VALID
20\07\2017

Escrituração fiscal digital: 8 erros de preenchimento que não podem ocorrer

Escrituração fiscal digital: 8 erros de preenchimento que não podem ocorrer

A escrituração fiscal digital (ou Sped Fiscal) veio para modernizar todo o trabalho que as empresas tinham ao fazer registros fiscais relevantes. Ao mesmo tempo, o preenchimento de informações não deixou de simples, exigindo muita atenção para evitar irregularidades. Assim, muitos profissionais de contabilidade ainda cometem falhas nesse momento.

Para que esse não seja o seu caso, criamos este post. Veja a seguir quais são os 7 erros de preenchimento que não podem ocorrer e como você pode evitá-los:

Utilizar os códigos errados

Um dos erros mais comuns na hora de preencher uma escrituração fiscal digital é o uso incorreto de códigos. Uma nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e), por exemplo, tem o código 65 no seu preenchimento. Não utilizar o código ou usá-lo de maneira incorreta faz com que a escrituração fique inadequada.

A melhor forma de evitar isso é consultar e conferir antes do envio o código correspondente de cada operação. Não confie apenas na memória e fique de olho para ter a certeza de que o código escolhido é, realmente, o referencial adequado para cada operação.

Fornecer dados incompletos sobre as notas fiscais eletrônicas

As notas fiscais eletrônicas (NF-e) devem conter os dados completos referentes a tributações, obrigações acessórias e fretes. Isso permite que o envio da escrituração fiscal digital gere uma conferência adequada de dados.

Errar nesse preenchimento pode fazer com que o envio não seja feito de maneira adequada ou mesmo que o negócio sofra com algum tipo de irregularidade fiscal.

O melhor jeito de evitar esse problema é alinhar a atuação contábil com a administrativa e de gestão. É importante educar a gestão sobre a necessidade de fazer esses registros de maneira adequada e completa, de modo que o preenchimento da escrituração não seja um problema.

Não descrever produtos e/ou serviços

Uma das principais características da escrituração fiscal digital é ter informações completas sobre a natureza fiscal do negócio. Sem um conhecimento amplo do que é comercializado, essas informações ficam menos relevantes.

Na hora de preencher, é fundamental evitar o erro de ser conciso demais e, com isso, ignorar a necessidade de descrição de itens e/ou serviços.

Para contornar esse problema, atente-se para a descrição completa de informações como tipo de produto ou serviço, o valor, as dimensões, os materiais e assim por diante. Isso evita problemas com a fiscalização, que pode exigir a apresentação completa desses dados.

Preencher campos numéricos com caracteres inválidos

Para que haja um processamento adequado das informações, os campos numéricos precisam ser preenchidos sem que haja a presença de alguns caracteres inválidos para esses campos, tais como “.” e “-”.

Por força do hábito, muitos profissionais, na hora de preencher um valor de 1000, por exemplo, optam por colocar “1.000”. Isso gera um preenchimento incorreto e que deve ser evitado. O único caso em que são aceitos caracteres é no caso de número decimais, em que se pode usar a vírgula.

Para evitar esse erro, é importante conferir o preenchimento dessa escrituração de modo a eliminar esse vício de representação numérica.

Também vale a pena ficar de olho nos caracteres que não podem ser utilizados em outros campos não numéricos e também no limite de caracteres, que geralmente é de 255, salvo afirmação contrária.

Não incluir notas fiscais inutilizadas ou canceladas

Fazer o registro das notas fiscais eletrônicas para essa escrituração é de conhecimento de boa parte dos profissionais. O que poucos sabem é que também é necessário incluir os números das notas fiscais que tenham sido inutilizadas, canceladas ou que não tenham sido aprovadas.

Embora não seja necessário acrescentar valores numéricos, essa inclusão é necessária porque a emissão de nota fiscal aconteceu de qualquer maneira, e isso precisa ser levado em conta. Não fazer esse registro gera incongruências fiscais que podem levar à irregularidade.

Para evitar esse tipo de falha, o melhor é tomar ciência de todas as notas fiscais, aprovadas ou não, e fazer o registro dos números daquelas que não tiveram continuidade no processo de faturamento.

Não fornecer valores em campos obrigatórios

Alguns campos da escrituração fiscal digital possuem preenchimento obrigatório, haja ou não valores relativos àquela determinada operação. Nesse caso, um erro consiste em deixar esses campos em branco por acreditar que ele não se relaciona com o resultado da empresa.

O problema é que, além de potencialmente impedir o envio adequado da escrituração, isso pode gerar a necessidade de retrabalho nessas partes, levando à perda de tempo e até mesmo de prazo.

Fique atento a campos que tenham indicação obrigatório “O” e, se não houver valores a serem registrados, faça a entrada com valor 0.

Não ter um certificado digital válido

Depois de realizar todo o preenchimento da escrituração fiscal digital, a assinatura deve ser finalizada, necessariamente, com o auxílio de um certificado digital. É ele quem garante a veracidade da origem dos dados, permitindo um processamento adequado.

Um erro, portanto, consiste em não deter um certificado válido, seja porque ele não é o adequado para essa operação, porque ele já venceu ou simplesmente porque não há um certificado do tipo sendo utilizado.

A boa prática nesse sentido consiste em buscar uma certificadora que ofereça uma solução adequada, segura e reconhecida pelo mercado.

Desconhecer as novas regras de preenchimento

Por mais que em um ano você saiba exatamente como fazer o preenchimento da escrituração fiscal digital, alterações na legislação podem incluir novos blocos, mudar códigos ou acrescentar novas obrigações a todo o processo.

Desconhecer essas mudanças, portanto, é um erro grave porque, dessa forma, você não consegue garantir o preenchimento atualizado.

É sempre importante observar as novidades a respeito da escrituração antes mesmo de começar todo o processo, até mesmo para orientar a gestão da empresa para que haja uma coleta adequada de dados.

Para garantir a segurança e a regularidade fiscal, evitar esses erros de escrituração fiscal digital é indispensável. Seguindo essas boas práticas indicadas, o resultado é uma contabilidade com muito mais qualidade, segurança e eficiência.

Para mais dicas de contabilidade e regulamentação fiscal on-line, assine a nossa newsletter e receba o conteúdo em seu endereço de e-mail!

Nenhum comentário | Comente

 

Os comentários estão encerrados.