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14\08\2017

Saiba como a administração do tempo pode auxiliar sua empresa

Saiba como a administração do tempo pode auxiliar sua empresa

Perdeu o prazo para a entrega de um pedido? Está perdido no meio de tantos e-mails e uma quantidade absurda de pendências que não foram finalizadas no dia anterior? Tem que levar trabalho para casa ou ficar trabalhando além do horário porque não conseguiu finalizar todas as tarefas durante o expediente? Esses são alguns sinais de que talvez você precise repensar a administração do tempo e, assim, aumentar a produtividade.

Mas não se assuste, você não é o único nesse tipo de situação. Grande parte dos profissionais não consegue gerir o próprio tempo e o resultado não é nada positivo: por não alcançarem a produtividade, acabam se transformando em escravos da empresa.

O problema se torna ainda mais preocupante para quem é dono de um negócio e, na ânsia de dar conta de tudo, acaba assumindo jornadas extenuantes de 16, 17 e até 20 horas por dia. E o reflexo do excesso de trabalho é muito estresse, pouca produtividade e problemas pessoais e profissionais.

Sendo assim, saber administrar o relógio de forma eficiente é fundamental para alcançar o sucesso de qualquer negócio. Mas como lidar com os ponteiros? O que priorizar? Como alcançar uma boa administração do tempo? Continue a leitura e veja algumas dicas valiosas!

Estabelecendo prioridades

Muitos empreendedores acreditam que estar sempre ocupado é sinônimo de produtividade — o que é um grande equívoco!

A produtividade está relacionada à forma como os recursos disponíveis são utilizados para alcançar determinado objetivo. E isso não tem nada a ver com se manter 100% ocupado durante o dia, o importante é saber exatamente o que precisa ser feito e utilizar o tempo de forma inteligente.

Embora muitos colaboradores e até mesmo gestores olhem o tempo como um “espaço de marcação do relógio”, é preciso desmitificar essa ideia.

Executar muitas tarefas em um dia de trabalho não significa necessariamente que você está sendo produtivo. Em geral, alcançar a qualidade e a excelência no que está fazendo significa que empreendedores e colaboradores estão alcançando o máximo aproveitamento, gerenciamento e domínio do que realmente deve ser feito.

E a melhor forma de gerenciar melhor o tempo é priorizar as tarefas de rotina. Por isso, organize a sua agenda e liste as tarefas do dia, por ordem de urgência. E, se possível, ordene por tempo de execução.

Tenha em mente que se determinada tarefa não é tão importante, mas é relativamente rápida de concluir, você pode realizá-la antes mesmo de tarefas mais urgentes.

Às vezes, o acúmulo  de muitas tarefas pequenas pode se transformar numa verdadeira bola de neve, dando a impressão de que o tempo não está rendendo — e isso pode ser frustrante.

Por isso, estabeleça um bom cronograma de execução das tarefas diárias, programe o tempo conforme as prioridades e busque concluir as tarefas sem deixar para depois.

Consequências de uma má administração do tempo

Não é incomum encontrar empreendedores perdidos no próprio negócio. Compromissos e tarefas cotidianas se esbarram e o resultado não poderia ser diferente: uma enorme bagunça.

Em meio a toda essa realidade, é fundamental fazer uma administração do tempo corretamente, conciliando todas as tarefas e realizando-as com qualidade.

Mas quais seriam as consequências de uma má administração do tempo?

1. Acúmulo de trabalho e diminuição da produtividade

Quando equipes não gerenciam de forma eficiente o fluxo de tarefas, é bem provável que caiam numa agenda apertada. Além disso, muitos gestores não delegam funções e acabam não concluindo projetos no prazo esperado.

Quanto é assim, acontecem atrasos e prejuízos que podem levar a perdas de oportunidades de negócios ou mesmo de clientes, pelo simples fato de não conseguir concluir as metas no tempo planejado.

Para que isso não aconteça, é essencial identificar quais são as tarefas que levam mais tempo para serem executadas. Tente verificar se você emprega o seu tempo nas tarefas de maior importância ou apenas “apagando incêndios”.

Para um controle eficaz do tempo, é fundamental criar projetos, listar as tarefas e, se possível, cronometrar a quantidade de horas para determinado objetivo.

2. Estresse e redução da qualidade de vida

Desmotivação, problemas de saúde, alta rotatividade e tantos outros sinais podem indicar que a grande quantidade de trabalho acumulada pode estar gerando estresse e reduzindo a qualidade de vida dos seus colaboradores.

Por isso, fique de olho se as demandas de trabalho estão sendo realizadas durante o expediente ou está sendo necessário fazer horas extras, levar trabalho para casa ou mesmo ficar até de madrugada no serviço para conseguir dar conta das tarefas programadas.

3. Perda da credibilidade dos clientes

Um grande perigo de uma administração do tempo falha é justamente o comprometimento de seus resultados devido a atrasos. Clientes, fornecedores e demais envolvidos na empresa acabam perdendo a credibilidade, aumentando a dificuldade de conseguir novos investimentos.

Perder clientes significa redução das receitas, capital de giro comprometido e descrédito em relação à imagem da empresa no mercado.

Como alcançar uma boa administração do tempo?

Administrar de forma eficiente o tempo disponibilizado para a realização das tarefas diárias é fundamental para o sucesso de qualquer negócio.

Mas por onde começar? Veja abaixo algumas dicas.

1. Planeje a rotina

Para utilizar o tempo disponível de forma eficiente e com qualidade, não existe uma fórmula mágica e tampouco uma receita milagrosa: o empreendedor precisa focar seus esforços em realizar um bom planejamento.

Imagine uma pessoa que vai ao supermercado sem uma lista de compras e sem saber o que falta em casa. Complicado, não é mesmo? Com o trabalho é a mesma coisa.

É muito importante que todas as tarefas sejam planejadas para não cair na velha e boa frase do “depois eu faço”. Por isso, liste o que precisa ser feito a cada dia, priorizando o que realmente é urgente e executando as pequenas tarefas para que não se acumulem. Assim fica mais fácil visualizar o que não pode ser deixado para depois.

2. Mantenha a organização

De nada adianta realizar um belo planejamento se papéis, anotações, arquivos, e-mails e informações estão dispersas.

Por isso, invista numa boa organização do local de trabalho para ganhar tempo. Saber onde está cada pasta ou em que gaveta guardou determinado relatório ajuda a utilizar da melhor forma o tempo disponível, evitando se perder entre pilhas de papéis e arquivos acumulados no canto da mesa.

No computador, exclua arquivos desnecessários, organize as pastas e coloque os arquivos importantes na nuvem ou em um HD externo.

3. Aprenda a delegar

Um dos pontos que mais atrapalham empreendedores na administração do tempo é a grande dificuldade em delegar tarefas. Isso porque, para muitos gestores, repassar tarefas significa abrir mão do controle.

Com isso, acabam assumindo atividades operacionais, ficam extenuados e não conseguem focar nas funções mais estratégicas, que realmente são fundamentais para o sucesso do seu negócio.

Uma excelente opção para delegar e não perder o controle é a adoção de softwares de planejamento, sendo possível designar os profissionais para determinadas atividades e gerenciar metas, equipes e o desenvolvimento daquilo que foi delegado.

4. Faça pausas estratégicas

Não adianta fechar a aba do Facebook e desconectar o e-mail ou WhatsApp acreditando que a produtividade ficará 100%. É preciso investir numa pausa estratégica para que a mente possa se revigorar.

Tarefas muito longas e que demandam muita concentração podem resultar no cansaço físico e mental. Por isso, estabeleça pausas que possam evitar esse tipo de situação.

Navegue nas redes sociais, interaja com quem está próximo, alongue-se ou até mesmo faça uma meditação. Reserve um tempo para espairecer as ideias e restaurar as energias.

E aí, gostou do nosso post? Como você lida com a administração do tempo? Compartilhe conosco suas experiências, deixe seu comentário!

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