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03\08\2017

10 dicas para otimizar o gerenciamento de tempo da equipe

10 dicas para otimizar o gerenciamento de tempo da equipe

A maior parte das empresas enfrenta um grave problema relacionado ao gerenciamento do tempo. Seus trabalhadores estão lidando com a constante sensação de que as horas parecem estar cada vez mais curtas diante das tarefas que eles têm que realizar.

Conseguir gerenciar o próprio tempo tornou-se um desafio imenso para todos nós, tão grande quanto cumprir metas, vender produtos, fazer planejamentos e entregar relatórios.

Quem está à frente de uma equipe, em posição de liderança, acaba se deparando com um desafio em dobro — além de gerir o próprio dia, é necessário garantir a produtividade e gerenciar o tempo dos demais colaboradores.

O fato é que o gerenciamento do tempo da equipe é fundamental para a organização da rotina e o sucesso das atividades propostas, resultando em uma gestão com foco em resultados e garantindo a alta performance do time.

Apesar de ser uma situação que mexe com os nossos nervos, a falta de tempo é totalmente contornável. Abaixo, listamos 10 dicas para otimizar o gerenciamento do tempo da equipe. Confira!

1. Organize a sua rotina e mantenha a agenda atualizada

Sem organização, não existe gerenciamento do tempo, alta performance, bons resultados e produtividade. Já que ela é fundamental para o sucesso do seu negócio, padronize determinados procedimentos — principalmente os repetitivos. Encare as tarefas de forma sistemática, estabelecendo e respeitando políticas, regras, horários e prazos. Além de eliminar dúvidas e improvisos, essa prática otimiza os processos internos.

2. Estabeleça quais são as prioridades

Diante da infinidade de tarefas que devem ser cumpridas pelos colaboradores de seu escritório, nem sempre é possível executá-las com a mesma qualidade — por mais produtivos que sejamos. É por esse motivo que você precisa definir quais são as prioridades. Alinhe a disponibilidade de sua equipe à estratégia da empresa, dividindo os recursos entre as demandas importantes e as urgentes. Para cada tarefa que chega, estabeleça uma prioridade: alta, média ou baixa.

3. Defina as metas individuais e coletivas

Os objetivos de sua empresa devem ser divididos em etapas. Para cada uma delas, estabeleça metas — tanto individuais quanto coletivas. A divisão das tarefas deve ser feita com justiça, delegando claramente as responsabilidades. Dessa forma, os esforços são direcionados de forma coerente para o cumprimento das metas e, consequentemente, alcance dos objetivos da organização. Estimule a atuação de todos por meio do trabalho em equipe.

4. Aproveite as habilidades dos colaboradores

Cada membro de sua equipe tem um perfil de trabalho diferente do outro. O fato de cada pessoa ser única pode facilitar o seu gerenciamento do tempo. Quem é mais detalhista pode focar na revisão de relatórios, enquanto quem lida melhor com a pressão pode ficar responsável pelas urgências. Aproveite as habilidades dos membros de sua equipe para repassar as tarefas de acordo com o perfil de cada funcionário.

5. Evite o imprevistos e retrabalhos

Para evitar imprevistos, você precisa trabalhar com mais foco nas tarefas consideradas importantes. Sistematizar processos e estabelecer regras é fundamental para isso. Quando você perde o prazo de uma tarefa importante, ela passa a ser caracterizada como urgente. Dentro desse contexto, a clareza deve se fazer presente em todas as solicitações, explicações e acompanhamentos que envolvem a realização de cada trabalho.

6. Trabalhe para eliminar a procrastinação

A procrastinação é um dos grandes desafios que as empresas enfrentam e que acaba impactando no bom gerenciamento do tempo. Procrastinar significa deixar para fazer depois o que deveria ser feito no momento. Como líder de uma equipe, você precisa garantir a entrega de todas as tarefas propostas. Ao perceber que um colaborador está atrasando com frequência a realização do trabalho, chame-o para conversar. Entenda a situação e ofereça a ajuda necessária.

7. Faça uma avaliação semanal

O feedback é um elemento muito importante no gerenciamento do tempo da equipe, pois é por meio dele que você consegue fazer correções na rota de trabalho. Estabeleça uma reunião semanal com sua equipe, fazendo uma avaliação dos processos, das metas e revisando os objetivos da companhia. Aproveite a oportunidade para planejar como será a próxima semana. Esse momento ao lado de seus colaboradores fomenta a união entre todos da equipe.

8. Desburocratize as atividades secundárias

No papel de líder de uma equipe, você deve se esforçar ao máximo para reduzir a burocracia presente nos processos de trabalho. Para tal, simplifique tudo o que for possível. O objetivo aqui é ganhar mais tempo de execução, o que consequentemente proporciona a antecipação de resultados, o uso dos recursos humanos para atividades mais importantes, a organização de documentos e a melhoria do fluxo de trabalho.

9. Crie um dashboard para realizar o acompanhamento

Não adianta implementar uma série de mudanças na rotina do escritório e deixar de acompanhar a evolução da equipe. O foco constante deve ser nas metas estabelecidas, portanto mantenha no ambiente um quadro visível que contemple o status de cada tarefa. Os membros de seu time conseguirão acompanhar os resultados individuais e coletivos, direcionando os esforços para que todos possam ganhar.

10. Use a tecnologia a seu favor

Faça um bom uso das soluções tecnológicas que temos atualmente: aplicativos, softwares para computador, armazenamento na nuvem e processos digitais. Elas facilitam a gestão da equipe e o gerenciamento do tempo. Os sistemas integrados, por exemplo, permitem que a comunicação entre profissionais, mesmo que de áreas distintas, seja feita de maneira eficiente.

A grande vantagem de usar a tecnologia a seu favor está no aumento da produtividade de seu time, que passa a trabalhar mais focado na entrega de resultados e acaba alcançando uma performance melhor. As soluções tecnológicas também permitem que você monitore o desempenho de todos, identificando oportunidades e pontos de melhoria.

O gerenciamento do tempo da equipe é fundamental para a realização da estratégia de uma empresa. A equipe consegue se manter focada e entrega o máximo de seu potencial, o que colabora também na formação de novos gestores. Isso permite que você, como líder, consiga ter mais base em sua carreira e se preparar para novos desafios.

Aproveitando a oportunidade, que tal aprender também como reduzir custos e otimizar ainda mais a produtividade na Gestão de TI?

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