VALID Certificadora
28\09\2017

EFD-REINF: o que é e como preparar sua empresa para usar?

EFD-REINF é a mais recente obrigação do Sistema Público de Escrituração Digital – SPED. Empreendedores, contadores e demais responsáveis pelas informações trabalhistas e previdenciárias precisam ficar atentos!

A Escrituração Fiscal Digital das Retenções e Outras Informações Fiscais, ou EFD-REINF, é um módulo do SPED que passa a complementar o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial).

Isso significa que as empresas precisarão adequar seus sistemas para a entrega da nova obrigatoriedade, já que detalhes que antes não eram exigidos passam a ser obrigatórios, a partir de 2018.

Pensando nisso, levantamos alguns pontos sobre a EFD-REINF e como sua empresa pode se preparar para atender todas as exigências. Vamos lá?

O que é a EFD-REINF?

Instituída pela Instrução Normativa RFB nº 1.701/2017, a EFD-REINF é o mais novo módulo do SPED, que passa a substituir diversas obrigações acessórias, como DIRF, RAIS, CAGED e GFIP.

Outra novidade é que a EFD-REINF passa a englobar as informações da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB), que hoje são entregues por meio da EFD-Contribuição.

O objetivo da EFD-REINF é integrar todas as informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais numa única base de dados. Isso significa maior transparência e controle aos órgãos fiscalizadores e simplificação para empresas quanto à prestação das suas informações.

Porém, a nova obrigatoriedade exige que o empreendedor prepare seu sistema e sua equipe para atender às novas demandas. Ou seja, a estrutura do layout da EFD-REINF passa a ser composta de mais de 9 tabelas, 12 eventos, 587 campos e 24 novas regras que deverão ser consideradas.

A quantidade de informação que devem ser prestadas é tão vasta que fica passível a inconsistências e erros que, consequentemente, levarão a multas e autuações fiscais.

Quem está obrigado a transmitir a EFD-REINF?

Ficam obrigadas à entrega da EFD-REINF as pessoas jurídicas que realizam a retenção da Contribuição para PIS/PASEP, da Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).

Também estão obrigadas as pessoas jurídicas que recolhem a CPRB, entidades promotoras que envolvam associação desportiva que mantenha clube de futebol, além de pessoas jurídicas que realizam prestação e contratação de serviços mediante cessão de mão de obra.

A IN nº 1.701/2017 elenca todos os contribuintes que estão obrigados a entregar a EFD-REINF a partir de 2018. Por isso, não deixe de acessar e conferir se sua empresa está entre eles!

Cronograma de entrega da nova obrigação

A EFD-REINF seguirá um escalonamento determinado pela Receita Federal que terá como base o faturamento do contribuinte. Ou seja:

  • a partir de 1º de janeiro de 2018: pessoas jurídicas que faturaram mais de R$ 78.000.000,00 em 2016;
  • a partir de 1º de julho de 2018: pessoas jurídicas que faturam até R$ 78.000.000,00.

A transmissão será feita mensalmente e até o dia 20 do mês subsequente. A exceção são as entidades promotoras de espetáculos desportivos cujo prazo de entrega será de dois dias úteis após a realização do evento.

Em relação às Microempresas e Empresas de Pequeno Porte, serão estabelecidas condições especiais para o cumprimento da obrigação, conforme determinações do Comitê Gestor do Simples Nacional.

5 dicas de como preparar sua empresa para o EFD-REINF

Contribuintes precisam se preparar o quanto antes para a chegada da EFD-REINF.  Devem ser implementadas o quanto antes soluções integradas e que possibilitam o compartilhamento dos sistemas internos diretamente com os servidores da Receita Federal, sem a necessidade de intermediação de Programas Geradores de Declaração.

Mas como preparar a empresa para a chegada da EFD-REINF? Vejamos algumas dicas importantes que podem ser aplicadas de imediato. Acompanhe!

1. Contrate um serviço de assinatura digital

A obrigatoriedade da EFD-REINF vai gerar impactos em todas as áreas envolvidas no processo de prestação de serviços, com destaque para a área contábil, fiscal, financeiro e Tecnologia da Informação.

Como a EFD-REINF é um módulo do SPED, passa também a ser obrigatória a utilização de um Certificado Digital emitido por uma Autoridade Certificadora credenciada pela ICP-Brasil.

Muito além de ser uma obrigatoriedade, a utilização de um Certificado Digital garante segurança e sigilo das comunicações e dos dados transmitidos por meio de um ambiente eletrônico.

Com a Certificação Digital é gerada uma assinatura eletrônica que garante a autenticidade, a integridade e a validade jurídica dos documentos no ambiente virtual.

2. Invista no treinamento dos funcionários

Sua empresa está preparada para EFD-REINF? Toda nova obrigatoriedade exige do empreendedor investimentos, não apenas na área de Sistema de Informação, mas também nos recursos humanos.

E um dos pontos fundamentais para que o processo de implementação da nova obrigatoriedade dê certo é o treinamento e a devida orientação dos funcionários envolvidos no repasse das informações à Receita Federal.

A EFD-REINF, assim como os demais módulos do SPED, exige a geração, entrega e armazenamento correto de todos os dados da empresa. Isso implica que quanto mais cedo o empreendedor adquirir sua certificação digital e implementar um ERP que forneça soluções contábeis, fiscais e administrativas de forma integrada, mais eficiente será a transição tecnológica para os funcionários envolvidos.

Todos os procedimentos e informações que serão necessários nesses processos serão novidade para a maioria das pessoas ligadas ao repasse das informações aos órgãos fiscalizadores.

Por isso, investir em treinamento e capacitação é, sem dúvida, o primeiro passo para uma melhor adequação às novas obrigatoriedades.

3. Busque soluções especializadas para o levantamento de informações concretas

Empresas geram periodicamente inúmeras obrigações acessórias aos órgãos de arrecadação e fiscalização dos governos federal e estadual. No entanto, após a transmissão, muitas empresas acabam ignorando o conteúdo dos arquivos, incluindo dados de todos os cadastros e transações relacionadas a eventos tributários.

Utilizar softwares especializados que possam integrar todas as informações e, posteriormente, transformá-las em dados analíticos para o negócio é, sem dúvida, a maneira mais eficiente de aproveitar os resultados gerados com as obrigações acessórias.

Se sua empresa ainda não aderiu a uma solução integrada, antecipe-se! O quanto antes o empreendedor investir em soluções especializadas, mais tempo terá para analisar e avaliar o impacto das novas mudanças, quais informações devem ser corrigidas, quais ferramentas devem ser adquiridas, quais treinamentos devem ser feitos e demais processos fundamentais para o recebimento da EFD-REINF.

Quando a preparação é antecipada, o empreendedor pode gerenciar melhor os recursos e agir para evitar erros e falhas.

4. Entenda os benefícios

Embora o objetivo principal da EFD-REINF seja a redução das obrigações acessórias e a integração com outros módulos do SPED, é preciso entender que os benefícios de toda essa transformação estão muito além de repassar ao Fisco informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias.

A EFD-REINF representa a otimização dos processos e a oportunidade de condensar, em um único banco de informações, dados que muitas vezes estão pulverizados em diversos sistemas das empresas ou até mesmo não estão em nenhum sistema.

Com a nova obrigatoriedade e com a adoção de uma solução integrada, é possível destacar:

  • redução dos riscos operacionais;
  • redução dos riscos de atrasos e multas;
  • aumento na gestão tributária;
  • possibilidade de manter todas as informações em conformidade.

5. Mantenha as informações em conformidade

A nova obrigatoriedade do SPED vai exigir que sejam prestadas todas as retenções sem relação direta com o trabalho, destacando-se:

  • os serviços prestados e contratados;
  • os recursos recebidos e repassados para associações desportivas;
  • as retenções na fonte incidentes de pagamentos a pessoas físicas e jurídicas;
  • os dados sobre a receita bruta para apuração das contribuições previdenciárias substituídas;
  • a relação de todos os salários pagos;
  • Imposto de Renda retido na fonte;
  • valor distribuído aos sócios.

Diante do rol de informações que devem ser prestadas ao Fisco com a nova obrigatoriedade, o empresário deve redobrar ainda mais sua preocupação, já que tanto a EFD-REINF quanto o eSocial (que passam a se complementar) possuem uma particularidade especial em relação aos demais módulos do SPED: a transmissão gera créditos tributários.

Isso significa que, se as informações não forem geradas, a empresa não conseguirá pagar impostos e tampouco se beneficiar de créditos fiscais. Além, é claro, do pagamento de multas que podem variar de 1% a 5% do faturamento total da empresa ou sobre o imposto devido.

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