sabendo da grande variedade de recursos disponíveis e da necessidade de ter foco no colaborador, é preciso descobrir como adotar as ferramentas certas.

O caminho é mapear a própria companhia, conhecendo detalhadamente os processos internos para compreender a forma como eles agregam valor para a empresa.

Assim, é possível não somente compreender as necessidades de aperfeiçoamento de cada departamento, mas também identificar a interação existente e, principalmente, o potencial de interação entre processos diferentes, algo que, uma vez compreendido, pode ser otimizado com o uso dos sistemas certos.

5. Faça um planejamento antecipado das ações

A melhor maneira de garantir que a transformação seja realizada corretamente é planejando ações em curto, médio e longo prazo.

É importante saber que você não precisa substituir toda a sua empresa por ferramentas mais modernas de uma hora para outra, muito menos demitir funcionários para trazer outros já adaptados, com perfis diferentes dos que você costuma trabalhar no dia a dia. Basta organizar sua companhia para que a tecnologia seja implementada aos poucos, mas sem deixar de estabelecer parâmetros.

Assim, de maneira bem simplificada, podemos considerar a transformação em curto prazo como sendo o mapeamento dos procedimentos da empresa de modo a identificar na equipe os pontos que podem ser aperfeiçoados com a inserção da tecnologia.

Já a transformação no médio prazo envolve a mudança cultural no âmbito da empresa, ou seja, a conscientização dos gestores e de cada funcionário a respeito da necessidade de rever as crenças da organização.

Em longo prazo, com os recursos previamente conhecidos por todos e a equipe já adaptada à ideia da transformação e devidamente mapeada, você pode usar parâmetros mais rigorosos para implementar e avaliar a eficácia do uso de sistemas. Assim, fica muito mais fácil inseri-los e até mesmo substituí-los de acordo com as necessidades integradas da organização.

6. Trabalhe com segurança

Ao usar sistemas, é importante não deixar de lado a certificação digital. Com ela é possível autenticar o acesso dos funcionários aos sistemas que eles precisam usar, melhorar o workflow em processos com assinatura de contratos, assinar e-mails com carimbo de tempo (transformando um simples e-mail em um documento com validade jurídica), entre outros. Isso torna todo o processo mais ágil e diminui a burocracia com total segurança, pois o certificado garante proteção a diferentes tipos de ações, independentemente de onde as pessoas estejam.

Toda transformação precisa ser calculada de modo a causar um impacto positivo no resultado final do negócio, seja na entrega de um produto ou na realização de um serviço pela empresa. E isso depende de segurança, pois somente garantindo a devida proteção aos procedimentos é que você consegue transformar sua empresa da maneira correta.

Por fim, é imprescindível lembrar que, no atual estágio da globalização, a capacidade que uma empresa tem de inovar já deixou até mesmo de ser uma vantagem competitiva para se tornar algo fundamental para a manutenção de suas atividades. Portanto, não ignore as tendências.

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