VALID Certificadora
14\11\2017

O que é e para que serve um certificado digital para pessoa física?

O certificado digital é muito comum no âmbito corporativo, usado por pessoas jurídicas. Porém, não é um documento que beneficia somente as empresas. O certificado digital pode e deve ser utilizado também por pessoas físicas em diferentes situações.

Entenda neste post por que o certificado digital para pessoa física é importante e em quais ocasiões ele poderá ser útil, reduzindo seus custos e economizando tempo.

O que é o certificado digital para pessoa física?

Primeiramente, vamos explicar o que é o certificado digital para pessoa física. Trata-se de um arquivo eletrônico e sua finalidade é substituir a assinatura tradicional, funcionando como uma assinatura digital com validade jurídica.

Uma pessoa física poderá, portanto, identificar-se e assinar digitalmente um documento de qualquer parte do mundo, com plena segurança e maior agilidade na resolução dos seus negócios.

A ferramenta garante ao seu proprietário total segurança contra fraudes em suas transações efetivadas digitalmente, por meio da internet. É uma solução moderna disponível para qualquer pessoa que deseje proteger suas informações e assegurar sua autenticidade, confidencialidade e integridade.

Além de ser adquirido no formato digital, o certificado para pessoa física pode ser obtido em um hardware, como smart card ou token.

Existem certificados digitais de diferentes tipos, como: tipo A (assinatura digital), tipo S (sigilo/confidencialidade) e tipo T (Carimbo do Tempo).

O tipo A é o mais comum, usado para assinar documentos digitalmente, como já explicamos. O tipo S realiza a criptografia dos dados de um documento, o qual só será acessível com a utilização de um certificado digital autorizado para a abertura do arquivo.

O tipo T é chamado de Carimbo do Tempo ou Timestamp e é um documento eletrônico emitido por uma parte que confirma que determinada informação digital existiu em uma data específica do passado. Essa confirmação só pode proceder de uma parte confiável, apta para atestar a existência de tais informações. Com o Carimbo do Tempo, é possível assegurar a temporalidade e a tempestividade (ocorrência de um evento dentro do prazo) dos documentos.

Quanto à segurança oferecida, os certificados digitais podem ser A1 (validade de 1 ano e acessível por meio de senha e login) e AS/S3/T3 (que oferecem segurança e prazo de validade maiores).

O certificado digital para pessoa física mais comum é o e-CPF, que equivale ao e-CNPJ das pessoas jurídicas.

Definições da Receita Federal do Brasil

Confira agora como a própria Receita Federal do Brasil define os principais conceitos que são relacionados ao certificado digital para pessoa física:

  • assinatura digital é o “processo eletrônico de assinatura, baseado em sistema criptográfico assimétrico, que permite que o usuário use sua chave privada para declarar a autoria do documento eletrônico que será entregue à RFB, garantindo a integridade do conteúdo”;
  • documento eletrônico é o “documento cujas informações são armazenadas, exclusivamente, em meio eletrônico”;
  • usuário é a “pessoa física ou jurídica titular de Certificado Digital e-CPF ou e-CNPJ, respectivamente”, ou “de qualquer outro certificado digital emitido por Autoridade Certificadora não habilitada pela RFB e credenciada pela ICP-Brasil”.

As diferenças entre e-CPF e e-CNPJ

O e-CPF é a versão digital do CPF que toda pessoa física precisa possuir. O e-CNPJ, por sua vez, é a versão eletrônica do CNPJ que toda pessoa jurídica deve possuir.

Confira agora as principais diferenças entre ambos.

O e-CPF tem a mesma função do CPF, sendo usado para enviar declarações do Imposto de Renda e para os demais documentos que requerem uma assinatura digital.

O e-CNPJ, tal como sua versão física, é usado para emitir nota fiscal eletrônica (NF-e), enviar a escrituração fiscal digital e todas as obrigações acessórias.

O empreendedor poderá usar o e-CPF para assinar determinados documentos na condição de representante legal de sua empresa. Contudo, para certas atividades, ele precisará do e-CNPJ (como para a emissão de notas fiscais eletrônicas).

Enfim, todas as ações que podem ser efetuadas legalmente por uma pessoa física poderão ser realizadas com um certificado digital específico para esse público. Para procedimentos de pessoa jurídica, entretanto, somente o e-CNPJ poderá ser usado.

Conforme declara a própria RFB, certificado digital e-CPF ou e-CNPJ é o “documento eletrônico de identidade emitido por Autoridade Certificadora credenciada pela Autoridade Certificadora Raiz da ICP-Brasil – AC Raiz e habilitada pela Autoridade Certificadora da RFB (AC-RFB), que certifica a autenticidade dos emissores e destinatários dos documentos e dados que trafegam numa rede de comunicação, bem assim assegura a privacidade e a inviolabilidade destes”.

Os requisitos técnicos para a instalação

Confira agora quais são os requisitos técnicos necessários para a instalação do certificado digital para pessoa física em seu computador.

O equipamento, que pode ser desktop ou notebook, precisa ter porta USB habilitada e acesso à internet.

Quanto ao sistema operacional, você precisará dispor do Windows 7 ou de uma versão superior. O navegador (ou browser) deve ser o Internet Explorer 5.5 ou uma versão superior. Para que o certificado digital funcione corretamente, o navegador precisa estar habilitado para a gravação de cookies.

É necessário confirmar com o administrador de rede se o perfil de usuário oferece permissão tanto para a instalação da leitora quanto para a utilização do certificado digital para pessoa física. O perfil de usuário do Windows também precisa permitir a instalação e utilização dos certificados digitais.

A leitora será utilizada no caso de certificado digital em smart card. Deve ser uma leitora de cartão compatível.

Após se certificar de que os requisitos técnicos foram atendidos, você pode continuar o processo. Acesse o software e o manual de instrução do respectivo certificado na área da instalação. Depois, efetue um teste para ver se realmente está tudo funcionando como deveria.

É importante consultar os manuais de instalação para tirar dúvidas e ter acesso a esclarecimentos sobre os procedimentos que devem ser adotados.

Situações em que o certificado digital para pessoa física poderá ser usado

Há várias circunstâncias em que o certificado digital pode ser muito útil para a pessoa física.

Em relação ao uso governamental, a pessoa que trabalha em órgãos, empresas públicas ou empresas de economia mista pode acessar serviços exclusivos do governo, como SPED, SISCOMEX, e-CAC, ComprasNET, Receitanet e outros.

SISCOMEX

O SISCOMEX é o Sistema Integrado de Comércio Exterior. Pelo SISCOMEX, é possível solicitar e deferir Licenciamento de Exportações (LI) e Registro da Declaração de Importação (DI), bem como assinar contratos de câmbios em organizações bancárias.

SPED

O SPED é o Sistema Público de Escrituração Digital e permite o armazenamento, a validação e o recebimento de documentos fiscais e contábeis da empresa no ambiente digital. Integram o SPED diferentes projetos: ECD (Escrituração Contábil Digital), o SPED Contábil; EFD (Escrituração Fiscal Digital), o SPED Fiscal; A NF-e (Nota Fiscal Eletrônica); o CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico).

A pessoa poderá assinar a escrituração contábil e fiscal da empresa (SPED contábil e Fiscal) desde que seja procurador ou representante legal da corporação.

e-CAC

O e-CAC é o Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte e efetua diferentes operações, como a verificação da situação fiscal, consultas às notificações das declarações feitas à Receita Federal, realização, consultas e cancelamentos de procurações eletrônicas para o contador e assim por diante.

Receitanet

O Receitanet será útil à pessoa física que desempenha o papel de procurador ou representante legal de uma empresa diante da Receita Federal. Dessa forma, ela poderá enviar demonstrativos pelo Receitanet, como DCTF, Demonstração de Débitos e Créditos Tributários Federais; DACON, Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais; DIPJ, Declaração de Informações Econômico-Fiscais de Pessoa Jurídica e outros.

ComprasNET

O ComprasNET é o portal de compras do governo federal. Esse site é utilizado para efetuar licitações e contratos da Administração Pública Federal Direta. Para ter acesso a esses serviços, a pessoa precisa dispor de um e-CPF ou um e-CNPJ.

SisProuni

O SisProuni é o Sistema Informatizado do ProUni (Programa Universidade Para Todos). Com seu CPF digital, o coordenador ou representante de uma instituição de ensino poderá acessar o sistema e atualizar, suspender, transferir ou encerrar bolsas, aprovar ou reprovar candidatos pré-selecionados, emitir termos de adesão e termos aditivos.

CAGED

O CAGED é o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados. Com seu certificado digital para pessoa física, você poderá enviar e realizar retificações nesse cadastro desde que disponha de uma procuração.

eSocial

O eSocial é um projeto do governo federal que permite que o empregador envie, de forma unificada, informações sobre seus empregados para o portal de igual sistema, que é acessível por meio de senha ou de certificado digital, recurso que torna esse processo ainda mais seguro, rápido e confiável.

CEBAS

CEBAS consiste na Certificação das Entidades Beneficentes da Assistência Social. Trata-se de um certificado que o governo federal confere às organizações privadas sem fins lucrativos que exercem atividades nas áreas educacional, social e de saúde. Com uma CEBAS, as organizações podem solicitar a isenção de determinados tributos, como o CSLL e a parte patronal do INSS sobre a folha de pagamento (contribuição previdenciária).

Para ter acesso ao sistema da CEBAS na área educacional (SisCebas), a pessoa deve possuir um e-CPF, caso seja pessoa autorizada a efetuar a operação, ou e-CNPJ em nome da empresa.

IRPF

O IRPF é o Imposto de Renda Pessoa Física e, com um certificado digital para pessoa física, é possível acessar informações sobre ele (inclusive sobre as declarações já enviadas, relativas aos anos anteriores) e enviar o status de declaração atual com muito mais segurança e rapidez.

Conectividade Social (FGTS e INSS)

Outra situação em que o e-CPF poderá ser empregado é para a realização de transações associadas ao FGTS e à Previdência Social, por meio do Conectividade Social, utilizando uma procuração ou nos casos em que a pessoa física é um profissional autônomo.

O Conectividade Social é um canal eletrônico da Caixa Econômica Federal.

Assinatura de contratos

A assinatura de contratos é outra coisa que você poderá fazer com seu e-CPF. Não será mais preciso reunir duas ou mais pessoas em uma sala para realizar a assinatura. Cada uma das partes interessadas poderá ler e assinar o contrato de onde estiver por meio do assinador digital, dispositivo que usa o certificado para validar o contrato.

A Assinatura de Contratos de Câmbios das instituições bancárias privadas permite que sejam realizadas operações de câmbio por meio da internet com segurança total e mantendo a integridade das informações. Esses contratos são assinados por meio de certificados digitais, conforme disposição do Banco Central.

Profissionais de saúde

O certificado digital permite a assinatura de prontuários eletrônicos para profissionais que atuam na área de saúde (a única condição é que o Hospital use o sistema PEP).

Permite ainda que esses profissionais façam a declaração do DMED (Declaração dos Serviços Médicos e de Saúde), utilizem o TISS (Troca de Informação de Saúde Suplementar), efetuem assinaturas eletrônicas no SISREL (Sistema de Ressarcimento Eletrônico ao SUS).

O TISS define um padrão para a troca de dados entre prestadores de serviços e operadoras de planos de saúde.

Outras situações

Outras situações em que você poderá utilizar seu certificado digital para pessoa física são:

  • realização de transações bancárias em geral, já que será possível fazer transferências e acessar diferentes serviços por meio da internet (é uma alternativa ainda mais segura que usar o internet banking);
  • utilização de e-DOC (Peticionamento Eletrônico para o Tribunal Superior do Trabalho, TST), em casos de questões do Judiciário;
  • obtenção do GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), que possibilita a organização de todos os documentos que são emitidos pelo contribuinte;
  • adesão ao Cadastro Positivo de pessoa física por meio da internet;
  • utilização do GESP (Gestão Eletrônica de Segurança Privada);
  • muitas transações exigem reconhecimento de firma em cartório para o documento, mas dispensa-se essa exigência com o certificado digital para pessoa física, pois ele mesmo garante a autenticidade das informações;
  • envio de e-mails com muito mais segurança, pois o certificado digital permite a troca de mensagens criptografadas com seus colegas e parceiros comerciais que também possuem certificado (no e-mail, a assinatura digital também serve para confirmar juridicamente a autoria de quem está enviando a mensagem).

Enfim, o certificado digital para pessoa física possibilita que seu portador assine e envie documentos por meio da internet, faça logins em ambientes virtuais com plena segurança e reduza os erros de escrituração devido ao cadastro correto de todas as informações.

A validade jurídica do certificado digital

Os certificados digitais são obtidos com uma Autoridade Certificadora (AC) habilitada pelo RFB e credenciada pela ICP-Brasil.

A ICP (Infraestrutura de Chaves Públicas) é um conjunto de procedimentos, práticas e técnicas que deve ser implementado pelas entidades governamentais e privadas do Brasil a fim de assegurar a autenticidade, a integridade e a validade jurídica dos documentos digitais, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que usam certificados digitais. A ICP-Brasil também garante a segurança das transações feitas no meio digital.

A Autoridade Certificadora (AC) é uma entidade que ocupa um nível imediatamente abaixo da Autoridade Certificadora da Receita Federal do Brasil (AC-RFB). A AC é responsável, em nome da AC-RFB, pela emissão e pela administração dos certificados digitais e-CPF e e-CNPJ no país.

A Autoridade Certificadora da Receita Federal do Brasil integra a ICP-Brasil em nível imediatamente inferior ao da Autoridade Certificadora Raiz (AC Raiz). Ela é a responsável pela assinatura dos certificados digitais das Autoridades Certificadoras habilitadas.

O órgão do governo que rege a certificação digital no Brasil é o ITI, Instituto Nacional de Tecnologia da Informação. Toda norma de mercado é determinada por esse órgão, que está vinculado à Casa Civil.

Existe, portanto, uma cadeia de entidades idôneas ligadas entre si que asseguram a validade jurídica do certificado digital para pessoa física.

Além das entidades já citadas, ainda integram o processo outras organizações.

A Autoridade de Registro da Receita Federal do Brasil (AR-RFB) é uma entidade associada à AC-RFB que efetua a confirmação da identidade dos solicitantes de credenciamento e habilitação, como as Autoridades Certificadoras integrantes da ICP-Brasil. O nível ocupado pela AR-RFB é logo após a AC-RFB.

As Autoridades de Registro são entidades associadas, para procedimentos operacionais, a uma Autoridade Certificadora habilitada. São elas que confirmam a identidade dos solicitantes de e-CPF e e-CNPJ.

Outra instituição importante é o Cotec-ICP (Comissão Técnica da Infraestrutura de Chaves Públicas), que habilita, em nome AC-RFB, a Autoridade Certificadora a emitir e administrar os certificados digitais no país.

Procedimentos para a obtenção de um certificado digital para pessoa física

Se você deseja obter um certificado digital para pessoa física, você deve escolher uma Autoridade Certificadora habilitada ou acessar diretamente a página da Autoridade Certificadora habilitada pela AC-RFB para preencher e enviar a solicitação de e-CPF. Os custos devem ser confirmados junto à AC que você escolheu.

Depois de fazer sua solicitação, você deverá comparecer presencialmente a uma Autoridade de Registro para validar os dados de sua solicitação.

Todos os documentos serão analisados rigorosamente, pois as ACs passam por fiscalização para garantir que os certificados sejam concedidos somente para pessoas devidamente identificadas.

Caso o certificado seja do tipo A1, você receberá as orientações de uso da AC ou da AR: procedimentos para efetivar o download do arquivo, bem como os requisitos e demais informações sobre o suporte técnico.

No caso de Certificado A3, você receberá o dispositivo (smart card ou token) na própria Autoridade de Registro.

É válido que sejam consultadas as dúvidas mais frequentes relativas à emissão de certificado digital. Para ter orientações sobre as mensagens de erros no uso de certificados digitais nos aplicativos das Secretarias da Receita Federal do Brasil, vá à página específica.

O titular do certificado digital para pessoa física é responsável por todos os atos que praticar perante a Secretaria da Receita Federal do Brasil ao utilizar o certificado e sua chave privada. Ele deve adotar as medidas cabíveis para garantir a confidencialidade da chave. Se desejar autorizar sua representação por terceiros diante da RFB, ele deverá fazer uso dos serviços de procuração eletrônica.

Para obter mais informações sobre certificação digital, acesse a página da ferramenta na Receita Federal.

A possibilidade de renovação do certificado

Todo certificado digital para pessoa física possui um prazo de validade. Sendo assim, caso a pessoa deseje renovar seu certificado, isso precisará ser feito dentro desse período de validade.

O usuário deverá solicitar, com apoio de assinatura eletrônica, a renovação do certificado e-CPF na página da Autoridade Certificadora habilitada e credenciada.

As ACs, em geral, disponibilizam recursos para renovação online prática e segura. Você deverá verificar a compatibilidade de seu computador para que possa ser instalado o novo certificado digital para pessoa física. Depois, deverá identificar o seu certificado e as condições para que a renovação seja efetivada. Em seguida, selecionará a melhor opção de certificado para o seu caso. Finalmente, poderá renovar seu e-CPF de forma online ou procurar presencialmente um dos pontos de atendimento da AC.

Os benefícios de usar o certificado digital para pessoa física

Após tudo que foi dito, podemos resumir as vantagens em usar o certificado digital para pessoa física, apontando os principais benefícios:

  • proporciona mais confiabilidade;
  • segurança otimizada contra fraudes;
  • mais privacidade na troca de informações;
  • redução dos processos burocráticos associados a certas transações (por exemplo, não é necessário o reconhecimento de firmas);
  • diminuição dos gastos associados à assinatura e reconhecimento de documentos;
  • economia de tempo (os serviços são realizados via internet);
  • mais comodidade para as partes envolvidas (até em casa, as transações podem ser concretizadas);
  • garantia de validade jurídica para os documentos digitais.

O certificado digital é um documento importante, não somente para pessoas jurídicas, mas também para pessoas físicas em geral. Como foi visto no texto, existem inúmeras situações em que uma pessoa física poderá usar seu certificado digital, economizando tempo e reduzindo custos.

O importante é procurar uma Autoridade Certificadora realmente habilitada pela AC-RFB e credenciada pela ICP-Brasil para obter seu documento eletrônico.

É possível ainda renovar seu certificado digital, considerando que ele pode ter um período de validade que varia entre 1 e 3 anos.

O certificado digital para pessoa física confere segurança muito maior em suas transações bancárias e demais negociações efetuadas pela internet, além de garantir mais privacidade na troca de informações via e-mail e facilitar o acesso a diversos serviços eletrônicos de entidades do governo e de outras organizações.

Vale a pena usar um certificado digital para otimizar seu tempo, diminuir seus gastos e desburocratizar as operações.

Se você ainda não tem certificado digital para pessoa física, entre em contato com a Valid Certificadora e obtenha o seu!

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