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26\10\2018

Identificação digital: a acreditação das credenciais no mundo eletrônico

Identificação digital: a acreditação das credenciais no mundo eletrônico

Agilidade, segurança, confiabilidade e economia são elementos cobiçados por todas as entidades, sejam elas privadas ou públicas. É por meio da identificação digital que essas qualidades se tornam palpáveis e também são assegurados o desenvolvimento e a qualidade nos serviços de uma organização.

Essa tecnologia está se tornando cada vez mais popular no Brasil e no mundo. Isso é devido à crescente competitividade do mercado que, consequentemente, tornou a inovação empresarial uma necessidade para a sobrevivência do mercado.

A identificação digital é um dos elementos da transformação digital nas empresas. Ela é feita por meio dos certificados digitais e traz inúmeros benefícios ao negócio.

Não é preciso dedicar anos de estudo sobre tecnologia e informação para implementá-la, pois há companhias especializadas para fazê-lo. Bastando que o administrador obtenha conhecimento básico sobre o tema.

Se você quer saber mais sobre o assunto, continue a leitura desta publicação para entender o conceito de cada um dos termos mencionados, a relação entre eles, a importância da identificação digital, os seus benefícios e porque implementá-la! Confira!

Afinal, o que é a identificação digital?

Basicamente, a identificação digital é um aglomerado de informações organizadas e codificadas digitalmente. Ela permite que uma pessoa física ou jurídica seja identificada eletronicamente.

Outros usuários que acessam um sistema ou uma plataforma digital, seja online ou não, conseguirão identificar exatamente quem realizou determinado ato.

Essa identidade pode conter dados pessoais como nome, endereço, número de identificações civis. Ela também pode ser biométrica, em que são coletadas características físicas do usuário, como impressão digital, reconhecimento de voz ou íris do olho.

A maioria dos processos, a troca de informações, os registros e as operações estão sendo realizados eletronicamente, seja em órgãos do poder público ou em empresas.

Uma internet rápida e móvel tem se tornado cada vez mais acessível, assim como o barateamento de computadores e aparelhos móveis com excelentes processadores.

Graças à fácil obtenção das modernidades, aliada ao rápido desenvolvimento tecnológico, a tecnologia utilizada na identificação digital está, a cada dia, ganhando mais funcionalidades, benefícios, formas de implementação e espaço no mercado.

Qual é a tecnologia usada na identificação digital?

São várias as ferramentas que permitem a identificação digital, como crachás, sistemas biométricos, tokens, cartões etc. Elas utilizam uma tecnologia essencial — é a chamada criptografia.

Criptografia de dados

Trata-se de um conjunto de técnicas que transforma o código do usuário em uma combinação ilegível. Somente o destinatário possui a chave para ler o sinal criado.

O ato de transformar os dados em uma nova linguagem é chamada de cifrar — ou encriptar —. Isso tornará as informações de uma identidade digital criptografada.

A ação reversa é conhecida como decifrar — ou desencriptar —. Isso é realizado em um terminal no qual foi instalado o software que permite fazê-lo, tornando os dados legíveis novamente.

A finalidade desse processo é garantir a segurança dos dados enquanto eles viajam pela internet. Criminosos virtuais — hackers — não conseguirão decifrar a identidade do usuário enquanto os dados estiverem criptografados. Somente as duas partes interessadas obterão as informações enviadas.

Graças a esse procedimento, é possível identificar a pessoa que realizou determinado ato. Sem a tecnologia, todos os comércios, os órgãos públicos e os identificadores digitais estariam completamente vulneráveis à falsificação.

Existem duas técnicas de criptografia que podem ser utilizadas. Ambas são eficientes e seguras. Seu uso depende da necessidade de cada hipótese:

  • simétrica: conhecida como de chave secreta, a mesma chave para decifrar o código é compartilhada entre o emissor e receptor;
  • assimétrica: usa-se uma chave pública para cifrar e uma privada para decifrar. Seu processo é mais lento, porém ótimo para ser usado em um canal público.

Futuro da tecnologia – O que vem a seguir

Para um futuro próximo, existe a expectativa com a tecnologia chamada de blockchain que poderá revolucionar a maneira como funciona o compartilhamento de dados.

Em vez de utilizar um único servidor para conter os dados criptografados, eles serão compartilhados entre todos os usuários, unificando todo o sistema e permitindo que todos os utilizadores tenham chaves de segurança para decifrar os dados.

Além disso, se um criminoso deseja copiar o código utilizado, ele deveria invadir os dados de todos os usuários, tornando ainda mais difícil — senão impossível — a falsificação das identidades.

O Blockchain já é utilizado nas moedas criptografadas, como Bitcoin, e está sendo estudado para ser implementado em passaportes, redes sociais e muito mais.

Portanto, a identificação digital consiste em um estudo fundamental para o futuro. Quanto mais cedo as empresas se atualizarem, maior será o aproveitamento dos benefícios das tecnologias atuais e futuras.

Qual é a sua relação com os certificados digitais?

Os certificados digitais são instrumentos que permitem a identificação eletrônica. Eles autenticam atos e documentos com uma assinatura digital, garantindo a mesma validade jurídica que uma assinatura física. Algumas das principais informações encontradas no certificado digital são:

  • dados pessoais do titular, como nome, CPF ou CNPJ, e-mail etc;
  • nome da Autoridade Certificadora (AC) emissora do certificado;
  • número de série e prazo de validade do instrumento;
  • assinatura digital da AC.

Por exemplo, uma companhia emite documentos digitais para outra utilizando os certificados. Os destinatários terão a certeza de que o envio foi feito pela pessoa competente, que não se trata de uma fraude ou algo feito por um criminoso virtual e que tem plena validade para cobranças em juízo.

Há várias organizações que emitem e comercializam certificados digitais no Brasil. Elas são chamadas de Autoridades Certificadoras (AC). Entretanto, elas devem seguir os padrões determinados pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) e ter autorização do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).

Essa última entidade detém a responsabilidade legal de conceder a autorização de emissão para as autoridades certificadoras, supervisionar seu trabalho e realizar a auditoria dos certificados emitidos. Com a sua fiscalização, a segurança e a funcionalidade desses instrumentos são garantidas.

Faz-se importante distinguir essas entidades em relação às Autoridades de Registro (AR), que são as responsáveis por atender os interessados em adquirir certificados, coletar seus documentos e encaminhá-los às ACs.

Tipos de certificados

Como a identificação digital é útil tanto para pessoas jurídicas quanto físicas, servidores e serviços, foram criadas categorias de certificados que atendem a necessidade de ambos. São elas:

  • e-CPF: como o nome indica, funciona como um CPF virtual. Pode ser utilizado para envio de declaração de imposto de renda, assinatura de documentos eletrônicos e fiscais, entre diversas outras atividades comuns de um cidadão;
  • e-CNPJ: destinado às empresas, permite a execução das atividades de pessoa jurídica junto a Receita Federal e demais órgão;
  • NF-e: assina notas fiscais eletrônicas;
  • SSL: Identifica o servidor de páginas de um site e a troca das informações entre os pontos de acesso como serviços,  visitantes, criptogrando através de camadas seguras a transmissão de dados.

Vale ressaltar que existem modalidades de certificados que podem ser emitidos: por exemplo A1 e A3. Ambos oferecem excelentes níveis de segurança e confiabilidade. A decisão entre eles dependerá da necessidade da empresa.

Certificado digital A3

No modelo A3 são utilizados token ou smart cards, dispositivos que armazenam os dados dos usuários. Esses objetos podem ser facilmente carregados no bolso ou na sua carteira.

Você os insere em um terminal de computador e digita uma senha criada pelo usuário. A validade desse certificado varia de um a três anos.

Existem certificados A3 especialmente desenvolvidos para Micro Empresas (ME), Empresas de Pequeno Porte (EPP) e Microempreendedores Individuais (MEI). A validade desse instrumento é de até 18 meses.

Certificado digital A1

O A1 por sua vez, é instalado em um software no computador. O usuário faz o login e poderá realizar suas tarefas rotineiras. Esse tipo de certificado tem um prazo de validade de um ano.

Por que se tornou uma prioridade nas empresas hoje?

De acordo a Associação Nacional de Certificação Digital (ANCD), as transações com a certificação digital ultrapassam 70% de todo o Produto Interno Bruto (PIB) do nosso país.

A seguir, listamos as principais vantagens.

Segurança

O grande destaque dessa tecnologia é o nível de segurança garantido. As operações online são executadas de forma rápida, sigilosa e com autenticidade.

Conforme a tecnologia avança, os hackers também tentam acompanhá-la, desenvolvendo novos métodos de invasão e subtração de dados. Obviamente, o certificado digital é o principal alvo desses indivíduos.

Entretanto, até o atual momento, não foram registradas ocorrências de quebra dessa tecnologia em todo o mundo. Além disso, o tema é regulamentado por leis específicas e os emissores são rigorosamente fiscalizados. Tudo isso garante que os certificados sejam dotados de plena segurança.

Economia

Substituir documentos físicos por digitais é uma grande redução de gastos (e de burocracia) para a companhia. Uma satisfatória parcela das impressoras, das tintas e dos papéis serão substituídos por documentos eletrônicos.

A assinatura digital é a ferramenta que permite que a digitalização seja realizada. Como os documentos virtuais terão a mesma validade que os documentos físicos, serão eliminados os riscos de invalidade perante órgãos fiscais, parceiros, entre outras entidades.

O armazenamento dos documentos será digital, podendo ser feito em um servidor próprio da companhia (criptografado e autenticado) ou de uma agência especializada em fazê-lo, com a possibilidade, também, do arquivamento em nuvem e dos backups automáticos.

Outra economia consiste no envio da documentação. Não será necessário contratar serviços de entrega como Correios, pois a transferência de arquivos online é quase instantânea.

Praticidade na verificação da regularidade da empresa

A Receita Federal e os demais órgãos fiscalizadores já estão modernizados e permitem acesso rápido e fácil aos seus bancos de dados.

O Centro de Atendimento Virtual ao Contribuinte (e-CAC) permite a verificação da situação da empresa diante do fisco, entre outros serviços, com o acesso pelo certificado digital e a comunicação com a Receita Federal.

Aumento da produtividade

É inegável que os serviços feitos pela internet são mais rápidos e fáceis do que aqueles feitos pessoalmente. O tempo despendido pelo colaborador na realização das tarefas será reduzido drasticamente.

Isso permite que ele gaste menos tempo com tarefas puramente burocráticas — como impressão, assinatura, entrega e organização dos documentos — possibilitando maior dedicação às suas tarefas mais produtivas.

Pensando e preservando o futuro

A preservação do meio ambiente é um benefício visado por muitos empreendedores, porém ainda é fundamental que todos, sejam pessoas físicas e empresas, busquem o desenvolvimento sustentável. Somente dessa forma poderemos garantir a saúde e a própria vida para a nossa geração e as próximas.

Qual o seu vínculo com a transformação digital?

A transformação digital consiste em modernizar o empreendimento para valer-se de todos e quaisquer benefícios oferecidos pela tecnologia, seja na forma de  grow hacker, ciclo de vida do produto e métodos que incrementem o ganho de produtividade, questão ou segurança.

O certificado digital constitui-se como um pilar para o negócio que deseja se informatizar e inovar. É por meio dessa ferramenta que será possível digitalizar os seus documentos, identificar-se online com os seus clientes etc.

Transformação digital no poder público

Com a acelerada expansão da transformação digital, o poder público não ficou para trás e o regulamento do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) determina a obrigação para determinados empregadores e logo será para todas as empresas. Esse projeto é constituído por quatro bases:

  • escrituração fiscal digital (EFD);
  • escrituração contábil digital (ECD);
  • nota fiscal eletrônica (NF-e);
  • conhecimento de transporte eletrônico (CT-e);
  • EFD-Contribuições;
  • eSocial;
  • escrituração contábil fiscal.

Trata-se de um programa que objetiva unificar a recepção, a validação, a autenticação e o armazenamento dos livros contábeis e dos documentos fiscais de uma pessoa jurídica.

Faz-se importante saber que o Estado estabeleceu o uso de certificados digitais como um requisito para a escrituração digital. Portanto, não se trata mais de um elemento opcional às companhias.

Quais são os benefícios para a segurança da informação?

A segurança da informação está diretamente ligada à proteção de dados, ao seu objetivo de preservar os valores de uma empresa ou um indivíduo. O tema não diz respeito somente às informações eletrônicas, mas à proteção e ao monitoramento de dados de forma generalizada.

Consiste em um estudo sobre o ambiente e a infraestrutura da empresa, sobre as pessoas cujas metas sejam modificar, subtrair ou destruir informações desses sistemas e os métodos de proteção.

Os atributos básicos da segurança da informação seguem padrões internacionais estabelecidos pela Organização Internacional da Normalização (ISO). São eles:

  • confidencialidade: limita o acesso à informação somente para as entidades legitimadas a recebê-las;
  • integridade: garante que os dados transferidos tenham todas as características do original, ou seja, que não sejam perdidos conteúdos;
  • disponibilidade: a tecnologia sempre deverá estar disponível para uso pelo usuário;
  • autenticidade: garantia de que o envio foi feito pelo remetente correto e não foi alvo de mutações;
  • não repúdio: impossibilidade de negar autoria, é perfeitamente identificável o autor da operação.

Entre os diversos mecanismos de segurança que atendem as qualidades da segurança da informação está o certificado digital. Isso é graças à tecnologia da criptografia de dados.

Percebe-se que os certificados digitais vão muito além uma simples forma de identificação. Eles são uma forma completa de proteção de dados e uma das poucas que preenche os padrões internacionais de segurança.

Em quais situações a identidade digital pode ser utilizada?

São diversas as operações que podem ser realizadas com certificados digitais. As mais utilizadas no dia a dia de uma empresa são:

  • assinar notas fiscais eletrônicas, conhecimentos de transporte eletrônicos, manifestos eletrônicos, entre outros;
  • autenticar o envio de documentos pela internet;
  • assinar digitalmente contratos virtuais;
  • cadastrar e acessar plataformas virtuais com segurança;
  • enviar declarações;
  • garantir validade jurídica para documentos e atos;
  • realizar operações bancárias;
  • geração de NF-e, NFC-e, NFS-e;
  • registro de contrato social na Junta Comercial;
  • realizar operações de comércio exterior pelo Siscomex;
  • acessar o sistema da Caixa Econômica Federal para realizar o envio do FGTS.

Além dessas tarefas corriqueiras, o advento da tecnologia também permitiu o surgimento de algumas possibilidades incomumente úteis para as empresas. Confira-as a seguir.

Participação de leilões eletrônicos

A Polícia Federal e a Receita Federal disponibilizaram um Sistema de Leilão Eletrônico, nos quais as pessoas físicas ou jurídicas podem participar do processo de forma completamente online, sem precisar se deslocar até o local do leilão.

Porém, somente após a aquisição de um certificado digital é possível acessar os lotes, as datas disponíveis e enviar propostas.

Elaboração de procurações eletrônicas

Como a assinatura digital gerada pelo certificado é plenamente autêntica, torna-se possível redigir procurações eletrônicas completamente válidas.

Esse instrumento elimina a necessidade de realizar cópias autenticadas, reconhecimento de firmas em cartórios, verificação manual de assinaturas, impressão de papelada, entre outros fatores puramente burocráticos.

Em quais mercados os certificados digitais podem ser utilizados?

As vantagens dos certificados digitais podem ser aproveitadas por empresas e profissionais de qualquer ramo. Eles são utilizados, até mesmo, por membros do poder público. A seguir, listamos alguns empreendimentos e explicamos como a tecnologia pode ser útil na prática.

Área da saúde

A Identidade Médica Digital (CRM Digital) é uma cédula emitida apenas para médicos com o devido registro regular no Conselho Federal de Medicina (CFM). A tecnologia expande as capacidades do médico ao aumentar a praticidade do seu trabalho.

A identificação digital permite que o médico acesse o Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP), arquivo que aglomera os prontuários médicos e odontológicos dos pacientes em um único sistema.

O profissional poderá registrar informações, autorizar exames ou internações, liberar resultados, monitorar o paciente e realizar outras atividades de sua competência de forma completamente eletrônica.

Departamento jurídico

Com o advento do Processo Judicial eletrônico (PJe), os tribunais, os conselhos e a Ordem dos Advogados do Brasil (OAB) passaram a exercer seus atos processuais virtualmente. Esse inovador sistema permite uma tramitação mais ágil em comparação aos processos físicos.

A utilização do PJe tornou-se obrigatória a partir de 2016 e, diante dessa exigência, popularizou-se a identidade digital para juízes, promotores, advogados, entre outros operadores da justiça.

Setor contábil

O contador é um profissional fundamental de uma empresa. Ele elabora as demonstrações contábeis e o balanço patrimonial da companhia, controla seu patrimônio e mantém as finanças equilibradas.

Uma de suas atividades é manter a organização regularizada perante o fisco. Como a escrituração contábil atualmente é executada obrigatoriamente online pelo SPED, a identidade digital para contadores também é fundamental para a regularização perante o fisco.

Gestor de TI

Profissionais da Tecnologia da Informação (TI) sempre estão antenados quanto às novidades tecnológicas. Contudo, nem todos adotaram o uso de certificados digitais nas suas operações.

Esse é um erro grave, pois a sua produtividade seria alavancada a níveis grandiosos com essa ferramenta. Ele aproveitaria de todos os benefícios já listados e criaria o seu diferencial competitivo no mercado.

Como a identificação digital gera um diferencial competitivo?

A identificação digital pode ser considerada como um diferencial para o profissional. Entretanto, a empresa que adota essa tecnologia também adquire esse benefício perante o mercado.

Um diferencial ou uma vantagem competitiva é um atributo que torna uma empresa única ou com características superiores diante seus concorrentes. Isso faz com que os consumidores prefiram negociar com a sua marca. Alguns exemplos de diferenciais competitivos são:

  • maior qualidade nos produtos ou serviços;
  • menores preços;
  • melhor atendimento;
  • entrega rápida;
  • menores taxas;
  • produtos únicos ou customizados;
  • benefícios exclusivos.

Obter essa qualidade é fundamental para aumentar as suas vendas, garantir o faturamento, atingir metas e, consequentemente, desenvolver saudavelmente — principalmente em um ramo saturado.

Apesar de o certificado digital ser obrigatório para diversas empresas, várias apenas a adquirem pela exigência legal e fazem a escrituração fiscal de seus livros contábeis no SPED. O diferencial competitivo surge com a forma de manuseio da identidade digital.

Os administradores mais inteligentes conseguem extrair todo o potencial da tecnologia aumentando a produtividade dos seus colaboradores, reduzindo os custos de produção, barateando os seus produtos e mantendo a sua companhia completamente regular perante o fisco.

Por que fazer a implementação do uso hoje?

Atualmente, as organizações que não possuem o certificado podem ter problemas com o fisco e não deram a devida importância ao tema.

No entanto, essa ferramenta surge como uma entrada para o desenvolvimento tecnológico. Por ela, impulsiona-se a transformação digital de sua empresa, garante-se a plena segurança de seus dados e permite-se a criação de um diferencial competitivo. Todos esses coeficientes juntos podem tornar a sua companhia uma referência no mercado.

A identificação digital revolucionou o funcionamento das empresas. Com a crescente popularidade da tecnologia, ainda mais serviços, comunicações, investimentos, pagamentos e outras funcionalidades serão realizadas por meio dos certificados digitais.

Interessou-se em modernizar a sua companhia e aproveitar-se das vantagens dos certificados digitais? Entre em contato conosco e conheça nossos produtos!

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