Acompanhar o crescimento dos negócios, manter as contas em dia e gerir com eficiência processos e atividades operacionais requer um bom planejamento e engajamento de toda a equipe.
No entanto, com toda a burocracia que envolve o funcionamento de qualquer empresa, determinadas etapas do fluxo de trabalho acabam sendo comprometidas, levando a atrasos e falhas.
E em escritórios de contabilidade e advocacia não é diferente. Em muitos deles, os documentos em papel ainda têm muito valor, seja por resistência ao processo de modernização ou mesmo porque o gestor prefere o arquivamento físico em relação ao digital.
O fato é que é necessário buscar soluções para reduzir burocracias no escritório de advocacia e contabilidade. Mas o que fazer? Continue a leitura e saiba mais!
Reduza a papelada do dia a dia e adote a documentação digital
A adoção de soluções que possibilitem a utilização de arquivos digitais é uma grande aliada na redução de burocracias em escritórios.
Isso porque documentos digitais facilitam e muito a organização, pesquisa, edição, leitura e transmissão dos dados e informações. É impossível não pensar em burocracia quando falamos de uma grande pilha de papéis e pastas, e por isso mesmo a tecnologia vem ajudar com tanta eficácia.
Ainda que alguns documentos precisem ter uma cópia física, várias atividades ainda são realizadas de forma manual sem necessidade, sobrecarregando toda a equipe, que perde tempo preenchendo formulários que poderiam ser facilmente migrados para uma plataforma digital.
Ao adotar softwares e aplicativos de gestão, é possível organizar processos, guardar dados e sistematizar toda a rotina de trabalho. Ou seja, a tecnologia tem papel imprescindível na otimização dos afazeres e na utilização eficiente do tempo.
Utilize ferramentas e aplicativos específicos
Imagine controlar contas a pagar e a receber, manter o fluxo de caixa atualizado, organizar clientes, fazer toda a contabilidade e controle de departamento pessoal, financeiro, enfim, realizar tudo manualmente. Pode parecer impossível, mas muitos escritórios ainda utilizam o velho e bom papel no dia a dia.
Para diminuir a burocracia, a automação de processos é essencial. Ela abrange todas as necessidades do escritório e possibilita o planejamento, a execução e o monitoramento de todas as tarefas, mantendo seu alinhamento e trazendo rapidez e qualidade aos serviços prestados.
Ao investir em ferramentas e aplicativos específicos, é possível diminuir a burocracia, cortar custos e ainda otimizar diversos setores, como na gestão contábil, de clientes, na parte financeira e tantas outras.
Com a adoção da inovação nos negócios, o escritório consegue deixar os processos enxutos, tornando mais transparente a sua relação com seus clientes e, ainda, eliminando erros e falhas operacionais.
Um escritório de contabilidade e advocacia, com a automação, passa a ter todas as informações reunidas e atualizadas em um só lugar, trazendo facilidade aos funcionários para consulta e acompanhamento, além do atendimento mais eficiente das demandas.
Revise os processos
Não é incomum encontrar escritórios soterrados em métodos extensos e complexos somente pelo fato de nunca terem revisado e analisado as atividades executadas pela equipe.
Se o empresário não está ciente dos gargalos do próprio negócio, não sabe quais rotinas geram desperdícios de tempo e de materiais e não consegue identificar as tarefas que ainda são realizadas manualmente mas poderiam ser automatizadas. Com certeza ele está colocando em risco a longevidade do escritório e também a qualidade dos serviços.
É fundamental que haja um mapeamento dos processos executados, a fim de conhecer as tarefas, seus responsáveis e o tempo dedicado elas, bem como o desempenho e a produtividade de cada indivíduo e da empresa como um todo.
O empresário precisa compreender muito bem o fluxo de trabalho de toda a equipe para que possa adotar estratégias que eliminem as tarefas mais burocráticas do dia a dia.
Sem isso, fica impossível identificar dificuldades ou obstáculos e estabelecer soluções eficientes, que potencializem a realização dos afazeres e sejam capazes de aperfeiçoar o relacionamento com os clientes.
Dê maior autonomia para a equipe
Ninguém é mais indicado para conhecer os gargalos e obstáculos de uma empresa do que o colaborador. É ele que está diariamente envolvido nas funções, enxerga as dificuldades e saberá identificar com precisão quais pontos precisam ser melhorados e quais podem ser potencializados.
O erro de vários gestores é não levar em consideração a opinião dos seus funcionários, uma vez que a autonomia pode trazer uma série de benefícios e ainda evitar a perda de tempo em burocracias no escritório.
Porém, é preciso ter em mente que, ao dar espaço para que os colaboradores participem das decisões, o gestor deve definir muito bem o que pode ou não ser feito por conta própria.
Vale destacar que tal autonomia precisa ser amparada em uma política de treinamento e capacitação, na qual cada um conheça suas responsabilidades e atue na melhoria contínua das próprias tarefas.
Ou seja, é preciso definir claramente qual é o papel de cada um dentro da equipe, apenas assim o trabalho fluirá de forma mais simples e rápida.
Invista na digitalização de documentos e armazenamento em nuvem
Arquivos e ficheiros físicos, pilhas e mais pilhas de papel são questões burocráticas que inviabilizam um fluxo de trabalho eficiente.
Para aperfeiçoar as tarefas diárias e alcançar uma produtividade maior, a digitalização de documentos passou a ser a melhor solução para gerir arquivos e otimizar o tempo dos funcionários.
A digitalização garante mais organização das informações, uma vez que concentra todos os documentos em um único banco de dados. Isso reduz o tempo de procura na requisição de algum cliente referente a determinado processo, por exemplo, ou mesmo na revisão de contas.
Além disso, documentos digitalizados podem ser armazenados em softwares que oferecem serviços de nuvem, ou seja, eles ficam guardados em um ambiente eletrônico sem riscos de perdas e extravios.
Isso é um ganho imenso para o escritório, pois as informações estarão salvas e só poderão ser vistas por pessoas autorizadas, ou seja, aquelas que têm a chave de acesso dos diversos níveis de confiabilidade dos dados.
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