Em um mundo no qual informações sigilosas são enviadas cada vez mais através de meios eletrônicos, é fundamental que novas formas de segurança sejam utilizadas para que a mensagem chegue até o seu destinatário com total integridade. Para os mais leigos, um método simples seria utilizar a assinatura de próprio punho, também conhecida como assinatura digitalizada. Por outro lado, usuários mais avançados utilizam a assinatura digital, uma solução adotada por empresas e indivíduos que precisam enviar e receber documentos com validade jurídica dentro do meio virtual.

As pessoas acabam fazendo certa confusão com todos esses termos. Qual o mais eficiente? Como posso fazer para utiliza-lo? No artigo de hoje pretendemos simplificar todas essas termologias e entender as diferenças entre assinatura digital e assinatura digitalizada. Vamos lá?

Denominação

Apesar de nomes razoavelmente semelhantes, na prática, essas atividades não têm nada a ver uma com a outra. Quando alguém faz uma assinatura digitalizada, está basicamente escrevendo sua assinatura a punho em um papel e a digitalizando através de uma câmera fotográfica digital ou aparelho do tipo scanner. Como esse método pode ser facilmente copiado, ele não possui nenhum valor jurídico. Basta imaginar a situação em que uma pessoa má intencionada poderia copiar a assinatura de uma pessoa e inseri-la em outro documento. Segurança zero.

Por outro lado, quando falamos sobre a assinatura digital, colocamos em pauta uma forma muito eficiente de garantir integridade de documentos, além de total valor jurídico. Eles funcionam da seguinte forma: através do uso de criptografia, o documento carrega uma validação digital de que foi emitido pelo proprietário/emitente original e que pode ser oficialmente aberta apenas pelo destinatário – que recebe autorização para tal. Caso o documento seja alterado de alguma forma antes de chegar ao seu destino, seja a troca de uma palavra ou a adição de um simples espaço entre palavras, ele perde a sua validade.

Utilizando a assinatura digital

Para utilizar uma assinatura digital, é necessário que o indivíduo possua uma certificação digital, ou e-CPF, processo esse que passa a ser a sua identidade virtual. Com esse certificado, ele passa a ser capaz de enviar e receber documentos de forma rápida e segura através da internet. Abaixo informamos o que é necessário para conseguir emitir uma assinatura digital.

Certificado digital

É um documento eletrônico que agrega diversos dados sobre o emissor de um documento e o seu titular (imagine aqui uma empresa e o seu representante legal). A função desse certificado é fazer a ligação de uma pessoa ou empresa a uma chave pública de identificação. Se a pessoa pretende adquirir uma certificação digital, ela deve procurar uma Autoridade de Registro onde deve apresentar uma série de documentos pessoais, como carteira de identidade, CPF, título de eleitor, etc. É importante salientar que não é possível o uso de representantes, mesmo que utilizando procuração. Como essa é a nova identificação eletrônica de uma pessoa, ela própria precisa estar presente no ato de criação.

Certificação ICP-Brasil

Estamos falando aqui da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras, uma cadeia que emite e controla a emissão de certificações digitais de forma a identificar o cidadão eletronicamente. Essa certificação é extremamente necessária, já que sem ela a pessoa não consegue utilizar uma assinatura digital. Ligado ao Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), uma autarquia federal vinculada à Casa Civil, esse órgão tem o poder de registrar e desvincular os participantes de toda a cadeia de registros.

Quando desejar utilizar uma assinatura digital, não deixe de checar se a certificadora que você está utilizando é realmente credenciada no ICP-Brasil para emitir certificados.

Assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica é o termo utilizado para entender todo o método eletrônico de assinatura, podendo ser válido juridicamente, ou não. Ou seja: você pode estar falando tanto de assinatura digital e de assinatura digitalizada, ambas se enquadram como uma assinatura eletrônica. Se esse termo passar na sua frente, fique atento aos nomes, pois mesmo que parecidos, têm significados completamente diferentes.

Como as empresas podem se resguardar

Todas as empresas estão suscetíveis a uma série de perigos nos dias de hoje. Estamos falando de golpes financeiros capazes de pegar de surpresa os funcionários mais desatentos. É preciso lembrar do valor simbólico de um documento carregando a assinatura do presidente de empresa, mas que na verdade pode estar disfarçando um golpe bem certeiro de pessoas má intencionadas.

Graças à assinatura eletrônica e à certificação digital, essas surpresas diminuem drasticamente, já que a segurança dos documentos gerados e recebidos entra em um novo nível. Com a adoção de novos métodos eletrônicos por parte das empresas, se reduz (e muito) as chances de documentos impressos e sigilosos passarem nas mãos de pessoas que não deveriam. Sem falar que as chances de se perderem por aí se reduzem a zero.

Identificações digitais

Em alguns casos, uma pessoa pode começar a fazer um uso mais constante de mensagens assinadas digitalmente e, dependendo do tipo de trabalho, o processo pode ser um pouco cansativo. De forma a facilitar o dia a dia, pode ser uma boa alternativa começar a fazer uso de e-mails e navegadores web que ofereçam identificação digital. Dessa forma, a sua identificação fica automática e muito mais fácil. Seria como utilizar a internet normalmente, com a vantagem de que todas as suas atividades (corporativas ou não) já estejam assinadas.

Como você pôde ver, quando falamos sobre assinatura digitalizada e assinatura digital, as semelhanças ficam apenas no nome, já que os processos são totalmente diferentes, bem como o nível de segurança. Não deixe de adotar o uso de uma assinatura digital para a sua empresa ou mesmo pequeno negócio. Estamos falando não apenas de uma forma de agilizar processos, mas na segurança dos seus documentos, principalmente com o aumento de transações em meios eletrônicos.

Vale lembrar que a assinatura digital diminui muito a produção de papel junto a elaboração de documentos, o que não deixa de ser uma boa ajuda para o meio ambiente e uma nova bandeira defendida pelo seu negócio.

Você sabia dessas diferenças? A sua empresa faz uso da assinatura digital? Conte essa experiência utilizando os comentários abaixo!