Em frequente ascensão como um dos setores mais importantes dentro das corporações, o departamento da Tecnologia da Informação (TI) é o grande responsável pela gestão da informação e de todo o parque tecnológico da empresa.

Mesmo com a carga de trabalho cada vez maior em decorrência do crescimento de tráfego de dados na empresa, da necessidade de manter a segurança da informação e outros – o que incita na necessidade de investimento e novas implementações – o setor é um dos mais cobrados no que se refere a corte de custos. A boa notícia é que com uma gestão eficaz e com as devidas implementações, cortar custos e agilizar processos é sim um mérito alcançável.

Confira agora as melhores práticas para reduzir os custos com TI e continuar otimizando todos os processos da empresa.

Avalie periodicamente os equipamentos

A forma como a estrutura de servidores está disposta, bem como os tipos de equipamentos adotados, podem diferenciar um sistema efetivo de um ineficiente, e os contras de uma workstation mal planejada vão além da impossibilidade de redução de custos, pois também afetam a agilidade dos processos e, de quebra, ocasiona aproveitamento ineficiente dos recursos computacionais.

Muitas empresas optam por utilizar diversos servidores de baixa potência e por vezes obsoletos para distribuir os serviços, entretanto, tal prática gera custos desnecessários e reduz a fluidez dos processos. Pesquisas apontam que a centralização de serviços em menos servidores, porém, mais potentes, pode reduzir custos em até 20%.

Uma das práticas mais utilizadas neste modelo é a virtualização, que consiste em reunir diversos sistemas dentro de um só, o que reduz a quantidade de máquinas e os gastos com licenças de softwares, além de permitir um controle preciso de recursos e possibilitar a alocação dinâmica destes para processos que venham a exigir isso. Por fim, consegue-se uma redução notável de gastos e um upgrade na fluidez dos processos.

Adote a computação em nuvem

Paradigma já difundido, mas ainda em processo de adoção, a computação em nuvem é uma grande aliada da praticidade, da mobilidade e da economia. Manter uma infraestrutura interna, com os equipamentos alocados na empresa, requer um alto investimento com equipe especializada para monitorar constantemente toda a estrutura de rede, hardware e software envolvidos.

Além dos gastos com recursos humanos, será necessária uma considerável gama de equipamentos, como roteadores, servidores, computadores e etc. A computação em nuvem transfere boa parte dessas responsabilidades para a empresa de outsourcing, minimizando consideravelmente os gastos e agregando mobilidade aos serviços, permitindo acessos de qualquer lugar que tenha conexão com a internet.

Fique atento aos upgrades

Não é incomum o caso de empresas que utilizam plataformas ou softwares defasados, que muitas vezes são utilizados com mínima ou nenhuma frequência, sendo, por conseguinte, um ‘peso morto’ nos HDs e na planilha de custos. Equipamentos obsoletos também são corriqueiros, o que compromete a fluidez das operações, uma vez que não permitem extrair a agilidade que os softwares mais recentes e de código mais robusto podem proporcionar.

O mercado da TI é um dos que apresenta maior frequência de inovações e todo gestor deve estar atento a isso. Tecnologia obsoleta sempre será mais limitada e apresentará várias incompatibilidades com as tecnologias atuais.

Os sistemas estão cada vez mais integrados, ágeis e robustos, o que não significa que custarão muito a mais em relação aos que você já tem – às vezes custam até menos, mas requerem um investimento inicial. Talvez os processos que a sua empresa executa com oito softwares podem ser executados com um ou dois, reduzindo a necessidade de licenças e alocação de recursos para manter esses softwares.

Utilize soluções baseadas em autenticação digital

Muitas vezes tendo sua importância subestimada, as certificações digitais podem agregar diversos valores aos processos, não somente internos ao ambiente de TI, mas de todo o grupo de colaboradores da empresa.

Autenticações digitais trazem inúmeros benefícios à empresa. Elas conferem integridade e segurança a diversos processos de todos os setores, pois permitem, por exemplo, a assinatura e autenticação digital de diversos documentos, como e-mails, contratos, notas fiscais, atestados e etc.

Plataformas baseadas em certificação digital permitem que os colaboradores possam efetuar login nos sistemas da empresa sem a necessidade de apresentar credenciais em todas as situações, como usuário e senha. A autenticação digital, além de prover ao funcionário a segurança de que seu acesso é inviolável, assegura à empresa de que o acesso é autêntico.

A certificação de identidade com base em autenticação digital reduz custos de gestão de credenciais, como implementação, controles de acesso, esquecimento, entre outros.

Além de diversos outros benefícios, a autenticação digital permite que as empresas controlem os fluxos de documentos em processos eletrônicos, possibilitando a gestão de diversos documentos comprobatórios de forma totalmente digital, conferindo-lhes uma assinatura digital que assegura sua autenticidade, integridade e segurança. Isso dispensa gastos com processos físicos, como armazenagem, impressão, transporte entre partes envolvidas e outros.

A redução de custos na segurança da informação requer planejamento, investimento e prudência

A frase “redução de custos requer investimento” pode até soar incoerente na teoria, no entanto, procede na prática. Para se desfazer de tecnologia ultrapassada, é necessário investir em outras mais avançadas, prática que vai pedir investimento em um primeiro momento, mas que, no futuro, vai livrar o setor de TI de custos desnecessários por meio de aproveitamento eficaz de recursos, da agilização de processos e do abandono de tecnologias ociosas na empresa.

Austeridade é necessária em todos os momentos, pois permite à equipe de TI se desfazer de custos desnecessários e reinventar a estrutura sempre que necessário. No entanto, cortes demais podem comprometer a capacidade da estrutura frente às exigências do negócio e por em risco a segurança da informação e a agilidade dos processos.

Desta forma, é necessária uma avaliação do negócio e um planejamento minucioso por parte dos gestores – de TI e da empresa – a fim de dimensionar sempre a estrutura mais adequada.

Quais destas práticas sua empresa já utiliza? Tem obtido bons resultados? Não deixe de compartilhar sua opinião conosco nos comentários!