Nota Fiscal Eletrônica: 7 erros comuns e como evitá-los

Por muito tempo, as notas fiscais foram vistas como meros “pedacinhos de papel”, por vezes deixadas de lado sem qualquer importância. Mas muita coisa vem mudando com a implementação da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

Seja pela correria do dia a dia, por erro humano ou por problemas com o software emissor, alguns equívocos acabam ocorrendo na hora de emitir uma Nota Fiscal Eletrônica.

Quando a incorreção é detectada previamente, é possível corrigi-la. Mas caso a NF-e seja transmitida com erros, a empresa poderá ter uma série de problemas, como multas e outras autuações.

Duplicidade de evento, destinatário não cadastrado, preenchimento incorreto etc. resultam de desatenção, falta de conhecimento ou outros equívocos. E é isso que veremos no post de hoje: os 7 erros mais comuns que devem ser evitados para não cair nas garras do Fisco. Continue a leitura!

1. Certificado Digital Inexistente

Uma situação muito comum para empresas que emitem NF-e é o alerta de “Erro 90”, ou seja, a ausência de Certificado Digital, ou Certificado Digital não operacional.

Caso isso aconteça, talvez seja preciso reinstalar o certificado. Também é possível que ele esteja com a data de validade expirada. Nesse caso, é necessário entrar em contato com a AC para verificar a melhor solução.

Além disso, outros motivos também podem levar a falhas no Certificado Digital, como:

• conexão com a internet ruim;
• erro no web service;
• falta de comunicação com a SEFAZ.

Vale destacar que, para a emissão da Nota Fiscal Eletrônica, é obrigatório o uso do Certificado Digital emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada no padrão ICP-Brasil.

2. Nota Fiscal Eletrônica Delegada

Uma Nota Fiscal Eletrônica pode ser delegada pelos seguintes motivos:

• tanto o emissor quanto o destinatário da NF-e estão com problemas no cadastro junto à Secretaria da Fazenda;
• os dados cadastrais estão incorretos, como informações do cliente referentes a endereço, inscrição estadual ou e-mail.

No caso de dados incorretos no sistema, é preciso corrigi-los e fazer uma nova nota fiscal. No entanto, a nota fiscal que foi delegada precisa ser anulada no sistema para atualizar o estoque e o financeiro.

3. Pensar que DANFE é a Nota Fiscal

Confundir o Documento Auxiliar da NF-e (DANFE) com a própria Nota Fiscal Eletrônica é um erro muito comum em empresas que lidam com um grande volume de operações comerciais.

O DANFE é uma versão simplificada da NF-e, que acompanha a mercadoria durante todo o trajeto até o seu destinatário e não tem validade jurídica.

O que importa de fato é o arquivo XML presente na NF-e, que contém todas as informações necessárias e que realmente efetivam a transação realizada.

Outro ponto que deve ser ressaltado é o fato de a Nota Fiscal Eletrônica ser um documento eletrônico assinado digitalmente, com extensão XML. Caso a empresa cometa erros que levem a inconsistências entre a NF-e e a DANFE, as multas podem chegar a 100% do valor da transação.

Importante!

Antes da emissão da Nota Fiscal Eletrônica, é importante revisar e prestar muita atenção em cada informação que será repassada, já que, uma vez transmitida à SEFAZ, o trabalho de retificação será redobrado.

A correção poderá ser realizada somente por meio de Carta de Correção Eletrônica (CC-e), e mesmo assim nem todos os campos poderão ser alterados, já que a legislação deixa expressa tal proibição.

4. Não manifestação ou recusa

Uma nota fiscal passa por vários eventos: preenchimento, escrituração, aceite, recusa, cancelamento da operação, entre tantos outros.

Na Nota Fiscal Eletrônica, todos os envolvidos nos processos podem consultar diretamente pela internet os fatos vinculados à transação comercial realizada.

No entanto, o que acontece é que muitos empreendedores não manifestam ou mesmo não sinalizam a recusa, prejudicando as operações fiscais da empresa e dos demais envolvidos.

Ao realizar a manifestação do destinatário, a empresa se certifica de que há uma nota fiscal envolvendo o seu CNPJ. O uso tanto da manifestação quanto da recusa oferece maior segurança jurídica nas transações realizadas, uma vez que a nota fiscal não poderá ser cancelada pelo cliente após sua confirmação pela Secretaria da Fazenda.

5. Rejeição

O “Erro 508” pode parecer simples, mas é bastante comum às empresas que emitem Notas Fiscais Eletrônicas. É a chamada Rejeição.

Esse erro acontece quando o CNPJ informado é nulo ou vale apenas para transações realizadas no exterior. Assim, é preciso utilizar um CNPJ válido para a correção do campo e criação da NF-e.

6. Esquecer de corrigir erros na NF-e

O famoso “deixa para depois” jamais deve ser utilizado no caso de erros cometidos na hora da emissão de notas fiscais. Esse é um dos equívocos que levam muitas empresas a serem autuadas e a levarem salgadas multas.

Na correria do dia a dia, é comum que erros de digitação ou outras inconsistências acabem ocorrendo. O que muitos empreendedores desconhecem é que existem prazos determinados para requisitar retificações da NF-e.

Por exemplo, no caso de erros de digitação ou nos cálculos fiscais, ou mesmo se o cliente desistir de realizar a compra, é possível cancelar a NF-e antes do envio da mercadoria, no prazo máximo de 24 horas, contados a partir da autorização — que, uma vez cancelada, não pode ser recuperada.

Já no caso da correção ocorrida na emissão, desde que não seja no valor do imposto (base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação ou prestação), na data de emissão ou de saída da mercadoria ou ainda nos dados cadastrais (mudanças do remetente ou destinatário), a data é de até 30 dias.

7. Erros no preenchimento

Não preencher corretamente a NF-e é o que leva muitas empresas a cair nas garras do Fisco. É preciso ter muito cuidado com informações erradas, incompletas ou desatualizadas.

Cada erro de preenchimento pode representar multas e outras autuações. Vale lembrar que, no caso de inconsistências de informações e outros erros, pode ocorrer a retenção dos produtos durante seu transporte, ou até mesmo sua apreensão em postos fiscais. A liberação ocorre apenas após a regularização.

Importante!

Na falta de alguma informação em qualquer dos campos obrigatórios, a autorização da NF-e nem chegará a ser efetuada.

Além disso, com o uso do Certificado Digital, a nota fiscal não poderá ser alterada após ser autorizada pela SEFAZ. Por isso, todo cuidado é pouco!

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