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04\05\2017

5 dicas para otimizar o controle tributário e fiscal de sua empresa

5 dicas para otimizar o controle tributário e fiscal de sua empresa

Uma empresa bem administrada com um controle tributário e fiscal é capaz de lidar com as maiores eventualidades de maneira mais segura. Assim, independentemente dos riscos que fatores externos oferecem — como crise econômica e o surgimento de novos concorrentes no mercado —, ela consegue se manter estável.

Para tanto, é preciso considerar algumas ações. Quer saber quais são elas? Então, siga conosco! Reunimos aqui uma série de práticas fiscais e tributárias para ajudar você a transformar a parte burocrática de sua empresa. Confira!

1. Comece o controle tributário e fiscal com um planejamento tributário

Antes de dar o primeiro passo em um empreendimento, é preciso considerar o impacto com que a carga tributária atingirá a sua empresa. Isso é importante, pois, em muitos casos, ela é a grande responsável pelo fracasso comercial de empreendimentos no país. Mas não se desespere: existem alternativas legais para lidar com ela, de maneira que você consiga administrar suas contas.

O caminho mais seguro é via planejamento tributário, que é uma metodologia utilizada para reduzir o ônus fiscal incidente sobre as operações de uma empresa. Também conhecido como elisão fiscal, trata-se de um mecanismo legal que não pode ser confundido com a evasão fiscal (popularmente chamada de sonegação), procedimento exercido após a ocorrência do fato gerador da obrigação tributária. Na elisão, o procedimento é feito anteriormente à ocorrência do fato gerador.

É importante destacar que o planejamento tributário é algo que precisa ser feito em função das características de cada empresa, pois aquilo que funciona em uma organização não necessariamente funcionará em outra. Sendo assim, é preciso que tudo seja analisado de maneira detalhada para que não existam riscos.

Por exemplo, grandes empresas podem adotar certos procedimentos em termos de investimentos que nem sempre são viáveis para empresas menores. Da mesma forma, empresas menores podem optar pelo enquadramento no Simples Nacional, por exemplo, para obter redução na carga tributária.

De qualquer maneira, é fundamental avaliar a relação custo-benefício de cada ação antes do exercício para ter acesso aos direitos possíveis.

2. Escolha o regime tributário mais adequado

Dentro de uma estratégia de planejamento tributário, a definição do regime tributário ideal talvez seja a medida mais importante!

O regime tributário é o sistema que será utilizado para a realização do próximo exercício fiscal da empresa. Em outras palavras, é dizer que, anualmente, sua empresa precisa se enquadrar em um dos regimes tributários disponíveis para que o cálculo dos tributos seja efetuado em função dele.

Assim, a escolha do regime deve ser planejada para que sua empresa não tenha que pagar mais do que realmente precisa. Simples Nacional, Lucro Real, Lucro Presumido e Lucro Arbitrado são as modalidades existentes.

Independentemente do tipo de negócio da empresa, a definição de um regime tributário adequado para ela é o primeiro passo em sua criação. Avaliando faturamento obtido ou estimado e tipo de atuação, é possível se enquadrar na opção mais rentável e, assim, preparar a empresa para o período seguinte sem que existam riscos.

3. Conte com a tecnologia a seu favor

Em tempos em que a maioria das empresas investe em recursos tecnológicos em seus negócios, ignorar a utilidade das soluções modernas, no que diz respeito a questões fiscais e tributárias, pode representar um grave erro.

Sistemas automatizados permitem que as empresas melhorem sua organização e, consequentemente, obtenham maior produtividade. Eles são capazes de simplificar os processos e tornar a gestão fiscal mais eficiente.

O ideal é contar com um software de gestão que permita agrupar todos os dados em um único lugar, economizando papéis e permitindo um melhor trabalho com as informações. Uma ferramenta de boa qualidade permite acessar relatórios, controle de finanças, fluxo de caixa e pagamentos de maneira intuitiva.

A obtenção de um controle de dados mais preciso é um investimento que traz benefícios para todos os setores da empresa, além de criar meios para aumentar o faturamento. Contando com um software especializado, sua empresa controla melhor as informações e, assim, garante eficiência operacional, aumentando sua produtividade e faturamento, e reduzindo erros.

4. Gerencie suas notas fiscais

O devido controle de notas fiscais também é importante para seu empreendimento. É fundamental ter critérios para lidar com as versões impressas e eletrônicas.

Comece pensando no tipo de armazenamento das notas fiscais impressas da empresa. É possível dividi-las de acordo com a data, o tipo ou entradas e saídas. O ideal é que seu resgate seja fácil, sempre que necessário.

Armazenar as notas auxilia o setor contábil a gerar dados para uma melhor tomada de decisões do gestor, além de facilitar o trabalho diante da necessidade de auditoria. Em situações extremas — como quando a empresa não faz uma gestão adequada das notas — ou em casos de fiscalização, ela pode sofrer multas pesadas por não apresentar os documentos.

Também é preciso pensar nos documentos digitais e na melhor forma de lidar com eles. Neste caso, o armazenamento online oferece segurança e praticidade, pois permite a você acessá-los de onde estiver.

Procure otimizar o processo de emissão de notas fiscais, criando um modelo prático para ser seguido pelos funcionários. Tendo sempre um cuidado especial para conferir a autenticidade das notas fiscais, armazenando e categorizando corretamente, você consegue tornar o processo mais eficiente.

5. Considere o trabalho com auditorias

Com a auditoria, você terá suas ações revistas por profissionais capacitados. Isso garante maior fidelidade para os registros, bem como credibilidade às demonstrações financeiras e outros relatórios de administração.

A auditoria fiscal é uma maneira de você trazer para o seu lado toda a expertise de empresas especializadas em termos de legislação fiscal e tributária. Isso é muito importante!

O Brasil é um país reconhecido por dificultar a vida dos pequenos empreendedores não somente por conta da alta carga tributária, mas também por conta das constantes mudanças na legislação.

Complexidade é a palavra que melhor define essa legislação. Questões políticas, disputa de interesses entre diferentes estados, entre outros motivos, fazem com que, para cumprir suas obrigações fiscais adequadamente, as empresas precisem de tempo e conhecimento específico e atualizado, algo que nem sempre está disponível.

Por isso, o trabalho com auditorias é altamente recomendado para que a empresa tenha condições de acompanhar as exigências.

Entendeu como é possível melhorar seu controle tributário e fiscal? Curta nossa página no Facebook e saiba muito mais.

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