A nota fiscal eletrônica (NF-e) é um importante subprojeto do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) que passou a substituir notas fiscais em papel pelo arquivo eletrônico. Com ela, os procedimentos tornaram-se mais econômicos e seguros, uma vez que, além de permitir redução de custos com impressões, também é possível que os tributos envolvidos na transação sejam verificados por todos os envolvidos (empresa, consumidor e o governo).

Leia este post, saiba mais sobre a nota fiscal eletrônica e veja como escolher a mais adequada para o seu negócio:

A nota fiscal eletrônica

O que garante a validade jurídica da NF-e é a assinatura digital realizada pelas empresas, com o uso de um certificado digital. Além disso, é preciso que a empresa consiga a autorização de uso pela administração tributária. Dessa forma, as empresas que necessitam emitir NF-e precisam de:

• ter acesso à internet;
• solicitar cadastramento como emissora de NF-e na Secretaria da Fazenda de seu estado;
• adquirir um software de emissão de notas fiscais;
• adquirir o certificado digital.

O certificado digital é uma assinatura que possui validade jurídica para identificar pessoas e empresas em meio digital, garantindo a segurança nas operações eletrônicas.

Os tipos de certificado digital

As certificações digitais podem ser o e-CNPJ, o e-CPF e o NF-e. Cada um deles possui um propósito diferente e funcionam de maneiras diferentes, embora todos eles sirvam para substituir a assinatura tradicional.

Neste post, vamos nos concentrar na certificação digital de tipo NF-e. Acompanhe:

A NF-e

O Certificado para emissão de NF-e é um documento eletrônico restrito à emissão de notas fiscais eletrônicas. Ela emite notas fiscais, assim como faz o e-CNPJ, mas apresenta em relação a ele o diferencial de permitir a emissão de notas fiscais com o nome do faturista, enquanto o e-CNPJ só pode ser usado pelo representante legal da empresa, uma vez que funciona como uma espécie de procuração.

A NF-e permite a emissão de muitas notas fiscais por dia, além de oferecer maior segurança ao processo.

A aquisição de um certificado

O primeiro passo é realizar a compra do Certificado Digital ICP-Brasil em uma autoridade certificadora, como é o caso da VALID Certificadora. A solicitação pode ser realizada via internet. Em seguida, é preciso comparecer presencialmente ao ponto de atendimento, com os documentos necessários para validação das informações e emissão do certificado.

O armazenamento

Como visto, o certificado digital é um documento eletrônico que garante a identidade de uma pessoa ou de uma empresa em meio digital, viabilizando assim uma série de operações. Dessa forma, procedimentos como a assinatura de documentos eletrônicos e a emissão de notas fiscais eletrônicas podem ser realizadas com maior segurança.

Em função disso, existe também uma outra classificação, que diz respeito à forma de armazenamento, que pode acontecer de duas formas diferentes:

• A1: quando o certificado digital é armazenado no computador de quem o obtém;
• A3: quando o certificado digital é armazenado em um dispositivo criptográfico, que pode ser token USB ou smart card.

As principais diferenças entre A1 e A3

O A1

Em resumo, o certificado de tipo A1 é o tipo de documento eletrônico que funciona ao ser instalado em um computador.

Sua validade é limitada ao período de 1 ano, exigindo constante renovação. Além disso, é necessária a realização do backup do certificado, pois em casos de problemas no computador será necessária a compra de outro certificado.

Neste ponto, destacamos a importância da realização do backup, pois em situações como roubo ou em momentos quando a máquina precisa ser formatada, o certificado corre o risco de ser perdido por não existir segunda via.

O A3

Já no caso do certificado de tipo A3, o armazenamento é realizado em um hardware, seja ele cartão ou token.

Ele é mais seguro do que o A1 porque não fica armazenado na máquina, o que significa que, enquanto é possível que uma pessoa com más intenções que tenha acesso à máquina faça o backup e use o certificado A1 de maneira criminosa, no A3 esse risco é menor, embora você ainda esteja vulnerável ao roubo do hardware. No entanto, caso o seu computador pessoal seja invadido, o seu certificado ainda estará a salvo.

Este tipo pode ser utilizado em um computador por vez, sendo exigida senha a cada utilização. Entre as suas desvantagens, podemos citar a vulnerabilidade diante de eventuais danos no chip ou até mesmo a perda do dispositivo devido ao seu tamanho.

O tipo mais adequado para a sua empresa

É preciso considerar as necessidades e possibilidades específicas de cada empresa para escolher entre os certificados de tipo A1 e o A3, uma vez que eles possuem características distintas em função de validade, forma de uso, entre outros.

Em relação à validade, por exemplo, o certificado de tipo A1 limita-se ao período de 1 ano, enquanto o segundo tipo pode durar 3 anos.

De uma maneira geral, como a certificação de tipo A3 costuma ser mais barata, ela é recomendada para empresas menores, que emitem poucas notas, enquanto a A1 pode ser mais vantajosa para empresas maiores.

Ainda assim, é preciso também considerar fatores como a segurança. Nesse caso, o A3 oferece maior proteção diante de roubos ou problemas no computador pessoal.

Enfim, não existe uma regra, uma vez que existem exigências específicas. Por exemplo: quando o plano de expansão da empresa considera o aumento da emissão de notas a curto prazo, é mais interessante investir no tipo A1.

Da mesma forma, caso a necessidade seja proteger melhor o seu certificado, recomendamos o uso do A3.

O certificado NF-e

Enfim, para trabalhar em meio on-line, é preciso garantir a máxima proteção possível. E o certificado NF-e veio justamente para assegurar isso, uma vez que os procedimentos passam a envolver notas fiscais. É importante que toda ação seja realizada a partir de recursos que garantam a integridade dos documentos, tornando a internet uma aliada importante para o governo e para as organizações.

Agora que você já conhece um pouco melhor o certificado NF-e, leia este post sobre as diferenças entre a NF-e e NFC-e!