A tecnologia vem revolucionando o mundo dos negócios. Contratos são fechados entre empresas de diferentes países de forma eletrônica, reuniões são realizadas remotamente, documentos são assinados digitalmente, enfim, as inovações tecnológicas tornaram as transações entre pessoas físicas e/ou jurídicas mais fáceis, rápidas e seguras.
No entanto, a preocupação com a segurança das informações vem crescendo. O número de ataques cibernéticos, crimes e fraudes aumentou de maneira exponencial. E isso só revela o quanto é importante investir em ferramentas que possam trazer maior proteção às informações que transitam na internet, de modo a evitar que pessoas mal-intencionadas tenham acesso aos dados para utilizá-los indevidamente.
O uso do e-CPF torna-se necessário quando falamos em segurança das informações no ambiente virtual. Mas o que é isso? E quais cuidados devem ser tomados pelo titular ao usar esse documento? Continue a leitura e saiba mais!
O que é e-CPF?
É uma versão eletrônica do CPF, que possibilita identificar o titular e conhecer ao certo quem assina digitalmente as mensagens e documentos eletrônicos.
Mais do que verificar com a máxima segurança o usuário da ferramenta, o e-CPF garante autenticidade, integridade, confiabilidade e não repúdio nas transações realizadas no ambiente virtual.
Vale destacar que o formato digital do CPF tem validade perante a lei, o que significa que é possível, além de realizar operações eletrônicas, transmitir demonstrativos para a Receita Federal e efetuar outros tipos de serviços pela internet em nome de uma empresa, caso o titular esteja representando a Pessoa Jurídica.
Para que serve o e-CPF?
São várias as aplicações, como:
- assinar contratos digitalmente;
- enviar a declaração do Imposto de Renda via Internet;
- cadastrar procurações e acompanhar processos tributários eletronicamente.
O e-CPF é um tipo de Certificado Digital que utiliza a criptografia para transformar determinada informação em um texto ou mensagem ilegível para aqueles que não têm permissão de vê-la.
Ao utilizar esse tipo de segurança, o emissor envia um texto codificado que será acessado apenas se o receptor tiver a chave para decifrar a mensagem.
5 cuidados que o titular do e-CPF deve ter com o documento
Esse formato de assinatura digital contém informações como a chave do titular, nome e endereço de e-mail, prazo de validade do certificado, nome da Autoridade Certificadora que emitiu o documento, além da rubrica da pessoa física (no caso e-CPF) e/ou assinatura da empresa (no caso do e-CNPJ) e o número de série.
Por conter dados tão importantes, o titular do e-CPF deve ter muito cuidado ao utilizá-lo. Fique atento às nossas dicas:
1. Cuidado ao utilizar senhas em computadores compartilhados
Você não compartilha seu RG ou seu CPF com qualquer pessoa, certo? Pois bem, o e-CPF tem a mesma particularidade. É por meio dele que se garante a identidade do emissor e a autoria do que é processado e/ou enviado.
Independentemente da forma como o Certificado Digital está instalado — computador, token ou smart card — é importante ter cuidados especiais ao utilizar tanto o e-CPF quanto o e-CNPJ.
Por exemplo, é comum que advogados e magistrados tenham mais de um Certificado Digital para compartilhar entre outros advogados do escritório ou com estagiários e assistentes administrativos. Nesse caso, o ideal é elaborar uma procuração eletrônica. Ela dará uma série de responsabilidades ao representante, como:
- assinar documentos;
- fechar acordos;
- fazer contratações.
Isso significa que apenas os serviços especificados na procuração podem ser executados. Vale destacar que os Certificados Digitais são intransferíveis e devem ser utilizados unicamente pelos titulares.
É possível utilizar o certificado digital em computadores compartilhados, no entanto, as senhas devem ser mantidas em sigilo e não serem transferidas a terceiros.
Já no caso dos certificados A1 (instalados em computadores), recomenda-se que não sejam utilizados em equipamentos compartilhados, já que a senha fica armazenada na máquina e pode ser utilizada posteriormente de forma indevida.
2. Elabore uma senha forte
Quem não se preocupa em criar uma senha forte para autenticar operações na internet coloca em risco informações pessoais e a própria segurança.
A tecnologia evolui e, com ela, novas técnicas de ataques cibernéticos também acompanham todo o processo, e isso significa que pessoas mal-intencionadas também têm se aprimorado. Por exemplo, o chamado phishing — e-mails enviados como se fossem de bancos ou da área de suporte de algum site, mas que instalam um componente no computador e roubam os dados.
Então, nossa dica é investir na criação de um código forte para proteger seus dados. Evite:
- palavras facilmente identificáveis que tenham relação com a própria personalidade ou características físicas;
- palavras simples;
- nome do titular invertido;
- datas de nascimento;
- placas de carro;
- CPF, telefones, entre outros números comuns.
Para formular uma senha ideal, faça combinações de letras maiúsculas, minúsculas, números, caracteres e símbolos.
3. Procure uma empresa com credibilidade no mercado
As Autoridades Certificadoras (AC) são entidades responsáveis por emitir os Certificados Digitais. Tanto pessoas jurídicas quanto pessoas físicas podem usar o documento para desburocratizar uma série de procedimentos de rotina (como assinar documentos e enviar mensagens), fazendo uso do espaço virtual com autenticidade e sigilo.
Para obtê-lo, é fundamental recorrer às Autoridades Certificadoras credenciadas pela ICP-Brasil. Essas entidades têm por objetivo garantir a emissão do certificado de forma correta, sem referenciar inequivocamente uma pessoa ou organização.
Para assegurar a legitimidade do processo, as empresas verificam toda a documentação física dos requerentes antes de emitir o certificado.
É importante destacar que as ACs são fiscalizadas periodicamente, submetendo-se a processos de auditoria.
4. Fique atento ao prazo de renovação do certificado
A renovação é o processo em que o titular requisita um novo certificado. Em geral, o período de validade de um documento digital varia de 1 a 3 anos, de acordo com critérios adotados pela ICP-Brasil, que é o órgão que define as regras de certificação no país.
Caso o certificado expire ou seja revogado, todas as suas funcionalidades deixam de ter legalidade jurídica, o que inviabiliza a assinatura digital de documentos e mensagens.
Por isso, é aconselhável ficar atento ao prazo de validade do Certificado Digital e requisitar a renovação antes mesmo de a vigência acabar.
5. Opte por um certificado que atenda às suas necessidades
Embora existam tipos específicos de certificados disponíveis no mercado, é indispensável que a pessoa física e/ou jurídica fique atenta às funcionalidades do documento digital.
Certos certificados são utilizados exclusivamente por pessoas jurídicas para o envio de obrigações acessórias, conforme é o caso do e-CNPJ. Outros, como o e-NFe, são utilizados apenas para o envio de notas fiscais. O e-CPF, por sua vez, pode ser utilizado pelo seu titular para acesso ao e-CAC, transmissão de declaração de Imposto de Renda, entre outros.
É fundamental conhecer cada tipo de Certificado Digital e suas particularidades, para que os objetivos da empresa ou da pessoa física sejam atingidos.
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