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31\08\2017

6 boas práticas de gestão de documentos para o âmbito jurídico

6 boas práticas de gestão de documentos para o âmbito jurídico

A gestão de documentos é uma prática cada vez mais necessária no dia a dia de escritórios de advocacia e órgãos jurídicos.

Antes, para encontrar um documento ou arquivo, os funcionários tinham que perder tempo levantando ficheiros e caixas. Hoje, a empresa não pode se dar ao luxo de perder eficiência, tempo e energia nessa tarefa.

Nesse contexto, a tecnologia vem ajudando bastante, dando o empurrãozinho para uma gestão de documentos que ajude na rotina diária, facilite o trabalho e melhore a rentabilidade.

Por isso, separamos algumas dicas para organizar os arquivos e documentos do seu escritório de advocacia. Fique atento!

1. Invista no uso de documentos digitais

Por menor que seja, qualquer escritório de advocacia lida diariamente com um alto fluxo de informações. São documentos de processos, provas, comprovantes de pagamento, e-mails, trechos de leis, entre outros.

Durante muito tempo, essas informações estavam disponíveis apenas em meio impresso, ou seja, em papel, dificultando o manuseio, a localização e a própria análise das informações jurídicas.

A solução para reduzir essas vulnerabilidades está na adoção da digitalização de documentos, cujo objetivo é migrar do impresso para o digital.

A digitalização pode trazer inúmeros benefícios à gestão de documentos como:

Economia

Com os documentos digitalizados, o escritório libera espaços antes ocupados para o armazenamento de arquivos físicos, reduzindo custos com impressão, compra de papel etc.

Comunicação eficiente

Como os documentos se encontram em uma única base de dados, é possível compartilhar arquivos e informações processuais com outros advogados e clientes de forma fácil e rápida.

Organização

A organização dos documentos digitalizados se torna mais eficiente, podendo ser feita com hierarquia de pastas, nome de clientes, números de processos, entre outros métodos. Dessa forma, o advogado tem acesso facilitado ao que realmente precisa.

Vale destacar que documentos gerados eletronicamente, para terem validade jurídica, devem contar com a tecnologia de certificação digital, que comprova que uma chave privada pertence a determinada pessoa.

Ou seja, o documento eletrônico assinado digitalmente contém a identidade do seu autor, condicionando ao arquivo a segurança necessária que garante a integridade, confiabilidade e autenticidade das informações geradas.

2. Adote soluções de armazenamento em nuvem

Se antes a única solução era armazenar e organizar os documentos em arquivos e fichários, hoje tais práticas já não comportam as necessidades dos escritórios de advocacia.

Para isso, existem uma série de softwares, aplicativos e ferramentas que auxiliam os escritórios a manter toda a documentação em um único só lugar, otimizando o tempo e eliminando problemas de perdas e extravios.

Por meio das soluções de armazenamento em nuvem, é possível converter documentos em formato físico e mantê-los no ambiente online.

Além de conservar uma cópia virtual dos arquivos, você ainda pode:

Aumentar a produtividade

O armazenamento em nuvem oferece ilimitadas possibilidades de indexação dos documentos, otimizando o manuseio e a precisão das buscas de processos, o que eleva a produtividade e os ganhos;

Garantir segurança

Com o armazenamento em nuvem, o aumento da segurança não está condicionado somente às vulnerabilidades do ambiente físico, mas também do virtual. Com a utilização da criptografia e da certificação digital, o acesso aos documentos se torna limitado apenas às pessoas autorizadas, o que aumenta a segurança e inviabiliza o acesso de terceiros e pessoas mal-intencionadas.

Ganhar mobilidade

Os documentos podem ser acessados de qualquer lugar e a qualquer hora, por meio do armazenamento em nuvem. Isso ajuda a manter um bom trabalho em equipe e também o acesso à informação em mobilidade, evitando que documentos sigilosos sejam retirados do escritório.

3. Restrinja o acesso às informações

Como gerenciar o acesso às informações da empresa e garantir que nenhum desses dados seja utilizado indevidamente? A resposta é criar identidades que limitem o acesso e possibilitem o controle dos recursos de rede. Mas como fazer isso?

A resposta é simples: certificação digital. Por meio dessa ferramenta, você controla quais usuários têm acesso a redes e recursos corporativos.

O Certificado Digital nada mais é que uma identidade digital associada ao seu titular. Assim, é possível tornar restrito o acesso a dados, documentos e arquivos da empresa utilizando credenciais apropriadas para entrar na rede corporativa.

Com a gestão dos documentos e a designação das pessoas certas para acesso aos documentos do escritório, a burocracia é reduzida, uma vez que os arquivos são gerenciados e controlados com maior eficiência.

4. Padronize o armazenamento

Você consegue facilmente encontrar as informações dos clientes? Os processos estão armazenados corretamente e organizados seguindo uma divisão ou subdivisão?

Por muito tempo a gestão de documentos físicos foi feita por meio de arquivos físicos, ocupando grandes espaços dentro da empresa e demandando tempo e mão de obra. Mas com a “era digital”, toda a rotina de armazenamento, organização e catalogação pode ser feita virtualmente.

Softwares de gerenciamento realizam todo o arquivamento, no qual cada documento é direcionado para um endereço, permitindo sua localização de maneira fácil e muito mais rápida.

Com o controle automatizado dos locais de armazenamento e repositórios, os documentos têm mais valor de conteúdo, principalmente por contarem com uma assinatura digital que oferece maior segurança e validade jurídica às informações geradas.

A automatização padroniza o armazenamento, acelerando o arquivamento e evitando a perda de documentos e conteúdos em geral, elevando os níveis de produtividade e qualidade dos serviços.

5. Aproveite as vantagens da mobilidade

Serviços cartoriais e contratuais, procurações, protocolos de petições e assinaturas de processos… essas e outras ações fazem parte da rotina de escritórios de advocacia.

Imagine o tempo que leva cada vez que um funcionário tem que se deslocar até o fórum ou cartório para realizar consultas e autos ou mesmo ter que ir a audiências e reuniões com clientes. Complicado, não é?

Por meio da certificação digital, é possível realizar a consulta de documentos ou acessar arquivos diretamente do computador ou do dispositivo móvel.

Isso significa que o advogado não precisa ir a fóruns assinar petições ou ter que consultar processos e autos. Tudo pode ser feito por meio de um computador, tablet ou smartphone que tenha acesso à internet e que utilize um Certificado Digital.

A mobilidade proporciona agilidade à rotina judiciária, desde a entrega e análise dos processos, reduzindo custos com autenticações e ajudando na sustentabilidade.

Vale destacar que o documento fica armazenado eletronicamente e pode ser consultado de qualquer lugar, a qualquer hora, com a mesma validade jurídica dos documentos físicos.

6. Treinamento é a chave do sucesso

A melhor forma de organizar os documentos e reduzir a burocracia é investir em treinamento. A equipe de trabalho deve estar preparada para o desenvolvimento de competências técnicas e gerenciais que possam facilitar a rotina e quebrar paradigmas quanto ao uso da tecnologia.

O escritório deve ter um planejamento técnico, de gestão e de atendimento, de forma a qualificar o atendimento e gerir com eficiência a equipe e, principalmente, o cliente.

Investir na equipe de trabalho e incentivar o colaborador a fazer uso da tecnologia para otimizar o tempo e aumentar a produtividade é uma das formas de reduzir a burocracia e alavancar o potencial da equipe.

Gostou do nosso post sobre gestão de documentos? Complemente sua leitura com outro material sobre a validade jurídica da assinatura digital e saiba como advogados se beneficiam dela.

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