VALID Certificadora
30\01\2018

Como reduzir o consumo de papel e abandonar os documentos físicos?

O consumo de papel é um excelente índice para medir o grau de eficiência e modernidade de processos nas empresas. Em plena era dos negócios digitais, em que computação em nuvem, Internet das Coisas (IoT) e Big Data guiam os passos das corporações, não faz sentido ver ainda motoboys apressados, levando contratos físicos para assinatura de clientes/fornecedores. O mundo mudou.

Reduzir o consumo de papel é obrigação de toda empresa que deseja se manter competitiva, tornar suas atividades financeiramente viáveis e, sobretudo, mostrar aos stakeholders compromisso com a preservação do meio ambiente. Vale lembrar que, de acordo com um levantamento feito em 2015 pela Escola Superior de Propaganda e Marketing (ESPM-RJ), 57% dos consumidores preferem comprar produtos de empresas que possuem práticas de sustentabilidade ambiental.

Se seu foco é diminuir custos, mais um motivo para reduzir o consumo de papel imediatamente: diversos estudos mostram que os custos administrativos gerados a partir da tramitação de papel nas organizações podem chegar a 30% do faturamento.

Que tal levar sua empresa ao novo milênio da transformação digital? Vamos mostrar o caminho com 5 dicas indispensáveis:

1. Reutilização de folhas (recicladas)

Medidas simples podem impactar positivamente a imagem da empresa, bem como seus custos fixos/variáveis. Um exemplo é utilizar o papel reciclado no processo de transição para uma empresa paperless. Este pode ser o primeiro passo no processo de transformação cultural em sua organização.

Uma tonelada de papel reciclado poupa em torno de 22 árvores, reduz em 75% o consumo de energia eléctrica e apresenta uma taxa de poluição 74% menor do que a produção de papel novo. Ou seja, ao menos no quesito respeito ao meio ambiente, sua organização já terá um ganho de credibilidade junto ao mercado.

Entretanto, é importante não perder de vista que o objetivo final é reduzir a tramitação de documentos físicos em um primeiro momento e posteriormente eliminá-la por completo. Desta forma, um segundo passo na escala evolutiva seria a reutilização das folhas em todos os departamentos e processos.

A simples reutilização das folhas por meio da impressão frente e verso, por exemplo, já é capaz de reduzir o consumo de papel na empresa em 50%. Para quem está na escala 0 de digitalização (uso intensivo de papel comum sem nenhum sistema de armazenamento digital), essas são as 2 primeiras fases para adaptar seus funcionários a ações mais modernas e atualizadas com o universo corporativo digital.

2. Gestão de documentos digitais

Uma vez que sua empresa já tenha passado pela fase da troca dos papéis por modelos reciclados e já tenha adquirido a cultura de uso dos dois lados em impressões, já há claramente uma economia com resmas e energia elétrica (impressoras), além de uma guinada em direção a um comportamento ambientalmente sustentável. Mas é preciso ir adiante.

Não adianta parar nesse estágio se a gestão de documentos físicos traz outros tipos de prejuízos à empresa. Uma pesquisa feita há alguns anos pela PwC mostrou que as empresas perdem, em média, 1 mês (isso mesmo!) procurando arquivos extraviados. Mas não é só isso.

As organizações gastam em torno de US$ 20 para arquivar documentos, US$ 120 para encontrá-los e US$ 220 para recriá-los. Além disso, a assinatura manual obriga as companhias a imprimir mais: cada documento é fotocopiado em torno de 19 vezes, sendo que quase 40% das impressões poderiam ser suprimidas se a empresa tivesse a cultura da assinatura digital.

Como você pode ver, ter papel circulando em sua companhia representa prejuízo, não somente o da imagem e o dos custos com cartuchos/energia/papel: gestão documental física gera perda de produtividade aos seus funcionários, altos custos com manutenção de arquivos e danos com eventuais extravios — isso sem falar na insalubridade de lidar com arquivos antigos.

Você pode abdicar desse cenário caótico com a assinatura digital. Além de ter a mesma validade jurídica que qualquer documento assinado manualmente (quando há a certificação digital), você ganha tempo, velocidade de processos e eliminação de custos cartorários. E, de brinde, consegue reduzir o consumo de papel na empresa.

3. Utilização do armazenamento na nuvem

Se suas assinaturas são digitais, você não precisa mais imprimir vias de contrato. Também não precisa mais guardar documentos em sala de arquivo. Na verdade, toda a gestão de documentos de sua empresa é transformada e isso exige um novo passo em seu processo de transformação digital: o armazenamento em nuvem.

Apenas para ilustrar desta afirmação, no “longínquo” 2015, o mundo já produzia 2,5 quintilhões de bytes diariamente. A questão é que o universo empresarial se tornou mais complexo e integralmente digital. É fácil mostrar como.

Obrigações acessórias são entregues on-line; sistemas baseados em tecnologias de inteligência artificial substituem os antigos call centers (atendendo centenas de pessoas diariamente e colhendo milhões de dados que serão processados em sistemas de CRM); contratos são formulados, assinados, compartilhados e arquivados em ambiente virtual.

Partindo dessa premissa e considerando também as tabelas de temporalidade governamentais (que exigem, por exemplo, que os depósitos do FGTS sejam armazenados por 30 anos), as empresas não têm outra saída que não seja a utilização de serviços de Cloud Computing, a popular “nuvem”.

Escalável, de busca rápida, barata e segura (com ferramentas de criptografia, duplo fator de autenticação e backups automáticos), essa forma de arquivamento, quando aliada à certificação digital, leva as organizações a um outro patamar em sua missão de reduzir o consumo de papel: gestão documental inteligente gera respostas rápidas e, por consequência, vantagem competitiva no ambiente de negócios.

4. Envio de boletos via e-mail

Segundo dados da Associação Brasileira Técnica de Celulose e Papel (ABTCP), o consumo per capita de papel no Brasil atinge 45 kg/habitante, o que nos coloca entre os maiores usuários de papel do planeta. Levando em conta que são necessárias cerca de 11 árvores para produzir cada tonelada de papel e que a ABTCP informa que o país produziu, em 2015, acima de 10 milhões de toneladas desse material, imagine quanto cada empresa poderia reduzir em desmatamento caso adotasse formas mais modernas de tramitação processual?

Vamos a um exemplo prático: quantos boletos sua empresa envia por ano? E se somarmos os envelopes, os recibos e outros documentos correlacionados? Que tal substituir tudo isso pelo envio por e-mail?

5. Uso do certificado digital para emitir documentos eletrônicos com validade jurídica

Chegamos ao último item e, em virtude de sua importância, o deixamos para o final: a certificação digital é a base para concretizar uma visão estratégia para reduzir o consumo de papel, já que é ela que confere validade jurídica para os documentos assinados digitalmente.

Atividades como reconhecimento de firmas, encaminhamento de documentos via motoboy e preenchimento dos antigos formulários fiscais em papel são substituídos pela praticidade da tramitação eletrônica de documentos, os quais têm sua validade, para todos os fins, chancelada pela certificação digital.

Emitir notas fiscais eletrônicas, acessar o e-CAC da Receita Federal (e-CNPJ), assinar petições no PJe (e-Jurídico) e até chancelar laudos médicos digitalmente (e-Médico): ter um certificado digital é o pilar fundamental para reduzir o consumo de papel na empresa, aumentar a produtividade, diminuir custos e dar muito mais celeridade aos seus processos de rotina.

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