VALID Certificadora
11\08\2017

Aumente a produtividade do seu escritório de advocacia em 7 passos

Aumente a produtividade do seu escritório de advocacia em 7 passos

Como em qualquer outro setor de trabalho, o escritório de advocacia também precisa de produtividade para assegurar sua sobrevivência e expansão. E esse rendimento está associado a alguns fatores que deverão ser considerados pelo advogado em seu planejamento estratégico.

Neste post, vamos mostrar como otimizar os processos em seu escritório de advocacia. Basta adotar os passos abaixo!

1. Ofereça atendimento diferenciado ao cliente para compreender melhor suas demandas

No atendimento ao cliente pode estar um dos principais segredos para melhorar o nível de produtividade de seu escritório de advocacia. Isso acontece porque o cliente é elemento fundamental para o desenvolvimento de suas atividades, podendo servir de referencial para a definição de novas estratégias e metodologias de trabalho.

É importante oferecer ao seu cliente um atendimento personalizado, que vá ao encontro de suas principais necessidades.

O relacionamento com o cliente pode ser dividido em três etapas: antes, durante e depois do processo.

  • antes do processo, esse relacionamento é geralmente intermediado por outra pessoa, o atendente na recepção do escritório de advocacia. Ele precisa ser bem treinado para garantir que o cliente se mantenha interessado no serviço;
  • durante o processo, o advogado tem que demonstrar sua competência e seu profissionalismo. Também deve mostrar-se interessado no cliente e disposto a suprir suas demandas, tirando dúvidas e prestando esclarecimentos;
  • depois do processo, ou seja, após o pagamento dos honorários, faz-se necessário nutrir o relacionamento com o cliente, especialmente recebendo feedbacks.

2. Defina metas diárias em seu escritório de advocacia

Outra estratégia eficiente é estabelecer metas que devem ser alcançadas diariamente pelos profissionais.

A definição de objetivos diários dá um rumo mais bem direcionado às atividades dos advogados, evitando que eles fiquem dispersos e reduzindo as chamadas “horas de ócio”, que geram mais custos que lucros.

No entanto, elas devem ser alcançáveis, uma vez que metas difíceis demais (ou mesmo impossíveis) podem criar um clima desagradável e levar ao desestímulo e à improdutividade.

3. Use indicadores de desempenho para medir a produtividade

Os indicadores existem exatamente para isto: avaliar o desempenho dentro de uma empresa. Para mensurar a produtividade, podem ser usados indicadores comparativos como:

  • horas faturadas / horas marcadas;
  • horas faturadas / metas de horas definidas pelo escritório de advocacia;
  • horas faturadas em seu escritório de advocacia / horas faturadas no escritório do sócio ou concorrente;
  • horas faturadas nos assuntos de sua área / horas faturadas em assuntos de outras áreas;
  • horas faturadas em um processo específico / horas faturadas em outros processos;
  • horas cortadas ou retificadas.

Esses e outros indicadores devem ser usados regularmente para monitorar com precisão o nível de produtividade do escritório, identificando os principais pontos que podem ser melhorados e eliminando falhas.

4. Utilize tecnologia desenvolvida em seu escritório de advocacia

tecnologia pode ajudar bastante em diferentes aspectos, especialmente reduzindo o número de tarefas burocráticas e cansativas. Assim, um bom software de gestão (pode ser um programa específico para escritório de advocacia) certamente vai ser um diferencial importante.

Um software pode executar tarefas repetitivas sem se estressar e sem deixar cair o nível de produtividade. Ele ajuda ainda a manter tudo em ordem, facilitando e agilizando a consultas a processos e demais arquivos.

Vai permitir também que você cadastre seus clientes, armazenando todas as informações importantes sobre eles em um banco de dados seguro e acessível para os interessados.

Hoje, já existem softwares que não precisam ser instalados, baseados na tecnologia cloud computing (na nuvem). Eles ajudam a economizar custos e são mais práticos, podendo ser acessados de qualquer local (e não somente no escritório de advocacia) a partir de computadores desktop, notebooks, celulares e tablets.

A certificação digital também é um recurso tecnológico muito importante para o advogado. Entre esses certificados estão o e-CNPJ (para o próprio escritório de advocacia), o e-CPF (para o advogado), o SSL.

O certificado SSL ou de servidor é utilizado para garantir a autenticidade de sites. Ele ativa o cadeado de segurança do navegador e também aciona a conexão segura https. Além disso, é compatível com qualquer navegador e dispositivo móvel.

Por meio dos Certificados Digitais, o advogado pode usar sua assinatura digital. Ela serve para assinar qualquer documento eletrônico e prestar validade jurídica. Baseia-se na criptografia dos dados (maior segurança) e vincula o certificado ao documento.

Com esse recurso, o escritório de advocacia dispensa a coleta manual de assinaturas, o envio de documentos físicos, o reconhecimento de firmas (idas e custos com o cartório), facilitando a gestão e a troca de informações.

A assinatura digital simplifica todos os processos, reduzindo procedimentos burocráticos e acelerando a formalização de todos os documentos.

5. Não se empolgue com as redes sociais durante o trabalho

Não deixe de usar as redes sociais, pois elas poderão ser necessárias para a efetivação de alguns trabalhos. No entanto, limite-se a usá-las de forma objetiva, priorizando as finalidades operacionais.

Quando são usadas unicamente para bate-papos e futilidades, elas se tornam perigosas para o profissional, pois dispersam a atenção, dificultam a concentração nas tarefas e acabam gerando muitas falhas e, possivelmente, alguns prejuízos financeiros.

6. Equilibre o trabalho com descanso no escritório de advocacia

A fim de complementar o passo 5, vale lembrar que nenhum profissional é uma máquina programada para trabalhar. Portanto, é preciso uma pausa para a folga, um cafezinho, distração, alívio de tensão e até para conversar um pouco.

O segredo é controlar esse período de descanso para que ele não extrapole seus limites e resulte em ócio completo.

Caso os profissionais não tenham esse tempo de distração e descanso, provavelmente acabarão desestimulados e esgotados, o que representa queda na produtividade.

7. Não deixe para amanhã o que pode fazer hoje

Protelar tarefas é uma ação temerária. Se você deixa para amanhã o que pode fazer hoje, acabará habituado a atrasar suas tarefas, a sempre postergar a resolução de problemas, a deixar seu trabalho incompleto.

As consequências serão serviços sem conclusão, mais difíceis de solucionar e que desagradam ao cliente.

O ideal é começar e terminar uma tarefa específica no mesmo dia, deixando para o seguinte apenas se não tiver outro jeito.

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