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Como usar o certificado digital na declaração do Imposto de Renda?

Uma das opções que podem facilitar a vida do contribuinte ao fazer a declaração do Imposto de Renda é o uso do Certificado Digital. A ferramenta agiliza todo o processo de preenchimento e validação dos dados, diminui os riscos de retificações e de cair na malha fina.

De uso obrigatório para a maioria das empresas, o Certificado Digital passa a ser cada vez mais utilizado também por pessoas físicas. Elas podem contar com a tecnologia para acessar com segurança o ambiente virtual e realizar transações bancárias, assinar documentos eletronicamente, ter acesso a Serviços de Atendimento Virtual e muitas outras vantagens.

Pensando nisso, fizemos este post explicando como o Certificado Digital pode ser útil na declaração do Imposto de Renda. Continue a leitura e descubra!

Como o Certificado Digital pode ser utilizado na declaração do Imposto de Renda?

O Certificado Digital é uma ferramenta que possibilita a identificação do seu usuário, ou seja, é uma identidade eletrônica que possui chaves criptografadas — uma garantia de que quem está enviando os dados é mesmo o dono do certificado.

O uso do Certificado Digital na entrega da Declaração do Imposto de Renda contempla uma série de benefícios, entre eles maior agilidade, redução de custos e mais segurança. Com a assinatura digital, as informações e o documento entregue têm validade jurídica, garantindo a integridade e a autenticidade do arquivo enviado.

Para quem possui o Certificado Digital, a Receita Federal disponibiliza a declaração pré-preenchida. Como o próprio nome diz, ela já vem com alguns dados preenchidos, como rendimentos, deduções, bens e dívidas, e está disponível para download no Portal e-CAC.

Cuidado!

Para assinar eletronicamente, o contribuinte precisa procurar uma Autoridade Certificadora que emita Certificado Digital no padrão de Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira — ICP-Brasil.

Para a obtenção de um Certificado Digital, o interessado deve providenciar documentos como Carteira Nacional de Habilitação (CNH), RG ou Carteira de Identidade, além de comprovante de residência de até 3 meses antes da data de validação presencial.

Para a validação do Certificado Digital, é obrigatório que o futuro titular compareça na data de agendamento à Autoridade Certificadora com todos os documentos listados. O certificado pode ser adquirido nas mídias smart card ou token, ou ser instalado em um computador e ser utilizado apenas nele.

Quem pode utilizar a Declaração Pré-preenchida?

Desde 2 de março a Receita Federal já recebe as declarações do Imposto de Renda 2017. O prazo final para envio é dia 28 de abril.

O primeiro lote de restituição começa a ser pago a partir do dia 16 de julho, e eles seguem até dezembro, caso a declaração não tenha caído na malha fina.

Para quem enviar após o prazo ou não entregar, a multa será de R$ 165,74 no mínimo, e o valor máximo pode corresponder a 20% do imposto devido.

Mas onde entra o Certificado Digital? Aí que está: a Receita Federal disponibiliza a chamada Declaração Pré-preenchida apenas para quem é portador de um certificado digital.

A certificação dispensa autenticações e facilita a verificação de pendências por meio de um extrato, sendo possível a correção imediata da declaração, sem a burocracia de ter que ser notificado para comparecer à Receita Federal. Todo o processo é realizado de forma fácil e prática.

O contribuinte pode acessar a base de dados com algumas informações do Imposto de Renda já preenchidas, como rendimentos, deduções, bens e dívidas. Vale destacar que o certificado digital tem validade, por isso fique atento ao prazo para que não ocorra nenhum problema na hora de declarar o Imposto de Renda.

É possível ainda consultar, por exemplo, documentos enviados nos anos anteriores e checar qual é a inconsistência de dados caso caia na malha fina. Assim, o contribuinte pode cruzar os dados do CPF e informar à Receita Federal antes mesmo de ser notificado.

Fique atento!

Além da certificação digital, exigida para quem deseja fazer uso da Declaração Pré-preenchida, também é necessário que a declaração do ano anterior do titular tenha sido enviada.

No caso de a declaração do ano-calendário anterior estar retida na malha fina ou ter sofrido alguma alteração, a opção de pré-preenchimento não é autorizada. Porém, se passou pela malha mas saiu sem alterações, é possível usar a opção de preenchimento prévio.

Quem é obrigado a utilizar certificado digital?

Apesar de facilitar todo o processo de preenchimento e transmissão da declaração, o uso do certificado digital é opcional na maioria dos casos. Vale destacar que são obrigados a utilizar o certificado digital no preenchimento da declaração do Imposto de Renda os contribuintes que receberam rendimentos tributáveis sujeitos ao ajuste anual, e cuja soma tenha sido superior a R$ 10 milhões, além daqueles que realizaram pagamentos de rendimentos a pessoas jurídicas, quando representam dedução na declaração, em soma também superior a R$ 10 milhões.

Quais os benefícios do Certificado digital?

Entre as vantagens, estão maior segurança e redução de custos com autenticações. Além disso, como o envio dos documentos pode ser feito eletronicamente com o uso da certificação digital, gastos com impressões e motoboys podem ser drasticamente diminuídos.

Além da declaração pré-preenchida, quem é portador de um certificado digital também pode utilizar a modalidade da declaração online para preenchê-la diretamente em nuvem, sem precisar baixar o programa ou realizar qualquer tipo de atualização.

O certificado digital oferece tais comodidades porque pode ser armazenado no computador ou na mídia (smart card ou token), o que possibilita a transmissão remota das informações à Receita Federal.

No entanto, umas das grandes vantagens de quem possui certificado digital e utiliza na declaração do Imposto de Renda é a possibilidade de consultar as cinco últimas declarações. Os contribuintes que não possuem e-CPF só podem consultar a declaração do último ano.

Retificação facilitada

O certificado digital pode ser utilizado tanto por quem declara pelo modelo completo quanto na opção simplificada. A certificação digital é a melhor maneira de evitar e eliminar erros de digitação que muitas vezes levam à retenção da declaração na base da Receita Federal.

O Certificado digital garante a integridade, a autenticidade, a confidencialidade e o não repúdio de todas as operações realizadas no ambiente virtual. Portanto, é uma ferramenta indispensável para pessoas físicas e jurídicas.

Como escolher qual certificado digital é o mais adequado?

A escolha de um certificado digital não segue um padrão que pode ser aplicado a todos, porque cada certificado digital tem suas características e finalidades, e é destinado para determinadas funções.

O que determina qual o certificado digital mais adequado é a necessidade do interessado, ou seja, qual finalidade ele precisa atender. No caso do preenchimento da Declaração do Imposto de Renda, é o e-CPF.

O e-CPF é destinado para uso de pessoas físicas, tal documento oferece validade jurídica para as operações realizadas eletronicamente, seja na área legal, fiscal ou financeira, identificando uma pessoa no mundo virtual de forma inegável e segura.

Entre as vantagens de quem tem um e-CPF quanto à entrega do IR, se destacam:

  • acompanhamento do processamento da declaração;
  • verificação das fontes pagadores, o que evita a omissão de informações;
  • obtenção da declaração do ano anterior de forma rápida, segura e fácil;
  • correção da declaração de forma online;
  • eliminação de divergências das informações prestadas e declaradas com as fontes pagadoras.

Quer saber mais sobre as vantagens do certificado digital? Assine nossa newsletter e receba todos os conteúdos exclusivos!

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O uso da tecnologia no preparo para a temida auditoria fiscal

Um dos principais benefícios que o Sistema Público de Escrituração Fiscal (Sped) trouxe para as empresas foi a simplificação dos processos de auditoria fiscal. Se anteriormente era necessário reunir centenas de papéis para organizar toda a documentação e realizar sua entrega em órgãos oficiais, agora, por meio do software, é possível fazer todos os procedimentos de maneira rápida e objetiva. Entretanto, essa mudança exigiu também a devida adaptação das empresas ao sistema para que cada passo seja realizado de forma correta.

Confira, neste post, os recursos que podem ajudar a evitar problemas com o Fisco:

As falhas das empresas

É inegável que muitas empresas enfrentam dificuldades e correm riscos de caírem na malha fina do Imposto de Renda (IR) na prestação de contas. Gerar um arquivo Sped e fazer sua validação no programa da Receita Federal não garante que o documento esteja correto.

Isso porque a Receita não realiza auditorias e conferência criteriosa das informações, ela apenas analisa os dados necessários para que seja feito o envio correto dos arquivos. Assim, validar o arquivo no Programa Validador e Assinador (PVA) definitivamente não quer dizer que as informações prestadas estejam corretas — na verdade, elas ainda estão sujeitas a erros, o que pode acarretar em problemas para o contribuinte no futuro.

Como resolver esses problemas

É preciso garantir que os procedimentos sejam realizados em conformidade com as obrigações legais das empresas. Uma das exigências do Sped diz respeito justamente à organização, uma vez que, sem ela fica, muito difícil prestar informações e garantir segurança no processo.

Essa talvez seja a grande obrigação das empresas quanto ao sistema: a organização adequada para que o envio de dados seja realizado corretamente. Isso diz respeito a melhorar procedimentos relacionados:

  • ao estoque;
  • ao fluxo de caixa;
  • às informações que envolvem os procedimentos da empresa;
  • entre outros.

Por isso, investir em qualificação dos procedimentos torna-se inevitável para quem pretende lidar com esse novo momento de maneira correta. E é por isso que os recursos tecnológicos podem ajudar a reduzir o risco fiscal. Com o Sped surgiram também ferramentas que foram desenvolvidas de maneira a auxiliar as empresas a adequarem-se ao programa do governo.

A auditoria eletrônica

Imagine um sistema que realiza a auditoria das informações prestadas por uma empresa antes do envio dos dados ao Sped, avaliando se eles estão de acordo com as exigências do sistema. Isso permite a correção de eventuais erros com antecedência, certo?

Agora pense que isso pode ser realizado eletronicamente de maneira muito prática, garantindo a devida análise das informações, reportando inconsistências por meio de relatórios bem elaborados da mesma maneira como os auditores da Receita Federal farão.

Isso é possível quando se trabalha com softwares de auditoria eletrônica. Com eles é possível não somente fazer a análise de dados, como também fazer a devida validação e certificação de arquivos contábeis e fiscais, garantindo maior segurança para o procedimento fiscal.

Esse serviço permite certificar e auditar arquivos digitais de diversas obrigações acessórias e até mesmo cruzar informações entre elas em busca de possíveis erros nos arquivos. Assim você identifica a origem dos erros e tem como corrigir falhas de procedimentos antes de enviar os dados ao Fisco.

Como a auditoria eletrônica pode ajudar na contabilidade da empresa

Apesar de o Sped representar um avanço em termos de escrituração digital, trata-se de um sistema que ainda exige esforço para adaptação à sua complexidade, o que significa que auditar os dados é imprescindível. Assim, contando com o auxílio de um software de auditoria eletrônica o contador tem condições de evitar problemas de seus clientes com o Fisco, reparando erros antes do envio das informações.

Diante de tantas tarefas em seu dia a dia, o profissional que lida com questões tributárias pode contar com uma ferramenta para auxiliá-lo especificamente em relação ao Sped. Assim, ele ganha um diferencial que permite melhores condições para lidar com o excesso de normas existentes, as constantes alterações de regras fiscais, as obrigações acessórias e o pouco tempo para se atualizar.

As notas fiscais

Como fazer a devida organização das notas fiscais emitidas pela empresa? A dica é trabalhar com um sistema capaz de automatizar o download dos XMLs das NF-e.

Assim é possível reunir e organizar com mais segurança os dados sobre as notas fiscais eletrônicas que envolvem a empresa, evitando possíveis fraudes e garantindo que todos os dados repassados ao Fisco sejam feitos em conformidade com os processos realizados.

Isso pode ser extremamente útil em situações em que a empresa é intimada pela Receita para dar explicações a respeito de erros que podem ter sido cometidos por fornecedores em relação a notas fiscais. Com o sistema, todos os documentos ficam disponíveis para conferência em nuvem.

Como um software de notas fiscais pode ajudar na contabilidade da empresa

Adquirir um software responsável pelas notas fiscais pode aperfeiçoar os procedimentos da empresa. Quando o processo de emissão de notas fiscais é realizado manualmente, existe um gasto de tempo considerável, além da necessidade de mão de obra para o setor fiscal e o maior risco de erros.

Uma vez que a empresa trabalha com um software para fazer essa função, ela aperfeiçoa os trabalhos tanto em relação à emissão quanto ao controle de notas, sem maiores gastos de tempo ou de mão de obra.

Além disso, pensando exclusivamente nas vantagens diante do Sped, a empresa ganha em organização, uma vez que o recurso:

  • garante a automatização de cadastros;
  • facilita os cálculos de impostos e envio de NF-e ao cliente;
  • permite praticidade para extração de relatórios;
  • e diminui consideravelmente a quantidade de erros humanos ligados a preenchimentos inadequados.

A auditoria fiscal

Enfim, a dica fundamental é contar com recursos tecnológicos capazes de reduzir a possibilidade de erro na auditoria fiscal. Sendo assim, é preciso pensar em sistemas de qualidade para o trabalho no dia a dia, como nos exemplos citados.

Procure investir em ferramentas que aperfeiçoem os procedimentos para evitar que a empresa caia na malha fina do governo, pois isso garante uma economia significativa. As punições em casos de erros certamente serão maiores do que os gastos com esses recursos.

Gostou deste post? Então continue com a visita em nosso blog e leia o texto Principais certificados digitais para contadores!

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Conheça os tipos de certificados digitais ICP Brasil

Intrusões não autorizadas, violações de conformidade e ataques cibernéticos são ações cada vez mais comuns nas redes corporativas e nos demais canais utilizados para facilitar a comunicação e a troca de mensagens entre cidadãos, empresas e governos.

Portanto, o uso de ferramentas de validação de dados passou a ser a alavanca para assegurar a autenticidade dos fatos. Informações sigilosas, transações bancárias, entrega de obrigações acessórias e demais dados trafegados na internet passaram a contar com inúmeras tecnologias, como é o caso dos certificados digitais e as chaves criptográficas.

A certificação digital funciona basicamente como uma “carteira de identidade eletrônica”, com validade jurídica e que garante a proteção e a identificação das partes envolvidas. A tecnologia foi desenvolvida para facilitar a vida de todos os usuários, evitando que se perca tempo com fatos presenciais e que possam ser resolvidos de forma on-line, de maneira rápida e segura.

Com a identificação e assinatura digital, tanto pessoas físicas quanto jurídicas podem realizar, de qualquer lugar do mundo e a qualquer hora, transações eletrônicas e outros tipos de serviços via internet com mais segurança e agilidade.

Mas quem é que confere a autenticidade, a integridade e a validade jurídica aos documentos eletrônicos? Vejamos a relação da chamada Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP Brasil) e os certificados Digitais. Acompanhe:

O que é uma Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira

Criada em 2001 por meio da medida provisória nº 2.200-2, a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP Brasil) é um conjunto de tecnologias (técnicas, práticas e procedimentos) que garante às transações e aos documentos eletrônicos a segurança por meio do uso de um par de chaves. Uma delas é pública (de conhecimento geral), e a outra, privada (de conhecimento somente do proprietário), cujos dados estão consolidados em um “certificado digital”.

A tramitação de documento eletrônico oficial somente acontecerá quando devidamente certificado por entidade integrante da infraestrutura governamental e classificado quanto ao nível de segurança.

Vale destacar que a certificação digital não exclui nem se torna superior aos documentos tradicionais. Ou seja, o sistema de certificação eletrônica não introduz novos conceitos às transações eletrônicas, apenas estabelece equivalência e isonomia entre os documentos gerados eletronicamente e os documentos firmados em papel, desde que sejam certificados digitais ICP Brasil.

As entidades certificadoras não vinculadas à ICP Brasil

Certificações realizadas por entidades não vinculadas à ICP Brasil poderão continuar sendo feitas. Porém, ao certificar determinado documento, tais entidades atestam a sua autenticidade e a sua integridade de modo semelhante a uma testemunha.

Já no caso de empresas certificadoras habilitadas ao sistema ICP Brasil, os documentos certificados gozarão de uma autenticidade derivada de lei.

Importante

Os titulares dos certificados digitais respondem integralmente pelos atos que forem assinados com seus respectivos certificados, mesmo que tenha sido emprestado ou compartilhado.

A medida provisória nº 2.200-2/2001 é bem clara quando direciona — exclusivamente — ao seu titular a responsabilidade do certificado digital e o que for assinado com ele.

Além disso, vale o alerta para quem utiliza certificados digitais de terceiros, pois isso implica em crime de falsidade ideológica.

A hierarquia da ICP Brasil

A hierarquia existente da ICP Brasil leva em consideração os componentes:

  • Comitê Gestor (CG);
  • Autoridade Certificadora (AC Raiz);
  • as Autoridades Certificadoras (ACs) de 1º e 2º nível;
  • as Autoridades de Registros (ARs)
  • e, finalmente, o usuário final.

Vejamos:

Comitê Gestor (CG)

Responsável pela aprovação das normas e resoluções. Além disso, fiscaliza a AC Raiz, que é o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) — autoridade máxima.

Autoridade Certificadora Raiz da ICP Brasil (AC Raiz)

É a 1ª autoridade da hierarquia de certificação, responsável por realizar as políticas aprovadas pelo Comitê Gestor da ICP Brasil no que diz respeito aos certificados e às normas técnicas e operacionais.

Compete a AC-Raiz a emissão, a expedição, a distribuição, a revogação e o gerenciamento dos certificados das autoridades certificadoras de nível superior ao seu.

Outra importante função da AC-Raiz é a emissão dos certificados revogados (LCR) e de fiscalizar e auditar as ACs, ARs e demais entidades habilitadas pela ICP Brasil.

Autoridades Certificadoras (ACs) de 1º e 2º nível

São entidades credenciadas à AC-Raiz, cuja função se estende a emitir, expedir, distribuir, revogar e gerenciar os certificados digitais, vinculando pares de chaves criptográficas aos titulares dos certificados, bem como colocar à disposição dos usuários a listagem de certificados revogados e outras informações.

As ACs também são responsáveis por manter registro de todas as suas operações. No caso do par de chaves criptográficas, serão sempre geradas pelos próprios titulares, sendo sua chave privada de uso, controle e conhecimento exclusivos.

Importante

É a autoridade certificadora que vai gerenciar os certificados de chave pública em todo o ciclo de vida. Ou seja, será responsável pela emissão, agendamento da data de expiração do certificado e pela publicação dos certificados revogados na Lista de Certificados Revogados (LCR).

Autoridade Registradora (AR)

São entidades vinculadas a uma determinada autoridade certificadora, cuja função é implementar uma interface entre o usuário e a autoridade certificadora. A principal função da AR é a identificação dos usuários, validação da solicitação e a submissão da solicitação de certificado à autoridade certificadora.

Entre alguns conceitos importantes se destacam:

Certificação digital

É a tecnologia que adota mecanismos de segurança, por meio da utilização de algoritmos matemáticos, capazes de garantir a autenticidade, confiabilidade, integridade e não repúdio às informações e aos documentos eletrônicos.

Certificado digital

É um arquivo eletrônico que permite conhecer o titular da mensagem, seja para outros usuários ou para o próprio sistema de informação.

De modo geral, o arquivo eletrônico é armazenado em um meio digital com todos os dados do seu titular (pessoa física ou jurídica), sendo utilizado para:

  • relacionar tal pessoa a uma chave criptográfica;
  • atestar a identidade;
  • garantir a confiabilidade, a autenticidade e o não repúdio nas transações financeiras e comerciais assinadas;
  • trocar informações e documentos com integridade, sigilo e segurança.

Assinatura digital

É uma forma eficaz de garantir autoria dos documentos eletrônicos, garantindo validade jurídica aos documentos eletrônicos assinados digitalmente. Vale destacar que a utilização de certificados digitais atribui a autenticidade e integridade aos documentos, o que significa dizer que tal fato tornou a assinatura digital uma técnica válida juridicamente.

Quais são os tipos de certificado

Os certificados digitais ICP Brasil são classificados de acordo com a sua aplicabilidade e os requisitos de segurança de proteção da chave privativa.

Quanto à aplicação:

Tipo A: Certificado de Assinatura Digital

É o tipo de certificado digital mais comum, utilizado para assinatura de documentos, transações eletrônicas, entre outras aplicações. Sua principal função é provar a autenticidade e a autoria por parte do emissor/autor, garantindo também a integridade do documento.

Exemplo

O emissor de determinado documento eletrônico utiliza a sua chave privada para assiná-lo digitalmente e enviá-lo ao receptor, que vai usa a chave pública do emissor para confirmar a autenticidade da assinatura. Qualquer pessoa que tenha acesso à chave pública pode realizar a verificação.

Tipo S: Certificado de Sigilo/Confidencialidade

Este tipo de certificado digital é utilizado exclusivamente para oferecer sigilo ou a criptografia de dados. Ou seja, o conteúdo dos documentos enviados e/ou armazenado é protegido contra acessos não permitidos, sem expor o teor do que está sendo trafegado.

Exemplo

O emissor utiliza a chave pública do receptor para proteger e enviar os dados ao receptor. No entanto, para acessá-los, o receptor terá que utilizar a sua chave privada, pois apenas ela possibilitará a decodificação dos dados protegidos.

Tipo T: Certificado de Tempo

Também conhecido como time stamping, o Certificado de Tempo é o serviço de certificação da hora e do dia em que foi assinado o documento eletrônico, com a devida identificação do seu autor. Este tipo de certificado é essencial para garantir a temporalidade e a tempestividade de documentos importantes.

Quanto à sua forma de armazenamento:

Certificados A1

Os certificados A1 são aqueles cuja chave privada é gerada em um software, ficando armazenada em um computador ou programa de computador. Além disso, é possível (e recomendado) que o utilizador do certificado faça uma cópia de segurança do certificado.

Os dados são protegidos por meio de uma senha de acesso, sendo que apenas por meio dela é possível acessar, mover e copiar a chave privada a ele associada. A validade máxima do certificado A1 é de 1 ano.

Certificados A3

Os certificados A3 são gerados e armazenados em um hardware criptográfico, que pode ser um cartão inteligente ou um token. O titular do Certificado A3 é o único que pode usar a chave privada, de posse da sua senha de acesso.

Além disso, as informações não podem ser copiadas ou reproduzidas, e também não é possível fazer cópia de segurança. A validade máxima do certificado A3 é de 3 anos.

Importante

Os equipamentos utilizados para a geração e armazenamento da chave privada devem ser, obrigatoriamente, homologados pela ICP Brasil.

Certificados A4

Utiliza um Módulo de Segurança Criptográfico (HSM), cuja chave privada do certificado A4 é gerada e armazenada. Este tipo de certificado permite cópia de segurança para outro HSM.

Vale destacar que a segurança criptográfica do A4 é superior aos certificados A1 e A3, ou seja, o tamanho da chave é maior. Neste caso, o processo de validação da solicitação exige documento de identificação adicional.

Importante

Os equipamentos utilizados para a geração e armazenamento da chave privada devem ser, obrigatoriamente, homologados pela ICP Brasil.

De forma simplificada:

Tipo Tamanho da chave Forma de armazenamento Validade máxima do certificado
A1/S1. 2048. Software. 1 ano.
A3/S3. 2048. Hardware. Até 5 anos.
A4/S4. 4096. Hardware. Até 6 anos.

Quando à sua utilidade:

Acesso ao Conectividade Social-ICP

É obrigatório a adoção de certificado digital tipo A3 – pessoa jurídica para acesso e envio dos dados do FGTS.

Programa Juros Zero

Empresas inovadoras com faturamento anual de até R$ 10,5 milhões podem receber aporte da Financiadora de Estudos e Projetos (Finep). Contudo, para participar, é necessário possuir certificado digital de pessoa jurídica.

Instituto Nacional da Propriedade Intelectual (Inpi)

O certificado digital é utilizado para o registro da marca e para acesso ao sistema de vista eletrônica de petições.

Receita Federal do Brasil (RFB)

Entre as principais aplicações do órgão que devem ser utilizados certificados digitais se destacam:

  • Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC);
  • Sistema Público de Escrituração Digital (Sped);
    • Escrita Contábil Digital (ECD);
    • Escrita Fiscal Digital (EFD);
    • contribuições PIS e Cofins;
    • e-social (folha de pagamento);
    • obrigações acessórias (Dimed, Dirf, DCTF, Dacon).
  • Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
  • Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e o Manifesto de Documentos Fiscal Eletrônico (MDF-e);
  • Declaração Anual de Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF);
  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged);
  • e-DOC;
  • Relação Anual de Informações Sociais (Rais).

Como obter um certificado digital?

Em geral, o processo de emissão de um certificado digital passa pelas seguintes etapas:

Solicitação do certificado

Esta etapa pode ser realizada, geralmente, no próprio site da autoridade certificadora. O solicitante vai preencher um formulário eletrônico com seus dados, submetendo-o à AC e agendando, posteriormente, uma data e hora para a validação presencial. Vale destacar que é nesta etapa que o interessado deverá escolher o tipo e a validade do certificado e, em seguida, efetuar a operação de compra.

Identificação presencial

Após realizar a solicitação, o interessado deverá providenciar os documentos necessários para a emissão do tipo de certificado escolhido. Após este procedimento, poderá agendar uma visita em uma autoridade de registro para realizar a identificação presencial.

Documentos necessários para a certificação digital pessoal jurídica:

Documentos referentes à empresa Documentos referentes ao representante legal
Documento de constituição (estatuto, contrato social ou requerimento); se houver, alteração contratual. Todos os documentos devem estar devidamente registrados nos órgãos competentes. Documento de identificação (RG, carteira de motorista, passaporte, ou registro profissional).
Se houver, documento de eleição da diretoria vigente. CPF.
Cartão CNPJ atualizado. Comprovante de endereço emitido há, no máximo, 3 meses.
Inscrição no Cadastro Específico do INSS (opcional). Foto 3×4 atualizada.
Comprovante de inscrição no PIS/Pasep/CI-NIS (opcional).
Título de eleitor (opcional).
Cadastro específico do INSS-CEI (opcional).

No caso de pessoa física, deverá apresentar:

Documentos obrigatórios Documentos opcionais
Documento de identificação (RG, carteira de motorista, passaporte, ou registro profissional). Título de eleitor.
CPF. Cadastro específico do INSS-CEI. Ele é obrigatório caso o interessado queira que conste no certificado para acessar as aplicações do Conectividade Social da Caixa Econômica Federal.
Comprovante de endereço emitido há, no máximo, 3 meses. Comprovante de inscrição no PIS/Pasep/CI-NIS. Ele se torna obrigatório caso o interessado queira que conste no certificado para acessar as aplicações do Conectividade Social da Caixa Econômica Federal.
Foto 3×4 atualizada.

Emissão do certificado

Após a apresentação da documentação, o interessado deverá guardar o processo de validação e verificação da entidade de registro. Caso esteja tudo em conformidade, é liberada a emissão do certificado digital.

É importante destacar que a emissão é apenas liberada quando 2 agentes de registro confirmam que a validação presencial ocorreu sem quaisquer irregularidades.

Em algumas ACs, o processo de conferência e liberação já ocorre no momento da validação presencial, sendo que o titular do certificado já sai da AR com um cartão ou com um token contendo o certificado.

Instalação do certificado

Quando a emissão do certificado ocorre posterior à validação presencial, a instalação do certificado digital emitido consiste na última etapa do processo de emissão.

A Autoridade Certificadora informa, por e-mail, que o certificado já está disponível para ser instalado. Este é o caso dos certificados A1, que são instalados diretamente no computador do usuário logo após a validação presencial.

Diferença entre e-CPF e e-CNPJ

O e-CPF

O e-CPF é um documento para pessoa física que tem a mesma função e validade jurídica do tradicional CPF. Porém, ele não pode ser utilizado para a emissão de NF-e.

O e-CPF é um documento digital que garante a autenticidade e assegura que as informações e dados dos remetentes e destinatários possam trafegar pela internet com segurança.

Além disso, o e-CPF também pode ser utilizado como assinatura digital, ou seja, permite a verificação da identidade do signatário com a garantia de que o documento não foi alterado após a assinatura.

Com ele, é possível:

  • realizar a entrega da declaração do Imposto de Renda (DIPJ);
  • acessar os serviços e as informações do site da Receita Federal;
  • assinar documentos eletrônicos com validade jurídica;
  • autenticar-se em sites e sistemas com segurança;
  • acessar outros serviços do governo (poder judiciário, saúde, educação etc.);
  • verificar autenticidade das informações do diário oficial;
  • participar de pregões eletrônicos do governo;
  • utilizar escrituração digital;
  • gerar procuração eletrônica para o seu contador;
  • cumprir a IN 969, que determina que todas as empresas com impostos calculados pelo lucro real, presumido e arbitrário devem utilizar o certificado digital para enviar DIPJ.

O e-CNPJ

Já o e-CNPJ é uma versão digital do CNPJ. Na versão eletrônica em formato de certificado digital, o e-CNPJ passa a garantir a autenticidade das transações realizadas pela internet por pessoas jurídicas.

É possível utilizá-lo em diversas soluções e aplicações de negócio e em vários ramos de atividade, permitindo a simplificação e a desmaterialização de processos, além da otimização do tempo e redução dos custos legais e operacionais.

Com ele, é possível:

  • entregar o IRPJ, a DCTF e a DIPJ;
  • ter acesso aos serviços e às informações do site da Receita Federal (e-CAC, DIPJ, certidões etc.);
  • assinar documentos eletrônicos com validade jurídica;
  • autenticar-se em sites e em sistemas com segurança;
  • acessar outros serviços do governo (poder judiciário, saúde, educação etc.);
  • verificar a autenticidade das informações do diário oficial;
  • participar de pregões eletrônicos do governo;
  • utilizar escrituração digital;
  • gerar procuração eletrônica para o seu contador;
  • cumprir a IN 969, que determina que todas as empresas com impostos calculados pelo lucro real, presumido e arbitrário, utilizem certificado digital para enviar DIPJ;
  • acessar o sistema de conectividade social ICP da CAIXA (FGTS);
  • fazer a Redarf;
  • acessar o Sistema Integrado de Comércio Exterior (Siscomex).

A NF-e

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é a versão eletrônica do documento tradicional Nota Fiscal. É por meio da NF-que é possível manter o registro de toda a movimentação de mercadorias.

A NF-e tem validade jurídica e fiscal, garantida pela assinatura digital do remetente com o uso de um certificado digital no padrão ICP Brasil. A grande vantagem do certificado NF-e é que ele pode ser utilizado por qualquer funcionário da empresa e não apenas pelo representante legal, proporcionando maleabilidade na sua aplicação.

É o certificado digital que garante à Nota Fiscal Eletrônica a integridade e autoria das informações prestadas.

Cada empresa deve analisar quais tipos de certificados digitais se enquadram à sua atividade e necessidades.

Vejamos algumas informações acerca de aplicações:

Descrição Sped Fiscal (EFD). Sped Contábil (ECD). Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).
Tipo de certificado e-CNPJ, e-CPF, e-PJ. e-CPF. e-CNPJ, e-PJ (e-NFe).
Forma de armazenamento A1 e A3. A3. A1 ou A3.
Responsável Representante legal ou procuradores. Contabilista e representantes da empresa perante à junta comercial. Pessoa jurídica emissora do documento fiscal.

Importante

O microempreendedor individual (MEI) não é obrigado a emitir a NF-e. Porém, caso ele opte voluntariamente por emiti-la, será necessário adquirir o certificado digital.

Conclusão

Os certificados emitidos pela ICP Brasil são os instrumentos mais confiáveis para uso nas transações e documentações eletrônicas, pois possuem amparo legal (a já citada medida provisória nº 2.200-2/2001).

Tais certificados garantem aos titulares a veracidade das informações prestadas, uma vez que a assinatura digital vinculada aos documentos possui a identidade emitida por uma autoridade certificadora afiliada à ICP Brasil.

É fundamental que o interessado pelo certificado digital verifique se a autoridade certificadora pertence à ICP Brasil. Se a AC for afiliada, as credenciais emitidas pela autoridade podem ser confiáveis; por outro lado, caso a AC não seja afiliada, é fundamental que o interessado busque informações sobre as políticas e os procedimentos utilizados para a emissão de certificados.

É inegável a importância do certificado digital ao dia a dia de pessoas, organizações, governo e demais interessados, desburocratizando uma série de processos e garantindo as transações e documentos eletrônicos a autenticidade e sigilo das informações que trafegam na rede.

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Entenda a legislação para a validade de contratos eletrônicos e digitais

Fechar contratos remotamente com certificação digital já é uma realidade consolidada para empresas e profissionais, principalmente quando as partes se localizam longe uma da outra, pois garante segurança e autenticidade ao fechamento e economia de tempo e dinheiro.

Mas isso ocorre também porque a legislação assegura a validade de contratos eletrônicos para efeitos jurídicos e de aplicação entre as partes. Para tanto, os contratos eletrônicos e digitais precisam atender aos requisitos do Código Civil brasileiro. Caso contrário, mesmo com a assinatura digital, os direitos e deveres do documento não são legítimos perante a lei.

Então, saiba o que diz a legislação a respeito dos contratos remotos e quais benefícios e facilidades eles apresentam.

Validade dos contratos eletrônicos perante o Código Civil

O Código Civil ainda não conta com regulamentações designadas especificamente para esse tipo de contrato. Porém, conta com regras que foram estabelecidas para os contratos tradicionais. Então, a validade dos contratos eletrônicos depende também de eles seguirem essas normas.

Artigo 104

Esse artigo apresenta requisitos para a validade de um contrato, tratado pelo termo “negócio jurídico” dentro do Código. Segundo ele, um negócio válido requer que as partes sigam seus três incisos:

  1. Ser firmado por agentes capazes: significa que os integrantes (signatários) do negócio devem ser maiores de idade e não podem apresentar algum fator de incapacidade — como doença mental;
  2. Ter como objeto algo legal, possível de ser entregue, estar determinado ou ser determinável: ou seja, um contrato cujo objeto seja uma droga ilícita ou uma máquina do tempo não é valido;
  3. Estar na forma prescrita e não proibida por lei: significa que o contrato precisa seguir pelo menos a forma livre, dos consentimentos e descrições em geral. E, quando necessário, outros procedimentos previstos deverão ser respeitados, desde que nenhum vá contra lei alguma.

Artigo 123

O artigo 123 também conta com três incisos. Porém, estes tratam de condições que invalidam contratos:

  1. Condições físicas ou juridicamente impossíveis, pois as cláusulas devem ser possíveis de respeitar ou regerem ações possíveis de executar;
  2. Condições ilícitas ou que demandam atividades ilegais;
  3. Condições escritas de forma incompreensível ou que são contraditórias em relação a interesses, cláusulas, objeto ou interesses de partes.

Legislação acerca da certificação digital

De acordo com a Medida Provisória 2.200-2, em seu Artigo 2º, a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) garante autenticidade, integridade e validade jurídica de documentos eletrônicos e aplicações de certificados digitais. Ou seja, assegura em lei a validade dos contratos eletrônicos e digitais emitidos e a assinatura deles por meio de certificação. Porém, sem que os critérios do Código Civil sejam desrespeitados.

E conforme o Parágrafo 1º do Artigo 10, esses documentos, quando produzidos eletronicamente e formalizados com processo de certificação da ICP-Brasil, são automaticamente presumidos como verdadeiros juridicamente em relação às partes envolvidas. Mas fica aberta a possibilidade de ação judicial para questionamento de direitos e deveres resultantes do documento.

Aspectos facilitadores e vantagens dos contratos eletrônicos

Redução de custos

Sem a necessidade de imprimir os documentos, armazenando-os apenas digitalmente, as despesas com papel e impressão diminuem — bem como os custos com Correios para envio de contratos, no caso de as partes estarem distantes.

E a redução de gastos se estende a combustível e cartório, pois sair do trabalho para registrar um documento passa a não ser mais preciso, assim como a possível locomoção para entrega do contrato à outra parte.

Agilidade

Eletronicamente, um documento pode ser enviado e receber uma assinatura digital em minutos. Já na forma tradicional, a demora é muito maior apenas para que ambos os signatários tenham o contrato em mãos. E depois, caso seja feita a autenticação em cartório, é preciso que ambos se locomovam e, possivelmente, até encarem filas.

E antes mesmo das assinaturas, diante da necessidade de mudança de cláusula, pode haver todo um processo para corrigir o documento e enviá-lo novamente. E a entrega, normalmente via Correios, demora alguns dias.

Efetivação totalmente independente

A certificação é independente de qualquer outro agente, principalmente externo. Então, por exemplo, não ocorre de nenhum processo que envolva documento ter de ser adequado a algum horário de entregas e ficar dependente de seus prazos.

As partes envolvidas em um contrato podem a qualquer momento e em qualquer dia emiti-lo ou realizar suas assinaturas digitais.

Mobilidade

Se o gestor de uma empresa estiver em uma viagem de trabalho, por exemplo, ainda assim pode emitir um contrato e dar a assinatura digital necessária. Desde que tenha acesso à internet, não importa onde esteja e nem qual o fuso horário do local.

Eliminação da possibilidade de extravio

Extraviar ou perder um contrato tradicional é um grande problema, risco que não existe para os documentos eletrônicos. Ainda que as partes emitam cópias físicas, haverá o formato original digital — que deve ser mantido em backup.

Economia de espaço

Uma empresa que fecha muitos contratos de maneira constante pode precisar de muito espaço para o armazenamento desses documentos. Até porque alguns podem ter muitas páginas.

Ter as vias dos documentos apenas em mídia e assinados com certificado digital previne essa realidade e proporciona grande economia de espaço.

Como assinar e formalizar contratos de forma eletrônica

Há diferentes tipos de assinaturas remotas para a formalização de documentos. A digital é a que funciona por meio de certificação da ICP-Brasil, e que sempre deve ter preferência, pois garante maior segurança e conta com funcionalidades adicionais que podem ser importantes para o ato da assinatura e seu registro.

Para não ter problemas na formalização com assinaturas digitais, é necessário contar com uma solução que atenda às necessidades de fluxos de processos de trabalho e formalizações individuais ou em lote. A solução também deve se encaixar nos critérios legais e de segurança, autenticidade e integridade de formalização, como a Valid Contract.

Inclusive, essa solução ainda possibilita que se identifique alteração em contrato após a assinatura e que o usuário utilize carimbo de tempo de referência para suas assinaturas.

Então, por meio do acesso à ferramenta e de forma simples, basta o signatário examinar o documento recebido, assiná-lo e obter sua cópia válida juridicamente. No caso da emissão, se dá a assinatura, indicam-se os demais signatários, envia-se o documento e depois a cópia concluída e válida é recebida — quando todas as demais assinaturas digitais forem feitas.

Agora que você está familiarizado com os benefícios dos documentos digitais e com os requisitos para validade de contratos eletrônicos, entenda a diferença entre assinatura digital e assinatura digitalizada para não errar em suas formalizações.

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VALID Certificadora

A obrigatoriedade de envio de declarações e demonstrativos com certificado digital

A certificação digital é um procedimento que garante a autenticidade de documentos e declarações feitas por meios virtuais, por meio de “assinaturas” eletrônicas. Cada vez mais, ela vem sendo utilizada pelas organizações, independentemente de seu porte ou segmento. Além da segurança proporcionada por esse dispositivo, o que por si só incentiva sua adoção tanto por pessoas físicas quanto por jurídicas, a legislação brasileira tem obrigado as empresas a enviar as declarações e demonstrativos com o uso de certificado digital, o que torna a aderência à ferramenta uma exigência também sob o ponto de vista legal.

Desde 2010, a apresentação de declarações à Receita Federal brasileira por intermédio de assinatura digital já é obrigatória para todas as pessoas jurídicas, com exceção daquelas que são optantes do regime Simples Nacional. Para as empresas que utilizam esse modelo, a exigência começou a ser imposta em 2015 e gradativamente ampliada de acordo com o número de empregados vinculados à organização, até ser condição exigida para as organizações que possuem mais de três trabalhadores em seu quadro funcional.

Nesse contexto, é necessário que os empresários conheçam o que a legislação determina a respeito e busquem se adequar às exigências apresentadas. Mais que isso, que aproveitem o momento para usufruir das muitas vantagens de utilização de certificados digitais e todos os recursos tecnológicos correspondentes.

Vamos falar, neste post, sobre a obrigatoriedade de transmissão das declarações por meio de certificados digitais, descrevendo as alterações que passaram a valer no início de 2017. Adicionalmente, vamos tratar sobre as regras para envio dos documentos — além das penalizações para quem desobedecê-las — e quais as recomendações técnicas para que as empresas cumpram suas obrigações dentro do que exige a lei, agregando todos os benefícios de segurança e confiabilidade das informações.

A obrigatoriedade do envio de declarações e demonstrativos com certificado digital

Em outubro de 2009, a Receita Federal do Brasil publicou a Instrução Normativa nº 969, que versava acerca da obrigatoriedade de que diversas declarações apresentadas àquele órgão fossem transmitidas com a utilização de certificados digitais. Na ocasião, o referido diploma legal eximia dessa exigência as empresas que fizessem parte do regime Simples Nacional.

Desde o dia 1º de janeiro de 2017, as empresas optantes do Simples e que possuem mais de 3 (três) empregados também passaram a ser obrigadas ao uso de certificação digital para apresentação das informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias por meio da GFIP — Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social — e do eSocial. Essa obrigação se dá em cumprimento à última etapa do cronograma de expansão da exigência, definido no artigo 72 da resolução nº 94 do Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN), que foi estabelecido em agosto de 2015 e contou com quatro etapas, postas em execução em intervalos predeterminados.

Em dezembro daquele ano, tiveram que se adequar à exigência todas as empresas com mais de 10 (dez) empregados. Em janeiro do ano passado, foi a vez daquelas com mais de 8 (oito). A terceira fase passou a ter validade em julho de 2016 e abarcou as pessoas jurídicas com mais de 5 (cinco) trabalhadores, até chegarmos na derradeira etapa, já descrita, que teve início no primeiro dia de 2017.

De acordo com estimativas do próprio Comitê Gestor, serão afetadas pela medida cerca de 657 mil empresas em todo o país. A partir de agora, essas empresas precisam fazer uso de um certificado digital para poder enviar as informações e atender aos requisitos legais determinados.

Quem precisa enviar a GFIP

A transmissão da guia é obrigatória para todas as pessoas físicas e jurídicas que recolhem Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) ou prestam informações diversas à Previdência Social. Atenção: mesmo sem recolhimento de FGTS, a empresa deve enviar a GFIP, nesse caso chamada de “declaratória”, que contém informações cadastrais e outras de interesse da Previdência. Por fim, até mesmo as empresas inativas precisam enviar a GFIP ao menos uma vez por ano, permitindo assim que seja realizada a atualização cadastral e, por consequência, eliminando a possibilidade de geração de multas ou sanções diversas.

Cuidados na emissão da GFIP

Para evitar erros e, principalmente, o recebimento de multas (veja o item “as penalidades para erros no envio de declarações e demonstrativos com certificado digital”, mais adiante), é importante que o responsável pela produção da GFIP esteja atento a todos os detalhes de sua confecção. Deve haver um cuidado especial no preenchimento das informações relativas aos dados cadastrais da empresa, além dos dados pessoais de cada funcionário.

É importante lembrar, ainda, que os registros informados serão usados para cálculo dos valores a recolher. Assim, os campos referentes a bases salariais e valores de contribuição devem ser preenchidos com redobrada atenção, sob pena de gerar um documento inconsistente e, nesse caso, resultar em multas e juros.

Por fim, a empresa deve manter consigo uma cópia de segurança dos documentos gerados, como forma de comprovação do envio e base para retificação ou apresentação aos órgãos competentes, desde que solicitado.

Forma e prazos de envio de declarações e demonstrativos com certificado digital

A GFIP deve ser gerada por meio do Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP) e é transmitida com o acesso ao portal Conectividade Social (eSocial).

O eSocial

Criado pelo Decreto nº 8.373/2014, trata-se, de forma geral, de uma iniciativa conjunta entre a Caixa Econômica Federal, INSS, Previdência Social, Ministério do Trabalho e Receita Federal, e foi concebido visando consolidar o envio de informações trabalhistas (também chamadas de “obrigações acessórias”) a partir de um único ponto.

Antes do lançamento dessa plataforma integrada — que ocorreu em 2015 —, o empregador tinha que enviar as informações sobre o quadro funcional para vários órgãos do governo, que não ofereciam nenhum padrão entre si. Da mesma forma, havia redundância de informações entregues a diferentes instituições. Não é necessário desenvolver muito o tema para concluir que esse método favorecia a inconsistência dos dados transmitidos, além de provocar maior incidência de erros e mais trabalho para o contribuinte.

O principal objetivo do projeto eSocial é oferecer aos empregados a garantia de cumprimento das leis previdenciárias e trabalhistas. Mais que isso, tornar mais transparente a relação entre empregadores e trabalhadores, eliminando dados redundantes e reduzindo sensivelmente os procedimentos burocráticos. Tudo isso, é claro, contribui para a redução de custos e agilidade do processo.

Prazo para transmissão

É importante lembrar que a GFIP com o uso da certificação digital tem como prazo de envio o dia 7 (sete) do mês seguinte àquele em que a remuneração foi paga, creditada ou tenha se tornado devida ao trabalhador ou, ainda, tenha ocorrido algum outro fato gerador de contribuição à Previdência Social. A GFIP de competência 13 (referente ao 13º salário anual) deve ser transmitida até o dia 31 de janeiro do ano seguinte ao que corresponde. Nos casos em que não haja expediente bancário na data limite para transmissão, a entrega deverá ser antecipada para o dia imediatamente anterior em que exista atendimento da rede bancária.

As penalidades para erros no envio de declarações e demonstrativos com certificado digital

Naturalmente, a legislação prevê penalizações às empresas que porventura deixarem de enviar a GFIP, que enviarem fora do prazo ou mesmo para quem entregar a declaração com erros ou omissões. As multas e sanções estão previstas nas leis nº 8.212/1991 (no que se refere à Previdência Social) e nº 8.036/1990 (em relação ao FGTS).

Multa de 2% até 20%

De forma geral, a multa por atraso corresponde a “2% (dois por cento) ao mês-calendário ou fração, incidentes sobre o montante das contribuições informadas, ainda que integralmente pagas”, até um percentual máximo de 20% (vinte por cento), conforme o inciso II, art. 32-A da lei 8.212/1991. O atraso começa a ser considerado no dia imediatamente seguinte ao término do prazo legal para envio e é contado até a data da efetiva entrega ou, nos casos de não apresentação, até a data de lavratura de auto de infração ou notificação de lançamento. Caso a declaração seja enviada após o prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofício, o valor da multa é reduzido à metade (sobre essa questão, há entendimento de que não cabe multa — leia o item “GFIP retificadora” mais adiante). Se for apresentada depois, mas dentro do prazo determinado na intimação, o valor passa a ser 75% do original.

Valores mínimos

Deve-se destacar, ainda, que o valor mínimo da multa será de R$ 200,00 (para declaração sem fato gerador) ou R$ 500,00 nos demais casos, independentemente da aplicação dos cálculos e descontos referidos acima.

Atraso de mais de uma GFIP

Nos casos em que ocorra a transmissão de mais de uma GFIP em atraso, com chaves diferentes na competência, a base de cálculo corresponde à soma dos montantes das contribuições informadas em todas as GFIP referidas, abrangendo todos os números de inscrição do sujeito passivo. Essa regra não possui efeito para as GFIP com os códigos de recolhimento nº 130, 135, 608 e 650.

Pagamento ou impugnação das penalidades

O contribuinte que tiver sido autuado com multa por atraso no envio da GFIP tem o prazo de 30 (trinta) dias para realizar o pagamento ou submeter pedido de impugnação do crédito tributário. Esse prazo começa a contar a partir da data de ciência do auto de infração e, no caso de pagamento, este deve ser efetuado por meio de DARF, com o código de receita 1107. Caso o pagamento não seja realizado até a data de vencimento, o contribuinte estará impedido de emitir a Certidão Conjunta de Débitos Relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União.

Correção das irregularidades

De acordo com o Manual da GFIP, produzido pela Receita Federal, mesmo após o recolhimento da multa devida pela ausência de envio, é mantido o impedimento para obtenção de Certidão Negativa de Débitos (CND), bem como para emissão de Certificação de Regularidade perante o FGTS. As limitações mencionadas cessam somente com o envio correto da GFIP. Destaca-se que, nos casos de envio sem fato gerador, deve-se transmitir a nova GFIP com a totalidade dos fatos geradores correspondentes, ou seja, aqueles já declarados anteriormente acrescidos dos que haviam sido omitidos — e não somente os que estavam faltando, como se pode supor.

GFIP retificadora

Embora a lei 8.212/91 contenha previsão de multa para atraso no envio da GFIP, a legislação complementar da Previdência Social — como o art. 472 da Instrução Normativa nº 971/2009 — determina que, caso exista “denúncia espontânea” da infração, ou seja, se o contribuinte identificar incorreções no documento e corrigi-lo antes de notificação formal, não haverá cobrança da referida penalização. Assim, o envio de uma GFIP retificadora e com os dados completos é suficiente para regularizar a situação.

Vantagens do uso de certificação digital para as empresas

Para além da obrigação legal de envio de declarações, já ilustrada neste texto, a assinatura eletrônica também é exigida, por força de lei, às empresas que precisam emitir nota fiscal eletrônica (NF-e). No entanto, mais do que o dever de cumprir as normas, as pessoas jurídicas que usam esse recurso angariam para si uma série de benefícios. Confira alguns deles:

Eliminação de papéis

De início, a empresa que passa a usar certificação digital já percebe a redução da quantidade de documentos manuseados em meio físico (papel) e a consequente redução do espaço físico e tempo necessários para sua manutenção e organização. Uma vez que os documentos começam a ser produzidos e distribuídos em meio digital, a circulação de papel na empresa diminui sensivelmente. Quanto mais a empresa utilizar os recursos disponíveis, tanto maior será o impacto desse item.

Segurança das informações

Vivemos em um período em que a informação se tornou o maior ativo das empresas modernas. Nesse sentido, prover meios para garantir a segurança desse patrimônio, bem como a privacidade e confidencialidade dos dados, é uma ação que se mostra essencial. Assim, o uso de certificados digitais auxilia no processo, proporcionando os requisitos de segurança buscados e reduzindo a possibilidade de ocorrência de fraudes de qualquer natureza.

Dentre os benefícios alcançados nesse sentido, podemos destacar: autenticidade (a assinatura digital vincula o titular do certificado ao documento, garantindo essa característica), integridade (qualquer tentativa de falsificação do documento fará com que a assinatura fique inválida) e não repúdio, que diz respeito à impossibilidade de que o autor do documento negue a criação e assinatura, uma vez que seus dados estão vinculados à peça eletrônica.

Reputação da empresa

Em um mercado cada vez mais acirrado, uma boa reputação passa a ser disputada pelas empresas como vantagem competitiva. Também nesse aspecto, a certificação digital pode auxiliar os empresários, na medida em que cresce a credibilidade e confiabilidade das informações sob sua guarda.

Redução da burocracia

As vantagens são ampliadas ainda ao falarmos da diminuição de burocracia, uma vez que os documentos assinados com o uso de certificados digitais possuem validade jurídica, garantida pelo Governo Federal, o que dispensa o reconhecimento de firma em cartórios, por exemplo, além de dar respaldo às operações realizadas.

Economia

Todos os benefícios descritos acima convergem para um único, talvez o mais importante no cenário econômico atual: a redução de custos. Eliminar papéis, melhorar a reputação, diminuir tempo de processos e reduzir burocracia, além de obter mais segurança, são indicadores que, de forma geral, representam economia nos procedimentos e melhor utilização dos recursos da empresa. Com as margens de lucro cada vez mais reduzidas, essa é uma vantagem que não pode ser desprezada pelos gestores que desejam sobreviver à turbulência provocada pelo mercado.

O e-CNPJ para envio de declarações e demonstrativos com certificado digital

Um certificado digital é um arquivo eletrônico, armazenado em meio digital e com informações sobre seu proprietário. Tecnicamente, esse dispositivo liga seu titular a chaves de criptografia, de modo que possa afirmar a identidade da pessoa (física ou jurídica) e garantir a autenticidade das transações assinadas, assim como proporcionar a troca de informações com integridade, confidencialidade e segurança. Em termos gerais, o certificado digital é responsável por identificar um usuário de forma segura perante um sistema de informação.

Tipos de certificado

Existem alguns tipos de certificados digitais, recomendados para cada caso específico. Para utilização por empresas e envio das declarações, o dispositivo indicado é denominado e-CNPJ. Grosso modo, como o próprio nome indica, trata-se de uma “versão eletrônica” do CNPJ, utilizada para garantir a autenticidade e integridade dos procedimentos eletrônicos efetuados por pessoas jurídicas.

O e-CNPJ pode ser do tipo A1, quando é instalado diretamente no computador do titular e apenas pode ser utilizado nesse equipamento. Em geral, é uma solução com custo mais baixo, porém com limitações se comparado ao certificado do tipo A3, oferecido nas versões em token (similar a um pendrive) ou cartão e que, naturalmente, oferece recursos de mobilidade não disponíveis na outra versão. O prazo de validade dos certificados varia, via de regra, de 1 a 3 anos, devendo ser renovados ao final desse período. O eSocial aceita o uso de ambos os tipos de certificado.

É interessante, nesse ponto, destacar a diferença entre um certificado digital e uma senha web. Enquanto o primeiro garante a autenticidade da assinatura inserida em documentos eletrônicos e todos os requisitos inerentes a essa garantia, a senha é apenas uma forma de validar o acesso a sistemas de informação, não oferecendo os recursos de segurança que o certificado apresenta. Essa diferenciação é importante para perceber a dimensão da assinatura digital e o os motivos pelos quais ela é exigida em determinados documentos como forma de promover sua legalidade.

Informações contidas no e-CNPJ

Existem vários atributos que são gravados no certificado digital. Entre os mais importantes, estão as chaves de criptografia (do titular e da autoridade certificadora responsável pela emissão do certificado), o nome e endereço de e-mail do titular, o prazo de validade do dispositivo e seu número de série.

Como adquirir um certificado digital para atendimento às normas

O procedimento para obtenção de um certificado digital é bastante simples. A pessoa jurídica interessada em ter o e-CNPJ deve entrar em contato com uma autoridade certificadora habilitada e devidamente autorizada pela Receita Federal do Brasil, escolher o tipo de certificado desejado e realizar o pedido. Passo seguinte, será necessário agendar uma etapa presencial, para entrega e validação dos documentos, que serão cuidadosamente analisados. Apesar de ser motivo de reclamação por parte de alguns empresários, essa fase é essencial para confirmação da identidade do titular da solicitação e a respectiva segurança na emissão do certificado. Concluída essa etapa, o titular receberá um token ou cartão (nos certificados A3) ou instruções para download e instalação do certificado A1, se for o caso.

Naturalmente, a autoridade certificadora presta toda a assistência e orientação necessárias para a aquisição, instalação e uso da ferramenta, além de suporte sempre que for preciso.

Isso é tudo. Com apenas alguns passos e em pouco tempo, a empresa já estará habilitada para utilizar a certificação digital e cumprir suas obrigações legais com o governo brasileiro. Mais que isso, terá dado um salto qualitativo no que diz respeito a segurança das informações e agilidade em diversos procedimentos cotidianos.

Embora existam questionamentos acerca dos custos envolvidos com a aquisição e utilização de um certificado digital, na verdade esse é um investimento baixo se comparado ao retorno que proporciona em termos de segurança dos dados a das ações realizadas. Quando se trata de informações sigilosas por sua própria natureza, a obrigação passa a ser um benefício para as empresas que farão uso da tecnologia em prol da proteção dos dados sobre os quais possuem responsabilidade. Em função das características apresentadas pela certificação digital, esse volume de informações passa a contar com a garantia jurídica de autenticidade, validade e integridade.

Além das vantagens já mencionadas e relacionadas com a segurança da informação, as empresas que realizam o envio de declarações e demonstrativos com certificado digital ganham com a agilidade dos procedimentos e melhoria dos próprios controles internos. Assim, mais do que receber a obrigação de usar certificados digitais como um ônus, os empresários devem ser conscientizados acerca dos benefícios advindos com a medida, de modo a perceber que o documento eletrônico proporcionará economia de tempo e aumento da segurança.

Para saber mais sobre o assunto, leia também nosso artigo que ajuda a determinar se sua empresa precisa ter certificado digital.

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