A virtualização é uma realidade presente e constante na vida moderna. Os processos se tornam bem mais eficientes e ágeis dentro da empresa quando se faz bom uso dos recursos digitais. Nesse sentido, há de se considerar que a transição do meio físico para o digital constitui um desenvolvimento bastante positivo.

A utilização do digital no âmbito empresarial traz inúmeros benefícios aos usuários, incluindo mais economia e produtividade. Veja a seguir como a organização dos processos pode se beneficiar da utilização dos recursos digitais!

Os métodos de organização de processos

A organização é a melhor forma de otimizar os processos dentro da empresa. Sem organização, as coisas ficam mais complicadas, difíceis de entender, os erros acontecem mais frequentemente, há maiores custos e mais retrabalhos. Por isso, os empreendedores devem zelar ao máximo por sua corporação, definindo métodos de trabalho que garantam a organização dos processos e sejam vantajosos para todos, incluindo funcionários e clientes.

Confira algumas boas dicas para manter os processos internos de sua empresa sempre bem organizados:

Crie um organograma organizacional

Um dos grandes problemas da falta de organização é a confusão sobre as funções desempenhadas por cada um, pois quando um funcionário não sabe qual é sua atribuição e qual a do seu colega, os processos podem se tornar morosos, inúteis e improdutivos.

Por isso, recomenda-se a criação de um organograma definindo claramente as atividades que deverão ser realizadas durante o dia e a quem compete cada uma. Assim, ninguém invade o território de ninguém e os resultados almejados são alcançados.

Faça uma previsão dos problemas

Os imprevistos sempre vão acontecer, isso é inevitável. Por mais que seja impossível determinar qual problema vai ocorrer em qual momento, o gestor deve se preparar para eles na medida do possível, minimizando riscos e estando sempre atento aos “sinais”, aos indícios de problemas e prejuízos financeiros.

Controle e realize a manutenção dos processos

Não se pode esperar êxito se o gestor não mantém seus processos sob controle: observando tudo, gerenciando, corrigindo os pequenos defeitos e deslizes, para que não se transformem em problemas mais graves.

Para ajudar nessa tarefa, a tecnologia exerce um papel fundamental. Vale a pena descobrir de que maneira a organização de processos pode se beneficiar de uma solução tecnológica.

A tecnologia e a organização de processos

Desde a Revolução Industrial, a tecnologia não parou de se desenvolver. Atualmente, esse desenvolvimento acontece de forma ainda mais dinâmica — muitas vezes, os consumidores nem sequer conheceram uma novidade e já aparece outra para substituir aquela.

Sem fazer uso dos recursos tecnológicos e digitais disponíveis no mercado, será muito difícil para a empresa conquistar diferencial competitivo e se manter firme diante da concorrência.

Tecnologia é sinônimo de crescimento e garante que os processos de uma organização serão executados:

• em menos tempo (agilidade);
• com menores custos (economia);
• em grande escala (produtividade);
• com maior margem de segurança e precisão (redução de falhas e retrabalhos);
• conforme as exigências atuais do mercado e do consumidor.

Os sistemas operacionais

Os computadores hoje são indispensáveis no lar e nas empresas. Entre os sistemas operacionais mais usados, está o Windows. Ele é o mais indicado porque também é compatível com a maioria dos programas desenvolvidos. O Windows já oferece calendário, calculadora, informações sobre o clima, câmera, alarmes, mapas, aplicativos financeiros e outras ferramentas. Além do Windows, vale falar do Mac e do Linux, que é um sistema operacional gratuito.

A equipe de gestão precisa decidir também que programas deverá instalar para o trabalho na empresa. Existem alguns programas básicos que, em regra, já vêm instalados com o sistema operacional, como Excel, PowerPoint, Word.

Outros programas deverão ser instalados conforme as necessidades da empresa. Mais adiante, falaremos dos softwares.

As máquinas e equipamentos

As máquinas mudaram a forma de trabalho das indústrias e de todas as empresas. A escolha das máquinas e equipamentos adequados vai depender das necessidades do negócio. O computador já é uma das mais importantes máquinas da atualidade. Você poderá investir ainda em uma boa estrutura de TI, que vai contribuir para a virtualização dos processos e fazer a gestão da rede de computadores.

Já é possível hoje em dia armazenar dados na nuvem com total segurança e controle de acesso. Assim, o gestor pode acessar informações sobre sua empresa de qualquer lugar onde estiver, a partir de dispositivos que dão acesso à internet, como notebooks, tablets e aparelhos móveis, como celulares e smartphones.

Os softwares

Os softwares são programas que podem ser instalados no sistema operacional de sua máquina ou funcionar na nuvem. Atualmente, existem diversos softwares de gestão que podem ajudar a otimizar o fluxo de informações dentro da empresa, facilitando a coleta e a transmissão de dados.

No âmbito dos negócios, é muito comum falarem em ERPs, sistemas automatizados que integram os diferentes setores de uma empresa, dando unicidade e mais segurança aos processos. Com eles, a gestão fica muito melhor, permitindo a geração de relatórios detalhados que podem servir de base para a tomada de decisões.

Um bom ERP reduz custos operacionais com funcionários e retrabalhos, melhora a eficiência de todos os processos (de gestão e operacionais), permite gerenciar diversos negócios e fornece uma visão detalhada e precisa de todos eles, disponibiliza relatórios gerenciais, fiscais, contábeis e analíticos em tempo real.

Confira alguns benefícios que um ERP bem desenvolvido pode oferecer:

• gerenciamentos de todos os estoques;
• centralização dos pedidos de compra a partir de um só painel (matriz x lojas, lojas individuais, franquias);
• gestão do cadastro de produtos (fornecedores, lista de preços, ficha técnica);
• controle de vendas a partir do Ponto de Vendas (PDV);
• gerenciamento da NF-e de produto ou serviço;
• controle de produção;
• módulo Financeiro e Fiscal/Contábil.

A maioria dos ERPs permite a aquisição de módulos separadamente, o que implica em custos menores para a empresa.

A variedade de softwares é muito grande, sendo que a maior parte deles contribui para administrar com mais precisão os pedidos, a entrada e saída de dinheiro, bem como oferecer atendimento de melhor qualidade ao cliente. O atendimento ágil constitui um diferencial de peso para as empresas modernas, já que a correria diária na vida do cliente exige que ele seja rapidamente atendido.

A certificação digital

A documentação digital é outra forma de acelerar os processos dentro de uma organização, evitando deslocamentos e burocracia. Por isso, vale a pena investir nos certificados digitais, que permitem resolver negócios pela internet, delegar atividades a terceiros e fornecer assinaturas a distância.

A certificação digital é uma maneira eficaz de integrar as empresas ao mundo dos negócios e às próprias entidades governamentais e fiscalizadoras.

Como você tem usado o meio digital em favor de seu negócio? Se quiser saber mais sobre o assunto, aproveite para ler o nosso post O uso da tecnologia no preparo para a temida auditoria fiscal.