A tecnologia tem mudado a forma como pessoas, empresas e o próprio governo se relacionam. E o uso de Certificado Digital tem grande importância em toda essa relação.
O Certificado Digital permite que uma série de procedimentos e transações virtuais possam ser realizadas sem a necessidade de deslocamento, com maior segurança e custo reduzido.
Com a assinatura eletrônica, é possível abrir contas em bancos, movimentar o FGTS, assinar contratos, elaborar procurações, solicitar remotamente cópias de documentos como escrituras de imóveis e certidões, retificar Imposto de Renda e uma infinidade de outras aplicações.
Sabia que, além disso, você pode fazer uma procuração eletrônica? Você sabe o que é e como funciona? Conhece as vantagens do seu uso? Fique ligado nesta publicação e saiba mais sobre o assunto!
O que é uma procuração eletrônica?
É um documento que permite que pessoas físicas ou jurídicas transfiram poderes a outras pessoas. Ou seja, o terceiro ao qual foi delegada a responsabilidade pode realizar determinadas atividades ou transações virtuais mediante o estabelecimento prévio de uma procuração eletrônica.
Dessa forma, a procuração permite que o contribuinte possa delegar a terceiros a possibilidade de ser representado perante a Receita Federal do Brasil (RFB) para a realização de alguns serviços disponíveis no e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte), tais como:
- parcelamento de Débitos;
- Retificação de Documentos de Arrecadação — Redarf Net;
- cópia de Declaração;
- comprovante de Arrecadação;
- situação Fiscal do Contribuinte;
- consulta de certidões negativas, IRPF e IRPJ;
- entrega de declarações (DCTF, DACON), via Receitanet.
Atenção! É fundamental que, no ato do preenchimento da procuração, o outorgante — aquele que autoriza uma terceira pessoa a responder por ele — procure especificar todos os poderes que transfere para o outorgado — aquele que recebe a concessão.
Em outras palavras, uma procuração eletrônica é um documento eletrônico assinado digitalmente por um Certificado Digital emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil).
Assim, ela passa a operar exclusivamente no ambiente virtual, reduz processos burocráticos, minimiza erros de criação e facilita todos os trâmites legais, já que pode ser realizada em qualquer lugar e em qualquer hora, sem a necessidade de impressão ou reconhecimento de firma.
Procuração eletrônica a importância do Certificado Digital
Para ser válida, a procuração eletrônica precisa ser assinada digitalmente por seus outorgantes com certificados digitais ICP-Brasil.
Com a utilização do Certificado digital, tanto o outorgante quanto o outorgado podem contar com:
- autenticidade: possibilita estabelecer a validade da transmissão, da mensagem e do remetente. Assim, é possível comprovar a origem e a autoria de determinado documento;
- integridade: assegura que o documento não teve o conteúdo alterado após ter sido assinado digitalmente. Ou seja, o sistema é capaz de detectar alterações não autorizadas no seu conteúdo. Assim, qualquer modificação, mesmo uma simples inserção de espaço, torna inválida a assinatura digital e todo o documento;
- Não Repúdio: garante que o autor (remetente) da mensagem não possa negar que realmente tenha criado e assinado o documento;
- irretroatividade: isso significa que o sistema não permite que documentos sejam gerados de forma retroativa no tempo.
Como funciona a procuração eletrônica
Para efetivamente validar uma procuração eletrônica, quem delega poderes e quem recebe a concessão devem possuir um Certificado Digital.
Todo o processo de legalização é realizado diretamente no site da Receita Federal, no e-CAC.
Para isso, o outorgante deve acessar o portal da RFB e selecionar a opção “Procuração Eletrônica”, o que possibilita que todo o processo seja feito virtualmente.
O cadastramento de procurações eletrônicas a terceiros pode ser feito por:
- pessoa física: por meio de certificado digital de pessoa física (e-CPF, uma versão eletrônica do documento tradicional), que será emitido para o seu número de inscrição no CPF. Assim, o emissor pode conceder poderes a outra pessoa para acessar seus serviços pessoais, como cadastros CPF ou declarações de DIRPF, assinaturas etc.;
- pessoa jurídica: por meio de certificado digital de pessoa jurídica (e-CNPJ, uma versão tradicional do documento), emitido para o número de inscrição da empresa no CNPJ. A concessão pode acessar assuntos como parcelamentos, declarações, intimações, informações referentes ao Simples Nacional, entre outros;
- pessoa física: emitido para o número de inscrição no CPF do responsável pela empresa diante da RFB.
Vantagens da procuração eletrônica
Muito além de um instrumento que delega poderes a terceiros, o uso da procuração eletrônica facilita o dia a dia de pessoas e empresas, simplificando uma série de processos. A seguir, algumas das vantagens do documento:
Segurança
O Certificado Digital é o instrumento que confere maior segurança durante todo o processo de cadastramento e uso da procuração eletrônica. A assinatura digital oferece à procuração eletrônica confiabilidade e integridade.
Além disso, mesmo depois da concessão a terceiros, o emissor da procuração eletrônica continua tendo acesso a todos os trâmites em relação, acompanhando, por exemplo, se sua DCTF foi entregue no prazo, ou se houve erros e falhas que levaram a alguma devolução de documentação.
Agilidade e Simplificação
É gasto muito tempo para formalizar uma procuração tradicional. Normalmente, é preciso comparecer a um posto da Receita Federal, reconhecer firma, enviar protocolos ao contador por correio ou até mesmo contratar um serviço de entrega para isso. Esses passos podem ser evitados com o uso da tecnologia.
Com a procuração eletrônica, tudo se torna mais simples e rápido. O Certificado Digital pode ser usado e todo o processo realizado em poucos minutos por meio do computador. Dessa forma, em pouco tempo o contador tem acesso às informações necessárias.
Redução de custos
A procuração tradicional gera muitos custos. Alguns são: transporte até a Receita Federal, impressão de papel, guarda física, Correios, gestão de documentos, reconhecimento de firma etc. A versão eletrônica reduz muitos desses gastos.
O Certificado Digital deve ser pago, mas suas aplicações práticas e facilidades valem cada centavo do investimento, pois com a assinatura digital é possível emitir um conjunto de declarações e realizar uma série de procedimentos com segurança, autenticidade e validade jurídica.
Agora que você já sabe o que é uma procuração eletrônica e quais suas vantagens e aplicações, aprenda mais sobre o Certificado Digital!