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29\11\2017

E-mail corporativo: 8 boas práticas a serem seguidas por funcionários

O e-mail corporativo é muito importante como ferramenta de trabalho para gestores e funcionários de uma empresa. Contudo, é sempre importante adotar ações que garantam mais segurança na troca de informações por meio desse canal.

A seguir, seguem 8 boas práticas para fazer uso eficiente do e-mail corporativo!

1. Verifique os limites do armazenamento

O e-mail corporativo utiliza um limite de espaço disponível no servidor. Quando o limite é atingido, não é possível o recebimento de outras mensagens até que a capacidade seja liberado espaço.

Para evitar essa situação, o ideal é mover os e-mails importantes para um arquivo de dados do Otlook (.PST) e excluir periodicamente os e-mails que não são mais úteis. Esse cuidado deve ser tomado especialmente com as mensagens que possuam  anexos muito grandes.

2. Realize backups constantemente

Para manter o espaço de armazenamento dentro dos limites, é bom fazer backups constantemente no computador da empresa ou em servidores destinados para esse fim.

Outra dica é configurar um backup em tempo real da caixa postal, pois algumas mensagens podem ser deletadas acidentalmente.

3. Monitore o que os funcionários estão enviando

É importante também gerenciar o uso apropriado do e-mail corporativo, pois ele é destinado exclusivamente aos assuntos da empresa, e não pessoais ou de lazer.

O monitoramento periódico permite identificar a má utilização da ferramenta. Pode ser criada uma senha para o e-mail corporativo, bem como determinar horários acesso ao e-mail. Essas regras limitam o uso indiscriminado, reservando a ferramenta unicamente para troca de mensagens corporativas.

4. Use a assinatura digital para os documentos

Para otimizar a segurança no e-mail corporativo, recomenda-se a utilização da assinatura digital. Em alguns casos, seu uso já é realmente obrigatório e exige um Certificado de Atributo (CA).

Enviando documentos assinados eletronicamente, não será possível que pessoal mal intencionadas adulterem ou acessem as informações valiosas e sigilosas. O Certificado Digital se baseia na criptografia e na aplicação das chaves privadas, que permitem a decodificação do texto.

A assinatura digital confere autenticidade e protege a integridade do documento. Dessa forma, o receptor terá certeza da identidade de quem enviou a mensagem e ficará seguro sobre tudo que está escrito.

O Certificado Digital é um importante recurso para as empresas, trazendo mais segurança às transações remotas, reduzindo a burocracia e agilizando os processos.

Na hora de compartilhar, os documentos assinados digitalmente só poderão ser lidos e utilizados pelos funcionários ou gestores ao quais se destinam, já que o acesso será restrito.

5. Releia a mensagem e confira o destinatário

A mensagem deve ser escrita e enviada com o menor número possível de erros ou de informações desencontradas. Por isso, é necessário reler todo o texto antes do envio e confirmar se está realmente inteligível para o destinatário.

É importante aplicar corretamente as regras gramaticais e ficar atento ao Novo Acordo Ortográfico. Pontue da forma certa, não abuse dos pontos de exclamação nem das vírgulas e evite os períodos longos, que dificultam a compreensão. Tenha cuidado com a concordância verbal e nominal.

Uma boa solução é aplicar o princípio da escaneabilidade. Poucas pessoas terão paciência para ler uma mensagem via e-mail muito longa, sem separação entre os parágrafos e com palavras difíceis. Recomenda-se um texto compacto, com o máximo de 5 linhas por parágrafo (caso seja necessário enviar algo longo).

A escaneabilidade também sugere a utilização de sinais (setas, asteriscos e outros), de recursos gráficos como negrito e itálico em trechos importantes, além de listas e intertítulos para tornar a leitura mais fácil. O fundamental é que o texto passe a ideia principal de forma clara.

O destinatário é outro item importante a observar antes do envio da mensagem. Tenha certeza de que ela está sendo direcionada para a pessoa certa.

Mais uma vez, podemos ressaltar a importância da assinatura digital: com ela, quem recebe seus e-mails também terá a certeza de que foram enviados por você.

6. Evite anexar arquivos grandes ao e-mail corporativo

Os serviços de e-mail apresentam limites de tamanho tanto para as mensagens enviadas quanto para as recebidas. Anexar um número alto de arquivos ou com volume grande em um mesmo documento pode resultar em falhas no envio. A solução é dividir os anexos em vários e-mails ou gerar links compartilhados (uma estratégia bem mais prática).

Sempre que for viável, recomenda-se publicar o arquivo no FTP do domínio e enviar o link na mensagem para acesso às informações.

7. Evite spam e ative sua detecção

O envio simultâneo de uma única mensagem para muitas pessoas pode levá-la a ser classificada como spam. Nesse caso, o serviço de AntiSpam pode incluir a mensagem enviada nas listas de bloqueio ou listas negras (blacklists).

O sistema antispam é eficiente, pois define alguns critérios e avalia as mensagens recebidas — atribui uma pontuação específica, baseada principalmente na frequência com que você recebe comunicados daquele remetente. Assim, o serviço os classifica como spam e direciona para uma pasta específica (que não é a caixa de entrada), na qual é possível acessá-los e analisá-los depois.

Se não quiser que e-mails de algumas remetentes sejam classificadas como spam, é possível incluí-los na “lista branca”. Da mesma forma, você pode acrescentar alguns destinatários na “lista negra” e bloqueá-los.

Se sua empresa utiliza uma ferramenta adequada de e-mail marketing, procure sempre enviar conteúdo de valor para os destinatários. Também não é recomendável adquirir listas de terceiros.

8. Cuide da segurança

Para finalizar, cuide sempre da segurança do e-mail corporativo. Usar a assinatura digital é uma forma de fazer isso, bem como ativar o sistema spam. É importante também criar senhas fortes e mudá-las periodicamente.

É possível configurar o acesso à conta com criptografia de dados, usando TLS/SSL (existe, inclusive, o Certificado Digital SSL), ou usar algum serviço extra de segurança.

Já faz uso dessas práticas no e-mail corporativo da sua empresa? Aproveite para compartilhar este post nas suas redes sociais. Assim, mais gestores terão acesso às nossas recomendações!

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