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08\08\2017

Guia da gestão fiscal: saiba como controlar as informações

Guia da gestão fiscal: saiba como controlar as informações

Fazer uma gestão fiscal de alto nível é importante para qualquer negócio. Por meio dela, o pagamento de impostos fica correto, mais barato e barato, gerando efeitos positivos para a empresa. Ao mesmo tempo, vale dizer que isso não é uma tarefa simples.

O controle de informações é indispensável, pois proporciona total visibilidade das ações. Se a estratégia for bem feita, assessorada por equipe qualificada de profissionais da área contábil e jurídica, os resultados conquistados são impulsionados.

Por outro lado, se não houver governança, é uma questão de tempo até que impostos acumulados e atrasados venham cobrar um preço elevado do negócio. Diante disso, veja a seguir como controlar as informações e obter os resultados esperados e necessários para seu empreendimento!

Tenha uma estratégia de gestão fiscal

A gestão fiscal será favorecida se for feita de maneira estruturada. Como envolve questões delicadas e complexas, o negócio deve se antecipar a elas. O gestor precisa edificar uma atuação consistente e organizada.

Essa estratégia funciona como uma espécie de receita a ser seguida pelo empreendimento. Com a devida orientação, reduzem-se os riscos de haver falhas em diferentes sentidos, o que colabora para a manutenção da situação regular da empresa.

Sabendo disso, veja abaixo alguns dos pontos exigidos para uma gestão fiscal de qualidade.

Crie rotinas de documentação

Todo o processo de gerar e armazenar documentos contábeis, fiscais e trabalhistas é complexo. E, por isso mesmo, deve ser feito de acordo com rotinas específicas.

Ao estabelecer um fluxo de trabalho para a documentação, há um risco menor de tarefas serem executadas de maneira incorreta ou desestruturada.

A emissão e o armazenamento de notas fiscais compõem um exemplo prático. Para evitar que as notas tenham que ser retificadas e para prevenir problemas com a fiscalização, o ideal é criar rotinas ao utilizar esses documentos.

Delegue tarefas paras os responsáveis certos

Ter uma gestão fiscal muito centralizada não é a melhor aposta. Isso porque a grande concentração de atuação aumenta os riscos de determinado erro se prolongar na cadeia.

Se o mesmo profissional é responsável por emitir e guardar notas fiscais, controlar prazos de envio de documentação e cruzar os dados financeiros, há menos chances de tudo sair corretamente.

Diante disso, o melhor é delegar tarefas para os responsáveis adequados, criando uma estrutura integrada e funcional.

Automatize tarefas

Porém, essas tarefas não precisam e nem devem ser exclusivamente manuais. Isso aumenta as chances de erros, diminui a eficiência e compromete a produtividade.

Com tantos recursos tecnológicos disponíveis atualmente, faz mais sentido buscar a automação de tarefas, garantindo resultados melhores e confiáveis, além de um desempenho satisfatório.

Observe todo o processo fiscal e identifique quais são as etapas que se beneficiarão do uso da tecnologia, empregando os recursos adequados em busca de efeitos melhores.

Acompanhe os resultados

Uma gestão fiscal de qualidade não corre por conta própria e de maneira independente. Por mais cuidadosa que seja sua estruturação, ainda é preciso acompanhar de perto os resultados a fim de evitar possíveis problemas no futuro.

Sendo assim, é indispensável acompanhar de perto os resultados fiscais do negócio. Fique de olho em questões como as declarações entregues no prazo, os custos fiscais e a própria regularidade da empresa.

Esse acompanhamento, feito de perto, permite que seja possível agir de maneira dinâmica para conquistar uma gestão com qualidade maior.

Adote ações de contabilidade estratégica

Se antes era uma tarefa meramente burocrática, hoje a contabilidade passou a ter importância gerencial. Ela não apenas é usada para registrar as movimentações, mas também é empregada como um importante fator para a tomada de decisão.

Conhecida como contabilidade estratégica, suas ações imprimem transformações positivas no negócio. Para tanto, algumas das providências que devem ser adotadas incluem:

Identifique receitas e despesas

Não existe contabilidade estratégica sem o reconhecimento prévio do cenário atual. Se a gestão não sabe qual é o panorama em que o negócio está inserido, torna-se praticamente impossível tomar ações estratégicas.

Por isso, é importante começar identificando as receitas e as despesas do empreendimento. Compreenda a fundo a matriz de custos e verifique quais são os custos fixos e variáveis.

Quanto às receitas, observe não apenas o volume, mas também a origem dos recebimentos. Esse tipo de entendimento dará uma visão completa do negócio, além de criar as bases necessárias para os próximos passos.

Crie um orçamento robusto

Depois de compreender como as receitas e despesas se relacionam, já é viável compor um dos elementos mais importantes para essa etapa estratégica: o orçamento. É ele quem define como acontecerá a alocação de recursos dentro do negócio, então ele precisa ser elaborado com cuidado.

Ao compreender de onde vêm os principais gastos e receitas, dá para distribuir os recursos de forma proporcional. Isso garante que todos os setores tenham suas ações devidamente financiadas, sem que isso comprometa os resultados.

Faça um planejamento tributário

Outro elemento que deve fazer parte da contabilidade estratégica é o planejamento tributário. Com ele, é possível definir as melhores configurações para que o negócio pague, legalmente, a menor quantidade de impostos.

Para fazê-lo, é fundamental conhecer as principais características do negócio e realizar um cruzamento em relação às obrigações fiscais. Uma empresa que já não obedeça aos limites do Simples Nacional, por exemplo, deverá ser avaliada apenas em relação ao lucro real ou presumido.

Ao simular diversos cenários e levar em consideração questões como créditos fiscais e impedimento do fator gerador de imposto, dá para chegar à configuração tributária mais barata e simples.

Realize auditorias internas

Já que a contabilidade estratégica é utilizada para tomar decisões, é fundamental que os dados apresentados sejam corretos. Além de tudo, garantir a confiabilidade das informações contribui para manter a regularidade do empreendimento.

Sabendo disso, o recomendado é realizar auditorias internas. Elas oferecem uma visão completa a respeito das movimentações e documentações, assegurando que tudo esteja conforme manda a lei.

Planeje a gestão fiscal em conjunto com a financeira

É importante compreender que a gestão fiscal não é uma parte isolada do negócio. Ela faz parte de um todo, apresentando inclusive forte relação com a gestão financeira (já que ela tem tudo a ver com os recursos disponíveis).

Sendo assim, o ideal é fazer um planejamento conjunto, levando em consideração ao mesmo tempo as questões fiscais e financeiras. Para que isso se concretize, veja abaixo o que você pode fazer:

Registre todas as operações e movimentações

Sem a documentação de movimentações, é impossível compreender a situação do negócio e fazer planejamentos adequados.

Por isso, o melhor é registrar todas as operações financeiras, garantindo que haja uma base de dados completa e confiável a respeito do empreendimento.

Faça a documentação de todas as entradas e saídas, por menores que pareçam.  Ao final, elas farão diferença não apenas para a contabilização das declarações fiscais, mas também para a análise da gestão.

Reconheça as necessidades do negócio

A partir do registro desses movimentos, faça uma análise e identifique quais são as principais necessidades do empreendimento.

A intenção é compreender, por exemplo, se os custos precisam ser diminuídos para aumentar a lucratividade ou se determinado setor exige uma preocupação fiscal e financeira maior.

Essa identificação inicial das exigências por parte da empresa garante que todas as ações subsequentes sejam elaboradas de modo a facilitar as tarefas e cumprir com obrigações específicas.

Fique de olho nas ferramentas financeiras

Para melhorar ainda mais a análise e o reconhecimento de gestão, as ferramentas certas fazem a diferença. Ao utilizar o fluxo de caixa, por exemplo, dá para ter uma noção exata de como acontecem as entradas e saídas financeiras.

Além de aumentar o controle, é algo que garante que a gestão saiba quando é necessário dispor de mais recursos, fazendo planejamentos consistentes.

Já o Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE) é um relatório vertical que disseca todas as despesas do negócio. Dá para saber exatamente o momento em que o lucro bruto sofre o maior impacto e quais são os pontos que merecem atenção. Inclusive, é possível usá-lo com o motivador do planejamento tributário.

Faça projeções de resultados

Em busca de uma relevância de gestão ainda maior? Então, projetar resultados é especialmente útil nesse sentido.

Ao fazer o fluxo de caixa projetado, por exemplo, o negócio se prepara para realizar o pagamento das obrigações fiscais. A partir da organização das finanças desde já, é possível garantir que haja recursos suficientes no momento adequado do pagamento.

A projeção de vendas, por sua vez, é fundamental para aumentar a previsibilidade de receitas, enquanto a de custos garante que o negócio sofra menos com as consequências de despesas imprevistas, por exemplo.

Conte com um software especializado

Já que a tecnologia desempenha um papel cada vez mais importante em empreendimentos de todos os tipos e tamanhos, vale a pena pensar em utilizar um software especializado. Para essa função, o indicado é investir em um ERP, que garante a integração de setores e maximiza a automação de tarefas.

Porém, não é qualquer opção que vai trazer todos os benefícios para o negócio. Então, para usar corretamente, leve em consideração os seguintes elementos:

Busque opções com os módulos ideais

É imprescindível que o software em questão sirva para atender às necessidades específicas do empreendimento. Pensando nisso, é recomendado definir quais são os módulos indispensáveis, os necessários e os desejados para que a solução seja completa.

Sabendo disso, busque opções que atendam a essas especificações. É o caso, por exemplo, de um software que faça a emissão e o gerenciamento de notas fiscais, além de realizar o fluxo de caixa de maneira automatizada.

Porém, não deixe de pensar na segurança e no suporte oferecido pela empresa desenvolvedora, já que isso fará diferença nos resultados.

Priorize a nuvem

Com as questões de mobilidade se tornando cada vez mais relevantes, prefira buscar opções na nuvem. Ao fazer o envio das informações para a nuvem, o resultado é que tudo pode ser acessado de qualquer lugar e a qualquer momento, sem dificuldades.

A grande vantagem desse tipo de solução é que a empresa não depende de um único local para acessar os dados relevantes. A gestão fica dinâmica, capaz de suprir as necessidades de um mercado que muda rapidamente.

Treine os colaboradores

É importante ter em mente que o uso desse software gera uma mudança muito grande na forma como as tarefas são executadas. Ainda que tudo se torne mais fácil, ao menos inicialmente é preciso ter cuidado com a mudança.

A melhor maneira de facilitar toda essa questão é treinando os colaboradores. Ao garantir que todos saibam utilizar os recursos devidamente, nada será subaproveitado. Além disso, com o treinamento a mudança acontece com menos dificuldades, favorecendo o negócio.

Faça uma implementação estruturada

A forma como o software vai fazer parte da estrutura da empresa também é importante. Não adianta ter funcionários capacitados para o uso se o funcionamento não acontece da maneira adequada.

Para driblar esse obstáculo, o melhor é fazer uma implementação estruturada. Analise com cuidado a substituição e otimização de processos e coloque no papel todas as etapas que farão com que a solução funcione com o máximo de desempenho.

Faça a gestão dos documentos no ambiente digital

Com a tecnologia sendo empregada, o uso de papel se torna menor, limitado aos documentos que precisam ter versão física armazenada.

Porém, ao mesmo tempo em que isso garante o máximo de conveniência e economia, é fundamental tomar cuidado com a gestão em tal ambiente. Para manter a segurança e obter resultados consistentes e satisfatórios, coloque em prática as seguintes questões:

Identifique e categorize os documentos

A organização é um dos elementos indispensáveis na hora de fazer essa gestão de maneira segura e conveniente. Sem a diligência de atuação, os arquivos digitais ficarão perdidos, o que comprometerá a realização de declarações e o próprio controle de informações.

Para que isso não aconteça, identifique todos os documentos armazenados, categorizando de acordo com o setor e/ou com a data de emissão e entrada no sistema. Isso facilitará as buscas e melhorará a qualidade da gestão no ambiente digital.

Garanta a confiabilidade dos dados

Outro elemento indispensável diz respeito à confiabilidade das informações. Como a gestão fiscal é coisa séria, é fundamental ter a certeza de que todos os documentos e dados são seguros.

Para tanto, é preciso se preocupar com a segurança, impedindo o acesso de pessoas não autorizadas à área de armazenamento digital desses elementos. Também é relevante impedir a modificação dos arquivos, para garantir que toda informação apresentada corresponda à realidade.

Estabeleça práticas de digitalização

Lembra-se de que a criação de rotinas é fundamental para a gestão fiscal? Pois com a gestão no ambiente digital não é diferente. Ao estabelecer boas práticas para a execução dessa tarefa, aumentam as chances de conseguir o resultado desejado.

Por isso, é indispensável determinar com que frequência os documentos devem ser digitalizados, qual é a nomenclatura de cada um e como a organização deve ser realizada.

Essa ação será responsável por aumentar a unificação de atuação, contribuindo para que todo o gerenciamento leve menos tempo e seja mais eficiente.

Tenha uma cópia de segurança

O uso de documentos digitais exige que um cuidado principal seja tomado: a realização de backups. Criar uma cópia de segurança, mantida em outro servidor, garante que tudo poderá ser recuperado no caso de falha.

Essa cópia é indispensável porque pode acontecer de algum erro de rede comprometer a existência dos documentos, por exemplo. Caso a empresa sofra algum tipo de ataque ou invasão, a cópia de segurança mantém a confiabilidade.

O ideal é que tal cópia seja feita de maneira regular e constante, de modo que qualquer imprevisto gere o menor impacto.

Use o Certificado Digital como facilitador

Para garantir a segurança dentro do ambiente digital, é fundamental utilizar recursos adequados, como o Certificado Digital. Ao usar uma chave de criptografia única, ele garante a origem dos dados e oferece o máximo de confiança para os processos.

Com isso, ele serve não apenas para gerenciar os documentos digitais, mas permite, inclusive, a emissão de alguns deles. Para utilizá-lo da maneira correta, considere as seguintes questões:

Escolha o tipo adequado de certificado

Cada Certificado Digital é utilizado para um propósito distinto. No caso de empresas que oferecem vendas online ou que querem criar um ambiente seguro, por exemplo, o SSL é o mais indicado, por criptografar a conexão.

Do ponto de vista da gestão fiscal, entretanto, dois são os mais importantes: o e-CNPJ e o NF-e/NFC-e. O primeiro garante a identificação da empresa perante a Receita Federal e o segundo permite a comunicação segura com a Secretaria de Fazenda para a emissão de documentos fiscais eletrônicos.

Busque uma Autoridade Certificadora válida

Independentemente do tipo escolhido, é indispensável que ele seja adquirido junto a uma Autoridade Certificadora válida. Confira se a empresa é autorizada pela ICP-Brasil para ter total confiança e segurança.

Ter essa preocupação é importante porque, com essa escolha, você tem a certeza de que a certificadora cumpre com todas as exigências do órgão, de modo a não comprometer a segurança do seu negócio.

Fique atento à validade do certificado

Mesmo que a aquisição seja segura, saiba que o certificado não é definitivo. De fato, ele possui validades diferentes, indo de 1 a 3 anos. Com isso, é necessário manter-se atento a essa questão, porque certificados expirados não oferecem segurança.

Conforme a data de validade for se aproximando, busque novamente a entidade certificadora para fazer a aquisição/renovação dessa ferramenta. Assim, há como evitar quaisquer dores de cabeça com a segurança.

Aplique as boas práticas de uso

Por mais que o Certificado Digital seja um elemento facilitador para a segurança, ele não faz tudo sozinho. Isso significa que, dependendo da forma como ele for usado, a segurança pode ser maior ou menor.

Sabendo disso, é recomendado que sejam estimuladas boas práticas de uso desse elemento. Oriente os colaboradores a respeito do uso dessas ferramentas, como não permitir o acesso ao token por pessoas não autorizadas, por exemplo.

Assim, dá para garantir que a assinatura da empresa só esteja em etapas efetivamente válidas e reconhecidas.

Conte com a ajuda de um especialista contábil

Já que a gestão fiscal não deve ser excessivamente centralizada, a terceirização é um elemento que vem a calhar. Ela oferece maior capacidade para o negócio e melhora o desempenho quanto ao controle e obtenção de resultados.

Para tanto, vale a pena contar com a ajuda de um especialista contábil, que poderá atuar de maneira a estruturar e acompanhar todos os resultados. Se quiser acertar nessa tarefa, siga as dicas:

Confira os conhecimentos técnicos do especialista

É fundamental que o especialista contábil tenha, de fato, todos os conhecimentos necessários para auxiliar o seu empreendimento. Por isso, é preciso olhar para o conjunto de competências técnicas que ele oferece, de modo a fazer a melhor contratação disponível.

Veja se ele possui experiência no seu ramo de atuação, confira a formação dele e se ele tem algum tipo de especialização nesse ramo.

Verifique a habilitação de atuação

Porém, tão importante quanto ter conhecimento, é ter a plena capacidade de atuar nessa função.

Muitas vezes é algo que passa despercebido, mas a necessidade de possuir registro no Conselho Regional de Contabilidade aumenta a confiabilidade e a segurança para sua empresa.

Veja se o profissional possui essa habilitação e confira se todos esses elementos estão em dia, de modo a proteger mais intensamente o empreendimento.

Busque profissionais atualizados

As questões fiscais obrigatórias mudam com relativa frequência. Com alterações na legislação e criação e extinção de obrigações acessórias, é indispensável estar por dentro das modificações para garantir e manter a regularidade.

Sabendo disso, deve-se dar preferência aos profissionais que estão atualizados. Assim, a empresa tem a certeza de que não ficará irregular por não cumprir com uma nova obrigação ou prazo.

Procure por uma parceria de sucesso

Mais do que buscar um profissional especialista na área, a intenção deve ser a de firmar uma parceria de sucesso. Ao ter essa mentalidade, é mais fácil encontrar um profissional que poderá ficar no negócio de maneira prolongada.

A intenção deve ser aproveitar as melhores características do especialista a favor do empreendimento. Isso não apenas vai aumentar a regularidade, como também vai diminuir custos e deixar a atuação cada vez mais estratégica.

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