O uso de certificados digitais no dia a dia de empresas e escritórios contábeis é cada vez mais comum. A ferramenta agiliza a rotina do contador e traz maior segurança ao seu trabalho e às informações dos clientes.
Com a necessidade de automatização dos processos internos e a implementação do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), inúmeras obrigações, declarações e livros contábeis deixaram de ser entregues em formato físico, sendo substituídos aos poucos por arquivos assinados e transmitidos por ambiente digital.
A atribuição de segurança digital e validade jurídica em documentos assinados eletronicamente é o que confere a importância do uso de certificados digitais para contadores. Além disso, possibilita otimizar o tempo através da redução da burocracia, viabilizando o envio e reconhecimento de firma diretamente de um computador.
Mas você sabe quais são os tipos de certificados digitais para contadores? Esclareça suas principais dúvidas no post abaixo. Confira!
Certificados digitais: quais os tipos?
Tanto pessoas físicas (cidadãos), quanto jurídicas (empresas e órgãos governamentais) podem fazer uso do certificado digital. A emissão é feita por uma Autoridade Certificadora que associará o usuário a um par de chaves criptográficas pública ou privada. A primeira codifica o documento e a segunda associa a ela a chave decodificada.
Um certificado digital pode ser usado em conjunto com uma assinatura digital, possibilitando que caso haja qualquer alteração no documento eletrônico, após o envio, qualquer modificação é tornada inválida.
De maneira prática, o certificado digital pode ser considerado a versão eletrônica do RG, enquanto a assinatura eletrônica pode estar atrelada ao selo ou carimbo colocado pelos cartórios no momento do reconhecimento de firma.
Juntos, o certificado digital e a assinatura eletrônica garantem a autenticidade, a integridade, a confiabilidade e o não repúdio à transação. Ou seja, faz com que a transação online seja segura, autêntica, legítima, sem qualquer tipo de alteração.
Certificado A1
Os certificados digitais do tipo A1 não precisam de hardwares como token ou smart card. As informações geradas ficam armazenadas diretamente no computador do usuário.
De maneira simplificada, o certificado A1 funciona basicamente pela associação entre as chaves pública e privada. A primeira é enviada para a Autoridade Certificadora, já a chave privada fica armazenada no computador e precisa ser protegida por meio de uma senha.
No momento da solicitação da emissão do certificado digital, os dados ficam armazenados no computador de onde foi realizada a solicitação. Desta forma, as informações ficarão seguras e obrigatoriamente protegidas sem que haja qualquer alteração. O certificado do tipo A1 tem validade de um ano.
Vale destacar que como o certificado A1 fica armazenado no computador ele passa a ser um arquivo, e não um cartão. Assim, é possível enviá-lo para outros sistemas, o que facilita a emissão de NF-e e NFC-e, realizando tais procedimentos de qualquer dispositivo, de qualquer lugar e a qualquer hora (basta apenas ter uma senha de acesso).
Certificado A3
Diferentemente do certificado A1, o certificado A3 é gerado e armazenado através de um dispositivo criptográfico, que pode ser um smart card, cartão inteligente ou um token. O grau de segurança de um certificado (seja ele A1 ou A3) pode ser aplicado a qualquer certificado.
O certificado A3 tem validade de 1 a 3 anos. Entre alguns serviços que precisam deste tipo de certificação se destacam:
- SPED Contábil (Escrituração Contábil Digital)
- Declaração sobre Operações Imobiliárias (DOI)
- Declaração de Informações Econômico-Fiscais das Pessoas Jurídicas (DIPJ)
- Declaração de Informações sobre Movimentação Financeira (DIMOF)
- Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias (DIMOB)
- Declarações de Débitos e Créditos Tributários Federais
Em relação a utilização e finalidade se classificam:
e-CPF
É a versão eletrônica do CPF (Cadastro de Pessoa Física). O e-CPF permite que o usuário realize transações no ambiente virtual com a mesma validade jurídica que o documento físico.
Importante: Para o envio da Escrituração Contábil Fiscal (ECF) é obrigatório duas assinaturas digitais: uma do contabilista e outra da pessoa jurídica. Profissionais contábeis apenas poderão assinar digitalmente mediantes certificados de pessoa física – e-CPF e e-PJ. No caso da pessoa jurídica, poderá ser utilizado certificado digital dos tipos A1 e A3.
No caso da assinatura digital, para a pessoa jurídica identificada na ECF, será verificada a sua existência, prazo e validade no início do processo de transmissão da declaração. Vale destacar que é possível o cadastramento de um procurador durante o processo de validação da assinatura digital.
Entre os principais usos do e-CPF se destacam:
- Transmitir declarações de Imposto de Renda Pessoa Física
- Verificação fiscal da Pessoa Física (no caso da existência de pendências)
- Recuperação da cópia do arquivo de declaração transmitida
- Consultar os valores informados por fontes pagadoras ao CPF do responsável
- Enviar e fazer retificações no CAGED
- Acessar ao Receitanet
- Assinar a escrituração contábil e fiscal
- Siscomex
- SPED
e-CNPJ
Da mesma forma que o e-CPF, o e-CNPJ funciona como uma versão digital do CNPJ tradicional. A grande diferença entre o e-CPF e o e-CNPJ se dá pela pessoa de uso, uma vez que o primeiro é destinado à pessoa física e o segundo à pessoa jurídica.
Com o e-CNPJ, processos que antes tinham de ser realizados manualmente passam a ser feitos totalmente em ambiente eletrônico, sem o uso de papel. Tornando tudo mais ágil, seguro e menos burocrático.
O e-CNPJ pode ter vários usos, como:
- Transmitir e consultar Declarações de Imposto de Renda, DCTF, DACON, DIRF, DSPJ, DIPJ, entre outras
- Consultar valores informados por outras empresas (fontes pagadoras) para a Pessoa Jurídica
- Efetuar parcelamentos
- Emitir e Retificar o Redarf
- Acessar o Conectividade Social ICP
- Declaração de Benefícios Fiscais (DBF)
- Demonstrativo do Crédito Presumido do IPI (DCP)
Importante: Para a emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), transmissão mensal do SPED fiscal e das obrigações acessórias, a empresa precisa possuir o e-CNPJ. Já para o envio da declaração anual SPED contábil, é necessário possuir o e-CPF, que é concedido ao empresário responsável ou ao profissional contábil. Ambos são responsáveis pelas informações prestadas e respondem a elas no caso de irregularidades.
NF-e
A Nota Fiscal Eletrônica é um arquivo digital e, para que tenha validade jurídica, ele deve ser assinado eletronicamente. É por meio da assinatura eletrônica que é conferido ao documento a autenticidade spot loan do arquivo eletrônico da nota fiscal, o que prova que foi a empresa que fez o envio da NF-e.
Para a emissão de certificados digitais, a empresa pode contar com duas opções: NF-e ou e-CNPJ. A principal diferença é que, ao adotar o certificado NF-e, a empresa poderá designar um funcionário apenas para a emissão das notas fiscais. Assim, ele ficará restrito à função apenas de emissão, não tendo acesso aos demais dados da empresa. Já o certificado digital e-CNPJ é apenas de uso do responsável legal da empresa.
Para a emissão de NF-e, a empresa deve analisar qual é a melhor opção, podendo ser encontrados: e-CNPJ A1, e-CNPJ A3, NF-e A1 e NF-e A3.
Importante: É possível contar com uma solução integrada de certificado digital NF-e/NFC-e, utilizado apenas para a assinatura de notas fiscais eletrônicas e notas fiscais consumidor eletrônicas. Com isso, o titular do certificado NF-e não terá acesso aos dados da empresa, declarações e demais informações.
Certificado digital e o contador
O uso de certificado digital na rotina do profissional contábil trouxe mais segurança nas informações trafegadas e repassadas aos órgãos públicos, principalmente à Receita Federal.
A certificação digital significa processos mais rápidos, maior segurança e redução de custos. Além disso, o certificado digital assinado digitalmente confere ao documento a identidade do titular no meio eletrônico, ou seja, por meio da criptografia de dados garante a autenticidade e a integridade das transações realizadas. E o mais importante, tudo que for realizado por meio de certificado digital tem validade jurídica.
O certificado digital dispensa deslocamentos e cartórios abarrotados, tornando assim mais rápidas as transações. Por exemplo, é possível reconhecer firma e formalizar um negócio através do ambiente virtual, em qualquer lugar e a qualquer hora.
Para o contador, o certificado digital permite que todos os processos sejam realizados do início ao fim através do meio eletrônico, eliminando gastos com papel e com o deslocamento do profissional até os clientes e/ou órgãos públicos.
Além disso, o profissional contábil não precisa memorizar uma senha para cada cliente. Com o uso de certificados digitais para contadores é possível uma única senha, privada, para todas as transações realizadas, de forma segura e protegida contra roubos e ações fraudulentas.
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