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04\01\2017

Aumente a eficiência da sua empresa com o uso de contrato eletrônico

Aumente a eficiência da sua empresa com o uso de contrato eletrônico

A tecnologia tem permitido significativos avanços não somente para indivíduos mas também para empresas. Afinal de contas, elas têm tornado processos mais ágeis e facilitado o dia a dia de gestores. E, entre tantos exemplos que podemos citar, escolhemos a documentação. Se até alguns anos atrás trabalhar com documento era sinônimo de deslocamento (e, consequentemente, de gasto de tempo), hoje isso mudou — graças ao contrato eletrônico.

Veja, neste post, o que é contrato eletrônico e como ele pode aumentar a eficiência de uma empresa:

O que é um contrato eletrônico?

Um contrato eletrônico trata-se de qualquer documento formal representado de maneira eletrônica, ou seja, acordos, solicitações e notificações — desde que sejam virtualmente disponibilizados. Como exemplos, podemos citar:

  • certificados;
  • contratos;
  • declarações;
  • e-mails;
  • formulários;
  • imagens;
  • notificações;
  • petições.
  • procurações;
  • e relatórios.

Em outras palavras, é a oferta eletrônica de bens e de serviços baseada na rede mundial de computadores.

Como o contrato eletrônico pode aumentar a eficiência de um negócio?

A internet trouxe inúmeras possibilidades para facilitar as ações do dia a dia. De uma simples troca de informações via e-mail até o fechamento de um negócio importante, boa parte das relações formais e informais passaram a funcionar no ambiente on-line, garantindo dinamismo para as relações.

Nesse contexto, torna-se cada vez mais necessário quebrar o paradigma do contrato escrito, com o qual as pessoas estão acostumadas. É preciso modernizar também esse tipo de situação, visando apresentar soluções mais práticas para os consumidores.

Qual é o conceito de contrato eletrônico?

O contrato eletrônico utiliza a internet para fazer o que chamamos de “manifestação e instrumentalização da vontade”, substituindo o meio no qual o processo ocorre tradicionalmente. Isso significa que o processo de manifestação passa a ser feita na própria rede de computadores em vez de ocorrer no papel. E é no meio digital que vão constar os registros das partes dizendo que concordam com os termos em acordo.

Assim, o contrato eletrônico surge com um diferencial em relação aos procedimentos tradicionais, já que ele tem a técnica da informação por meio do uso da rede. Nesse aspecto o que realmente caracteriza o contrato eletrônico como tal é o meio no qual ele é feito.

Em que situações existe o contrato eletrônico?

Para ilustrar como isso ocorre, imagine um caso em que uma empresa está contratando outra que trabalha com desenvolvimento de software para desenvolver seu site, por exemplo. Ela faz todo o processo em ambiente on-line, mas faz um contrato de papel para firmar o acordo.

Nessa situação em especial, não temos um contrato eletrônico, pois para que seja caracterizado como tal, o que deve ser sempre considerado é o meio em que a ação está sendo realizada. Se nessa situação a pessoa entrasse no site da empresa e nele fizesse sua compra, essa pessoa sim estaria firmando um contrato eletrônico.

Como é possível provar a existência de um contrato eletrônico?

Neste aspecto é preciso comprovar que houve a manifestação e que existe a segurança da informação. O que garante a segurança do documento é justamente a assinatura digital. É ela quem vai garantir que quem realizou aquele procedimento foi determinada pessoa. E isso pode ser realizado de maneira que haja a comprovação plena de que houve uma manifestação de vontade.

Em muitos casos, isso ainda pode ser feito informando o horário e local onde o procedimento aconteceu, por meio de recursos altamente sofisticados como o chamado Carimbo de Tempo, um selo capaz de atestar a data e a hora exata em que o documento eletrônico foi assinado digitalmente.

Assim, numa situação em que uma cliente fecha contrato com determinada empresa em um certo dia e horário, a certificação pode ser feita por uma certificadora — uma entidade regulamentada capaz de garantir que a documentação envolvida é legal e de oferecer credibilidade ao documento, atuando como um terceiro de confiança, uma vez que as empresas certificadoras realizam um processo interno muito criterioso para terem condições de lidar com esse tipo de contrato.

O conjunto de assinaturas de um contrato eletrônico, aliado ao carimbo de tempo, torna-o juridicamente válido, com respaldo legal em qualquer âmbito jurídico.

Qual é a importância do contrato eletrônico para as empresas?

Profissionais responsáveis pela área jurídica das empresas têm cada vez mais investido nesse recurso para aumentar a eficiência dos negócios.

Isso porque, quando se trabalha com contratos eletrônicos, surgem benefícios como a praticidade da relação da empresa com tudo o que diz respeito à questão contratual. Dessa forma, processos como a homologação de documentos, por exemplo, podem ser resolvidos de maneira mais rápida, sem que eles precisem percorrer distâncias significativas.

Isso permite aperfeiçoar a gestão de contratos, gerando benefícios como o aumento considerável de eficiência e, consequentemente, de economia para a empresa.

É possível ver a assinatura nos documentos?

Uma dúvida pertinente para as pessoas que ainda não conhecem o assunto é quanto à possibilidade de ver a imagem da assinatura nos documentos. A partir do processo biométrico manuscrito, é possível anexar digitalmente a imagem da assinatura. Assim, torna-se perfeitamente viável ver a imagem da assinatura impressa nos contratos dos documentos.

Existem riscos de fraude?

A fraude é um temor que naturalmente costuma atingir pessoas em relação a tudo o que diz respeito às inovações tecnológicas. Entretanto, quando comparamos as possibilidades de fraude envolvendo assinaturas digitais e as práticas tradicionais, podemos concluir que o risco é menor trabalhando eletronicamente.

Com a tecnologia, as assinaturas digitais podem ser reconhecidas por processos como impressões digitais e biometria por íris, por exemplo. Da mesma forma, dispositivos específicos permitem realizar a assinatura com o dedo para que o software memorize essa assinatura.

Já a criptografia, um processo capaz de cifrar a escrita, torna a informação ininteligível para quem não tem permissão, o que protege o documento com maior eficiência.

Empresas que não se adaptam às inovações tecnológicas deixam espaço para que sua concorrência cresça e tome conta do mercado. Assim, procurar por meios para realizar procedimentos com maior eficiência e, de quebra, garantir maior segurança, torna-se praticamente uma obrigação, uma vez que a modernização dos processos é um caminho sem volta.

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