Você sabe como fazer assinatura digital no Word? Essa é uma das possibilidades de uso de um certificado digital. Com ela, é possível incluir informações de segurança e finalização do seu documento.
Além disso, documentos assinados dessa forma são seguros e invioláveis. Ainda assim, esse doc permite que alterações sejam feitas, removendo a assinatura caso for necessário.
Para assinar um documento profissionalmente e com diversos signatários, recomendamos o uso de soluções como o Valid Signer. Quer saber de que forma esse processo funciona? Veja a seguir!
As vantagens dos documentos digitais
Antes de mostrarmos um passo a passo de como fazer assinatura digital no Word, é importante demonstrar as principais vantagens que esse processo pode proporcionar.
Custos reduzidos
A assinatura digital de documentos evita sua impressão. Um arquivo do Word assinado da forma em que mostraremos neste artigo se torna totalmente válido em termos jurídicos, logo, ele pode tramitar em meio digital sem que ocorra a impressão.
Além disso, ocorre uma economia de tempo gasto na emissão do documento para que pudesse ser assinado pelo responsável, proporcionando, assim, mais agilidade em alguns processos empresariais.
Aumento na segurança
Agora vamos falar sobre a segurança. Um documento assinado no Word até pode ser alterado, entretanto, qualquer tipo de edição elimina imediatamente a assinatura eletrônica. Dessa forma, entendemos que se trata de um documento de difícil violação, portanto, com altíssimo nível de proteção.
Impossibilidade de extravio
Seguindo na linha da segurança desse tipo de documento, as assinaturas eletrônicas, quando feitas por meio de certificado digital, dificultam e até impossibilitam o extravio de dados e informações da empresa.
Maior praticidade
Outro ponto que merece destaque é a praticidade. No Brasil, a maioria dos usuários de computadores utilizam o Microsoft e suas soluções, como o Word. Logo, dificilmente uma pessoa terá dificuldades para abrir um arquivo enviado nesse formato.
A importância de saber como assinar documentos no Word
Afinal, qual é a importância de saber como fazer assinatura digital no Word? Essa é uma pergunta que muitas pessoas podem fazer, e a resposta é muito simples: primeiro, para obter todas as vantagens que mencionamos.
Em segundo lugar, é importante ter em mente que a maior parte dos processos empresariais está migrando para o ambiente online. Sendo assim, se o empresário não se adequar a essas mudanças — as quais são muito simples — ele tende a ficar para trás e, até mesmo, perder posicionamento no mercado.
Por isso, é essencial atentar a essas novidades tecnológicas e aprender a utilizar determinadas soluções que surgem — a funcionalidade de assinatura digital em documentos, por exemplo.
Um fator que pode ser classificado como extremamente importante para a utilização de assinatura em documentos do Word, é o fato de muitas pessoas físicas e empresas já utilizarem essa funcionalidade.
Nesse caso, se você não começar a utilizá-la, é possível ter dificuldade para realizar alguns processos com pessoas que já tenham nesse tipo de tecnologia algo comum e corriqueiro no seu dia a dia.
Passo a passo para assinatura com e-CPF
Agora que você já conheceu as vantagens dos documentos digitais e entendeu a importância de saber como assinar documentos no Word, é hora de fazer isso na prática!
Primeiro, abra o Word e escreva o seu documento. Em seguida, clique no menu Arquivo.
Agora, escolha a opção Proteger Documento (2) e depois Adicionar uma Assinatura Digital (3).
Caso você não tenha salvado o seu doc, neste instante o Word solicitará para que salve o documento para um formato que dê suporte à assinatura digital. Selecione SIM (4).
Adicione o seu documento na pasta desejada.
Dê um nome ao seu doc (5) e em seguida clique em Salvar.
A opção de detalhamento da sua assinatura digital do doc do Word será apresentada. Você pode escolher preencher cada um dos campos ou deixá-los na apresentação padrão.
No item 7 indicamos a opção criação e aprovação do documento do Word que será assinado com um Certificado Digital Valid.
Preencha os campos da janela Informações adicionais de assinatura como desejar. Eles aparecerão apenas no formato ou validação do documento eletrônico (8).
A parte mais importante vem agora. Depois de preencher o campo de objetivo da assinatura deste documento (9), você deverá escolher qual é o certificado digital que será utilizado para assinar esse doc.
Informe o seu código pessoal de uso do certificado digital (PIN) e pronto.
Assinatura digital inserida com sucesso no documento!
Para visualizar as assinaturas do documento (13), clique no texto em amarelo (12) para abrir e verificar. Essa ação também serve para os casos em que você recebeu um doc do Word assinado e deseja saber quem assinou.
Agora que você sabe como fazer assinatura digital no Word, não perca mais tempo e comece a identificar possibilidades de utilizar esse tipo de solução dentro do seu negócio. Assim, obterá toda a segurança, praticidade e comodidade que esse tipo de processo pode proporcionar, colocando sua empresa no rumo das mudanças e inovações tecnológicas.
Gostou dessa dica? Caso precise adquirir um certificado digital para fazer esse tipo de procedimento, entre em contato conosco. Assim, ajudaremos a selecionar a opção mais adequada ao seu perfil.