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eSocial: entenda o que muda para as empresas

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eSocial: entenda o que muda para as empresas

O Governo Federal, desde a instituição do SPED em 2007, vem trabalhando para informatizar seu sistema de cumprimento de obrigações fiscais acessórias. Nesse contexto de modernização, e como já até alertamos há um tempo atrás, a Receita Federal do Brasil, Ministério do Trabalho e Emprego, Ministério da Previdência Social, INSS e Caixa Econômica Federal, trabalharam em conjunto, por meio de um consórcio, para criar o eSocial.

Assim, por meio do Decreto nº 8.373/2014, a ferramenta foi instituída e definida como o instrumento de unificação da prestação de informações de três esferas distintas, incorporando a escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.

A finalidade do sistema é nobre e inclui a padronização da transmissão validação, armazenamento e distribuição das informações prestadas por todo indivíduo ou empresa que possua empregados ou que contrate mão de obra remunerada, inclusive empregadores domésticos. Inclusive, há quem diga que a ferramenta é muito mais que uma nova obrigação acessória, já que controla mais do que as questões fiscais, mas também as estatísticas laborais e econômicas dos trabalhadores e empresas.

Neste post, você vai saber entender como a implementação deste sistema impacta a vida das empresas, bem como as principais informações que um administrador ou contador precisa saber para se preparar e cumprir em dia com o cronograma de implementação.

Quem é obrigado a utilizar o eSocial?

Toda pessoa física ou jurídica, inclusive entes públicos, que contratam mão-de-obra remunerada deve se adequar ao eSocial. As regras também incluem empregadores domésticos.

Como serão prestadas as informações?

As informações são prestadas por meio de eventos, que se dividem em 3 categorias:

  1. Eventos iniciais e tabelas do empregador/contribuinte: é a carga inicial, que ocorrerá apenas uma única vez, mediante a qual os empregadores e trabalhadores serão cadastrados no sistema da Receita.
  2. Eventos não periódicos: enviados à medida que acontecem, como aviso prévio, mudança nos salários, entre outros.
  3. Eventos periódicos: enviados periodicamente, à medida que acontecem, como envio da folha de salários.

Esses eventos serão enviados por meio de arquivos eletrônicos no formato XML, os quais serão validados e armazenados no Ambiente Nacional (ambiente eletrônico unificado e disponibilizados aos entes do consórcio.

A sequência de transmissão dos eventos será da seguinte forma:

  1. O empregador gera as informações (eventos) no ambiente corporativo (webservice) ou por meio do ambiente online (aplicativo web, disponível no Portal eSocial apenas com empresas com até 10 trabalhadores) e as transmite para o Ambiente Nacional.
  2. Os arquivos são recepcionados e validados pelo Ambiente Nacional, o qual retorna arquivos de resposta (recibo de entrega ou mensagem de erro).
  3. Os entes do consórcio usam as informações no âmbito de suas respectivas competências.

Qual o cronograma de implantação do eSocial?

Esse cronograma já deu o que falar e foi mudado inúmeras vezes. Mas parece ser certo agora. A implantação do eSocial, de acordo com a Resolução CD nº 1/2015, se dará conforme o seguinte cronograma, o qual leva em consideração o faturamento do empregador em 2014:

Transmissão dos eventos do empregador com faturamento acima de R$ 78 mil

  1. A partir da competência setembro de 2016: obrigatoriedade de prestação de informações por meio do eSocial, exceto as relacionadas abaixo;
  2. A partir da competência janeiro de 2017: obrigatoriedade da prestação de informação referente à tabela de ambientes de trabalho, comunicação de acidente de trabalho, monitoramento da saúde do trabalhador e condições ambientais do trabalho.

Transmissão dos eventos para os demais obrigados ao eSocial

  1. A partir da competência janeiro de 2017: obrigatoriedade de prestação de informações por meio do eSocial, exceto as relacionadas abaixo;
  2. A partir da competência julho de 2017: obrigatoriedade da prestação de informação referente à tabela de ambientes de trabalho, comunicação de acidente de trabalho, monitoramento da saúde do trabalhador e condições ambientais do trabalho.

Afinal, o que muda para as empresas?

Maior segurança na prestação das informações

A transmissão de informações por meio do eSocial trará maior segurança nas informações que serão prestadas, especialmente porque permitirão a redução de inconsistências entre os dados enviados. Como o ambiente é único, fica mais fácil evitar erros como os que ocorrem na entrega dos diversos formulários que atualmente são devidos. Isso evita a aplicação de multas, reduz o tempo na entrega das informações, e diminui a perda de tempo no reenvio de dados.

Inicialmente mais uma obrigação, mas no futuro trará simplificação

É importante ter em mente que, inicialmente, enquanto o sistema está sendo implementado, as empresas terão que continuar enviando as informações enviadas pelo eSocial por meio dos formulários tradicionais, como é o caso da GFIP, DIRF, RAIS, CAT, entre outras.

Isso significa que a implantação da ferramenta vai duplicar as obrigações fiscais acessórias das empresas. Mas essa situação será temporária, já acontecerá somente no período de transição. A previsão é que essas obrigações sejam completamente extintas em dezembro de 2017.

Necessidade de planejamento em 2016

Muito embora a maioria das empresas seja obrigada a prestar as informações apenas em 2017, é muito importante que os administradores e contadores já comecem a reunir os dados trabalhistas e previdenciárias de seus colaboradores e verificar se as informações estão corretas. Isso porque o sistema rejeitará o cadastro de trabalhadores que estiverem com dados inconsistentes (por exemplo, CPF com nome diferente daquele constante do PIS).

Além disso, as empresas que não podem utilizar o aplicativo online disponível no portal já devem se preparar e adequar seus sistemas para gerar as informações nos padrões exigidos.

Uso obrigatório de Cerificado Digital

Por fim, é de extrema importância que a empresa providencie seu certificado digital já que será obrigatório seu uso. É que todos os arquivos deverão ser assinados eletronicamente por meio certificado digital. Somente assim poderão ser enviados para Ambiente Nacional, onde serão validados. Se não for constatada a integridades dos dados, que é feita mediante a assinatura eletrônica, o recibo de entrega não será emitido.

Assim, os responsáveis deverão buscar uma empresa credenciada para emitir certificados digitais ICP-Brasil. A Valid Certificadora é uma dessas empresas. Visite nosso site e veja as condições para adquirir o certificado para pessoas jurídicas (e-CNPJ) e para pessoas físicas (e-CPF).

Agora que você tem todas essas informações sobre o eSocial, tire suas dúvidas ou compartilhe conosco outros dados úteis! Comente neste post e participe da nossa conversa!

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