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07\02\2017

Fluxo de caixa: ferramenta simples para organizar e projetar recursos financeiros

Fluxo de caixa: ferramenta simples para organizar e projetar recursos financeiros

O fluxo de caixa é um recurso de gestão que as empresas podem utilizar para realizar seu controle financeiro. Trata-se de uma ferramenta que, a partir do controle do montante que entra e sai do caixa, permite ao gestor aperfeiçoar a administração de seu negócio. Assim, trabalhando com o fluxo financeiro empresarial, é possível prever e melhorar os resultados. Saiba mais sobre esse assunto no post a seguir:

O objetivo do fluxo de caixa

O objetivo fundamental do fluxo de caixa é fazer com que a empresa atinja o seu equilíbrio financeiro. Em outras palavras, o fluxo de caixa busca equilibrar as entradas e as saídas de dinheiro com os interesses da organização, garantindo que o montante de entradas seja igual ou maior do que o de saídas.

É possível atingir esse equilíbrio financeiro por meio de um processo que começa com o amplo conhecimento das atividades financeiras da empresa, passando pela utilização de um método de gestão eficiente e a adoção de ferramentas adequadas para facilitar os procedimentos.

O processo financeiro da empresa

É importante compreender como funciona o processo financeiro da empresa, pois é a partir dele que o controle do caixa será adotado.

Por isso, consideremos, por exemplo, uma empresa X. Essa empresa adquire insumos para a produção de bens e serviços. Nesse caso, vamos considerar o período de tempo entre a aquisição desses insumos e o pagamento do fornecedor como sendo o prazo médio de pagamento.

A empresa X produz seus bens e serviços e, consequentemente, faz a sua venda. O período entre a venda e o recebimento do cliente é o prazo médio de recebimento. Já as movimentações financeiras serão chamadas de entradas e saídas.

As entradas e saídas se dão em função dos prazos para pagamento e recebimento. Ao intervalo de tempo entre a entrada e a saída denominamos ciclo de caixa, que é diferente do intervalo de tempo entre a aquisição de insumos até o recebimento dos clientes, chamado de ciclo operacional.

A estrutura financeira do caixa

Podemos conhecer o caixa disponível a partir da soma do caixa inicial com as entradas menos as saídas. Em uma fórmula simples, ficaria da seguinte maneira:

Caixa disponível = caixa inicial + (entradas – saídas)

Entradas e saídas são considerados fatos realizados por já terem acontecido; já as contas a pagar são fatos para o futuro, uma vez que estão previstas para ocorrer. Assim, ao verificar o fluxo de caixa em função do passado e do presente, é possível ter uma visão do realizado. Quando se olha para o futuro, temos uma visão do que vai ocorrer de acordo com as expectativas.

Considerando esses dois parâmetros de referência, obtemos uma visão ampla, capaz de oferecer uma análise e uma previsão de cenários para as finanças da empresa. Como é de se esperar, tudo isso facilita a tomada de decisões do gestor.

O funcionamento do fluxo de caixa na prática

Uma abordagem interessante pode ser feita a partir do método PDCA: plan (planejar), do (executar), check (checar) e action (agir). Cada uma das etapas do método PDCA pode ser aplicada da seguinte maneira na gestão do fluxo de caixa:

O planejamento

Nesta primeira etapa é preciso definir quais serão os pontos-chave que vão aparecer nas fases de execução e controle. Uma boa forma de conseguir isso é por meio da conhecida ferramenta de planejamento de ações chamada de 5W2H, que também vem do inglês e significa responder às seguintes perguntas:

  • what? (o que fazer?);
  • where? (onde fazer?);
  • why? (por que fazer?);
  • when? (quando fazer?);
  • who? (quem vai fazer?);
  • how? (como será feito?);
  • how much? (quanto vai custar?).

A execução

Nesta etapa, vamos colocar em prática o plano que foi previamente definido a partir das perguntas respondidas. Dessa forma, é possível realizar ações para aperfeiçoar a gestão do fluxo de caixa, entre elas podemos citar:

  • registrar as receitas;
  • registrar as despesas;
  • melhorar a organização dos registros;
  • monitorar os vencimentos.

O controle

Em seguida temos a fase do controle. Nesta etapa, é preciso verificar o fluxo de caixa da empresa, monitorando os pormenores de sua movimentação. Comece definindo um período para controle, que pode ser de dois meses, seis meses, um ano — esse prazo depende das necessidades da empresa.

Em seguida, verifique os saldos de sua empresa no período analisado, conferindo todas as suas contas. Analise os cofres, as contas bancárias, entre outros. Uma vez que você obteve esse valor, é preciso considerá-lo como o marco zero do controle do fluxo de caixa.

Em seguida, faça o registro das contas que sua empresa precisa pagar, bem como daquilo que ela tem para receber, considerando suas dívidas junto aos fornecedores e aos clientes.

Caso sua empresa tenha comprado ou vendido a prazo, será preciso acompanhar com cuidado as datas dos vencimentos, de modo a evitar o pagamento de multas e garantir o pagamento em dia dos clientes. Assim você organiza melhor o seu fluxo de caixa ao prever as datas de recebimento ou pagamento das parcelas devidas.

Posteriormente, atualize seu fluxo de caixa, anotando as entradas e as saídas do caixa no momento exato em que elas ocorrem para garantir o melhor controle financeiro. Não deixe de proceder assim, pois isso garantirá que você tenha como conferir os dados sempre que necessário.

A ação

Finalmente, é hora da ação. Ao chegar neste estágio, o gestor já pode obter um panorama do fluxo de caixa, o que permite a ele tomar decisões com maior precisão e gerenciar sua empresa com maior eficiência.

Esta etapa só poderá ser realizada da maneira mais adequada se houver um trabalho bem elaborado que ofereça ao administrador os dados necessários para que ele possa tomar as decisões corretas e, assim, fazer a sua empresa crescer.

Por fim, revise o planejamento financeiro caso julgar necessário. Com disciplina, você registra todas as movimentações. Isso pode ser feito a partir do uso de recursos eletrônicos desenvolvidos para facilitar o seu trabalho.

Você gostou deste texto? Então continue com a visita em nosso blog e leia o post “7 dicas para fazer um melhor controle financeiro empresarial”!

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