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Entenda a importância do fluxo de documentos mais inteligente na sua empresa

Um dos maiores desafios de qualquer empreendedor, independentemente do porte e segmento de atuação, é administrar de forma eficiente o próprio negócio, principalmente com uma concorrência cada vez mais acirrada. E na correria do dia a dia, muitos gestores acabam deixando de lado várias práticas simples, mas que podem facilitar muito a rotina empresarial e oferecer um diferencial competitivo, como é o caso da gestão de documentos.

A gestão de documentos consegue tornar os arquivos do empreendimento mais organizados e fáceis de serem encontrados. Além disso, há um ganho de confiabilidade para o empreendimento, que terá registros acessíveis e com alta integridade.

Porém gerar um fluxo de documentos inteligente dentro da empresa pode se tornar bastante complicado quando o empreendedor desconhece certas práticas de gestão ou acredita que elas são desnecessárias. Esses fatores reduzem a capacidade da companhia criar uma rotina de trabalho com alta performance, custo reduzido e potencial para atender às demandas de todos os setores.

Por isso, neste post vamos entender qual a importância de um fluxo de documento mais inteligente e quais os principais passos para chegar à eficiência. Confira abaixo!

Mas o que é gestão de documentos?

A gestão de documentos é um conjunto de práticas que visam facilitar o uso, o armazenamento e a avaliação das informações geradas pela empresa, otimizando processos e tornando as tarefas do dia a dia mais ágeis, eficientes e racionais.

De maneira simplificada, a gestão de documentos é uma estratégia capaz de possibilitar a criação de um ambiente em que todas as informações geradas pela empresa sejam corretamente armazenadas, possibilitando que todos os arquivos sejam mantidos adequadamente organizados e seguros. Dessa forma, o negócio consegue gerar mais integridade para os seus arquivos, além de manter os mesmos mais acessíveis, protegidos contra ataques e livre de erros causados pelo mau armazenamento de informações importantes.

Digitalização de documentos: o primeiro passo para uma gestão inteligente

NF-e, DIPJ, DACON, Dirf, IRPF, ECF-Fiscal, ECD-Contábil, EFD-Contribuições e inúmeras outras exigências obrigaram o empreendedor a rever os processos organizacionais e a investir em ferramentas tecnológicas que possibilitem a emissão e o armazenamento seguro de tais informações.

Desde a implementação do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), muitas mudanças vêm exigindo adequações mais inteligentes e personalizadas, principalmente com a informatização de uma série de obrigações acessórias.

E como o fluxo de documento tende a aumentar a cada ano, fazer uso de um software eficiente é fundamental. E é nesse cenário em que entra a gestão eletrônica de documentos. Graças à ela é possível ter maior controle sobre os dados e informações produzidas por cada setor do negócio, ajudando a classificar e a armazenar adequadamente todos os arquivos do negócio.

Mas o que é digitalização de documentos?

A digitalização de documentos nada mais é que o processo de converter documentos físicos em formato digital. Então, se antes o empreendedor era obrigado a dispor de um espaço da empresa para guardar centenas de caixas contendo arquivos e documentos, com a digitalização tudo é mais fácil

Todos os dados são salvos em pequenos discos (ou na nuvem, caso a companhia opte por essa estratégia). Isso reduzirá drasticamente o espaço necessário para que a empresa mantenha os seus documentos protegidos.

Vale destacar, também, que digitalizando os seus documentos, o negócio torna as suas rotinas de gestão de dados mais simples. A implementação de regras de controle de acesso, a criação de cópias e o monitoramento de quem visualiza ou modifica conteúdos passam a ser feitos com maior precisão e agilidade. Assim, gestores podem focar nos seus processos críticos e na necessidade de atender às demandas de usuários, clientes e parceiros comerciais.

Quais as etapas necessárias para realizar um fluxo de documentos inteligente e digital?

Os benefícios da digitalização incluem a redução do uso de papel e acesso rápido à informação, além de economia de tempo e maior produtividade. Aplicar técnicas modernas para gerenciar eletronicamente os documentos oferece maior segurança e eficiência aos processos do empreendimento.

Além disso, é possível realizar o arquivamento e o gerenciamento da documentação, incluindo a certificação digital dos arquivos, dentro das normas previstas na legislação brasileira. Assim, mesmo mudando a forma como os seus dados são acessados, o gestor pode garantir que todas as rotinas internas estarão alinhadas com os processos de compliance e as normas legais atuais.

No começo pode parecer um pouco complexo, mas no futuro todo o esforço valerá a pena. Vejamos como realizar corretamente a criação de um fluxo de documentos inteligente e digital:

1º passo: preparação dos documentos

Separe todos os documentos que estão aptos para a digitalização. Retire os grampos, faça a higienização ou remova qualquer tipo de objeto que prejudique na hora do escaneamento. Isso é fundamental para tornar a leitura dos mesmos mais simples e prática.

2º passo: faça uma pré-catalogação dos dados

Antes de digitalizar, é possível já separar por data, assunto, cliente ou qualquer outra especificação que facilite a alocação do documento nas devidas pastas eletrônicas. Faça por etapas, sempre verificando se realmente as informações estão sendo transferidas para os devidos arquivos digitais. E se julgar necessário, crie um sistema de nomeação que facilite a busca pelos arquivos

3º passo: salve os dados em um local seguro

Esse é um dos momentos críticos. A empresa deve salvar os documentos digitalizados em um local seguro e de fácil controle. Isso inclui não só a infraestrutura física, mas também os sistemas utilizados para manter dados a salvo.

Após a digitalização, é possível migrar todos os documentos para um software de gestão, possibilitando o arquivamento digital disponível para todos os setores da empresa, de qualquer lugar e a qualquer hora. Assim, profissionais de diferentes áreas conseguirão consultar, em um ambiente centralizado, todos os registros mais importantes para o negócio.

E se necessário, você pode migrar os dados para a nuvem. Em um ambiente de cloud computing, os registros do negócio tornam-se disponíveis para todos os profissionais, independentemente do local em que eles encontrarem-se.

4º passo: defina políticas para manter dados íntegros, seguros e confiáveis

Após salvar os arquivos, o negócio deve garantir que todos os registros continuarão bem protegidos contra falhas, ataques e tentativas de roubo de dados. Para isso, existem três estratégias que podem ser criadas: uma política de controle de acesso, a implementação de processos de backup de dados e a definição de testes de integridade.

Essas três rotinas, juntas, auxiliarão a companhia a impedir que os dados sejam modificados indevidamente, que fiquem indisponíveis após algum problema e que sempre estejam acessíveis com a sua estrutura intacta. Dessa forma, o processo de digitalização de documentos poderá ser incorporado por toda a companhia.

Mas quais as vantagens de digitalizar e armazenar eletronicamente os documentos da empresa?

Como falamos anteriormente, a opção pela criação de um fluxo de documentos inteligente e mais conectado pode trazer uma série de benefícios ao negócio. Alguns deles envolvem a redução do uso de papel e a melhoria dos processos de gestão de dados. Confira abaixo os principais!

1 – Redução de papel e sustentabilidade

O processo de transição do papel para o digital já é uma grande vantagem competitiva, tornando-se uma importante ferramenta de gestão dos negócios.

Com a digitalização e a possibilidade da adoção da Assinatura Digital de Documentos Eletrônicos, há uma redução da quantidade de papel gerada diariamente, o que, consequentemente, resulta em benefícios relacionados à sustentabilidade. A empresa poderá atrair mais clientes por ter processos com menor impacto ambiental. Em outras palavras, uma rotina sustentável traz mais lucros para o empreendimento.

Fica claro que a digitalização de documentos e seu compartilhamento online reduz drasticamente a necessidade de cópias em papel. Com isso se economiza em folhas e material de impressão, e há menor desgaste dos equipamentos. Uma vez que a companhia passe a ter menos gastos com materiais de escritório e as suas impressoras apresentarem uma longa vida útil, o empreendimento terá mais recursos disponíveis para realizar investimentos estratégicos.

Além disso, a simplificação dos processos de gestão dá aos funcionários a possibilidade de focar em atividades urgentes e prioritárias. Todos atuarão com a certeza de que as chances dos arquivos serem extraviados será a menor possível.

Vale destacar também, que custos relacionados ao envio de documentos por meios físicos, assim como a necessidade de possuir um ambiente de grande porte para manter dados em papel cairão continuamente. Com tudo disponível online, a troca de informações entre todos os setores é feita com a máxima segurança. Em outras palavras, todos saem ganhando, inclusive o meio ambiente.

2 – Redução de custos

Otimizar os recursos disponíveis, aumentar a produtividade e reduzir os custos são princípios básicos que fazem parte do “topo” no planejamento de qualquer empresa. Essas estratégias tornam o negócio mais eficaz e com maior capacidade de atender às demandas de clientes e parceiros comerciais.

E nesse cenário, investir na gestão eletrônica do fluxo de documento é uma das soluções de maior impacto. Com a possibilidade de armazenamento em nuvem, os custos com impressão são reduzidos: os documentos só são impressos sob demanda e em menor quantidade.

A nuvem também elimina gastos que o negócio pode ter com a necessidade de armazenar fisicamente folhas de papel. Em um único disco rígido é possível salvar milhões de contratos e informações como comprovantes de transações financeiras e pagamento de contas. Ao mesmo tempo, como os processos de gestão são simplificados, o empreendimento elimina parte dos gastos operacionais existentes.

4 – Maior controle

Com a gestão eletrônica de toda a documentação da empresa, o empreendedor passa a ter controle de todos os processos da organização, desde a emissão de uma nota fiscal até a entrega de uma declaração contábil.

Se antes o gestor tinha que procurar em arquivos isolados e documentos estocados fisicamente para ter acesso a determinada informação, com a digitalização todo o acervo fica disponível com apenas um toque.

Além disso, com o uso da certificação digital é possível criar níveis de acesso aos documentos, tornando-os de acesso restrito, inviabilizando que qualquer um possa acessar, ou pior, furtar determinadas documentações.

5 – Aumento da produtividade

Manter documentos em meios digitais os torna mais acessíveis. A empresa poderá consultar uma informação rapidamente, independentemente do tamanho do seu banco de dados. E, a partir do momento em que o colaborador não precisa mais perder tempo procurando certos documentos ou arquivos em meio físico, a produtividade também aumenta.

Ao gerenciar todos os documentos de forma eletrônica, é preciso ter em mente que todas as informações estarão organizadas e disponíveis de maneira imediata e, melhor, atualizadas constantemente. O tempo de acesso será proporcional ao desempenho dos dispositivos de armazenamento e sempre poderá ser otimizado em busca de mais velocidade e precisão.

6 – Segurança

Um dos pontos principais de qualquer fluxo de gestão de documentos é a segurança dos dados. É fundamental que o negócio consiga impedir que registros ficarão disponíveis para as pessoas erradas.

Ao apostar na documentação digital, o negócio consegue restringir o acesso aos arquivos apenas às pessoas autorizadas com alguns cliques. E também é possível fazer backups automáticos para manter cópias de segurança em diferentes ambientes. Assim, o gestor pode evitar que documentos importantes se percam após uma falha em um dispositivo, problemas de disponibilidade ou uma simples remoção não autorizada de um dado.

7 – Mobilidade

Outra grande possibilidade é a mobilidade. Com o armazenamento eletrônico, é possível contar com a sincronização em diversos dispositivos (celular, smartphone ou tablet), o que deixa o gestor atualizado sobre todas as movimentações realizadas pela empresa.

Bastará uma conexão com a internet para que um profissional possa verificar dados importantes. Isso impede, por exemplo, que a adoção de métodos de trabalho modernos, como os regimes de home office, prejudiquem a produtividade de profissionais e times inteiros: não importa o local, todos sempre terão as suas informações mais importantes disponíveis para uso.

Importância da gestão eletrônica de documentos

A gestão eletrônica de todo o fluxo de documentos da empresa é, sem dúvida, uma solução que garante agilidade nos processos, oferecendo maior segurança no armazenamento e aumentando consideravelmente a produtividade.

Ao contrário de documentos físicos, em que é preciso sempre levar em consideração o espaço disponível para armazenamento, no formato digital é possível criar uma logística personalizada de arquivamento facilita a busca de uma informação. Tudo fácil, ágil e rentável.

Além disso, essa estratégia traz mais competitividade para o negócio, que terá a capacidade de garantir a seus clientes e parceiros comerciais que qualquer dado estará seguro. Políticas de segurança e backup terão a capacidade de tornar o ambiente interno mais dinâmico e inteligente, sem erros ou problemas de gestão. E com a possibilidade de ter mais tempo livre para focar no atendimento a demandas do mercado, a empresa terá níveis de produtividade elevados.

A adoção de uma gestão do fluxo de documentos inteligente faz parte de um grande conjunto de mudanças que tomou o mercado corporativo nos últimos anos. Ela é chamada de transformação digital. Veja como preparar o seu negócio para ela em seis passos!

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