Prepare seu cliente para a declaração do Imposto de Renda

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Passadas as festas do início de ano, é hora de começar a se preparar para a declaração do Imposto de Renda. Quem já está habituado sabe que é preciso ter em mãos uma série de documentos e recibos para acertar as contas com o “leão”.

Mas como se programar para evitar erros, divergências ou mesmo uma declaração mal elaborada? Vejamos como preparar seu cliente para não cair em armadilhas. Acompanhe!

Oriente sobre a importância da organização

Em geral, o programa para preenchimento da Declaração do Imposto de Renda Pessoa Física (DIRPF) é liberado no mês de março e se estende até fim de abril, mas isso não significa que o contribuinte só deve começar a se preparar poucos dias antes da liberação do programa.

A dica é começar o quanto antes o processo de organização dos documentos necessários e da solicitação de comprovantes, recibos e segundas vias junto a bancos e médicos.

Pense que quanto mais cedo começar o levantamento dos documentos necessários, maior será o tempo para correr atrás de informações que possam estar faltando. Essa atitude também garante que a entrega da declaração será feita logo no início, aumentando as chances de receber a restituição logo nos primeiros lotes, se for o caso.

Além disso, é possível mostrar ao cliente que é possível utilizar o “Rascunho IRPF”, um aplicativo que permite o preenchimento prévio de algumas informações necessárias à DIRPF.

A grande vantagem do Rascunho IRPF é que o contribuinte pode utilizá-lo tanto no computador quanto em dispositivos móveis (tablets e smartphones), com sistemas operacionais Android e iOS, oferecendo mobilidade e facilidade para o registro de dados.

Assim, as informações inseridas no Rascunho poderão ser posteriormente recuperadas para a DIRPF 2017. Por isso, ajude seu cliente a se preparar com antecedência!

Estimule o contribuinte a fazer uma lista de checagem

Se o contribuinte está perdido e não sabe por onde começar, a dica é sugerir que resgate a última declaração do Imposto de Renda e faça uma espécie de checagem.

A partir daí é possível verificar, por exemplo, itens de fontes pagadoras e procurar saber se tais valores aumentaram ou não em relação ao ano anterior e, então, correr atrás dos comprovantes de rendimentos.

Além disso, verifique o item de “bens e dívidas” e analise o que precisa ser acrescentado ou mesmo amortizado das contas registradas.

Vale destacar que todas as informações devem ser confirmadas por meio de documentos (recibos, notas fiscais, entre outros). Eles servirão como comprovantes caso a declaração caia na “malha fina”, situação em que será exigida a apresentação de tais documentos à Secretaria da Receita Federal.

Por isso, comece sugerindo uma boa checklist de recibos e comprovantes como:

Renda

Rendimentos de salários, de pró-labore, de distribuição de lucros, instituições financeiras, de aposentadoria, de pensão, de aluguéis de bens móveis e imóveis recebidos de jurídicas, além de outros rendimentos provenientes de doações, herança recebida no ano, entre outras.

Aqui também entram DARFs de Carnê-Leão e resumo mensal do livro-caixa com memória de cálculo do Carnê-Leão.

Bens e direitos

Comprovantes, recibos, notas fiscais de compra e venda de bens e direitos.

Dívidas e ônus

Documentos que possam comprovar dívidas e/ou ônus contraídos no período.

Renda Variável

Comprovantes de compra e venda de ações, inclusive com apuração mensal do imposto e as DARFs de Renda Variável.

Pagamentos e doações efetuados

Recibos de pagamentos ou informe de rendimentos de plano ou seguro-saúde, de despesas médicas e odontológicas em geral, de despesas com educação e de pagamento de Previdência Social e Privada. Vale destacar que é obrigatório estar indicado o CNPJ da empresa emissora ou CPF do profissional e quem foi o contribuinte ou dependente.

Informações gerais

Além dos documentos anteriores, o contribuinte deverá ter em mãos:

• CPF, nome, grau de parentesco e data de nascimento dos dependentes;
• endereço atualizado;
• cópia da última declaração de Imposto de Renda Pessoa Física (completa) entregue;
• dados da conta bancária para restituição ou débitos das cotas do imposto apurado, caso haja;
• atividade profissional exercida atualmente.

Estabeleça um prazo para o recebimento dos documentos do IR

Assim como os clientes precisam se organizar a fim de preparar toda a documentação para a declaração do Imposto de Renda, profissionais contábeis precisam estabelecer um prazo limite para o recebimento de toda a papelada.

Por isso, reforce formalmente a importância do envio da documentação, incluindo aviso no próprio site do escritório, num post no blog (caso haja) e adicionando uma mensagem no perfil do Skype e do WhatsApp, por exemplo.

Além disso, é preciso reforçar que pode ser cobrada uma taxa extra se a documentação não for entregue no prazo determinado, como forma de estimular o contribuinte quanto ao cumprimento da data estabelecida pelo contador.

Destaque as vantagens de entregar a declaração com antecedência

Muitos contribuintes acabam deixando para a última hora a entrega da declaração do Imposto de Renda, porém inúmeros imprevistos podem ocorrer e prejudicar a transmissão.

O sistema da Receita Federal fica muito sobrecarregado perto do prazo de encerramento, por isso é preciso que o envio seja o mais cedo possível.

Além disso, preencher a declaração do Imposto de Renda demanda tempo, cuidado, atenção e concentração. Qualquer informação incorreta ou não declarada pode resultar em sérios problemas com o Fisco, gerar multa e até levar o contribuinte a ter que comparecer à Receita Federal para explicações e comprovações, com risco de acusação de sonegação fiscal.

Outra grande vantagem que chama bastante a atenção de contribuintes é a possibilidade de receber a restituição logo nos primeiros lotes, obedecendo às regras de doenças graves, preferências para idosos e, por fim, declarações enviadas antecipadamente. Assim, quem entrega primeiro tem mais chances de receber mais rápido a sua restituição.

Reforce a importância da ajuda profissional

É enorme o volume de documentos que os contribuintes devem fornecer para o preenchimento da declaração do Imposto de Renda. Por isso é tão importante contar com o auxílio de profissionais contábeis.

Além de ajudar no processo inicial de organização, é o contador que escolhe o modelo de tributação mais vantajoso, seja ele simplificado ou completo.

Em geral, quem não tem muitas despesas para deduzir opta pelo modelo simplificado, sendo concedido um desconto sobre a base de cálculo do imposto. Já no modelo completo, contribuintes com muitas despesas para deduzir, como gastos com saúde, educação e dependentes, acabam utilizando o modelo completo. Mas cada caso é um caso e deve ser analisado com muito cuidado.

Por isso, o ideal é contar com um profissional contábil para ajudar em todo o processo e realizar a entrega da declaração de forma correta, não passando pelo constrangimento de cair na malha fina e ter que pagar multas e juros.

Avise sobre as penalidades aplicadas

Para contribuintes que entregam a declaração do Imposto de Renda atrasada, a multa mínima é de R$ 165,74 — mesmo não apresentando imposto devido, ou 1% sobre o imposto devido, ainda que integralmente pago.

Agora que você já sabe como orientar os contribuintes, que tal ler nosso post sobre Declaração do Imposto de Renda: como cobrar corretamente?